Tedarik yönetimi nedir ve neden bu kadar önemli?

Özet

Tedarik yönetimi, harici bir kaynakla çalışarak bir işletme için mal veya hizmet alma eylemidir. Bu makalede, tedarik yönetimi sürecinin temel taslağını ve proje yöneticilerinin neden anlamaları önemlidir. Tedarik sürecine başlamadan önce daima dahili yasal ekibinizle kontrol edin.

Küçük bir ekibiniz olduğunda, günden güne kullanmak istediğiniz araçları seçmek istediğinizi bilmek ve daha sonra satın almak kadar kolaydır.

Ancak şirketler büyümeye başladığında, bu süreç sürdürülemez hale gelebilir. Araçlara ihtiyaç daha fazla karmaşık hale gelir ve şirketler, potansiyel bir ortakla çalışırken, üstlendikleri risk miktarını en aza indirmek istiyor.

Bu nedenle şirketlerin tedarik sürecine adanmış ekipleri var.

Tedarik yönetimi nedir?

Tedarik yönetimi, bir projeyi tamamlamak için harici bir kaynakla satın alma, kiralama veya sözleşme eylemleri ile bir işletme için mal veya hizmet alma sürecidir.

Bu işlem, bir projenin ihtiyaçlarını belirleyebilen, potansiyel seçenekleri tanımlayan, ihtiyaç duyulursa (RFP'ler) talebi gönderebilen çeşitli tedarik faaliyetlerini içerir; Bu işlem, ürünü veya hizmeti talep eden bir ekip tarafından, firmayı herhangi bir potansiyel riskten korumak için bir ekip tarafından yapılabilir. Ancak, kuruluşunuzdaki özel tedarik sürecini onaylamak için daima dahili yasal ekibinizle kontrol edin.

Tedarik takımları genellikle sözleşme yönetiminde uzmandır. İç Tedarik ekibiniz muhtemelen, şirketinizin ihtiyaçlarını en iyi şekilde sığdırmak, potansiyel ortağınızla fiyatlandırma ve paketleme bilgilerini müzakere etmek ve şirketinizi herhangi bir potansiyel tehditten korumak için bir risk analizi yürütmek için sözleşmelerin müzakere edilmekten sorumlu olanı olacaktır.

Tedarik için tipik olarak iki ana taraf vardır: ön uç stratejik kaynak ve tedarik yönetiminin operasyonel tarafı vardır.

Ön uç kaynak, ekibin, şirketinizin çalışmak istediği farklı ortakları ve işletmeleri tanımlamaya nasıl gidiyordur. Bu işlem genellikle potansiyel satıcıların, şirketin bir proje için üçüncü taraf bir satıcıyı neden vermesi gerektiğini karşılaması ve tanımlamaları gerektiği asgari niteliklerin belirlenmesini içerir.

Satın alma yönetiminin operasyonel bileşeni, bir şirketin üçüncü bir tarafla çalışmaya başlamak için alması gereken bireysel adımlardır. Bu adımlar, dahili şirket uygulamalarına bağlı olarak değişir, ancak satınalma siparişlerini kullanmayı, RFP'leri kullanma, teklif sahiplerini seçerek veya bir alıntı işleminden geçişi içerebilir.

Tedarik sürecinin 4 aşaması

Satınalma ekiplerinin bir tedarik yönetimi sürecinde alacağı dört ana adım vardır. İşte bir tedarik projesi ekibinin, bir projeyi tamamlamak için gereken tedarik malzemeleri adımlarından geçeceği temel bir taslaktır. Şirketinizin tedarik uygulamaları ve politikalarında rehberlik için daima iç hukuk ekibinize danışın.

1. Bir Tedarik Yönetimi Planı Oluşturun

Bu, tedarik yönetiminin ilk aşamasıdır. Tedarik takımları, takımın hangi kaynakların bir projeyi tamamlaması gerektiğini belirlemek için genellikle paydaşlarla birlikte çalışır. Satın alma ekibi genel projeye bir bütün olarak bakacak ve potansiyel çözümleri belirleyecektir. Satınalma Yönetim Sistemleri veyaİş Yönetim SistemleriTedarik ekibinizin RFP'ler gibi önemli belgeleri ve satın alma taleplerini aynı yerde tutmasına yardımcı olabilir.

İç tedarik profesyonelleriniz, şirketin şu anda ekibin aradığı şeyle karşılaştırıldığında, şirketin yanında olduğu kaynakları değerlendirecektir. Ekibin elinizde olduğu kaynakları kullanmak daha uygun maliyetlise, teklif sahipleriyle seçenekleri tartıştıklarında müzakere maliyetlerinin düşmesine ek olarak bunu önereceklerdir.

