Problemlösningsverktyg för att hjälpa din verksamhet öka produktiviteten

Du försöker ditt bästa för att hålla ditt lag (och dina projekt) på rätt spår. Men låt oss vara ärliga: oftare, det känns som om du jagar din svans.

Viktiga meddelanden blir upprepade gånger missade, information blir begravd och förlorad, och du glider alltid på strax under ledningen - eller sämre, efter tidsfristen.

Du vet att något behöver byta, så du håller ögonen på hur du kan öka ditt lags effektivitet och undvika att den fruktade sista minuten scramble för att få projekt över mållinjen.

Tja, du har tur. Vi har dragit ihop den här listan över problemlösningsverktyg som kommer att ta itu med några vanliga lagvägar och öka produktiviteten inom ditt företag.

Problem: Du kan inte räkna ut uppgiftsberoende

Du gillar att tro att dinprojektArbetsflöde är mycket samordnat och effektivt, men saker verkar alltid springa av skenorna.

Fråga dig själv: närplaneraut dina projekt, står du för beroenden mellan olika uppgifter? Om enuppgiftFaller bakom, förstår du hur det kommer att påverka resten av projektet?

Om du inte har ett solidt grepp om hur pusselbitarna passar ihop, kommer du oundvikligen att slösa mycket tid på att spåra saknade detaljer och justera tidslinjer - och i slutändan kan det leda till projektfel.

EnligtPMIs 2017 puls av yrkesundersökningen, 11% av organisationerna citerade uppgiftsberoendet som den främsta orsaken till projekt som misslyckades inom de senaste 12 månaderna.

Använd detta problemlösningsverktyg: Gantt-diagram

A GanttdiagramGer dig möjlighet att enkelt upptäcka de uppgiftsberoende i planeringsstadierna i ditt projekt. På det sättet kan du ta hänsyn till dem i stället för att låta dem kasta en skiftnyckel i din tidslinje.

Använder enGanttdiagram, du kan också användaKritisk vägmetod. Detta är fördelaktigt eftersom det hjälper dig att identifiera den längsta strängen av beroende aktiviteter.

Om det är en fördröjning längs detkritisk väg, det kommer att ställa hela projektet tillbaka. Med den här informationen förstår du inte bara hur uppgifterna är anslutna utan även vilka uppgifter som har lite Wiggle-rum för förseningar (utan att förlänga hela projektets varaktighet).

Utöver proaktivt planering för beroenden kan Gantt-diagrammen lösa många andra projektproblem, inklusive samordnande av handoffs och erbjuda synlighet i hela projektets arbetsflöde.

Problem: Allt känns som en prioriterad prioritet

Ditt lag är jonglering mycket. Så mycket, det känns faktiskt som att du försöker hålla dussintals olika bollar i luften - med en blindfold på och en hand bunden bakom ryggen.

Nästan allt känns som en prioritet, som kan vara förlamad. Du spenderar så mycket tid att räkna ut det bästa stället att komma igång, och du vet att du slösar bort dyrbara timmar och energi som bara försöker sortera igenom alla de till synes brådskande uppdrag.

Använd detta problemlösningsverktyg: Eisenhower Matrix

När det gäller problemlösningsmetoder och verktyg kan en Eisenhower-matris hjälpa dig att snabbt identifiera de mest akuta och viktiga uppgifterna som för närvarande finns i rörledningen.

Så här fungerar det: Skissa ut en torg som är uppdelad i fyra kvadranter. Längs vänster sida, märk en torg med "viktig" och den andra med "inte viktig". Längs toppsidan bör en torg märkas "brådskande" och den andra ska titeln "inte brådskande". Du kommer att sluta med något som ser ut så här:

Nu, plot uppgifter i dessa rutor i enlighet med detta. Till exempel är det blogginlägget viktigt men inte brådskande? Lista det på den motsvarande torget. Är de webinariska grafiken brådskande och viktigt? Placera dem på den torget.

Med alla dina uppgifter kategoriserade kan du ta reda på vad som behöver ta hand om omedelbart, vad som kan delegeras, och vad som ska sättas på bakbrännaren.

Du kan skribba din egen matris på papper eller till och med skapa detdirekt iUDN Task Manager - Vad som helst som fungerar bäst för dig. Hur som helst kommer det bara att ta dig en minut för att sortera igenom den trassiga röra av uppgifter och räkna ut var du ska börja. Det är ett bevis på att ibland de bästa affärsproblemlösningsverktygen verkligen är det enklaste.

Problem: Du vet att ditt lag inte använder timmar effektivt

Här är en skrämmande statistik: för den genomsnittliga arbetstagaren, bara2,8 timmar varje dagsäljs faktiskt på produktiva uppgifter.

Yikes! Varför är en sådan liten andel av vår arbetsdag dedikerad till vårt verkliga arbete? Där heck är resten av den tiden och hur kan du bättre utnyttja ditt lags timmar?

Det är svårt att veta om du inte och ditt lag följer noggrant din tid.

Använd detta problemlösningsverktyg: Tidspårning

När du utforskar olika typer av problemlösningsverktyg, ska en tidsspårare vara på din lista. Detta analytiska verktyg för problemlösning kan hjälpa dig att identifiera distraktioner, räkna ut vilka uppgifter som tar mer tid än de ska, och i allmänhet hjälper dig att vara effektivare med de timmar som ditt lag arbetar.

En fallgrop för att undvika spårar flitigt varje lagmedlems tid och utfärdar kritik och reprimanden. I stället uppmuntrar lagmedlemmarna att spåra sin tid individuellt och sedan värdgruppsdiskussioner om trender och potentiella förbättringar. Detta kommer att hjälpa alla att vara mer samvetsgrannautan att främja en atmosfär av mikromanagement .

