การจัดการการจัดซื้อคืออะไรและทำไมจึงสำคัญ?

สรุป

การจัดการการจัดซื้อคือการกระทำของการได้รับสินค้าหรือบริการสำหรับธุรกิจโดยการทำงานกับแหล่งภายนอก บทความนี้กล่าวถึงโครงร่างพื้นฐานของกระบวนการจัดการการจัดซื้อและสาเหตุที่สำคัญสำหรับผู้จัดการโครงการที่จะเข้าใจ ตรวจสอบกับทีมงานกฎหมายภายในของคุณเสมอก่อนเริ่มกระบวนการจัดซื้อ

เมื่อคุณมีทีมเล็ก ๆ การเลือกเครื่องมือที่คุณต้องการใช้สำหรับวันต่อวันของคุณนั้นง่ายเหมือนรู้ว่าคุณต้องการอะไรแล้วซื้อ

แต่เมื่อ บริษัท เริ่มเติบโตกระบวนการนี้อาจไม่ยั่งยืน ความต้องการเครื่องมือที่ซับซ้อนยิ่งขึ้นและ บริษัท ต้องการลดจำนวนความเสี่ยงที่พวกเขาทำเมื่อทำงานกับพันธมิตรที่มีศักยภาพ

นี่คือเหตุผลที่ บริษัท มีทีมที่ทุ่มเทให้กับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

การจัดการการจัดซื้อคืออะไร?

การจัดการการจัดซื้อจัดจ้างเป็นกระบวนการของการได้รับสินค้าหรือบริการสำหรับธุรกิจผ่านการจัดซื้อการเช่าหรือการทำสัญญากับทรัพยากรภายนอกเพื่อทำโครงการให้เสร็จสมบูรณ์

กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับกิจกรรมการจัดซื้อที่หลากหลายซึ่งสามารถรวมถึงการระบุความต้องการของโครงการการจัดหาตัวเลือกที่มีศักยภาพส่งคำขอสำหรับข้อเสนอ (RFPs) หากจำเป็นและการจัดการการจัดหากลับไปที่ทีม กระบวนการนี้อาจทำได้โดยทีมแยกต่างหากจากการร้องขอผลิตภัณฑ์หรือบริการในความพยายามที่จะปกป้อง บริษัท จากความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น อย่างไรก็ตามตรวจสอบกับทีมงานกฎหมายภายในของคุณเสมอเพื่อยืนยันกระบวนการจัดซื้อเฉพาะที่องค์กรของคุณ

ทีมงานจัดซื้อจัดจ้างมักจะเป็นผู้เชี่ยวชาญในการจัดการสัญญา ทีมจัดซื้อภายในของคุณน่าจะเป็นผู้รับผิดชอบในการเจรจาสัญญาให้เหมาะสมกับความต้องการของ บริษัท ของคุณมากที่สุดการเจรจาการกำหนดราคาและข้อมูลบรรจุภัณฑ์กับพันธมิตรที่มีศักยภาพของคุณและดำเนินการวิเคราะห์ความเสี่ยงเพื่อปกป้อง บริษัท ของคุณจากภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้น

โดยทั่วไปแล้วจะมีสองด้านหลักในการจัดซื้อ: การจัดหาเชิงกลยุทธ์ด้านหน้าและด้านการดำเนินงานของการจัดการการจัดซื้อ

การจัดหา Front-end คือวิธีที่ทีมไปเกี่ยวกับการระบุพันธมิตรและธุรกิจที่แตกต่างกันที่ บริษัท ของคุณต้องการทำงานด้วย กระบวนการนี้มักจะเกี่ยวข้องกับการกำหนดคุณสมบัติขั้นต่ำที่ผู้ขายที่มีศักยภาพควรตอบสนองและระบุว่าทำไม บริษัท จึงต้องนำผู้ขายของบุคคลที่สามมาในโครงการ

