Mikä on hankintahallinta ja miksi se on niin tärkeä?

Yhteenveto

Hankintamenettely on tavaroiden tai palvelujen hankkiminen yritykselle työskentelemällä ulkoisen lähteen kanssa. Tässä artikkelissa käsitellään hankintojen hallintaprosessin peruspiirteitä ja miksi on tärkeää, että projektipäälliköt ymmärtävät. Tarkista aina sisäisen oikeudellisen joukkueesi ennen hankintaprosessin aloittamista.

Kun sinulla on pieni joukkue, valitsemalla työkaluja, jotka haluat käyttää päivittäisessä, on yhtä helppoa kuin tiedät mitä haluat ja ostaa sen.

Mutta kun yritykset alkavat kasvaa, tämä prosessi voi tulla kestämättömäksi. Työkalujen tarve muuttuu monimutkaisemmiksi ja yritykset haluavat minimoida riskin määrän, kun he työskentelevät mahdollisen kumppanin kanssa.

Siksi yrityksillä on hankintaprosessin omistautuneet ryhmät.

Mikä on hankintahallinta?

Hankintahallinta on prosessi tavaroiden tai palvelujen hankkimisprosessia liiketoiminnalle ostotoimilla, vuokraamalla tai sopimuksella ulkoisen resurssin kanssa hankkeen suorittamiseksi.

Tämä prosessi sisältää erilaisia ​​hankintoja koskevia toimintoja, joihin voi kuulua hankkeen tarpeiden tunnistaminen, mahdollisten vaihtoehtojen hankinta, tarvittaessa ehdotuspyyntö (RFP) tarvittaessa ja hankintojen hallinnointi takaisin tiimille. Tämä prosessi voidaan tehdä sellaisen ryhmän, joka on erillään tuotteesta tai palvelusta pyytämällä yritystä yrityksen suojelemiseksi mahdollisista riskeistä. Tarkista aina sisäisestä oikeudellisesta tiimistäsi vahvistamaan organisaatiosi erityinen hankintaprosessi.

Hankintaryhmät ovat tyypillisesti sopimuksen hallinnassa asiantuntijoita. Sisäinen hankintatiimi on todennäköisesti vastuussa sopimuksista, jotka sopivat parhaiten yrityksesi tarpeisiin, neuvottelemaan hinnoittelu- ja pakkaustietosi potentiaalisen kumppanin kanssa ja riskianalyysi suojella yrityksesi mahdollisista uhista.

Hankinnassa on tyypillisesti kaksi pääosaa: etupään strateginen hankinta ja hankintojen hallinnan operatiivinen puoli.

Etupään hankinta on, miten tiimi koskee eri kumppaneiden ja yritysten tunnistamista, joita yrityksesi haluaa työskennellä. Tämä prosessi liittyy tavallisesti vähimmäistutkimukseen, jonka mukaan mahdollisten toimittajien on täytettävä ja tunnistavat, miksi yrityksen on saatettava kolmannen osapuolen toimittaja hankkeeseen.

Hankintamenettelyn operatiivinen osa on yksittäiset vaiheet yrityksen on ryhdyttävä tekemään kolmannen osapuolen työskentelyä. Nämä vaiheet vaihtelevat sisäisten yrityskäytäntöjesi mukaan, mutta ne voivat sisältää ostotilausten käyttäminen, RFP: n lähettäminen, tarjoajien valitseminen tai lainausprosessin kautta.

4 vaihetta hankintaprosessista

On neljä päävaiheenvaiheen, että hankintaryhmät ottavat hankintamenettelyn. Tässä on peruspiirros siitä, miten hankintaprojektin tiimi kulkee projektin suorittamiseen tarvittavien materiaalien hankkimiseksi. Tarkista aina sisäisen oikeudellisen tiimin kanssa opastusta yrityksesi hankintakäytännöistä ja politiikoista.

1. Luo hankinnan hallintasuunnitelma

Tämä on hankintamenettelyn alkuvaihe. Hankintaryhmät työskentelevät tyypillisesti sidosryhmien kanssa tunnistamaan, mitä resursseja joukkueen tarvitsee suorittaa hankkeen. Hankintaryhmä tarkastelee kokonaishanketta kokonaisuutena ja tunnistaa mahdolliset ratkaisut. Työkalut, kuten hankintajärjestelmät taiTyöhallintajärjestelmätVoi auttaa hankintatiimiä pitämään tärkeitä asiakirjoja, kuten RFPS- ja ostopäätöksiä samassa paikassa.

Sisäiset hankintaalan ammattilaiset arvioivat todennäköisesti resursseja, joita yritys on tällä hetkellä kädessä verrattuna siihen, mitä tiimi etsii. Jos se on kustannustehokkaampaa käyttää resursseja, joita joukkue on käsillä, he todennäköisesti ehdottavat sitä neuvottelukustannusten lisäksi, kun he keskustelevat tarjoajien vaihtoehdoista.

