Etter å ha utarbeidet en upåklagelig prosjektplan, er neste trinn å presentere det til kundene dine. Dette er vendepunktet, da PMS har å håndtere den gamle gamle '[1. 3]Hvordan presentere en prosjektplan effektivt
Etter å ha utarbeidet en upåklagelig prosjektplan, er neste trinn å presentere det til kundene dine. Dette er vendepunktet, da PMS har å håndtere den gamle gamle '[1. 3]Hvordan presentere en prosjektplan effektivt
Å presentere en prosjektplan krever mer enn bare PowerPoint-lysbilder.
Siden en god presentasjon kan vinne deg en avtale med kundene dine, må du være forberedt på alt. Din presentasjon skal kommunisere alt effektivt . Din klient skal ha en klar forståelse av alle detaljene som planen antyder.
Hvorfor er effektiv kommunikasjon så viktig? Dine klienter må forstå de svært intricacies av planen. Din presentasjon må tjene formålet med å gjøre dem oppmerksomme på alle prosessene. De kan ikke være klar over de tekniske egenskapene, slik at presentasjonen din skal få dem mer kjent med detaljene.
Videre minimerer du meldingen din på tvers før du legger grunnlaget også sjansen for feil i fremtiden. Når klientene dine har forstått metodisk innsats av arbeidet ditt, kan du starte implementering av planen .
Et annet pluss punkt i en prosjektplan presentasjon er at det bidrar til å bygge tillit mellom begge parter. Når du presenterer en prosjektplan, blir begge partene oppmerksomme på deres ansvar og vet hva de kan forvente fra den andre parten.
Å vite det nitty-gritty av hvordan man presenterer en prosjektplan er viktig for å lykkes med et forslag. Her er en liste over ting du kan gjøre for å fullføre detaljene i prosjektplanen din og sannsynligvis vinne deg selv en avtale:
En presentasjon bør være enkel nok til å bli forstått av alle. Drukning av klienten din i komplekse data og et kjedelig sett med figurer er ute av spørsmålet med mindre du planlegger å skremme din klient unna.
Målet ditt er å finne ut hvordan du presenterer en prosjektplan, slik at den tiltrekker klienten din og pikket hans interesse. Unødvendig statistikk og komplekse grafer vil gjøre mer skade enn godt.
Formålet med presentasjonen din bør være å avklare og forklare prosessen i detalj. Så, vi foreslår at du holder det enkelt. Ansett bruk av a Arbeidsbreddestruktur (WBS) - å strukturere et prosjekt veikart.
Guide din klient gjennom veikartet og alle faser av prosjektet. En veikart vil gi din klient en klar forståelse av planen.
For å holde det enkelt og effektivt kan du bruke bruken av en prosjekthåndteringsplan som UDN Task Manager . Hvorfor UDN Task Manager du spør? Vi kan virke litt partisk her, men vår partialitet er helt forsvarlig. Hør oss ut på denne.
For nybegynnere, UDN Task Manager Prosjektstyringsplanen er enkel og enkel å bruke, uten kompleksiteter. Du kan enkelt planlegge prosjektet ditt på bare noen få skritt. UDN Task Manager tilbyr uanstrengt integrasjon av Detaljer om prosjektet , faktureringsmetoden, tidsvarigheten og tildelingen av oppgavene til dine lagmedlemmer.
Umiddelbar kommunikasjon og samtale via chat-funksjonen er også baggable funksjoner i vår prosjektledelsesplan. Denne funksjonen lar deg privat kommunisere med hvert medlem, dele data og filer , og mye mer.
UDN Task Manager 'S prosjektplanverktøy Hjelper også i strukturering, planlegging og tildeling av oppgaver til dine medlemmer. Videre kan du også del opp oppgavene , Tilordne ressurser til hver oppgave, legg til tidsbegrensninger, og Opprett å gjøre lister . Prosjektplanen din er ikke bare forenklet, men garanterer også rettidig fullføring av leveransen.
Hver av disse funksjonene bidrar i hovedsak å redusere tankene dine. De hjelper deg med å holde deg fokusert på sin ulastelige organisasjon og enkel struktur.
Målet er å holde alt lett forståelig samtidig som det sikres en jevn informasjon.
Visuell representasjon via Gantt-diagrammer Fungerer som glasur på kaken. Gantt-diagrammer bidrar til å sette milepæler for hver oppgave, sett prioritetsstatus, spore budsjettering, etc.
Du kan også opprette et arbeidsflytdiagram som markerer fasene i oppgaven og varigheten for hver oppgave. EN visuell representasjon Vil hjelpe kunden din identifisere avhengighetene, varigheten og sekvensene i oppgavene.
Når du forbereder presentasjonen, tenker du på hvordan du presenterer prosjektplanen, tenk på din klient som noen helt uvitende om Arbeid av planen . Beskriv forsiktig prosjektet ditt fra starten til slutten. Han burde være klar over hele prosessen og hvordan alt kommer til å komme.
Mens du er på det, fortell ham hvorfor du planla prosjektet slik du gjorde. Hvis det er noe prøvd og testet tidligere, informer kunden om hvordan dette har jobbet med tidligere prosjekter, og hvorfor det vil fungere på prosjektet ditt også.
Hvis du har brukt en ny tilnærming, belyser du grunnene til at du bestemte deg for å ta en unik sti og hvordan det vil være gunstig.
