Herramientas de resolución de problemas para ayudar a su empresa a aumentar la productividad

Intenta lo mejor para mantener a su equipo (y sus proyectos) en la pista. Pero seamos honestos: con más frecuencia que no, se siente como si estuvieras persiguiendo tu cola.

Los mensajes importantes se pierden repetidamente, la información se entierra y se pierde, y siempre está deslizándose en el cableado, o peor, después de la fecha límite.

Sabe que algo necesita cambiar, por lo que está atento a las formas de que pueda aumentar la eficiencia de su equipo y evitar que temida la lucha de última hora para obtener proyectos sobre la línea de meta.

Bueno, estás de suerte. Hemos juntado esta lista de herramientas de resolución de problemas que abordarán algunos obstáculos comunes en el equipo y aumentarán la productividad dentro de su negocio.

Problema: No se puede descubrir dependencias de la tarea

Te gusta pensar que tu proyecto El flujo de trabajo es altamente coordinado y eficiente, pero las cosas siempre parecen salir a salir de los rieles.

Pregúntate esto: cuando planificación ¿Existe sus proyectos, ¿está contando con dependencias entre diferentes tareas? Si uno tarea Cae atrás, ¿entiendes cómo afectará el resto del proyecto?

Si no tiene una competencia sólida sobre cómo encajan las piezas del rompecabezas, inevitablemente desperdiciará mucho tiempo rastreando los detalles faltantes y ajustará las líneas de tiempo, y en última instancia, que puede provocar fallas al proyecto.

De acuerdo a Pulso 2017 de PMI de la encuesta de profesión. , El 11% de las organizaciones citó la dependencia de la tarea como la causa principal de proyectos que fallaron dentro de los 12 meses anteriores.

Utilice esta herramienta de resolución de problemas: Gráficos Gantt

A Gráfico de gantt Le permite detectar fácilmente las dependencias de la tarea en las etapas de planificación de su proyecto. De esa manera, puede explicarlos por adelantado en lugar de permitirles lanzar una llave en su línea de tiempo.

Usando un Gráfico de gantt , también puedes usar el método del camino crítico . Esto es beneficioso, ya que lo ayuda a identificar la cadena más larga de actividades dependientes.

Si hay un retraso en eso camino critico , se ajustará todo el proyecto. Con esta información, no solo entiende cómo se conectan las tareas, sino también qué tareas tienen unas tareas para retrasos (sin extender la duración de todo el proyecto).

Más allá de la planificación proactiva para las dependencias, los gráficos de Gantt pueden resolver muchos otros problemas de proyecto, incluidos la coordinación de los transportes y ofreciendo visibilidad en todo el flujo de trabajo del proyecto.

Problema: Todo se siente como una prioridad urgente.

Tu equipo está haciendo malabares mucho. Tanto, de hecho, a menudo se siente como si estuvieras tratando de mantener docenas de bolas diferentes en el aire, con una venda en y una mano atada detrás de tu espalda.

Casi todo se siente como una prioridad, que puede ser paralizante. Pasas tanto tiempo para descubrir el mejor lugar para comenzar, y sabes que estás desperdiciando horas preciosas y energía, simplemente tratando de clasificar todas esas tareas aparentemente urgentes.

Utilice esta herramienta de resolución de problemas: Matriz de Eisenhower

Cuando se trata de métodos y herramientas de resolución de problemas, una matriz de Eisenhower puede ayudarlo a identificar rápidamente las tareas más urgentes e importantes actualmente en la tubería.

Así es como funciona: dibuja un cuadrado que se divide en cuatro cuadrantes. A lo largo del lado izquierdo, etiquete un cuadrado con "importante" y el otro con "no importante". A lo largo del lado superior, un cuadrado debe ser etiquetado como "urgente" y el otro debe titular "no urgente". Terminarás con algo que se ve así:

Ahora, trazar tareas en esos cuadrados en consecuencia. Por ejemplo, ¿es esa publicación de blog importancia pero no urgente? Listarlo en ese cuadrado correspondiente. ¿Son los gráficos del webinar urgentes e importantes? Colóquelos en ese cuadrado.

