Εργαλεία επίλυσης προβλημάτων για να βοηθήσετε την επιχείρησή σας να αυξήσει την παραγωγικότητα

Δοκιμάστε το καλύτερο για να διατηρήσετε την ομάδα σας (και τα έργα σας) σε καλό δρόμο. Αλλά ας είμαστε ειλικρινείς: πιο συχνά από όχι, αισθάνεται σαν να κυνηγάτε την ουρά σας.

Σημαντικά μηνύματα επανειλημμένα λείπουν, οι πληροφορίες παίρνουν ταφικές και χαμένες και πάντοτε συρόμενοι σε ακριβώς κάτω από το καλώδιο - ή χειρότερα, μετά την προθεσμία.

Ξέρετε ότι κάτι πρέπει να αλλάξει, οπότε κρατάτε ένα μάτι για τρόπους με τους τρόπους που μπορείτε να ενισχύσετε την αποτελεσματικότητα της ομάδας σας και να αποφύγετε ότι φοβάστε το τελευταίο λεπτό για να πάρετε έργα πάνω από τη γραμμή τερματισμού.

Λοιπόν, είστε στην τύχη. Έχουμε τραβήξει μαζί αυτή τη λίστα των εργαλείων επίλυσης προβλημάτων που θα αντιμετωπίσουν μερικές κοινές οδικές καμπίνες και θα αυξήσουν την παραγωγικότητα στην επιχείρησή σας.

Πρόβλημα: Δεν μπορείτε να υπολογίσετε εξαρτήσεις εργασιών

Θέλετε να σκεφτείτε ότι σαςέργοΗ ροή εργασίας είναι εξαιρετικά συντονισμένη και αποτελεσματική, αλλά τα πράγματα φαίνονται πάντα να τρέχουν από τις ράγες.

Ρωτήστε τον εαυτό σας αυτό: πότεσχεδίασηΤα έργα σας, αντιπροσωπεύετε εξαρτήσεις μεταξύ διαφορετικών εργασιών; Αν κάποιοςέργοΠάρε πίσω, καταλαβαίνετε πώς θα επηρεάσει το υπόλοιπο έργο;

Εάν δεν έχετε μια σταθερή αντίληψη για το πώς τα κομμάτια του παζλ ταιριάζουν μαζί, θα σπαταλάτε αναπόφευκτα πολύ χρόνο που παρακολούθησαν τα ελλείποντα στοιχεία και την προσαρμογή των χρονοδιαγραμμάτων - και τελικά, που μπορεί να οδηγήσει σε αποτυχία έργου.

Σύμφωνα μεPMI 2017 Pulse της έρευνας του επαγγέλματος, Το 11% των οργανώσεων ανέφερε την εξάρτηση εργασιών ως πρωταρχική αιτία έργων που απέτυχαν εντός των προηγούμενων 12 μηνών.

Χρησιμοποιήστε αυτό το εργαλείο επίλυσης προβλημάτων: Gantt Charts

ΕΝΑGantt διάγραμμαΣας επιτρέπει να εντοπίσετε εύκολα αυτές τις εξαρτήσεις εργασιών στα στάδια σχεδιασμού του έργου σας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να σας γνωρίσετε εκ των προτέρων αντί να τους επιτρέψετε να ρίξουν ένα κλειδί στο χρονοδιάγραμμά σας.

Χρησιμοποιώντας έναGantt διάγραμμα, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τοΜέθοδος κρίσιμης διαδρομής. Αυτό είναι επωφελές καθώς σας βοηθά να προσδιορίσετε τη μακρύτερη σειρά εξαρτημένων δραστηριοτήτων.

Αν υπάρχει καθυστέρηση σε αυτόκρίσιμη διαδρομή, θα ορίσει ολόκληρο το έργο πίσω. Με αυτές τις πληροφορίες, όχι μόνο κατανοείτε πώς συνδέονται καθήκοντα, αλλά και ποια καθήκοντα έχουν κάποια αίθουσα Wiggle για καθυστερήσεις (χωρίς να επεκταθεί η διάρκεια ολόκληρου του έργου).

