7 Langkah cepat dan mudah untuk membuat matriks keputusan, dengan contoh

Keputusan, keputusan, keputusan. Membuat keputusan yang baik dapat membantu Anda mengarahkan tim Anda ke arah yang benar dan mengenai tujuan Anda - tetapi bagaimana Anda tahu keputusan mana yang benar? Ketika dihadapkan dengan dua pilihan yang tampaknya sama, apakah Anda melempar koin? Melempar dadu? Minta magic 8-ball untuk bantuan?

Pengambilan keputusan adalah bagian penting dari perencanaan bisnis yang baik - tetapi bisa rumit untuk mengetahui opsi mana yang tepat. Kuncinya adalah membuat keputusan cepat tanpa tergesa-gesa, dan membuat keputusan yang tepat tanpa kehilangan kecepatan.

Jika ini terdengar seperti teka-teki yang mustahil, jangan khawatir - tidak. Dengan matriks keputusan, Anda dapat dengan cepat mengatasi pro dan kontra dari setiap opsi, timbang variabel yang berbeda, danmengambil keputusandengan cepat dan mudah.

Apa itu matriks keputusan?

Suatu keputusan matriks adalah alat untuk mengevaluasi dan memilih opsi terbaik antara berbagai pilihan. Alat ini sangat berguna jika Anda memutuskan antara lebih dari satu opsi dan ada beberapa faktor yang perlu Anda pertimbangkan untuk membuat keputusan akhir Anda.

Anda mungkin telah mendengar matriks keputusan yang disebut dengan istilah lain - meskipun mereka semua berbicara tentang hal yang sama. Beberapa nama lain untuk keputusan matriks meliputi:

Pugh Matrix.

Analisis Grid.

Teori utilitas multi-atribut

Matriks pemilihan masalah

GRID Keputusan

Kapan menggunakan matriks keputusan

Anda tidak selalu perlu menggunakan matriks keputusan. Proses ini kuat - dan relatif mudah - tetapi paling efektif ketika Anda memutuskan antara beberapa opsi yang sebanding. Jika kriteria evaluasi tidak sama antara pilihan Anda yang berbeda, maka matriks keputusan mungkin bukan alat pengambilan keputusan terbaik. Misalnya, matriks keputusan tidak akan membantu Anda memutuskan arah mana yang harus diambil untuk tim Anda untuk tahun berikutnya karena hal-hal yang Anda tentukan antara tidak sebanding.

Gunakan matriks keputusan jika Anda:

Membandingkan banyak, opsi serupa

Mempersempit berbagai opsi menjadi satu keputusan akhir

Menimbang berbagai faktor penting

Berharap untuk mendekati keputusan dari sudut pandang logis, alih-alih yang emosional atau intuitif

Jika matriks keputusan tidak tepat untuk situasi Anda saat ini, pelajari tentang pendekatan pengambilan keputusan lain di bawah ini.

Cara membuat matriks keputusan dalam 7 langkah

Matriks keputusan dapat membantu Anda mengevaluasi opsi terbaik antara berbagai pilihan, berdasarkan beberapa faktor penting dan kepentingan relatif mereka. Ada tujuh langkah untuk membuat matriks keputusan:

1. Identifikasi alternatif Anda

Matriks keputusan adalah alat yang bermanfaat untuk memutuskan opsi terbaik antara satu set pilihan serupa. Sebelum Anda dapat membangun matriks Anda, identifikasi opsi yang Anda putuskan.

Misalnya, katakanlah tim Anda meluncurkan kampanye merek baru musim panas ini. Anda perlu memutuskan vendor untuk membuat visual dan video untuk desain. Saat ini, Anda telah mengidentifikasi tiga agen desain, meskipun mereka masing-masing memiliki pro dan kontra.

2. Identifikasi pertimbangan penting

Langkah kedua untuk membangun matriks keputusan adalah untuk mengidentifikasi pertimbangan penting yang menjadi faktor ke keputusan Anda. Kumpulan kriteria ini membantu Anda mengidentifikasi keputusan terbaik dan menghindari subjektivitas.