Tämä vaihe vastaa myös hankintasuunnitelman peruskysymyksiin. Nämä kysymykset voivat sisältää:

Onko sidosryhmien tarve tätä resurssia tietyllä päivämäärällä?

Onko olemassa erityinen prosessi siitä, miten tiimi arvioi eri vaihtoehtoja?

Onko tiimisi vapauttaa RFP potentiaalisille toimittajille?

2. Suorita hankintoja

Tämän vaiheen aikana hankintatiimi tekee yleensä päätöksestä. Sisäinen oikeudellinen tiimi ohjaa sinua, miten kerätä tarjouksia ja auttaa tiimisi arvioimaan eri vaihtoehtoja.

Katso sisäiseen tiimisi opastusta siitä, mikä vaihtoehto sopii parhaiten tarpeisiisi. Kun olet valinnut myyjän, sisäinen oikeudellinen tiimi auttaa sinua siirtymään neuvotteluihin ja sopimuksen allekirjoittamiseen heti, kun sopimus vastaa hankkeen tarpeita. Tämä prosessi päättyy tyypillisesti asiakirjan, kuten ostotilauksen, joka tiivistää kaikki yksityiskohdat - ostotilaus voi sisältää yksityiskohtia hinnasta, määrästä, tuotteen toimituksen aikataulusta ja miten maksu tehdään.

3. Hallinnoi (tai valvonta) hankinta

Riippuen tuotteen tyypistä, joukkueesi hankkii, tämä on vaihe, jossa joukkue toteuttaa juuri hankitun ostamisenprojekti suunnitelma. Tämä voi tarkoittaa uutta urakoitsijoiden hallintaa ja koulutusta, uuden ohjelmiston asentamista tai raaka-aineiden siirtämistä uudeksi tuotteeksi.

Tämän vaiheen aikana on hyvä ajatus toteuttaa jonkinlaista muotoamuutoksen hallintaprosessiin. Tämä pätee erityisesti, jos lisäät lisää tiimin jäseniä työnkulkuun. Näin voit seurata liiketoimintasi ja tarkistaa, onko uudet hankinnat muuttaneet mitään. Esimerkiksi jos joukkue hankkii uuden automaation koneita kokoonpanolinjalla, on tärkeää seurata erilainen valmistusmenetelmä ennen ja lisäämisen jälkeen koneita. Tämä ero edustaa täsmällisesti, kuinka paljon vaikutusta koneesi teki operaatiosi.

4. Suljetut hankinnat

Neuvotteluvaiheen aikana sisäinen oikeudellinen tiimi ja myyjä sopivat keskenään, mikä on "valmis työskentelee". Sitten, kun molemmat osapuolet pääsevät vaiheeseen, jossa todellinen työ on valmis, sisäinen oikeudellinen tiimi täyttää tyypillisesti kaikki paperityöt ja voi suorittaa vapautuksen tarvittaessa.

Tyypillisesti molemmat osapuolet varmistavat, että kaikki on suoritettu sopimussuhteiden mukaan.

Hankkeen johtajan rooli hankintaprosessin aikana

A projektipäällikköon vastuussa projektin siirtämisestäHankkeen aikatauluja sidosryhmien ja muiden tiimin jäsenten päivitysten hallinta hankintaprosessissa. Kuitenkin suurin osa hankintaprosessista pitäisi hoitaa sisäinen oikeudellinen tiimi yritysten politiikan mukaisesti.

Projektipäällikön päävastuu hankintaprosessin aikana on auttaa koordinoimaan tietoja hankintatiimille ja kaikki, mitä he tarvitsevat työntää RFP: tä tai sopimusta eteenpäin seuraavaan vaiheeseen. Jos hankintatiimi tarvitsee erityisiä tietoja hankkeen tarpeista, projektipäällikkö voi auttaa keräämään ja jakamaan kyseisiä tietoja.

Jotkut yritykset käyttävät omistettuja hankintoja hallintaohjelmistoja järjestäytyneen hankintaosaston tietojen säilyttämiseksi. Toiset voivat tehostaa tietoja työvälineen avulla, joka voi pitää suurinaHankkeen virstanpylväät, toimittajan tiedot ja sidosryhmäTilapäivityksetkaikki yhdessä paikassa.

Työnhallintatyökalut kuten UDN-tehtävähallinta voi auttaa pitämään asiakirjoja, kuten hankintasopimuksia, RFP: tä ja tärkeitä tarkastuksia yhdessä paikassa, jossa sidosryhmät voivat käyttää näitä tietoja. Jos olet valmis aloittamaan, kokeile ilmaista RFP-mallia tänään.