Πέρα από τον προληπτικά σχεδιασμό για εξαρτήσεις, οι διαγράμματα Gantt μπορούν να λύσουν πολυάριθμα άλλα προβλήματα έργου, συμπεριλαμβανομένων των συντεταγμένων χειρισμών και την προσβολή της ορατότητας σε ολόκληρη τη ροή εργασίας του έργου.

Πρόβλημα: Τα πάντα αισθάνονται σαν μια προεπιλεγμένη προτεραιότητα

Η ομάδα σας ζυγίζει πολλά. Τόσο πολύ, στην πραγματικότητα, συχνά αισθάνεται σαν να προσπαθείτε να κρατήσετε δεκάδες διαφορετικές μπάλες στον αέρα - με ένα blindfold και το ένα χέρι δεμένο πίσω από την πλάτη σας.

Σχεδόν τα πάντα αισθάνονται σαν προτεραιότητα, η οποία μπορεί να παραλύσει. Ξοδεύετε τόσο πολύ χρόνο, υπολογίζοντας το καλύτερο μέρος για να ξεκινήσετε, και ξέρετε ότι σπαταλάτε πολύτιμες ώρες και ενέργεια απλά προσπαθείτε να ταξινομήσετε σε όλες αυτές τις φαινομενικά επείγουσες αναθέσεις.

Χρησιμοποιήστε αυτό το εργαλείο επίλυσης προβλημάτων: Eisenhower Matrix

Όταν πρόκειται για μεθόδους και εργαλεία επίλυσης προβλημάτων, μια μήτρα Eisenhower μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε γρήγορα τα πιο επείγοντα και σημαντικά καθήκοντα που βρίσκονται επί του παρόντος στον αγωγό.

Εδώ είναι πώς λειτουργεί: σκιαγραφεί ένα τετράγωνο που χωρίζεται σε τέσσερα τεταρτημόρια. Κατά μήκος της αριστερής πλευράς, επισημάνετε ένα τετράγωνο με "σημαντικό" και το άλλο με "δεν είναι σημαντικό". Κατά μήκος της επάνω πλευράς, ένα τετράγωνο θα πρέπει να επισημαίνεται "επείγουσα" και το άλλο θα πρέπει να τίτλο "δεν είναι επείγον". Θα καταλήξετε με κάτι που μοιάζει με αυτό:

Τώρα, σχεδιάζουν εργασίες σε αυτά τα τετράγωνα ανάλογα. Για παράδειγμα, είναι ότι το blog δημοσιεύει σημαντικό αλλά όχι επείγον; Καταγράψτε το σε αυτό το αντίστοιχο τετράγωνο. Είναι αυτά τα γραφικά webinar επείγοντα και σημαντικά; Τοποθετήστε τα σε εκείνη την πλατεία.

Με όλα τα καθήκοντά σας ταξινομημένα, μπορείτε να καταλάβετε τι πρέπει να ληφθεί μέριμνα αμέσως, τι μπορεί να μεταβιβαστεί και τι πρέπει να τοποθετηθεί στον πίσω καυστήρα.

Μπορείτε να γράψετε το δικό σας μήτρα σε χαρτί ή ακόμα και να το δημιουργήσετεαπευθείαςUDN Task Manager - Ό, τι λειτουργεί καλύτερα για εσάς. Είτε έτσι είτε αλλιώς, θα σας πάρει μόνο ένα λεπτό για να ταξινομήσετε ότι μπερδεμένα χάος των εργασιών και να καταλάβετε πού να ξεκινήσετε. Είναι απόδειξη ότι μερικές φορές τα καλύτερα εργαλεία επίλυσης προβλημάτων επιχειρήσεων είναι πραγματικά η απλούστερη.

