ما هي إدارة المشتريات ولماذا الأمر مهم جدا؟
ملخص
إدارة المشتريات هي فعل الحصول على سلع أو خدمات لعمل تجاري من خلال العمل مع مصدر خارجي. تتناول هذه المقالة الخطوط العريضة الأساسية لعملية إدارة المشتريات ولماذا من المهم لمديرو المشاريع أن يفهموا. تحقق دائما مع فريقك القانوني الداخلي قبل بدء عملية الشراء.
عندما يكون لديك فريق صغير، فإن اختيار الأدوات التي ترغب في استخدامها في يومك أمرا سهلا مثل معرفة ما تريد ثم شراءه.
ولكن عندما تبدأ الشركات في النمو، قد تصبح هذه العملية غير مستدامة. تصبح الحاجة إلى الأدوات أكثر تعقيدا وتريد الشركات تقليل مقدار المخاطر التي يتخذها عند العمل مع شريك محتمل.
هذا هو السبب في أن الشركات لديها فرق مخصصة لعملية الشراء.
ما هي إدارة المشتريات؟
إدارة المشتريات هي عملية الحصول على سلع أو خدمات لأعمال تجارية من خلال أعمال الشراء أو الاستئجار أو التعاقد مع مورد خارجي لإكمال مشروع.
تتضمن هذه العملية مجموعة متنوعة من أنشطة المشتريات، والتي يمكن أن تشمل تحديد احتياجات المشروع، ومصادر الخيارات المحتملة، وتقديم طلب للمقترحات (RFP) إذا لزم الأمر، وإدارة المشتريات مرة أخرى إلى الفريق. قد تتم هذه العملية من قبل فريق منفصل عن المرء الذي يطلب من المنتج أو الخدمة في محاولة لحماية الشركة من أي مخاطر محتملة. ومع ذلك، تحقق دائما مع فريقك القانوني الداخلي لتأكيد عملية الشراء المحددة في مؤسستك.
فرق المشتريات عادة ما تكون خبراء في إدارة العقود. من المحتمل أن يكون فريق المشتريات الداخلي الخاص بك هو المسؤول عن التفاوض بشأن عقود التفاوض على أفضل احتياجات شركتك، والتفاوض على معلومات التسعير والتعبئة مع شريكك المحتمل، وتشغيل تحليل مخاطر لحماية شركتك من أي تهديدات محتملة.
عادة ما يكون هناك جانبان رئيسيان للمشتريات: المصادر الاستراتيجية الأمامية والجانب التشغيلي لإدارة المشتريات.
مصادر الواجهة الأمامية هي الطريقة التي يدور فيها الفريق بتحديد الشركاء والأعمال التجارية المختلفة التي تريدها أن تعمل شركتك. عادة ما تتضمن هذه العملية تحديد الحد الأدنى من المؤهلات التي يجب على البائعين المحتملين أن يجتمعوا وتحديد سبب احتياجات الشركة من إحضار بائع طرف ثالث في مشروع.
العنصر التشغيلي لإدارة المشتريات هو الخطوات الفردية، تحتاج الشركة إلى البدء في العمل مع طرف ثالث. تختلف هذه الخطوات اعتمادا على ممارسات الشركة الداخلية الخاصة بك، ولكنها قد تتضمن استخدام أوامر الشراء أو تقديم RFPS أو اختيار مقدمي العروض أو المرور بعملية اقتباس.
4 خطوات عملية الشراء
هناك أربع خطوات رئيسية ستستغرق فرق المشتريات في عملية إدارة المشتريات. فيما يلي الخطوط العريضة الأساسية لكيفية تابعة فريق مشروع المشتريات من خلال خطوات شراء المواد اللازمة لإكمال مشروع. تحقق دائما مع فريقك القانوني الداخلي للحصول على إرشادات حول ممارسات وسياسات الشراء الخاصة بشركتك.
1. إنشاء خطة إدارة المشتريات
هذه هي المرحلة الأولية لإدارة المشتريات. تعمل فرق المشتريات عادة مع أصحاب المصلحة لتحديد الموارد التي يحتاجها الفريق لإكمال مشروع. سينظر فريق المشتريات إلى المشروع العام ككل وتحديد الحلول المحتملة. أدوات مثل أنظمة إدارة المشتريات أونظم إدارة العمليمكن أن تساعد فريق المشتريات الخاص بك على الحفاظ على وثائق مهمة مثل RFPs وشراء الطلبات في نفس المكان.
من المحتمل أن تقييم المتخصصين في المشتريات الداخلية من المرجح أن تقييم الموارد التي تقدمها الشركة حاليا مقارنة بما يبحث عنه الفريق. إذا كان الأمر أكثر فعالية من حيث التكلفة استخدام الموارد التي يتعين على الفريق، فمن المحتمل أن تشير إليها بالإضافة إلى التفاوض على تكاليفها عند مناقشة الخيارات مع مقدمي العروض.