Melanjutkan teladan kami, tim Anda telah memutuskan bahwa kriteria penting untuk memperhitungkan ketika memilih agensi desain adalah: biaya, pengalaman, komunikasi, dan ulasan pelanggan masa lalu.

3. Buat matriks keputusan Anda

Matriks keputusan adalah grid di mana Anda dapat membandingkan pertimbangan penting antara berbagai opsi.

Secara alami, kami membangun matriks keputusan kamiUDN Task Manager. . UDN Task Manager.adalahAlat Manajemen KerjaItu dapat membantu Anda mengatur dan melaksanakan pekerjaan di seluruh organisasi Anda dan menyediakan tim kejelasan yang perlu mengenai tujuan mereka lebih cepat.

Misalnya, inilah yang terlihat seperti keputusan matriks keputusan AndaUDN Task Manager.Jika Anda memutuskan antara tiga lembaga dan faktor dalam biaya, pengalaman, komunikasi, dan pelanggan Reviews:

4. Isi matriks keputusan Anda

Sekarang, tingkat setiap pertimbangan pada skala yang telah ditentukan. Jika tidak ada variasi besar antara opsi, gunakan skala 1-3, di mana tiga adalah yang terbaik. Untuk opsi lebih lanjut, gunakan skala 1-5, di mana lima adalah yang terbaik.

Di sinilah keuntungan dari matriks keputusan benar-benar mulai bersinar. Misalnya, katakanlah Anda memutuskan antara tiga lembaga dan Anda memiliki empat kriteria penting, tetapi Anda tidak membuat matriks keputusan. Begini bagaimana setiap agensi menumpuk:

Agensi 1 benar-benar hemat biaya tetapi mereka tidak memiliki banyak pengalaman. Ulasan komunikasi dan pelanggan mereka tampaknya rata-rata.

Agensi 2 tidak terlalu hemat biaya, tetapi mereka bukan agen yang paling mahal. Mereka memiliki pengalaman yang baik, dan mereka memiliki ulasan pelanggan yang hebat, tetapi komunikasi mereka sejauh ini agak kurang.

Agensi 3 adalah yang paling mahal, tetapi mereka juga memiliki pengalaman paling banyak. Komunikasi mereka sejauh ini rata-rata dan ulasan pelanggan mereka cukup bagus.

Tiga deskripsi ini semuanya relatif sama - sulit untuk memutuskan mana yang lebih baik berdasarkan paragraf pendek, terutama karena setiap agensi memiliki pro dan kontra. Atau, inilah tiga agen dan empat pertimbangan mereka terlihat pada matriks keputusan ketika peringkat dari 1-5, dengan lima menjadi yang terbaik:

5. Tambahkan berat badan

Terkadang, ada pertimbangan tertentu yang lebih penting daripada yang lain. Dalam kasus seperti itu, gunakan matriks keputusan tertimbang untuk mengidentifikasi opsi terbaik untuk Anda.

Untuk melanjutkan contoh kami, bayangkan Anda benar-benar tidak dapat melampaui anggaran Anda, jadi biaya adalah faktor penting dalam proses pengambilan keputusan Anda. Ulasan pelanggan juga penting, karena mereka memberi Anda rasa garis dasar seberapa efektif setiap badan telah di masa lalu.

Untuk menambah bobot ke matriks keputusan, tetapkan angka (antara 1-3 atau 1-5, tergantung pada berapa banyak opsi yang Anda miliki) untuk setiap pertimbangan. Kemudian dalam proses pengambilan keputusan, Anda akan melipatgandakan faktor bobot dengan setiap pertimbangan.

Inilah yang terlihat seperti dalam contoh kami:

6. Lipat gandakan skor tertimbang

Setelah Anda menerapkan skala penilaian Anda dan menetapkan bobot untuk setiap pertimbangan, gandakan bobot dengan setiap pertimbangan. Ini memastikan bahwa pertimbangan yang lebih penting diberi lebih banyak bobot, yang pada akhirnya akan membantu Anda memilih agen terbaik.