Πρόβλημα: Ξέρετε ότι η ομάδα σας δεν χρησιμοποιεί Ώρες αποτελεσματικά

Εδώ είναι ένα τρομακτικό στατιστικό: για τον μέσο εργάτη, μόνο2,8 ώρες κάθε μέραξοδεύονται στην πραγματικότητα σε παραγωγικές εργασίες.

Yikes! Γιατί είναι ένα τόσο μικρό ποσοστό της εργάσιμης ημέρας μας αφιερωμένη στην πραγματική δουλειά μας; Όπου το heck είναι το υπόλοιπο της ώρας και πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε καλύτερα τις ώρες της ομάδας σας;

Είναι δύσκολο να γνωρίζετε, εκτός αν εσείς και η ομάδα σας παρακολουθείτε στενά το χρόνο σας.

Χρησιμοποιήστε αυτό το εργαλείο επίλυσης προβλημάτων: παρακολούθηση χρόνου

Όταν εξερευνήσετε διαφορετικούς τύπους εργαλείων επίλυσης προβλημάτων, ένας παρακολούθησης χρόνου θα πρέπει να βρίσκεται στη λίστα σας. Αυτό το αναλυτικό εργαλείο για την επίλυση προβλημάτων μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε τις περισπασμούς, καταλάβετε ποιες εργασίες παίρνουν περισσότερο χρόνο από ό, τι πρέπει, και γενικά να σας βοηθήσουν να είστε πιο αποτελεσματικοί με τις ώρες που εργάζεται η ομάδα σας.

Μια παγίδα για να αποφύγετε είναι να παρακολουθείτε επιμελώς κάθε χρόνο του μέλους της ομάδας και την έκδοση κριτικών και επιπλήξεων. Αντ 'αυτού, ενθαρρύνετε τα μέλη της ομάδας να παρακολουθούν ξεχωριστά τους και στη συνέχεια να φιλοξενήσουν ομάδες συζητήσεις σχετικά με τις τάσεις και τις πιθανές βελτιώσεις. Αυτό θα βοηθήσει όλους να είναι πιο συνείδησηχωρίς να ενθαρρύνει μια ατμόσφαιρα μικροδιαγωμάτων .

Τα εργαλεία λογισμικού επίλυσης προβλημάτων είναι παντού και οι παρακολούθους χρόνου είναι αναμφισβήτητα το πιο διαδεδομένο μεταξύ τους, πράγμα που σημαίνει ότι έχετε πολλές επιλογές στα χέρια σας. Μερικά από τα αγαπημένα μας περιλαμβάνουν:

Ως μπόνους; Όλοι τους ενσωματώνουν άμεσα μεUDN Task ManagerΓια μια εξορθολογισμένη εμπειρία που ενισχύει την παραγωγικότητά σας ακόμα περισσότερο.

Πρόβλημα: Οι συναντήσεις σας είναι αδιάφοροι και μη παραγωγικές

Οι συναντήσεις είναι μια αναγκαιότητα στον κόσμο εργασίας, αλλά μπορούν επίσης να σαμπολάσουν σιωπηλά την παραγωγικότητα της ομάδας σας. Στην πραγματικότητα,Ο μέσος εργαζόμενος παρευρίσκεται σε 62 συναντήσειςκάθε μήνα. Ακόμα χειρότερα? Το 37% αυτών θεωρείται εντελώς μη παραγωγικό.

Ποτέ δεν θα κάνετε μακριά αυτές τις συνομιλίες και εξειδικευμένες συναντήσεις. Ωστόσο, αν εξερευνήσετε αυτήν τη στιγμή κάποια εργαλεία και τεχνικές επίλυσης προβλημάτων για την επανάληψη της αποτελεσματικότητάς σας, ήρθε η ώρα να μετατρέψετε ένα απαιτητικό μάτι στις συναντήσεις σας.

Μετά από όλα, αν δεν κάνετε αποτελεσματική χρήση εκείνης της εποχής, λαμβάνετε μόνο τα μέλη της ομάδας σας μακριά από το πιο σημαντικό: το έργο τους.

