एक परियोजना योजना पेश करने के तरीके पर स्व-स्टार्टर गाइड
एक निर्दोष परियोजना योजना तैयार करने के बाद, अगला कदम इसे अपने ग्राहकों को प्रस्तुत करना है। यह मोड़ बिंदु है, क्योंकि पीएमएस को उम्र के पुराने से निपटना होगा 'एक परियोजना योजना को प्रभावी ढंग से कैसे प्रस्तुत करें?' दुविधा।
एक परियोजना योजना प्रस्तुत करने के लिए केवल पावरपॉइंट स्लाइड से अधिक की आवश्यकता होती है।
चूंकि एक अच्छी प्रस्तुति आपको अपने ग्राहकों के साथ सौदा कर सकती है, इसलिए आपको हर चीज के लिए तैयार रहना होगा। आपकी प्रस्तुति चाहिएसब कुछ प्रभावी ढंग से संवाद करें। आपके ग्राहक को योजना के सभी विवरणों की स्पष्ट समझ होनी चाहिए।
प्रभावी संचार इतना महत्वपूर्ण क्यों है? आपके ग्राहकों को योजना की बहुत जटिलताओं को समझना चाहिए। आपकी प्रस्तुति को सभी प्रक्रियाओं के बारे में जागरूक करने के उद्देश्य की सेवा करनी चाहिए। वे तकनीकीताओं से अवगत नहीं हो सकते हैं ताकि आपकी प्रस्तुति उन्हें विनिर्देशों से अधिक परिचित होनी चाहिए।
इसके अलावा, नींव रखने से पहले अपना संदेश प्राप्त करना भविष्य में त्रुटियों का मौका भी कम करता है। एक बार आपके ग्राहकों ने आपके काम के इन्स-एंड-आउट को विधिवत रूप से समझा है, तो आप शुरू कर सकते हैंयोजना को लागू करना ।
एक परियोजना योजना प्रस्तुति का एक और प्लस बिंदु यह है कि यह दोनों पक्षों के बीच विश्वास बनाने में मदद करता है। एक बार जब आप एक परियोजना योजना पेश करते हैं, तो दोनों पार्टियां अपनी जिम्मेदारियों से अवगत हो जाती हैं और पता है कि दूसरी पार्टी से क्या उम्मीद करनी है।
एक चुस्त वातावरण में एक परियोजना योजना कैसे प्रस्तुत करें?
एक परियोजना योजना को प्रस्तुत करने के लिए नितरी-किरकिरा को जानना प्रस्ताव की सफलता के लिए अनिवार्य है। यहां उन चीजों की एक सूची दी गई है जो आप अपनी परियोजना योजना के विवरण को कुशलतापूर्वक संवाद करने के लिए कर सकते हैं और शायद खुद को एक सौदा जीत सकते हैं:
एक प्रस्तुति सभी द्वारा समझा जाने के लिए पर्याप्त सरल होना चाहिए। जटिल डेटा में अपने ग्राहक को डूबना और आंकड़ों का एक उबाऊ सेट तब तक प्रश्न से बाहर है जब तक कि आप अपने ग्राहक को डरने की योजना न दें।
आपका लक्ष्य एक परियोजना योजना को कैसे पेश करना है ताकि यह आपके ग्राहक को आकर्षित करे और उसकी रुचि को चित्रित करे। अनावश्यक आंकड़े और जटिल ग्राफ अच्छे से अधिक नुकसान करेंगे।
आपकी प्रस्तुति का उद्देश्य स्पष्ट रूप से प्रक्रिया को स्पष्ट और व्याख्या करने के लिए होना चाहिए। तो, हम सुझाव देते हैं कि आप इसे सरल रखें। एक के उपयोग को रोजगारकार्य ब्रेकडाउन संरचना (डब्लूबीएस)- एक परियोजना रोडमैप की संरचना करने के लिए।
अपने गाइडरोडमैप के माध्यम से ग्राहकऔर परियोजना के सभी चरणों। एक रोडमैप आपके ग्राहक को योजना की स्पष्ट समझ देगा।
