Alat pemecahan masalah untuk membantu bisnis Anda meningkatkan produktivitas

Anda mencoba yang terbaik untuk menjaga tim Anda (dan proyek Anda) di jalurnya. Tapi mari kita jujur: lebih sering daripada tidak, rasanya seperti Anda mengejar ekor Anda.

Pesan-pesan penting berulang kali terlewatkan, informasi terkubur dan hilang, dan Anda selalu tergelincir hanya di bawah kawat - atau lebih buruk, setelah tenggat waktu.

Anda tahu bahwa sesuatu perlu berubah, jadi Anda mengawasi cara-cara Anda dapat meningkatkan efisiensi tim Anda dan menghindari perebutan menit terakhir yang ditakuti untuk mendapatkan proyek di atas garis finish.

Nah, Anda beruntung. Kami telah mengumpulkan daftar alat pemecahan masalah ini yang akan membahas beberapa penghalang jalan umum dan meningkatkan produktivitas dalam bisnis Anda.

Masalah: Anda tidak dapat mengetahui ketergantungan tugas

Anda suka berpikir bahwa AndaproyekAlur kerja sangat terkoordinasi dan efisien, namun segalanya sepertinya selalu mengalir dari rel.

Tanyakan pada diri sendiri ini: KapanperencanaanKeluar proyek Anda, apakah Anda memperhitungkan ketergantungan antara tugas yang berbeda? Jika satutugasjatuh, apakah Anda mengerti bagaimana itu akan berdampak pada sisa proyek?

Jika Anda tidak memiliki pemahaman yang kuat tentang bagaimana potongan puzzle cocok bersama, Anda pasti akan menghabiskan banyak waktu melacak detail yang hilang dan menyesuaikan jadwal - dan pada akhirnya, yang dapat menyebabkan kegagalan proyek.

BerdasarkanPULSE 2017 PMI Survei Profesi, 11% organisasi mengutip ketergantungan tugas sebagai penyebab utama proyek yang gagal dalam 12 bulan sebelumnya.

Gunakan Alat Pemecahan Masalah ini: Gantt Charts

SEBUAHGantt Chart.Memungkinkan Anda menemukan ketergantungan tugas dengan mudah dalam tahap perencanaan proyek Anda. Dengan begitu, Anda dapat menjelaskannya daripada memungkinkan mereka untuk melempar kunci pas di timeline Anda.

Menggunakan sebuahGantt Chart., Anda juga dapat menggunakanMetode Path Critical.. Ini bermanfaat karena membantu Anda mengidentifikasi string terpanjang dari kegiatan dependen.

Jika ada penundaan sepanjang itupath kritis, Ini akan mengatur seluruh proyek kembali. Dengan informasi ini, Anda tidak hanya memahami bagaimana tugas terhubung tetapi juga tugas mana yang memiliki beberapa ruang gerak untuk penundaan (tanpa memperpanjang durasi seluruh proyek).

Selain secara proaktif merencanakan dependensi, grafik GANTT dapat memecahkan banyak masalah proyek lainnya termasuk mengoordinasikan handoff dan menawarkan visibilitas ke seluruh alur kerja proyek.

Masalah: Semuanya terasa seperti prioritas yang mendesak

Tim Anda banyak jugging. Begitu banyak, pada kenyataannya, sering kali merasa seperti Anda mencoba untuk menjaga puluhan bola yang berbeda di udara - dengan penutup mata dan satu tangan diikat di belakang Anda.

Hampir semuanya terasa seperti prioritas, yang bisa melumpuhkan. Anda menghabiskan begitu banyak waktu mencari tahu tempat terbaik untuk memulai, dan Anda tahu Anda membuang-buang waktu dan energi yang berharga hanya mencoba memilah-milah semua tugas yang tampaknya mendesak.

Gunakan alat pemecahan masalah ini: Matriks Eisenhower

Ketika datang ke metode dan alat pemecahan masalah, matriks Eisenhower dapat membantu Anda dengan cepat mengidentifikasi tugas-tugas paling mendesak dan penting saat ini dalam pipa.

Begini cara kerjanya: sketsa kotak yang dibagi menjadi empat kuadran. Di sepanjang sisi kiri, beri label satu kotak dengan "penting" dan yang lainnya dengan "tidak penting." Di sepanjang sisi atas, satu kotak harus diberi label "mendesak" dan yang lainnya harus berjudul "Tidak mendesak." Anda akan berakhir dengan sesuatu yang terlihat seperti ini:

Sekarang, plot tugas di kotak-kotak itu sesuai. Misalnya, apakah itu posting blog penting tetapi tidak mendesak? Daftarkan di kotak yang sesuai. Apakah grafis webinar itu mendesak dan penting? Tempatkan mereka di kotak itu.

