Mi a közbeszerzési menedzsment és miért olyan fontos?

Összefoglaló

Beszerzési menedzsment a cselekmény megszerzése áruk, illetve szolgáltatások egy üzleti dolgozó külső forrásból. Ez a cikk tárgyalja a közbeszerzési irányítási folyamat alapvető vázlatát, és miért fontos a projektmenedzserek megértéséhez. Mindig ellenőrizze a belső jogi csapatot a beszerzési folyamat megkezdése előtt.

Ha van egy kis csapata, olyan eszközöket választ, amelyeket a napi napra szeretnél használni, olyan egyszerű, mint amennyit tud, amit akarsz, majd megvásárolja azt.

De amikor a vállalatok növekedni kezdnek, ez a folyamat fenntarthatatlanná válhat. Az eszközök szükségességét egyre összetettebbé válik, és a vállalatok szeretné a lehető legkevesebb kockázatot vállalnak, amikor egy potenciális partner.

Ezért vannak a vállalatok a beszerzési folyamatnak.

Mi a beszerzési menedzsment?

Közbeszerzési irányítás megszerzésének folyamatát áruk, illetve szolgáltatások egy üzletben cselekmények beszerzés, bérlés, vagy a szerződő külső erőforrással egy teljes projekt.

Ez a folyamat magában foglalja a különböző beszerzési tevékenység, amely magában igényeinek azonosítására egy projekt, beszerzési potenciális lehetőségek kérelem benyújtásakor a javaslatok (RFP-k), ha szükséges, és beadását beszerzések vissza a csapat. Ezt a folyamatot egy olyan csapat végezheti, amely elválasztja a terméket vagy a szolgáltatást, amely a vállalat védelme érdekében bármilyen lehetséges kockázatból védi. Mindazonáltal mindig ellenőrizze a belső jogi csapatot, hogy erősítse meg a konkrét beszerzési folyamatot a szervezetnél.

A beszerzési csapatok jellemzően a szerződéskezelés szakértői. A belső beszerzési csapat valószínűleg az egyetlen felelős szerződéstárgyalás a lehető legjobban illeszkedjen a cég igényeinek, tárgyalási árak és csomagolási információt a potenciális partner, és fut a kockázatelemzés, hogy megvédje a cég bármely potenciális veszélyek.

Jellemzően két fő oldal a beszerzésre: a front-end stratégiai beszerzés és a beszerzési menedzsment működési oldala.

Az elsődleges beszerzés az, hogy a csapat hogyan azonosítja a különböző partnereket és vállalkozásokat, amelyeket a vállalat szeretne dolgozni. Ez a folyamat általában magában beállítás minimális képzettségi, hogy a potenciális szállítók kell felelnie, és azonosítja a társaság miért igényeket, hogy egy harmadik féltől a projekt.

A közbeszerzési menedzsment működési összetevője az egyes lépések, amelyeket a vállalatnak meg kell tennie, hogy elkezdjen dolgozni egy harmadik féllel. Ezek a lépések a belső vállalati gyakorlatoktól függően változnak, de magukban foglalhatják a vásárlási megrendelések használatát, az RFP-k benyújtását, az ajánlattevőket választva, vagy idézési folyamaton keresztül.

A beszerzési folyamat 4 lépése

Négy fő lépéseket beszerzési csapat vesz a beszerzési folyamatot. Itt van egy alapvető vázlat annak, hogy a közbeszerzési projektcsapat hogyan megy keresztül a projekt befejezéséhez szükséges anyagok beszerzésének lépésein. Mindig ellenőrizze a belső jogi csapatait, hogy irányítsd a vállalat beszerzési gyakorlatait és politikáit.

1. Hozzon létre egy közbeszerzési irányítási tervet

Ez a beszerzési menedzsment kezdeti szakasza. Közbeszerzési csapatok általában az érdekeltekkel, hogy meghatározzák, mit erőforrásokat a csapatnak szüksége van egy teljes projekt. A közbeszerzési csapat az egész projekt egészére néz, és azonosítja a potenciális megoldásokat. Olyan eszközök, mint a beszerzési irányítási rendszerek, vagyMunkakezelő rendszereksegíthet a beszerzési csapat fontos dokumentumokat, mint RFPs és beszerzési igények ugyanazon a helyen.

A belső beszerzési szakemberek valószínűleg értékelni forrásokat a cég jelenleg viszont ahhoz képest, amit a csapat keres. Ha ez költséghatékonyabb az erőforrások, hogy a csapat a kezét, akkor valószínűleg arra utalnak, hogy amellett, hogy tárgyal a költségeket, amikor megvitatják lehetőségeket az ajánlattevőkkel.