इसे सरल और प्रभावी रखने के लिए आप एक परियोजना प्रबंधन योजना के उपयोग को नियोजित कर सकते हैं जैसे कि यूडीएन कार्य प्रबंधक । क्योंयूडीएन कार्य प्रबंधकआप पूछना? हम यहां थोड़ा सा पक्षपातपूर्ण लग सकते हैं, लेकिन हमारी आंशिकता पूरी तरह से रक्षात्मक है। हमें इस पर सुनें।
शुरुआत के लिए,यूडीएन कार्य प्रबंधकइसकी परियोजना प्रबंधन योजना सरल और उपयोग करने में आसान है, बिना किसी जटिलताओं के। आप आसानी से कुछ ही चरणों में अपनी परियोजना की योजना बना सकते हैं।यूडीएन कार्य प्रबंधकका सहज एकीकरण प्रदान करता हैपरियोजना का विवरण, बिलिंग विधि, समय अवधि, और आपके टीम के सदस्यों को कार्यों का आवंटन।
तत्काल संचार और वार्तालाप के माध्यम सेचैट फ़ीचरहमारी परियोजना प्रबंधन योजना की भी गैलबल विशेषताएं हैं। यह सुविधा आपको प्रत्येक सदस्य के साथ निजी रूप से संवाद करने की अनुमति देती है, डेटा साझा करती है औरफ़ाइलें, और भी बहुत कुछ।
यूडीएन कार्य प्रबंधकपरियोजना योजना उपकरणआपके सदस्यों को कार्यों की संरचना, योजना और आवंटित करने में भी मदद करता है। इसके अलावा, आप यह भी कर सकते हैंकार्यों को विभाजित करें, प्रत्येक कार्य के लिए संसाधन असाइन करें, समय की बाधाएं जोड़ें, औरटू-डू सूचियां बनाएं। आपकी परियोजना योजना न केवल सरलीकृत है बल्कि डिलिवरेबल्स के समय पर पूरा होने की भी गारंटी देती है।
इनमें से प्रत्येक विशेषता, संक्षेप में, आपके दिमाग को अस्वीकार करने में मदद करता है। वे आपको अपने पवित्र संगठन और सरल संरचना के साथ ध्यान केंद्रित करने में मदद करते हैं।
उद्देश्य जानकारी के एक चिकनी प्रवाह को सुनिश्चित करते समय सब कुछ आसानी से समझने योग्य रखना है।
गैंट चार्ट के माध्यम से दृश्य प्रतिनिधित्वकेक पर टुकड़े की तरह काम करता है। गैंट चार्ट प्रत्येक कार्य के लिए मील का पत्थर स्थापित करने में मदद करते हैं, प्राथमिकता की स्थिति निर्धारित करते हैं, बजट ट्रैक इत्यादि।
आप कार्य के चरणों और प्रत्येक कार्य के लिए अवधि को हाइलाइट करने वाले वर्कफ़्लो आरेख भी बना सकते हैं। ए दृश्य प्रतिनिधित्वआपके ग्राहक को कार्यों की निर्भरता, अवधि और अनुक्रमों की पहचान करने में मदद करेगा।
जब आप प्रस्तुति की तैयारी कर रहे हैं, तो परियोजना योजना को पेश करने के बारे में सोचते हुए, अपने ग्राहक को पूरी तरह से अनजान के रूप में सोचेंयोजना का कार्य। सावधानी से अपनी परियोजना को शुरुआत से अंत तक का वर्णन करें। उसे ऐसा होना चाहिएपूरी प्रक्रिया से अवगतऔर सब कुछ कैसे आएगा।
जब आप इसमें हों, तो उसे बताएं कि आपने इस परियोजना की योजना क्यों बनाई है। यदि यह पहले कुछ कोशिश और परीक्षण किया जाता है, तो अपने क्लाइंट को सूचित करें कि इसने पिछली परियोजनाओं पर कैसे काम किया है और यह आपकी परियोजना पर भी क्यों काम करेगा।
यदि आपने एक नया दृष्टिकोण लागू किया है, तो आपके द्वारा अद्वितीय मार्ग लेने का फैसला किए गए कारणों को स्पष्ट करें और यह कैसे फायदेमंद होगा।