องค์ประกอบการปฏิบัติงานของการจัดการการจัดซื้อคือขั้นตอนของแต่ละบุคคลที่ บริษัท ต้องใช้ในการเริ่มทำงานกับบุคคลที่สาม ขั้นตอนเหล่านี้แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับแนวทางปฏิบัติของ บริษัท ภายในของคุณ แต่พวกเขาอาจรวมถึงการใช้คำสั่งซื้อส่ง RFP การเลือกผู้ประมูลหรือดำเนินการตามกระบวนการเสนอราคา

4 ขั้นตอนของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

มีสี่ขั้นตอนหลักที่ทีมจัดซื้อจัดจ้างจะดำเนินการในกระบวนการจัดการการจัดซื้อ นี่คือโครงร่างพื้นฐานของวิธีการจัดหาทีมงานโครงการจะผ่านขั้นตอนของการจัดหาวัสดุที่จำเป็นในการทำโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ ตรวจสอบกับทีมงานกฎหมายภายในของคุณเสมอเพื่อขอคำแนะนำเกี่ยวกับการจัดหาและนโยบายของ บริษัท ของคุณ

1. สร้างแผนการจัดการการจัดซื้อ

นี่คือขั้นตอนแรกของการจัดการการจัดซื้อ โดยทั่วไปแล้วทีมงานจัดซื้องานที่ทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้เสียเพื่อระบุทรัพยากรที่ทีมต้องทำโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ ทีมงานจัดซื้อจะดูโครงการโดยรวมโดยรวมและระบุวิธีแก้ไขปัญหาที่อาจเกิดขึ้น เครื่องมือเช่นระบบการจัดการการจัดซื้อหรือระบบการจัดการงานสามารถช่วยทีมการจัดซื้อของคุณเก็บเอกสารสำคัญเช่น RFP และใบขอเสนอซื้อในที่เดียวกัน

ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อภายในของคุณน่าจะประเมินทรัพยากรที่ บริษัท มีอยู่ในขณะเดียวกันเมื่อเทียบกับสิ่งที่ทีมกำลังมองหา หากมีประสิทธิภาพมากขึ้นในการใช้ทรัพยากรที่ทีมมีอยู่ในมือพวกเขาอาจจะแนะนำนอกเหนือจากการเจรจาต่อรองต้นทุนเมื่อพวกเขาพูดถึงตัวเลือกกับผู้ประมูล

ขั้นตอนนี้จะตอบคำถามพื้นฐานเกี่ยวกับแผนการจัดซื้อจัดจ้าง คำถามเหล่านี้อาจรวมถึง:

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการทรัพยากรนี้ตามวันที่ที่ระบุหรือไม่?

จะมีกระบวนการเฉพาะสำหรับทีมที่ประเมินตัวเลือกที่แตกต่างกันอย่างไร

ทีมของคุณจะปล่อย RFP ไปยังซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพหรือไม่?

2. ดำเนินการจัดซื้อ

ในขั้นตอนนี้ทีมงานการจัดซื้อจะดำเนินการในการตัดสินใจ ทีมงานกฎหมายภายในของคุณจะแนะนำคุณเกี่ยวกับวิธีการรวบรวมการเสนอราคาและช่วยให้ทีมของคุณประเมินตัวเลือกที่แตกต่างกัน

มองไปที่ทีมภายในของคุณเพื่อขอคำแนะนำเกี่ยวกับตัวเลือกที่เหมาะกับความต้องการของคุณดีที่สุด เมื่อคุณเลือกผู้ขายทีมงานกฎหมายภายในของคุณจะช่วยให้คุณย้ายไปสู่การเจรจาต่อรองและการเซ็นสัญญาทันทีที่สัญญาตรงกับความต้องการของโครงการ กระบวนการนี้มักจะจบลงด้วยเอกสารเช่นใบสั่งซื้อเพื่อปิดรายละเอียดทั้งหมดของข้อตกลง - ใบสั่งซื้ออาจรวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับราคาปริมาณไทม์ไลน์การส่งมอบผลิตภัณฑ์และวิธีการชำระเงิน

