Quản lý mua sắm là gì và tại sao nó rất quan trọng?

Tóm lược

Quản lý mua sắm là hành động lấy hàng hóa hoặc dịch vụ cho một doanh nghiệp bằng cách làm việc với một nguồn bên ngoài. Bài viết này thảo luận về phác thảo cơ bản của quy trình quản lý mua sắm và tại sao nó quan trọng đối với các nhà quản lý dự án hiểu. Luôn luôn kiểm tra với nhóm pháp lý nội bộ của bạn trước khi bắt đầu quá trình mua sắm.

Khi bạn có một nhóm nhỏ, chọn các công cụ mà bạn muốn sử dụng cho hàng ngày để dễ dàng như biết những gì bạn muốn và sau đó mua nó.

Nhưng khi các công ty bắt đầu phát triển, quá trình này có thể trở nên không bền vững. Sự cần thiết của các công cụ trở nên phức tạp hơn và các công ty muốn giảm thiểu số lượng rủi ro mà họ đảm nhận khi làm việc với một đối tác tiềm năng.

Đây là lý do tại sao các công ty có các đội dành riêng cho quá trình mua sắm.

Quản lý mua sắm là gì?

Quản lý mua sắm là quá trình lấy hàng hóa hoặc dịch vụ cho một doanh nghiệp thông qua các hành vi mua, thuê, hoặc ký hợp đồng với một nguồn lực bên ngoài để hoàn thành một dự án.

Quá trình này bao gồm nhiều hoạt động mua sắm khác nhau, có thể bao gồm xác định nhu cầu của một dự án, tìm nguồn cung ứng các tùy chọn tiềm năng, gửi yêu cầu đề xuất (RFP) nếu cần và quản lý các chương trình mua lại cho nhóm. Quá trình này có thể được thực hiện bởi một nhóm tách biệt với một nhóm yêu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ trong nỗ lực bảo vệ công ty khỏi bất kỳ rủi ro tiềm ẩn nào. Tuy nhiên, luôn luôn kiểm tra với nhóm pháp lý nội bộ của bạn để xác nhận quy trình mua sắm cụ thể tại tổ chức của bạn.

Đội tuyển mua thường là các chuyên gia trong quản lý hợp đồng. Nhóm mua sắm nội bộ của bạn có thể sẽ là người chịu trách nhiệm đàm phán hợp đồng phù hợp nhất với nhu cầu của công ty, thương lượng về giá cả và thông tin đóng gói với đối tác tiềm năng của bạn và thực hiện phân tích rủi ro để bảo vệ công ty của bạn khỏi bất kỳ mối đe dọa tiềm năng nào.

Thông thường có hai mặt chính để mua sắm: tìm nguồn cung ứng chiến lược trước và phía hoạt động của quản lý mua sắm.

Nguồn cung ứng trước là cách nhóm đi về việc xác định các đối tác và doanh nghiệp khác nhau mà công ty của bạn muốn làm việc cùng. Quá trình này thường liên quan đến việc thiết lập trình độ tối thiểu mà các nhà cung cấp tiềm năng cần đáp ứng và xác định lý do tại sao công ty cần mang theo một nhà cung cấp của bên thứ ba cho một dự án.

Thành phần hoạt động của quản lý mua sắm là các bước riêng tư mà một công ty cần phải bắt đầu làm việc với bên thứ ba. Các bước này khác nhau tùy thuộc vào thực tiễn công ty nội bộ của bạn, nhưng chúng có thể bao gồm sử dụng các đơn đặt hàng, gửi RFP, chọn nhà thầu hoặc đi qua quy trình trích dẫn.

4 bước của quá trình mua sắm

Có bốn bước chính mà các nhóm mua sắm sẽ tham gia vào một quy trình quản lý mua sắm. Dưới đây là một phác thảo cơ bản về cách một nhóm dự án mua sắm sẽ trải qua các bước của các tài liệu mua sắm cần thiết để hoàn thành một dự án. Luôn kiểm tra với nhóm pháp lý nội bộ của bạn để được hướng dẫn về các hành vi và chính sách mua sắm của công ty bạn.

1. Tạo kế hoạch quản lý mua sắm

Đây là giai đoạn ban đầu của quản lý mua sắm. Các nhóm mua sắm thường làm việc với các bên liên quan để xác định những tài nguyên mà nhóm cần hoàn thành một dự án. Nhóm mua sắm sẽ xem xét toàn bộ dự án và xác định các giải pháp tiềm năng. Các công cụ như hệ thống quản lý mua sắm hoặc Hệ thống quản lý công việc có thể giúp nhóm mua sắm của bạn giữ các tài liệu quan trọng như RFP và các yêu cầu mua ở cùng một nơi.

Các chuyên gia mua sắm nội bộ của bạn có thể sẽ đánh giá các nguồn lực mà công ty hiện đang có trong tay so với những gì đội đang tìm kiếm. Nếu nó hiệu quả hơn về chi phí để sử dụng các tài nguyên mà nhóm có trong tay, họ có thể sẽ đề xuất nó ngoài việc đàm phán chi phí xuống khi họ thảo luận về các tùy chọn với các nhà thầu.

