O que é o gerenciamento de aquisições e por que é tão importante?

Resumo

O gerenciamento de aquisições é o ato de obter bens ou serviços para um negócio, trabalhando com uma fonte externa. Este artigo discute o esboço básico do processo de gerenciamento de aquisições e por que é importante para os gerentes de projetos entenderem. Sempre verifique com sua equipe jurídica interna antes de iniciar o processo de aquisição.

Quando você tem uma equipe pequena, escolhendo ferramentas que você deseja usar para o seu dia-a-dia é tão fácil quanto saber o que você quer e depois a comprá-lo.

Mas quando as empresas começam a crescer, esse processo pode se tornar insustentável. A necessidade de ferramentas se torna mais complexas e as empresas querem minimizar a quantidade de risco que assumem quando se trabalha com um parceiro em potencial.

É por isso que as empresas têm equipes dedicadas ao processo de aquisição.

O que é o gerenciamento de aquisições?

O gerenciamento de aquisições é o processo de obtenção de bens ou serviços para um negócio através dos atos de compra, aluguel ou contratação com um recurso externo para concluir um projeto.

Esse processo envolve uma variedade de atividades de aquisição, que pode incluir identificar as necessidades de um projeto, fornecendo opções potenciais, submetendo uma solicitação de propostas (RFPs), se necessário, e administrar aquisições de volta para a equipe. Esse processo pode ser feito por uma equipe separada do que solicitando o produto ou serviço em um esforço para proteger a empresa de qualquer risco potencial. No entanto, sempre verifique com sua equipe jurídica interna para confirmar o processo de aquisição específico em sua organização.

As equipes de aquisição são tipicamente especialistas em gerenciamento de contratos. Sua equipe de aquisição interna provavelmente será a responsável por negociar contratos para melhor atender às necessidades de sua empresa, negociando informações de preços e embalagens com seu parceiro em potencial, e executando uma análise de risco para proteger sua empresa de quaisquer ameaças potenciais.

Há tipicamente dois lados principais para aquisição: a fonte estratégica front-end e o lado operacional da gestão de aquisições.

Sourcing front-end é como a equipe entra em identificar os diferentes parceiros e empresas que sua empresa quer trabalhar. Esse processo geralmente envolve a definição de qualificações mínimas que os fornecedores potenciais devem atender e identificar por que a empresa precisa trazer um fornecedor de terceiros para um projeto.

O componente operacional do gerenciamento de aquisições é a etapa individual que uma empresa precisa para começar a trabalhar com um terceiro. Essas etapas variam dependendo de suas práticas internas da empresa, mas podem incluir usando pedidos, enviando RFPs, escolhendo licitantes ou passando por um processo de citamento.

4 etapas do processo de aquisição

Existem quatro etapas principais que as equipes de aquisição receberão um processo de gerenciamento de compras. Aqui está um esboço básico de como uma equipe de projeto de aquisição passaria pelas etapas de obter materiais necessários para concluir um projeto. Sempre verifique com sua equipe jurídica interna para orientação sobre as práticas e políticas de aquisição da sua empresa.

1. Crie um plano de gerenciamento de compras

Este é o estágio inicial do gerenciamento de aquisições. As equipes de aquisição normalmente trabalham com as partes interessadas para identificar quais recursos a equipe precisa concluir um projeto. A equipe de aquisição analisará o projeto geral como um todo e identificará soluções potenciais. Ferramentas como sistemas de gerenciamento de compras ouSistemas de Gestão de Trabalho.Pode ajudar sua equipe de aquisição a manter documentos importantes como RFPs e requisições de compra no mesmo local.

Seus profissionais de aquisição interna provavelmente avaliarão os recursos que a empresa atualmente tem na mão em comparação com o que a equipe está procurando. Se for mais rentável usar recursos que a equipe tem em mãos, eles provavelmente sugerem, além de negociar custos quando discutirem opções com os licitantes.

Esta fase também responderá às perguntas básicas sobre o plano de aquisição. Essas perguntas podem incluir:

As partes interessadas precisam desse recurso por uma data específica?

Haverá um processo específico para como a equipe avalia opções diferentes?

Sua equipe liberará uma RFP para potenciais fornecedores?

2. Conduzir aquisições

Durante este estágio, a equipe de aquisição normalmente executará em uma decisão. Sua equipe legal interna irá guiá-lo sobre como reunir lances e ajudar sua equipe a avaliar as diferentes opções disponíveis.

Olhe para sua equipe interna para orientação sobre qual opção melhor se adapta às suas necessidades. Depois de selecionar um fornecedor, sua equipe jurídica interna ajudará você a passar as negociações e assinar o contrato assim que o contrato corresponder às necessidades do projeto. Este processo normalmente termina com um documento como um pedido de compra para selar todos os detalhes do negócio - O pedido de compra pode incluir detalhes sobre o preço, quantidade, cronograma de entrega de produto e como o pagamento será feito.

3. Administrar a aquisição (ou controle)

Dependendo do tipo de produto, sua equipe é aquisição, este é o estágio em que a equipe implementa a compra recém-adquirida em seuplano de projeto. Isso pode significar gerenciar e treinar uma nova equipe de empreiteiros, instalando novos softwares ou movendo matérias-primas para transformá-las em um novo produto.

Durante esta fase, é uma boa ideia implementar alguma forma demudar a gestãoem seu processo. Isso é especialmente verdadeiro se você estiver adicionando membros adicionais da equipe ao seu fluxo de trabalho. Isso permitirá que você monitore suas operações comerciais e verifique se as novas aquisições mudaram de alguma coisa. Por exemplo, se uma equipe adquire novas máquinas de automação para uma linha de montagem, é importante monitorar a diferença na produção antes e depois de adicionar o maquinário. Essa diferença representa exatamente quanto impacto a maquinaria fez com sua operação.

4. Procuramentos próximos.

Durante o estágio de negociação, sua equipe jurídica interna e fornecedor concordarão mutuamente sobre o que constitui "trabalho concluído". Em seguida, uma vez que ambas as partes atingirem o estágio em que o trabalho real estiver concluído, sua equipe jurídica interna normalmente finalizará qualquer documento e poderá realizar uma liberação de responsabilidade, se necessário.

Normalmente, ambos os lados garantirão que tudo seja concluído de acordo com os contratos contratados.

O papel do gerente de projeto durante o processo de aquisição

UMAgestor de projetoé responsável por mover um projeto ao longo docronograma do projetoe gerenciando atualizações para stakeholders e outros membros da equipe quando se trata do processo de aquisição. No entanto, a maior parte do processo de aquisição deve ser executada pela sua equipe jurídica interna, de acordo com as políticas da sua empresa.

A principal responsabilidade do gerente do projeto durante o processo de aquisição é ajudar a coordenar informações à equipe de aquisição e qualquer coisa que eles possam precisar empurrar uma RFP ou um contrato para a próxima etapa. Se a equipe de aquisição precisar de informações específicas sobre as necessidades do projeto, o gerente do projeto pode ajudar a reunir e compartilhar essas informações.

Algumas empresas usam software de gerenciamento de compras dedicado para manter informações para o departamento de compras organizado. Outros podem agilizar informações usando uma ferramenta de gerenciamento de trabalho que pode manter grandesMilestones do projeto, informações do fornecedor e stakeholderatualizações de statustudo em um só lugar.

Ferramentas de gerenciamento de trabalho como Gerenciador de tarefas UDN. Pode ajudar a manter documentos como contratos de aquisição, RFPs e auditorias importantes em um só lugar onde as partes interessadas podem acessar essas informações. Se você estiver pronto para começar, experimente nosso modelo RFP gratuito hoje.