Dengan semua tugas Anda dikategorikan, Anda dapat mengetahui apa yang perlu diurus dengan segera, apa yang dapat didelegasikan, dan apa yang harus diletakkan di back burner.

Anda dapat menuliskan matriks Anda sendiri di atas kertas atau bahkan membuatnyalangsung diUDN Task Manager. - Apa pun yang terbaik untuk Anda. Either way, hanya akan membawa Anda sebentar untuk memilah-milah kekacauan tugas dan mencari tahu ke mana harus memulai. Ini bukti bahwa kadang-kadang alat pemecahan masalah bisnis terbaik benar-benar paling sederhana.

Masalah: Anda tahu tim Anda tidak menggunakan jam efektif

Inilah statistik yang menakutkan: hanya untuk pekerja rata-rata2,8 jam setiap harisebenarnya dihabiskan untuk tugas-tugas yang produktif.

Kamu! Mengapa persentase kecil dari hari kerja kami didedikasikan untuk pekerjaan kami yang sebenarnya? Di mana sih adalah sisa waktu itu dan bagaimana Anda bisa memanfaatkan jam kerja tim Anda dengan lebih baik?

Sulit untuk diketahui kecuali Anda dan tim Anda memonitor waktu Anda.

Gunakan alat pemecahan masalah ini: pelacakan waktu

Saat Anda menjelajahi berbagai jenis alat pemecahan masalah, pelacak waktu harus ada di daftar Anda. Alat analitik untuk pemecahan masalah ini dapat membantu Anda mengidentifikasi gangguan, mencari tahu tugas mana yang mengambil lebih banyak waktu daripada yang seharusnya, dan umumnya membantu Anda lebih efektif dengan jam kerja tim Anda.

Satu perangkap yang harus dihindari dengan tekun melacak setiap waktu anggota tim dan mengeluarkan kritik dan menegur. Sebaliknya, dorong anggota tim untuk melacak waktu mereka secara individu dan kemudian host diskusi kelompok tentang tren dan potensi perbaikan. Ini akan membantu semua orang lebih berhati nuraniTanpa menumbuhkan suasana manajemen mikro .

Alat perangkat lunak pemecahan masalah di mana-mana, dan pelacak waktu bisa dibilang paling umum di antara mereka, yang berarti Anda memiliki banyak pilihan di ujung jari Anda. Beberapa favorit kami meliputi:

Sebagai bonus? Semuanya berintegrasi langsung denganUDN Task Manager.Untuk pengalaman yang efisien yang meningkatkan produktivitas Anda lebih jauh.

Masalah: Pertemuan Anda tidak fokus dan tidak produktif

Rapat adalah keharusan di dunia kerja, tetapi mereka juga dapat diam-diam menyabot produktivitas tim Anda. Faktanya,Pekerja rata-rata menghadiri hingga 62 pertemuansetiap bulan. Lebih buruk lagi? 37% dari mereka dianggap benar-benar tidak produktif.

Anda tidak akan pernah menyingkirkan percakapan ini dan sesi brainstorming sepenuhnya. Namun, jika Anda saat ini sedang mengeksplorasi beberapa alat dan teknik pemecahan masalah untuk meningkatkan efisiensi Anda, inilah saatnya untuk mengubah mata yang cerdas untuk rapat Anda.

Lagi pula, jika Anda tidak memanfaatkan waktu itu, Anda hanya membawa anggota tim Anda dari apa yang paling penting: pekerjaan mereka.

Gunakan alat pemecahan masalah ini: Garis Rapat

Menjaga percakapan fokus dapat menjadi perjuangan, tetapi garis besar rapat tentu dapat membantu Anda mencapai apa yang Anda lakukan selama diskusi itu.

Buat templated.Rapat Garis Besar atau Agendayang dapat Anda gunakan berulang kali sehingga setiap pertemuan memiliki struktur yang jelas dan rencana tindakan. Persis seperti yang Anda inginkan untuk templat ini terserah Anda, tetapi pastikan untuk memasukkan:

Sementara pada topik pertemuan, juga bermanfaat untuk mengevaluasi kembali setiap pertemuan berulang saat ini pada kalender tim Anda. Melakukan hal itu memastikan bahwa percakapan itu masih berharga dan belum berubah menjadi sesi mengejar ketinggalan.