Problemlösningsverktyg är överallt, och tidsspårare är förmodligen de mest utbredda bland dem, vilket innebär att du har gott om alternativ till hands. Några av våra favoriter inkluderar:

Som en bonus? Alla integrerar direkt medUDN Task ManagerFör en strömlinjeformad upplevelse som ökar produktiviteten ytterligare.

Problem: Dina möten är ofokuserade och oproduktiva

Möten är en nödvändighet i arbetsvärlden, men de kan också tyst sabotera ditt lags produktivitet. Faktiskt,Den genomsnittliga arbetstagaren deltar upp till 62 mötenvarje och varje månad. Ännu värre? 37% av dem anses helt oproduktiva.

Du kommer aldrig att göra bort med dessa konversationer och brainstorming sessioner helt. Men om du för närvarande utforskar några problemlösningsverktyg och tekniker för att uppföra din effektivitet är det dags att vända ett krävande öga till dina möten.

När allt kommer omkring, om du inte gör en effektiv användning av den tiden, tar du bara dina lagmedlemmar bort från det som är viktigast: deras arbete.

Använd detta problemlösningsverktyg: mötesplaner

Att hålla konversationer fokuserade kan vara en kamp, ​​men en mötesutsikt kan säkert hjälpa dig att uppnå det du satt ut för att göra under den diskussionen.

Skapa en malladMöte Outline eller AgendaAtt du kan använda upprepade gånger så att varje enskilt möte har en tydlig struktur och handlingsplan. Exakt vad du vill att den här mallen ska se ut är upp till dig, men se till att inkludera:

Under ämnet möten är det också till hjälp att omvärdera eventuella återkommande möten för närvarande på ditt lagkalender. Om du gör det säkerställer att dessa konversationer fortfarande är värdefulla och har inte blivit förhärliga upptagna sessioner.

Problem: Teamkommunikation är överallt

Någon som har arbetat med ett lag kommer att berätta att kommunikation är ofta en av de största hindren. Viktiga anteckningar och meddelanden blir utspridda överallt, ledningar blir korsade, och projektets framsteg tar en stor träff.

Enligt a2018 undersökning av 1000 heltid amerikanska anställda, 49% av de svarande sa att de har problem med att lokalisera de dokument som de behöver på jobbet. Aseparat undersökningfann att 86% av de svarande faktiskt skyller brist på samarbete eller ineffektiv kommunikation för arbetsplatsfel.

Ja, det är ingen förnekande att det finns ett vanligt kommunikationsproblem bland lag, och det är upp till ledare att utforska olika problemlösningsmetoder för att effektivisera dessa konversationer och uppdateringar.

Använd detta problemlösningsverktyg: En realtidskommunikationsplattform

Kommunikationen fortsätter att vara en jumbled röra om du inte ger ditt team en centraliserad plats att prata med varandra.

Börja med att implementera ett realtidskommunikationsverktyg (Slack är en av de mest populära) som tillåter att lagmedlemmar ska prata om allt från statusuppdateringar till casual konversation samtidigt som det diskuterades.

Dessutom,En samarbetsplattformHåller allt - från dokument till revisioner till kommentarer - centraliserade på ett bekvämt ställe så att anställda kan söka och hänvisa till den informationen när de behöver det.

UDN Task Managerintegrerar direkt med slackSå du kan flytta fluidly mellan båda plattformarna och undvika de fruktade korsade ledningarna.

Problem: Mundane-uppgifter äter upp för mycket tid

En annan sak som du kanske inte inser är att stjäla alldeles för mycket av ditt lags arbetstid? Vardagliga, repetitiva uppgifter. Visst är de tekniskt produktiva, men de tanklösa uppdragen är sannolikt inte den bästa användningen av allas färdigheter och förmågor och de slösar på värdefull tid. Tänk bara hur mycket mer ditt lag kan utföra om du kunde ta bort några av det upptagna arbetet från sina tallrikar.

Använd detta problemlösningsverktyg: Automation

Ordet "automatisering" ensam kan inspirera visioner av robotar och komplexa arbetsflöden, men det är säkert att det inte behöver vara något komplicerat eller överväldigande för att vara effektivt.

En lösning som Zapier (vilkenintegreras direkt medUDN Task Manager ) är en av våra favoriter. Med Zapier är det enkelt att ställa upp repeterbara arbetsflöden för vanliga uppgifter. Till exempel kan du automatiskt skapaUDN Task ManagerUppgifter från Google Sheets rader eller skapa kalenderhändelser frånUDN Task Manageruppgifter.

Utan att behöva sänka timmar i de typer av ansvar kan ditt lag kanalisera mer ansträngning och energi i det viktiga och kreativa arbetet du vill att de ska fokusera på.

Använd dessa problemlösningsverktyg och öka din företags produktivitet

Förståligt vill du att ditt lag ska arbeta med sin fulla potential och fungera som en väloljad maskin. Men det händer inte bara. Som ledare måste du identifiera eventuella hang-ups och sedan implementera vissa problemlösningsmetoder för att hålla sakerna smidigt.

Det är verkligen inte brist påkvalitetProblemlösningsverktyg tillgängliga för dig, men vi rekommenderar att komma igång med följande:

Sätt de (och vad som helst annat du hittar!) Till handling, och du tar bort mycket krångel samtidigt som du samtidigt ökar effektiviteten och produktiviteten i ditt lag.

Vill du fortsätta att få mer gjort på kortare tid?Starta din kostnadsfria rättegång avUDN Task Manager Att ta ditt lags produktivitet upp några fler hakar.