Se gjennom alle faser av prosjektet. Det er viktig å forklare hver oppgave, sekvensen av oppgavene, den tiden det vil ta, og tildelingsene til hver oppgave. Etter å ha informert dem om disse detaljene, kan du forklare whys av hver oppgave.
Din klient kan trenge en forklaring på en eller to av oppgavene, eller hvorfor det ble tildelt et bestemt lagmedlem eller hvorfor tar det mer eller mindre tid. Ikke bekymre deg, disse spørsmålene er en bekreftelse på at klienten er interessert i prosjektet ditt.
Hvis du kan, del lignende erfaringer. Å bygge sin tillit til planen viser dem dokumenter eller filer som forklarer hvordan denne spesielle tilnærmingen har jobbet med tidligere prosjekter. Visuelle bevis vil øke sin tillit til deg og det arbeidet du gjør.
Å utdanne kunden din er viktig for å vinne sin tillit. Ved å vekke sin interesse, øker du sjansene for suksess for planen din.
Ditt prosjekt er en toveis prosess. Hver Milestone du fullfører trenger godkjenning fra klienten. Hvis i en hvilken som helst fase av prosjektet, tar klienten litt for lang tid til å levere sin tilbakemelding, du kan savne din frist for neste fase.
Tidlig tilbakemelding og gjennomgang er viktig, slik at du ikke holdes tilbake, og prosessen er så jevn som den kan være. For å gjøre det, inkluderer tidsrestimater for tilbakemelding fra klienten din. Når klienten din er klar over hans ansvar og forventninger, vil han jobbe hardere for å sikre at det ikke er noen bortfall i arbeidet.
Matchende dine synergier vil øke hastigheten på arbeidet og vil gi mer fruktbare resultater enn noe annet.
Pass på å påpeke alle avhengighetene i presentasjonen din. Present prosjektplanen på en slik måte at han kjenner sitt ansvar. Fortell dem hva som skjer hvis det er en forsinkelse på slutten eller hvordan det kan påvirke arbeidet ditt.
Sørg også for at han kjenner de svake punktene i prosjektet eller de potensielle truslene slik at begge parter kan forberede seg i henhold til dette.
Markere avhengighetene tidlig på at alle er klar over de potensielle risikoene. Dette vil i sin tur holde dem forberedt på uforutsette omstendigheter, og de vil være klare til å kjempe seg gjennom.
La kunden din vite evnen til dine medlemmer. Dine kunder har hatt nei samspill med ressursene dine , så de er uvitende om kompetansen til dine lagmedlemmer.
La dem få vite hva du diskuterte som et lag og hvorfor du tok de avgjørelsene du gjorde.
De kan ikke være interessert i å kjenne det menneskelige aspektet av prosjektet, men en liten innsats fra din side vil gi dem mer innsikt i arbeidet du gjør. Han kan også være i stand til Koble til med laget ditt og forstå deres arbeid også.
Å gjøre dem oppmerksomme på potensialet i teamet ditt, vil gi dem beskjed om hva de kan forvente fra din side og hvordan de kan optimalisere arbeidet ditt.
Bare fordi du har presentert alle aspektene av prosjektet, betyr det ikke at du ikke kan gjøre flere endringer. Prosjektet ditt er ikke perfekt, det vil trolig trenge justeringer på hvert trinn.
Mens du er i gang, kan du finne en mer gjennomførbar måte å gjøre ting på eller tenke på denne ressursen passer denne oppgaven mer enn den forrige . Du er fri til å gjøre noen endringer. Å finne den beste metoden og den beste personen å gjøre en oppgave er viktig for vellykket gjennomføring av dine mål.
Så lenge utfallet av prosjektet er lønnsomt , det spiller ingen rolle hvilken metode du bruker eller ressursene du bruker.
Det er ikke viktig å holde fast i plan 100%. Du er alltid utsatt for uforutsette og uforutsigbare situasjoner. Hva du kan gjøre for å overvinne den uunngåelige er, å strategisere på nytt og komme tilbake på sporet så snart som mulig.
Husk å kommunisere endringene i klienten din og laget ditt. Hold alle oppdatert og informert om Fremgang i prosjektet og hvordan alt kommer om.
Denne listen over funksjoner vil forhåpentligvis svare på spørsmålet, dvs. hvordan å presentere en prosjektplan? '. Hvis du inkorporerer disse funksjonene i presentasjonen din, vil du få hjelp til å gjøre et godt og varig inntrykk på klienten din. Du kan ikke bare vinne avtalen, men kan til og med tjene noen komplimenter!
Med UDN Task Manager , Du kan opprette prosjektplanen din og administrere teamet ditt relativt enkelt.
Komme i gang er lett; Logg inn på www.ntaskmanager.com. å registrere deg for en gratis konto. Vi har et dedikert funksjonssett for PMS som ønsker å engasjere seg i samtidig Prosjektplanleggingsaktiviteter , vei kartlegging og teamforvaltning.
Her er noen av de viktigste høydepunktene i denne robuste prosjektstyringsprogramvaren:
Samlet sett er prosjektplanlegging avgjørende for å sikre langsiktig suksess. Det kommer imidlertid ikke naturlig til prosjektledere. Du må tilpasse seg de utviklende industristandarder.
Hold på det; Du er velkommen til å improvisere og alltid konsultere interessenter for de beste resultatene.
Lykkelig UDN Task Manager ing!
Leter du etter en enkel, rask, lett, lett, lett, lett, og enkel å bruke løsning for din bedrift? Kontakt oss nå!