Bu aşama, tedarik planıyla ilgili temel soruları da yanıtlayacaktır. Bu sorular şunları içerebilir:

Paydaşların bu kaynağa belirli bir tarihle ihtiyacı var mı?

Ekibin farklı seçenekleri nasıl değerlendirdiği belirli bir süreç olacak mı?

Ekibiniz potansiyel tedarikçilere bir RFP yayınlayacak mı?

2. İhale yapmak

Bu aşamada, Tedarik ekibi genellikle bir kararda yürütecektir. Dahili Hukuk Takımı, teklifleri nasıl toplayacağınızı ve ekibinizin mevcut seçenekleri değerlendirmesine nasıl yardımcı olacaktır.

Hangi seçeneğin ihtiyaçlarınıza en uygun olan hakkında rehberlik için iç ekinize bakın. Bir satıcıyı seçtikten sonra, iç hukuk ekibiniz, sözleşme proje ihtiyaçları ile eşleşmez müzakerelere ve sözleşme imzalamaya devam etmenize yardımcı olacaktır. Bu işlem tipik olarak, anlaşmanın tüm ayrıntılarını mühürlemek için bir satınalma siparişi gibi bir belge ile biter - Satınalma siparişi, fiyat, miktar, ürün teslim zaman çizelgesi ve ödemenin nasıl yapılacağı hakkında ayrıntılı bilgi içerebilir.

3. Tedariki uygulayın (veya kontrol)

Ekibinizin tedarik edilmesi gereken ürünün türüne bağlı olarak, bu, ekibin yeni tedarik edilen satın alımın içine girme aşamasıdır.proje planı. Bu, yeni bir müteahhit ekibini yönetmek ve eğitmek, yeni bir yazılım yüklemek veya hammaddeleri yeni bir ürüne dönüştürmek anlamına gelebilir.

Bu aşamada, bir formun uygulanması iyi bir fikirdir.değiştirme yönetimisürecinize. Bu, özellikle iş akışınıza ek ekip üyeleri ekliyorsanız geçerlidir. Bu, iş operasyonlarınızı izlemenize ve yeni alımların hiçbir şeyi değiştirip değiştirmediğini doğrulamanıza izin verecektir. Örneğin, bir ekip bir montaj hattı için yeni otomasyon makineleri tedarik ederse, makine eklemeden önce ve sonra üretimdeki farkı izlemek önemlidir. Bu fark, makinenin kullanımınıza ne kadar etkilediğini tam olarak temsil eder.

4. Yakın tedarik

Müzakere aşamasında, iç hukuk ekibiniz ve satıcınız, "tamamlanan işi" neyin oluşturduğu hakkında karşılıklı olarak kabul edecektir. Ardından, her iki taraf da gerçek çalışmanın tamamlandığı sahneye ulaştığında, dahili yasal ekibiniz tipik olarak herhangi bir evrak işlemi sonlandırır ve gerekirse bir sorumluluk serbest bırakılabilir.

Tipik olarak, her iki taraf da her şeyin sözleşmeli anlaşmalara göre tamamlanmasını sağlayacaktır.

Proje yöneticisinin tedarik sürecinde rolü

A proje Müdürübir projeyi hareket ettirmekten sorumludurProje takvimiSatın alma sürecine gelince, paydaşlar ve diğer ekip üyeleri için güncellemeleri yönetmek. Bununla birlikte, tedarik sürecinin büyük kısmı, şirket politikalarınıza uygun olarak, Dahili Hukuk Ekibiniz tarafından yapılmalıdır.

Proje Yöneticisinin tedarik sürecinde temel sorumluluğu, bilgi alım ekibine ve bir RFP'yi veya bir sözleşmeyi bir sonraki aşamaya itmeleri için ihtiyaç duyabilecekleri bir şeyin koordine etmelerine yardımcı olmaktır. Satınalma ekibinin projenin ihtiyaçları hakkında özel bilgilere ihtiyacı varsa, Proje Yöneticisi bu bilgiyi toplamaya ve paylaşmanıza yardımcı olabilir.

Bazı şirketler, organize edilen satın alma departmanı için bilgi tutmak için özel tedarik yönetimi yazılımı kullanırlar. Diğerleri, ana tutabilecek bir iş yönetimi aracı kullanarak bilgi düzenleyebilirProje'de önemli aşamalar, satıcı bilgileri ve paydaşdurum güncellemelerihepsi bir yerde.

Gibi iş yönetimi araçları UDN Görev Yöneticisi Tedarik sözleşmeleri, RFP'ler ve önemli denetimler gibi belgeleri paydaşların bu bilgiye erişebilecekleri bir yerde tutmanıza yardımcı olabilir. Başlamaya hazırsanız, bugün ücretsiz RFP şablonumuzu deneyin.