परियोजना के सभी चरणों की समीक्षा करें। प्रत्येक कार्य, कार्यों का अनुक्रम, समय लेगा, और प्रत्येक कार्य के असाइनियों को समझाना महत्वपूर्ण है। इन विवरणों के बारे में उन्हें सूचित करने के बाद आप प्रत्येक कार्य के WHYS की व्याख्या कर सकते हैं।
आपके ग्राहक को एक या दो कार्यों पर स्पष्टीकरण की आवश्यकता हो सकती है या इसे एक विशिष्ट टीम के सदस्य को सौंपा गया था या इसमें कम या ज्यादा समय क्यों लगता है। चिंता न करें, ये प्रश्न एक प्रतिज्ञान हैं कि ग्राहक आपकी परियोजना में रूचि रखता है।
यदि आप कर सकते हैं, तो समान अनुभव साझा करें। योजना में उनके आत्मविश्वास को बनाने के लिए उन्हें दस्तावेजों या फ़ाइलों को दिखाते हैं कि इस विशेष दृष्टिकोण ने पिछली परियोजनाओं पर कैसे काम किया है। दृश्य सबूत आपके विश्वास में और आपके द्वारा किए गए काम में वृद्धि करेंगे।
अपने ग्राहक को शिक्षित करना उनके विश्वास को जीतने के लिए आवश्यक है। अपनी रुचि जगाने से, आप अपनी योजना की सफलता की संभावनाओं को बढ़ा रहे हैं।
आपकी परियोजना दो-तरफा प्रक्रिया है। हर एकमील का पत्थर आप पूरा करते हैंग्राहक से अनुमोदन की जरूरत है। यदि परियोजना के किसी भी चरण में, ग्राहक अपनी प्रतिक्रिया देने के लिए थोड़ा लंबा समय लेता है, तो आप अगले चरण के लिए आपकी समयसीमा को याद कर सकते हैं।
समय पर प्रतिक्रिया और समीक्षा महत्वपूर्ण हैं ताकि आप वापस न हों, और प्रक्रिया उतनी चिकनी हो जितनी हो सके। ऐसा करने के लिए, अपने ग्राहक से प्रतिक्रिया के लिए समय अनुमान शामिल करें। एक बार जब आपका ग्राहक अपनी जिम्मेदारियों और अपेक्षाओं से अवगत हो जाता है, तो यह सुनिश्चित करने के लिए कड़ी मेहनत करेगा कि काम में कोई अंतराल नहीं है।
अपनी सहकर्मियों से मेल खाना काम को तेज करेगा और किसी और चीज की तुलना में अधिक उपयोगी परिणाम देगा।
अपनी प्रस्तुति में सभी निर्भरताओं को इंगित करना सुनिश्चित करें। परियोजना की योजना को इस तरह से प्रस्तुत करें ताकि वह अपनी जिम्मेदारियों को जान सके। उन्हें बताएं कि क्या होता है यदि उनके अंत में देरी हो या यह आपके काम को कैसे प्रभावित कर सके।
साथ ही, सुनिश्चित करें कि वह आपकी परियोजना के कमजोर बिंदुओं या संभावित खतरों को जानता है ताकि दोनों पक्ष तदनुसार खुद को तैयार कर सकें।
निर्भरताओं को हाइलाइट करेंजल्दी ही ताकि हर कोई संभावित जोखिमों से अवगत हो। यह बदले में, उन्हें अप्रत्याशित परिस्थितियों के लिए तैयार रखेगा और वे अपने रास्ते से लड़ने के लिए तैयार होंगे।
अपने ग्राहक को अपने सदस्यों की क्षमता को जानने दें। आपके ग्राहकों के पास नहीं हैआपके संसाधनों के साथ बातचीत, इसलिए वे आपके टीम के सदस्यों की योग्यता से अनजान हैं।
उन्हें एक टीम के रूप में चर्चा की गई चीज़ों को बताएं और आपने जो निर्णय लिया है, उन्हें क्यों मिला।