3. การจัดการ (หรือควบคุม) การจัดซื้อจัดจ้าง

ขึ้นอยู่กับประเภทของผลิตภัณฑ์ที่ทีมของคุณได้รับการจัดหานี่เป็นขั้นตอนที่ทีมดำเนินการซื้อใหม่ให้กับคุณแผนโครงการ. นี่อาจหมายถึงการจัดการและฝึกอบรมทีมงานใหม่ของผู้รับเหมาการติดตั้งซอฟต์แวร์ใหม่หรือการย้ายวัตถุดิบเพื่อเปลี่ยนเป็นผลิตภัณฑ์ใหม่

ในช่วงนี้เป็นความคิดที่ดีที่จะใช้รูปแบบของการบริหารการเปลี่ยนแปลงเข้าไปในกระบวนการของคุณ นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังเพิ่มสมาชิกในทีมเพิ่มเติมในเวิร์กโฟลว์ของคุณ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบการดำเนินธุรกิจของคุณและตรวจสอบว่าการจัดหาใหม่มีการเปลี่ยนแปลงอะไรก็ตาม ตัวอย่างเช่นหากทีมจัดหาเครื่องจักรอัตโนมัติใหม่สำหรับสายการประกอบเป็นสิ่งสำคัญในการตรวจสอบความแตกต่างในการผลิตก่อนและหลังการเพิ่มเครื่องจักร ความแตกต่างนี้แสดงถึงจำนวนที่ส่งผลกระทบต่อเครื่องจักรในการดำเนินงานของคุณ

4. ปิดการจัดหา

ในระหว่างขั้นตอนการเจรจาต่อรองทีมงานกฎหมายและผู้ขายภายในของคุณจะเห็นด้วยกับสิ่งที่ถือว่า "งานที่เสร็จสมบูรณ์" จากนั้นเมื่อทั้งสองฝ่ายมาถึงขั้นตอนที่งานจริงเสร็จสมบูรณ์ทีมงานกฎหมายภายในของคุณมักจะทำเอกสารใด ๆ และอาจทำการปล่อยความรับผิดหากจำเป็น

โดยทั่วไปแล้วทั้งสองฝ่ายจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกอย่างเสร็จสมบูรณ์ตามข้อตกลงที่ทำสัญญา

บทบาทของผู้จัดการโครงการในระหว่างกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

ให้ผู้จัดการโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบในการย้ายโครงการไปตามตารางโปรเจ็คและการจัดการการอัปเดตสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและสมาชิกในทีมอื่น ๆ เมื่อมาถึงกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง อย่างไรก็ตามกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างจำนวนมากควรดำเนินการโดยทีมงานกฎหมายภายในของคุณตามนโยบายของ บริษัท ของคุณ

ความรับผิดชอบหลักของผู้จัดการโครงการในระหว่างกระบวนการจัดซื้อคือการช่วยประสานข้อมูลกับทีมจัดซื้อจัดจ้างและสิ่งใดก็ตามที่พวกเขาอาจต้องผลักดัน RFP หรือสัญญาไปข้างหน้าเข้าสู่ขั้นตอนต่อไป หากทีมจัดซื้อจัดจ้างต้องการข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับความต้องการของโครงการผู้จัดการโครงการสามารถช่วยรวบรวมและแบ่งปันข้อมูลนั้นได้

บาง บริษัท ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการการจัดซื้อเฉพาะเพื่อให้ข้อมูลสำหรับฝ่ายจัดซื้อที่จัดขึ้น อื่น ๆ อาจปรับปรุงข้อมูลโดยใช้เครื่องมือการจัดการงานที่สามารถเก็บหลักไว้ได้เหตุการณ์สำคัญของโครงการข้อมูลผู้ขายและผู้มีส่วนได้เสียอัพเดตสถานะทั้งหมดในที่เดียว

เครื่องมือการจัดการงานเช่น ผู้จัดการงาน UDN สามารถช่วยรักษาเอกสารเช่นสัญญาการจัดซื้อ RFP และการตรวจสอบที่สำคัญในที่เดียวที่ผู้มีส่วนได้เสียสามารถเข้าถึงข้อมูลนั้นได้ หากคุณพร้อมที่จะเริ่มต้นให้ลองใช้เทมเพลต RFP ฟรีของเราวันนี้