Con todas sus tareas categorizadas, puede averiguar qué debe cuidarse de inmediato, qué puede ser delegado, y qué se debe colocar en el quemador trasero.

Puedes garabatear tu propia matriz en papel o incluso crearlo directamente en Gestor de tareas UDN - Lo que sea lo mejor para ti. De cualquier manera, solo te llevará un minuto para ordenarlo a través de ese lío enredado de tareas y descubrir dónde comenzar. Es una prueba de que a veces las mejores herramientas de resolución de problemas de negocios realmente son las más simples.

Problema: Sabes que su equipo no está utilizando horas de manera efectiva

Aquí hay una estadística aterradora: para el trabajador promedio, solo 2.8 horas cada día En realidad se gastan en tareas productivas.

¡Yikes! ¿Por qué es un porcentaje tan pequeño de nuestra jornada laboral dedicada a nuestro trabajo real? ¿Dónde está el resto de ese tiempo y cómo puede hacer un mejor uso de las horas de su equipo?

Utilice esta herramienta de resolución de problemas: seguimiento de tiempo

Cuando está explorando diferentes tipos de herramientas de resolución de problemas, debe estar en su lista. Esta herramienta analítica para la resolución de problemas puede ayudarlo a identificar las distracciones, averiguar qué tareas están tomando más tiempo de las que deberían, y en general le ayudan a ser más efectivas con las horas que su equipo está funcionando.

Una trampa para evitar el tiempo de seguimiento diligentemente de cada miembro del equipo y las críticas y las reprimendas. En su lugar, anime a los miembros del equipo a rastrear su tiempo individualmente y luego organizar discusiones grupales sobre tendencias y mejoras potenciales. Esto ayudará a todos ser más concienzudos. Sin fomentar una atmósfera de microgestión. .

Las herramientas de software de resolución de problemas están en todas partes, y los rastreadores de tiempo son posiblemente los más frecuentes entre ellos, lo que significa que tiene muchas opciones a su alcance. Algunos de nuestros favoritos incluyen:

Como un bono? Todos ellos se integran directamente con Gestor de tareas UDN Para una experiencia aerodinámica que aumenta aún más su productividad.

Problema: Sus reuniones son desenfocadas e improductivas.

Las reuniones son una necesidad en el mundo laboral, pero también pueden ser silenciosamente saboteando la productividad de su equipo. De hecho, El trabajador promedio asiste de hasta 62 reuniones. Todos y cada cada mes. ¿Peor aún? El 37% de ellos se consideran totalmente improductivos.

Nunca lo hagas con estas conversaciones y las sesiones de intercambio de ideas por completo. Sin embargo, si actualmente está explorando algunas herramientas y técnicas de resolución de problemas para mejorar su eficiencia, es hora de convertir un ojo más exigente a sus reuniones.

Después de todo, si no está haciendo un uso efectivo de ese tiempo, solo está llevando a los miembros de su equipo lejos de lo que es más importante: su trabajo.

Utilice esta herramienta de resolución de problemas: Reunión de contornos

Mantener las conversaciones enfocadas puede ser una lucha, pero un esquema de la reunión ciertamente puede ayudarlo a lograr lo que se propuso hacer durante esa discusión.

Crear un plantilla Esquema de la reunión o agenda que puede usar repetidamente para que cada reunión tenga una estructura clara y un plan de acción. Exactamente lo que desea que esta plantilla se vea que depende de usted, pero asegúrese de incluir:

Mientras que en el tema de las reuniones, también es útil volver a evaluar las reuniones recurrentes actualmente en el calendario de su equipo. Hacerlo, garantiza que esas conversaciones siguen siendo valiosas y no se hayan convertido en sesiones de recuperación glorificadas.