Masalah: komunikasi tim ada di semua tempat

Siapa pun yang bekerja pada tim akan memberi tahu Anda bahwa komunikasi sering kali salah satu rintangan terbesar. Catatan dan pesan penting tersebar di mana-mana, kabel dilintasi, dan kemajuan proyek mengambil hit besar.

Menurut A.Survei 2018 1.000 karyawan A.S. Full-Time, 49% responden mengatakan mereka mengalami kesulitan menemukan dokumen yang mereka butuhkan di tempat kerja. SEBUAHSurvei terpisahMenemukan bahwa 86% responden benar-benar menyalahkan kurangnya kolaborasi atau komunikasi yang tidak efektif untuk kegagalan di tempat kerja.

Yap, tidak dapat disangkal bahwa ada masalah komunikasi yang lazim di antara tim, dan terserah para pemimpin untuk mengeksplorasi berbagai metode pemecahan masalah untuk merampingkan percakapan dan pembaruan ini.

Gunakan alat pemecahan masalah ini: Platform komunikasi waktu-nyata

Komunikasi akan terus menjadi kekacauan bercampur jika Anda tidak menyediakan tim Anda dengan tempat yang terpusat untuk berkomunikasi satu sama lain.

Mulailah dengan menerapkan alat komunikasi real-time (Slack adalah salah satu yang paling populer) yang memungkinkan anggota tim untuk berbicara tentang segala sesuatu mulai dari pembaruan status hingga percakapan kasual saat masih mendokumentasikan apa yang dibahas.

Selain itu,platform manajemen kerja kolaboratifMenyimpan segalanya - mulai dari dokumen hingga revisi komentar - terpusat di satu tempat yang nyaman sehingga karyawan dapat mencari dan merujuk kembali ke informasi itu ketika mereka membutuhkannya.

UDN Task Manager.terintegrasi langsung dengan kendurJadi, Anda dapat bergerak dengan lancar di antara kedua platform dan menghindari kabel yang disilangkan yang ditakuti.

Masalah: tugas-tugas duniawi memakan terlalu banyak waktu

Hal lain yang mungkin tidak Anda sadari adalah mencuri terlalu banyak jam kerja tim Anda? Duniawi, tugas berulang. Tentu, mereka secara teknis produktif, tetapi tugas-tugas tanpa pikiran itu bukanlah penggunaan terbaik keterampilan dan kemampuan semua orang dan mereka membuang-buang waktu yang berharga. Pikirkan berapa banyak yang bisa dicapai oleh tim Anda jika Anda dapat menghapus beberapa pekerjaan yang sibuk dari piring mereka.

Gunakan alat pemecahan masalah ini: otomatisasi

Kata "otomatisasi" saja mungkin menginspirasi visi robot dan alur kerja yang kompleks, tetapi yakinlah, ini tidak perlu apa-apa rumit atau luar biasa untuk menjadi efektif.

Solusi seperti zapier (yangterintegrasi langsung denganUDN Task Manager. ) adalah salah satu favorit kami. Menggunakan Zapier, mudah untuk mengatur alur kerja yang berulang untuk tugas-tugas umum. Misalnya, Anda dapat secara otomatis membuatUDN Task Manager.Tugas dari baris Google Baris atau buat acara kalender dariUDN Task Manager.tugas.

Tanpa harus tenggelam dalam jenis tanggung jawab itu, tim Anda dapat menyalurkan lebih banyak usaha dan energi ke dalam pekerjaan penting dan kreatif yang Anda inginkan agar mereka fokus.

Gunakan alat pemecahan masalah ini dan meningkatkan produktivitas bisnis Anda

Maklum, Anda ingin tim Anda bekerja untuk potensi penuh dan beroperasi seperti mesin yang diminyaki dengan baik. Tapi itu tidak terjadi begitu saja. Sebagai pemimpin, Anda perlu mengidentifikasi segala gantung dan kemudian menerapkan beberapa pendekatan pemecahan masalah untuk menjaga hal-hal berjalan dengan lancar.

Pasti tidak ada kekurangankualitasAlat pemecahan masalah yang tersedia untuk Anda, tetapi kami sarankan memulai dengan yang berikut:

Letakkan itu (dan apa pun yang Anda temukan!) Menjadi tindakan, dan Anda akan menghapus banyak kerumitan sambil secara bersamaan meningkatkan efisiensi dan produktivitas tim Anda.

Ingin terus menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat?Mulai uji coba gratis AndaUDN Task Manager. untuk mengambil produktivitas tim Anda ke atas beberapa tingkat lagi.