वे परियोजना के मानव पहलू को जानने में रुचि नहीं ले सकते हैं लेकिन आपके हिस्से पर थोड़ा सा प्रयास उन्हें आपके द्वारा किए गए कार्यों में अधिक अंतर्दृष्टि प्रदान करेगा। वह भी सक्षम हो सकता हैअपनी टीम से जुड़ेंऔर उनके काम को भी समझें।
उन्हें अपनी टीम की क्षमता के बारे में जागरूक करना उन्हें बताएगा कि आपकी तरफ से क्या उम्मीद करनी है और वे आपके काम को कैसे अनुकूलित कर सकते हैं।
सिर्फ इसलिए कि आपने परियोजना के सभी पहलुओं को प्रस्तुत किया है इसका मतलब यह नहीं है कि आप कोई और संशोधन नहीं कर सकते हैं। आपकी परियोजना सही नहीं है, इसे शायद प्रत्येक चरण में समायोजन की आवश्यकता होगी।
प्रक्रिया में, आपको चीजों को करने का एक और व्यवहार्य तरीका मिल सकता है या यह संसाधन सोच सकता हैइस कार्य को पिछले एक से अधिक सूट करता है। आप किसी भी और हर परिवर्तन करने के लिए स्वतंत्र हैं। सबसे अच्छा तरीका ढूंढना और आपके लक्ष्यों के सफल समापन के लिए एक कार्य करने के लिए सबसे अच्छा व्यक्ति महत्वपूर्ण है।
जब तक का परिणामपरियोजना लाभदायक है, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस विधि का उपयोग करते हैं या आपके द्वारा नियोजित संसाधन।
100% की योजना बनाने के लिए यह महत्वपूर्ण नहीं है। आप हमेशा अप्रत्याशित और अप्रत्याशित स्थितियों से ग्रस्त होते हैं। अपरिहार्य को दूर करने के लिए आप क्या कर सकते हैं, फिर से प्रयास करने के लिए और जितनी जल्दी हो सके ट्रैक पर वापस आएं।
अपने ग्राहक और अपनी टीम में परिवर्तनों को संवाद करना याद रखें। सभी को अपडेट और सूचित रखेंपरियोजना की प्रगतिऔर सब कुछ कैसे आ रहा है।
सुविधाओं की यह सूची उम्मीद है कि इस प्रश्न का उत्तर दें। 'एक परियोजना योजना कैसे प्रस्तुत करें?'। आपकी प्रस्तुति में इन सुविधाओं को शामिल करना आपके ग्राहक पर एक अच्छी और स्थायी प्रभाव बनाने में मदद मिलेगी। आप केवल सौदा जीत नहीं सकते हैं लेकिन कुछ तारीफ भी कमा सकते हैं!
अपनी खुद की परियोजना योजना बनाओयूडीएन कार्य प्रबंधक
साथयूडीएन कार्य प्रबंधक, आप अपनी परियोजना योजना बना सकते हैं और अपनी टीम को अपेक्षाकृत आसानी से प्रबंधित कर सकते हैं।
शुरू करना आसान है; पर लॉग इन करेंwww.ntaskmanager.comएक मुफ्त खाते के लिए साइन अप करने के लिए। हमारे पास पीएमएस के लिए एक समर्पित फीचर-सेट है जो एक साथ संलग्न होना चाहते हैंपरियोजना नियोजन गतिविधियां, रोड मैपिंग, और टीम प्रबंधन।
यहां इस मजबूत परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर समाधान की कुछ प्रमुख हाइलाइट्स हैं:
कुल मिलाकर, दीर्घकालिक सफलता सुनिश्चित करने के लिए परियोजना नियोजन महत्वपूर्ण है। हालांकि, यह परियोजना प्रबंधकों के लिए स्वाभाविक रूप से नहीं आता है। आपको विकसित उद्योग मानकों को अनुकूलित करने की आवश्यकता है।
बने रहिए; सुधारने के लिए स्वतंत्र महसूस करें और हमेशा सर्वोत्तम परिणामों के लिए हितधारकों से परामर्श लें।
प्रसन्नयूडीएन कार्य प्रबंधकआईएनजी!