Problema: la comunicación del equipo está por todas partes.

Cualquiera que haya trabajado en un equipo le dirá que la comunicación es a menudo uno de los obstáculos más grandes. Las notas y mensajes importantes se dispersan en todas partes, los cables se cruzarán, y el progreso del proyecto requiere un gran éxito.

De acuerdo a un Encuesta 2018 de 1,000 empleados de EE. UU. El 49% de los encuestados dijeron que tienen problemas para localizar los documentos que necesitan en el trabajo. A encuesta separada Se encontró que el 86% de los encuestados realmente culpan de la falta de colaboración o la comunicación ineficaz para las fallas en el lugar de trabajo.

Sí, no se le está negando que haya un problema de comunicación prevalente entre los equipos, y depende de los líderes para explorar diversos métodos de resolución de problemas para racionalizar estas conversaciones y actualizaciones.

Utilice esta herramienta de resolución de problemas: una plataforma de comunicación en tiempo real

La comunicación continuará siendo un lío jumbido si no proporciona a su equipo un lugar centralizado para conversar entre sí.

Comience por implementar una herramienta de comunicación en tiempo real (Slack es uno de los más populares) que permite a los miembros del equipo hablar sobre todo, desde las actualizaciones de estado hasta la conversación casual, mientras que aún documenta lo que se discutió.

Adicionalmente, Una plataforma de gestión de trabajo colaborativa. Mantiene todo, desde los documentos a las revisiones a los comentarios, centralizada en un lugar conveniente para que los empleados puedan buscar y referirse a esa información cuando lo necesiten.

Gestor de tareas UDN se integra directamente con holgura Por lo tanto, puede moverse fluidamente entre ambas plataformas y evitar los temidos cables cruzados.

Problema: las tareas mundanas están comiendo demasiado tiempo

Otra cosa que es posible que no se dé cuenta de que está robando demasiado de las horas de trabajo de su equipo? Tareas mundanas, repetitivas. Claro, esas son técnicamente productivas, pero esas asignaciones sin sentido probablemente no son el mejor uso de las habilidades y capacidades de todos y están perdiendo un tiempo valioso. Solo piense cuánto más podría lograr su equipo si pudieras eliminar algo de ese trabajo ocupado de sus platos.

Utilice esta herramienta de resolución de problemas: Automatización

La palabra "automatización" solo puede inspirar visiones de robots y flujos de trabajo complejos, pero se asegura, esto no necesita ser nada complicado o abrumador para que sea efectivo.

Una solución como Zapier (que se integra directamente con Gestor de tareas UDN ) Es uno de nuestros favoritos. Usando Zapier, es fácil configurar flujos de trabajo repetibles para tareas comunes. Por ejemplo, puedes crear automáticamente Gestor de tareas UDN Tareas de Google Sheets Filas o crean eventos de calendario de Gestor de tareas UDN Tareas.

Sin tener que hundir horas en esos tipos de responsabilidades, su equipo puede canalizar más esfuerzo y energía en el trabajo importante y creativo con el que desea que se centren.

Use estas herramientas de resolución de problemas y aumente su productividad de su negocio.

Comprensiblemente, desea que su equipo esté trabajando en su máximo potencial y funciona como una máquina bien engrasada. Pero eso no solo sucede. Como líder, debe identificar cualquier suspensión y luego implementar algunos enfoques de resolución de problemas para evitar que las cosas funcionen sin problemas.

Ciertamente no hay escasez de calidad Herramientas de resolución de problemas disponibles para usted, pero le recomendamos que se inicie con lo siguiente:

Ponga esos (¡y lo que sea que encuentre!) En acción, y eliminará mucha molestia mientras aumentó simultáneamente la eficiencia y la productividad de su equipo.

¿Quieres seguir haciendo más tiempo en menos tiempo? Comience su prueba gratuita de Gestor de tareas UDN Para tomar la productividad de su equipo unas cuantas muescas más.