Giai đoạn này cũng sẽ trả lời các câu hỏi cơ bản về kế hoạch mua sắm. Những câu hỏi này có thể bao gồm:

Sẽ có một quy trình cụ thể về cách nhóm đánh giá các tùy chọn khác nhau?

2. Tiến hành mua sắm

Trong giai đoạn này, nhóm mua sắm thường sẽ thực hiện theo quyết định. Nhóm pháp lý nội bộ của bạn sẽ hướng dẫn bạn cách thu thập hồ sơ dự thầu và giúp nhóm của bạn đánh giá các tùy chọn khác nhau có sẵn.

Hãy xem nhóm nội bộ của bạn để được hướng dẫn về tùy chọn nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Khi bạn đã chọn một nhà cung cấp, nhóm pháp lý nội bộ của bạn sẽ giúp bạn chuyển sang các cuộc đàm phán và ký hợp đồng ngay khi hợp đồng phù hợp với nhu cầu của dự án. Quá trình này thường kết thúc bằng một tài liệu như một đơn đặt hàng để niêm phong tất cả các chi tiết của thỏa thuận - Đơn đặt hàng có thể bao gồm các chi tiết về giá, số lượng, dòng thời gian phân phối sản phẩm và cách thanh toán sẽ được thực hiện.

3. Quản trị (hoặc kiểm soát) mua sắm

Tùy thuộc vào loại sản phẩm, nhóm của bạn đang mua sắm, đây là giai đoạn trong đó nhóm thực hiện mua hàng mới mua vào bạn Kế hoạch dự án . Điều này có thể có nghĩa là quản lý và đào tạo một nhóm nhà thầu mới, cài đặt phần mềm mới hoặc di chuyển nguyên liệu thô để biến chúng thành một sản phẩm mới.

Trong giai đoạn này, đó là một ý tưởng tốt để thực hiện một số hình thức thay đổi cách quản lý vào quá trình của bạn. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn đang thêm các thành viên trong nhóm bổ sung vào quy trình làm việc của mình. Điều này sẽ cho phép bạn theo dõi các hoạt động kinh doanh của mình và xác minh xem các chương trình mới đã thay đổi bất cứ điều gì. Ví dụ: nếu một nhóm mua máy móc tự động mới cho một dây chuyền lắp ráp, điều quan trọng là giám sát sự khác biệt trong sản xuất trước và sau khi thêm máy móc. Sự khác biệt này đại diện chính xác bao nhiêu tác động đến máy móc đã làm cho hoạt động của bạn.

4. Đóng KIỂM TRA

Trong giai đoạn đàm phán, nhóm pháp lý nội bộ và nhà cung cấp của bạn sẽ đồng ý lẫn nhau về những gì tạo thành công việc đã hoàn thành. Sau đó, một khi cả hai bên đã đạt đến giai đoạn hoàn tất công việc thực tế, nhóm pháp lý nội bộ của bạn thường sẽ hoàn thiện bất kỳ giấy tờ nào và có thể thực hiện giải phóng trách nhiệm pháp lý, nếu cần thiết.

Thông thường, cả hai bên sẽ đảm bảo rằng mọi thứ được hoàn thành theo các thỏa thuận hợp đồng.

Vai trò của người quản lý dự án trong quá trình mua sắm

MỘT quản lý dự án chịu trách nhiệm di chuyển một dự án dọc theo Lịch trình dự án và quản lý các bản cập nhật cho các bên liên quan và các thành viên trong nhóm khác khi nói đến quy trình mua sắm. Tuy nhiên, phần lớn của quá trình mua sắm nên được điều hành bởi nhóm pháp lý nội bộ của bạn, theo chính sách của công ty bạn.

Trách nhiệm chính của người quản lý dự án trong quá trình mua sắm là giúp phối hợp thông tin cho nhóm mua sắm và bất cứ điều gì họ có thể cần phải đẩy RFP hoặc hợp đồng chuyển tiếp vào giai đoạn tiếp theo. Nếu nhóm mua sắm cần thông tin cụ thể về nhu cầu của dự án, người quản lý dự án có thể giúp thu thập và chia sẻ thông tin đó.

Một số công ty sử dụng phần mềm quản lý mua sắm chuyên dụng để giữ thông tin cho bộ phận mua hàng được tổ chức. Những người khác có thể hợp lý hóa thông tin bằng cách sử dụng một công cụ quản lý công việc có thể giữ chính mốc dự án , Thông tin nhà cung cấp và các bên liên quan cập nhật trạng thái tất cả ở một địa điểm.

Công cụ quản lý công việc như Quản lý tác vụ UDN Có thể giúp giữ các tài liệu như hợp đồng mua sắm, RFP và kiểm toán quan trọng ở một nơi mà các bên liên quan có thể truy cập thông tin đó. Nếu bạn đã sẵn sàng để bắt đầu, hãy thử mẫu RFP miễn phí của chúng tôi ngay hôm nay.