Ez a szakasz a közbeszerzési terv alapvető kérdéseire is válaszol. Ezek a kérdések tartalmazhatnak:

Az érdekelteknek szüksége van erre az erőforrásra egy adott időpontban?

Lesz egy konkrét folyamat, hogy a csapat hogyan értékeli a különböző lehetőségeket?

Vajon a csapat kiadja az RFP-t a potenciális beszállítóknak?

2. Végezzen beszerzéseket

Ebben a szakaszban a közbeszerzési csapat tipikusan egy döntést hajt végre. A belső jogi csoport végigvezeti Önt, hogyan kell gyűjteni az ajánlatokat, és segít a csapat értékeli a különböző lehetőségek állnak rendelkezésre.

Nézd meg, hogy a belső csapat útmutatást melyik lehetőség felel meg legjobban igényeinek. Miután kiválasztotta az értékesítőt, a belső jogi csapata segíteni fog a tárgyalások és a szerződés aláírásához, amint a szerződés megfelel a projekt igényeinek. Ez a folyamat általában végződik a dokumentumot, mint egy megrendelést, hogy lezárjuk az összes részletet az üzlet - a vételi megbízás tartalmazhat részleteket az ár, a mennyiség, a termék szállítási ütemtervét, és milyen a kifizetést.

3. Adminisztráció (vagy vezérlése) beszerzés

Attól függően, hogy milyen típusú terméket beszerez, ez a szakasz, amelyben a csapat végrehajtja az újonnan beszerzett vásárlástprojekt terv. Ez azt jelentheti, hogy a vállalkozók új csoportjának kezelése és képzése, új szoftverek telepítése, vagy a nyersanyagok mozgatása új termékké alakuljon.

Ebben a szakaszban jó ötlet, hogy valósítsunk be valamilyen formátváltozáskezelésa folyamatba. Ez különösen igaz, ha további csapat tagokat adsz a munkafolyamatba. Ez lehetővé teszi, hogy nyomon kövesse üzleti tevékenységét, és ellenőrizze, hogy az új beszerzések megváltoztak-e. Például, ha egy csapat szerzi az új automatizálási gép egy futószalag, ezért fontos, hogy figyelemmel kíséri a különbség a termelési hozzáadása előtt és után a gép. Ez a különbség pontosan azt jelenti, hogy mennyire hatással volt a gépnek a működésére.

4. Közeli beszerzések

A tárgyalási szakaszban a belső jogi csapata és a szállító kölcsönösen egyetért a "befejezett munka". Aztán, ha mindkét fél eléri a színpadon, ahol a tényleges munka befejeződött, a belső jogi csoport jellemzően véglegesíti minden papírmunka, és végezze el a kötelezettség alóli felmentést, ha szükséges.

Jellemzően mindkét fél biztosítja, hogy minden befejeződött a szerződéses megállapodások szerint.

A projektmenedzser szerepe a beszerzési folyamat során

A projekt menedzserfelelős a projekt menténProjekt menetrend, és az érdekeltek és más csapattagok frissítéseinek kezelése a beszerzési folyamat során. Azonban a nagy részét a beszerzési folyamat kellene irányítania a belső jogi csoport, összhangban a cég irányelveinek.

A projektmenedzser fő felelőssége a közbeszerzési folyamat során az, hogy segítsen koordinálni az információkat a közbeszerzési csapatnak, és bármi, amire szükség lehet, hogy egy RFP-t vagy szerződést továbbítson a következő szakaszba. Ha a közbeszerzési csoportnak konkrét információra van szüksége a projekt igényei tekintetében, a projektvezető segíthet összegyűjteni és megosztani az információkat.

Néhány cég elkötelezett beszerzési szoftver, hogy az információk a beszerzési osztály szervezett. Mások egyszerűsíthetik az információkat egy olyan munkagazdálkodási eszköz használatával, amely megtarthatja a nagyobbatProjekt mérföldkövek, Szállítóinformációk és az érdekeltekstátusz frissítésekmindegyik egy helyen.

Munkakezelő eszközök, mint például UDN feladatkezelő Segíthet a dokumentumok, például a közbeszerzési szerződések, az RFP-k és a fontos ellenőrzések tartásában olyan helyen, ahol az érdekeltek hozzáférhetnek az információhoz. Ha készen áll, próbálja meg ma az ingyenes RFP sablonunkat.