Χρησιμοποιήστε αυτό το εργαλείο επίλυσης προβλημάτων: Περιγράμματα συνάντησης

Η διατήρηση των συζητήσεων που επικεντρώνονται μπορεί να είναι ένας αγώνας, αλλά μια περίγραμμα συνάντησης μπορεί σίγουρα να σας βοηθήσει να ολοκληρώσετε αυτό που κάνατε να κάνετε κατά τη διάρκεια αυτής της συζήτησης.

Δημιουργήστε ένα πρότυποΣυνάντηση περίγραμμα ή ημερήσια διάταξηΌτι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε επανειλημμένα έτσι ώστε κάθε συνεδρίαση να έχει μια σαφή δομή και σχέδιο δράσης. Ακριβώς αυτό που θέλετε αυτό το πρότυπο να μοιάζει με σας εξαρτάται από εσάς, αλλά φροντίστε να συμπεριλάβετε:

Ενώ στο θέμα των συναντήσεων, είναι επίσης χρήσιμο να επαναξιολογήσετε τις επαναλαμβανόμενες συναντήσεις που βρίσκονται επί του παρόντος στο ημερολόγιο της ομάδας σας. Με τον τρόπο αυτό, εξασφαλίζει ότι αυτές οι συνομιλίες εξακολουθούν να είναι πολύτιμες και δεν μετατρέπονται σε δοξασμένες περιόδους συλλογής.

Πρόβλημα: Η επικοινωνία ομάδας είναι σε όλο τον τόπο

Όποιος εργάζεται σε μια ομάδα θα σας πει ότι η επικοινωνία είναι συχνά ένα από τα μεγαλύτερα εμπόδια. Σημαντικές σημειώσεις και μηνύματα γίνονται διάσπαρτα παντού, τα καλώδια ξεπερνούν και η πρόοδος του έργου παίρνει ένα σημαντικό χτύπημα.

Σύμφωνα με ένα2018 Έρευνα 1,000 εργαζομένων πλήρους απασχόλησης U.S.Το 49% των ερωτηθέντων δήλωσε ότι έχουν πρόβλημα να εντοπίσουν τα έγγραφα που χρειάζονται στην εργασία. ΕΝΑξεχωριστή έρευναδιαπίστωσε ότι το 86% των ερωτηθέντων κατηγορούν την έλλειψη συνεργασίας ή αναποτελεσματικής επικοινωνίας για τις αποτυχίες του χώρου εργασίας.

Ναι, δεν υπάρχει αμφιβολία ότι υπάρχει ένα διαδεδομένο πρόβλημα επικοινωνίας μεταξύ των ομάδων και είναι μέχρι τους ηγέτες να διερευνήσουν διάφορες μεθόδους επίλυσης προβλημάτων για να εξορθολογίσουν αυτές τις συνομιλίες και τις ενημερώσεις.

Χρησιμοποιήστε αυτό το εργαλείο επίλυσης προβλημάτων: μια πλατφόρμα επικοινωνίας σε πραγματικό χρόνο

Η επικοινωνία θα συνεχίσει να είναι ένα μπερδεμένο χάος αν δεν παρέχετε στην ομάδα σας ένα κεντρικό μέρος για να συζητήσετε μεταξύ τους.

Έναρξη με την εφαρμογή ενός εργαλείου επικοινωνίας σε πραγματικό χρόνο (χαλαρή είναι ένα από τα πιο δημοφιλή) που επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να μιλούν για τα πάντα, από τις ενημερώσεις κατάστασης έως την περιστασιακή συνομιλία ενώ ακίνουμε ακόμα τι συζητήθηκε.

Επιπροσθέτως,Μια συνεργατική πλατφόρμα διαχείρισης εργασίαςΔιατηρεί τα πάντα - από τα έγγραφα έως τις αναθεωρήσεις στα σχόλια - συγκεντρωτικά σε ένα βολικό μέρος, έτσι οι εργαζόμενοι μπορούν να αναζητήσουν και να αναφερθούν πίσω σε αυτές τις πληροφορίες όταν το χρειάζονται.