ستجيب هذه المرحلة أيضا على الأسئلة الأساسية حول خطة المشتريات. قد تشمل هذه الأسئلة:
هل يحتاج أصحاب المصلحة إلى هذا المورد موعد محدد؟
هل ستكون هناك عملية محددة لكيفية تقييم الفريق خيارات مختلفة؟
هل سيقوم فريقك بإصدار RFP للموردين المحتملين؟
2. إجراء المشتريات
خلال هذه المرحلة، سينفذ فريق المشتريات عادة في قرار. سيقوم فريقك القانوني الداخلي بإرشادك حول كيفية جمع العطاءات ومساعدة فريقك على تقييم الخيارات المختلفة المتاحة.
انظر إلى فريقك الداخلي للحصول على إرشادات حول أي خيار يناسب احتياجاتك. بمجرد تحديد البائع، سيساعدك الفريق القانوني الداخلي الخاص بك في الانتقال إلى المفاوضات والعقد التوقيع بمجرد مطابقة العقد مع احتياجات المشروع. تنتهي هذه العملية عادة بمستند كأداة شراء لختم جميع تفاصيل الصفقة - قد يتضمن أمر الشراء تفاصيل حول السعر والكمية ومولدة تسليم المنتجات، وكيف سيتم إجراء الدفع.
3. إدارة (أو السيطرة) المشتريات
اعتمادا على نوع المنتج الخاص بك هو الشراء، هذه هي المرحلة التي ينفذ فيها الفريق الشراء الذي تم شراؤه حديثا خطة المشروع وبعد قد يعني ذلك إدارة وتدريب فريق جديد من المقاولين أو تثبيت برنامج جديد أو نقل المواد الخام لتحويلها إلى منتج جديد.
خلال هذه المرحلة، من الجيد تنفيذ شكل من أشكالإدارة التغييرفي العملية الخاصة بك. هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت تضيف أعضاء فريق إضافي في سير العمل الخاص بك. سيسمح لك ذلك بمراقبة عمليات عملك والتحقق مما إذا كانت المشتريات الجديدة غيرت أي شيء. على سبيل المثال، إذا طالب الفريق آلات الأتمتة الجديدة لسطر التجميع، فمن المهم مراقبة الفرق في الإنتاج قبل إضافة الآلات. يمثل هذا الاختلاف بالضبط مقدار التأثير الذي فعله الآلات لعملتك.
4. إغلاق المشتريات
خلال مرحلة التفاوض، سيتفق فريقك القانوني الداخلي وبائعك على ما يشكل "عمل مكتمل". بعد ذلك، بمجرد الوصول إلى المرحلة التي يتم فيها إكمال العمل الفعلي، سيعمل الفريق القانوني الداخلي عادة على الانتهاء من أي أعمال ورقية وقد يؤدي إلى إجراء الإفراج عن المسؤولية، إذا لزم الأمر.
عادة، سيضمن الجانبان كلا الجانبين إكمال كل شيء وفقا للاتفاقيات المتعاقد عليها.
دور مدير المشروع خلال عملية الشراء
أ مدير المشروع هو المسؤول عن تحريك مشروع على طولالجدول الزمنى للمشروعوإدارة التحديثات لأصحاب المصلحة وأعضاء الفريق الآخرين عندما يتعلق الأمر بعملية الشراء. ومع ذلك، ينبغي تشغيل الجزء الأكبر من عملية الشراء من قبل فريقك القانوني الداخلي، وفقا لسياسات شركتك.
المسؤولية الرئيسية مدير المشروع أثناء عملية الشراء هي المساعدة في تنسيق المعلومات إلى فريق المشتريات وأي شيء قد يحتاجه إلى دفع طلب تقديم العروض أو العقد إلى الأمام إلى المرحلة التالية. إذا كان فريق المشتريات يحتاج إلى معلومات محددة فيما يتعلق باحتياجات المشروع، فيمكن أن يساعد مدير المشروع في جمع هذه المعلومات ومشاركتها.
تستخدم بعض الشركات برنامجا مخصصا لإدارة المشتريات للحفاظ على معلومات قسم المشتريات المنظمة. قد يقوم الآخرون بتبسيط المعلومات باستخدام أداة إدارة العمل التي يمكن أن تبقي التخصصمعالم المشروعمعلومات البائعين وأصحاب المصلحةتحديثات الحالةكل ذلك في مكان واحد.
أدوات إدارة العمل مثل UDN مدير المهام يمكن أن تساعد في الحفاظ على وثائق مثل عقود المشتريات و RFPs والتدقيق الهامة في مكان واحد حيث يمكن لأصحاب المصلحة الوصول إلى هذه المعلومات. إذا كنت مستعدا للبدء، فجرب قالب RFP المجاني اليوم.