UDN Task Managerενσωματώνεται άμεσα με χαλάρωσηΈτσι μπορείτε να μετακινήσετε ρεσίδες μεταξύ των δύο πλατφορμών και να αποφύγετε αυτά τα φοβερά διασταυρωμένα καλώδια.

Πρόβλημα: Οι καθημερινές εργασίες τρώνε πάρα πολύ χρόνο

Ένα άλλο πράγμα που ίσως να μην συνειδητοποιήσετε ότι κλέβουν πάρα πολύ από τις ώρες εργασίας της ομάδας σας; Κοσμικά, επαναλαμβανόμενα καθήκοντα. Σίγουρα, αυτά είναι τεχνικά παραγωγικά, αλλά αυτές οι ανόητες αναθέσεις πιθανόν δεν είναι η καλύτερη χρήση των δεξιοτήτων και των δυνατοτήτων όλων και σπαταλούν πολύτιμο χρόνο. Απλά σκεφτείτε πόσο περισσότερο θα μπορούσε να ολοκληρώσει η ομάδα σας αν μπορούσατε να αφαιρέσετε μερικές από αυτές τις πολυάσχολες εργασίες από τις πλάκες τους.

Χρησιμοποιήστε αυτό το εργαλείο επίλυσης προβλημάτων: αυτοματοποίηση

Η λέξη "αυτοματοποίηση" μόνο μπορεί να εμπνεύσει τα οράματα των ρομπότ και τις σύνθετες ροές εργασίας, αλλά να είστε σίγουροι, αυτό δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκο ή συντριπτικό για να είναι αποτελεσματικό.

Μια λύση όπως το zapier (ο οποίοςενσωματώνει άμεσα μεUDN Task Manager ) είναι ένα από τα αγαπημένα μας. Χρησιμοποιώντας το Zapier, είναι εύκολο να ρυθμίσετε επαναλαμβανόμενες εργασίες εργασίας για κοινές εργασίες. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε αυτόματαUDN Task ManagerΕργασίες από τις σειρές φύλλων Google ή δημιουργούν συμβάντα ημερολογίου απόUDN Task Managerκαθήκοντα.

Χωρίς να χρειάζεται να βυθιστεί ώρες σε εκείνους τους τύπους αρμοδιοτήτων, η ομάδα σας μπορεί να διοχετεύσει περισσότερη προσπάθεια και ενέργεια στη σημαντική και δημιουργική εργασία που θέλετε να εστιάσουν.

Χρησιμοποιήστε αυτά τα εργαλεία επίλυσης προβλημάτων και ενισχύστε την παραγωγικότητα της επιχείρησής σας

Είναι κατανοητό ότι θέλετε η ομάδα σας να εργάζεται για το πλήρες δυναμικό τους και να λειτουργεί σαν μια καλά λιπαρά μηχανή. Αλλά αυτό δεν συμβαίνει μόνο. Ως ηγέτης, πρέπει να εντοπίσετε τυχόν hang-ups και στη συνέχεια να εφαρμόσετε μερικές προσεγγίσεις επίλυσης προβλημάτων για να διατηρήσετε τα πράγματα να τρέχουν ομαλά.

Σίγουρα δεν υπάρχει έλλειψηποιότηταΕργαλεία επίλυσης προβλημάτων που είναι διαθέσιμες σε εσάς, αλλά συνιστούμε να ξεκινήσετε με τα εξής:

Βάλτε αυτούς (και οτιδήποτε άλλο βρίσκετε!) Σε δράση και θα αφαιρέσετε πολλά ταλαιπωρία ενώ ταυτόχρονα ενισχύοντας την απόδοση και την παραγωγικότητα της ομάδας σας.

Θέλετε να συνεχίσετε να γίνεται περισσότερο σε λιγότερο χρόνο;Ξεκινήστε τη δωρεάν δοκιμή σαςUDN Task Manager Για να πάρετε την παραγωγικότητα της ομάδας σας μερικές ακόμη εγκοπές.