Untuk melanjutkan contoh kami, inilah tampilannya ketika Anda menerapkan skor tertimbang untuk setiap pertimbangan untuk setiap agensi:

7. Hitung skor total

Sekarang Anda telah mengalikan skor tertimbang, menambah semua pertimbangan untuk setiap agensi. Pada titik ini, Anda harus memiliki jawaban berbasis angka yang jelas untuk keputusan mana yang terbaik.

Misalnya, inilah yang terlihat seperti matriks keputusan jadi:

Seperti yang Anda lihat, Agency 2 memiliki skor tertinggi, sehingga itulah agensi yang harus Anda ikuti. Meskipun Agency 1 lebih murah, biaya rata-rata Badan 2, dikombinasikan dengan pengalaman bertahun-tahun mereka dan ulasan pelanggan Stellar menjadikannya pilihan terbaik untuk tim Anda. Yang tersisa adalah untuk menghubungi agensi dan bergerak maju dengan kampanye merek.

Contoh Matriks Keputusan

Anda dapat menggunakan matriks keputusan untuk berbagai keputusan bisnis, selama Anda menimbang opsi terbaik antara berbagai pilihan. Keputusan-keputusan ini tidak harus selalu kritis bisnis. Anda dapat menggunakan model ini untuk dengan cepat membuat keputusan sederhana juga.

Misalnya, buat matriks keputusan untuk memutuskan kursi mana yang akan Anda beli untuk pekerjaan Anda dari Pengaturan Rumah. Anda suka empat kursi yang berbeda, dan pertimbangan penting Anda adalah kenyamanan, biaya, dan ulasan.

Alternatif pengambilan keputusan

Jika metode keputusan matriks tidak benar untuk pilihan Anda, coba:

Eisenhower Matrix.

SebuahEisenhower Matrix.adalah kisi 2x2 untuk membantu Anda memprioritaskan tugas dengan urgensi dan pentingnya. Matriks ini sangat membantu jika Anda menyulap berbagai tugas yang tidak mirip dan perlu memutuskan tugas atau inisiatif mana yang berfungsi terlebih dahulu.

Di sudut kiri atas, daftar pekerjaan yang mendesak dan penting:Tugas-tugas ini adalah prioritas utama. Lakukan sekarang, atau sesegera mungkin.

Di sudut kanan atas, daftar kurang mendesak tetapi pekerjaan penting:Untuk memastikan Anda mendapatkan tugas-tugas ini, jadwalkan ke kalender Anda, atau tangkap tanggal jatuh tempo dalam aAlat Manajemen Proyek. .

Di sudut kiri bawah, daftar pekerjaan yang mendesak dan tidak penting:Tugas-tugas ini perlu dilakukan, tetapi mungkin ada orang yang lebih baik untuk pekerjaan itu. Delegasikan pekerjaan ini jika memungkinkan.

Di sudut kanan bawah, daftar pekerjaan yang kurang mendesak dan tidak penting:Menunda tugas-tugas ini, atau tidak melakukannya. Mengklarifikasi prioritas Anda dan memberi tahu anggota tim bahwa Anda tidak dapat mengerjakan sesuatu saat ini adalah salah satu cara untukmengurangi kelelahan .

Peta Analisis Pemangku Kepentingan dan Grafik RASI

Salah satu keputusan paling penting yang harus Anda buat selama proses perencanaan proyek adalah memutuskan pemangku kepentingan mana yang harus dimasukkan, dikonsultasikan, atau diinformasikan. Untuk keputusan ini, buat aPeta analisis pemangku kepentingan. Peta ini membantu Anda mengkategorikan pemangku kepentingan berdasarkan pengaruh dan minat relatif mereka.

Ada empat kategori dalam peta analisis pemangku kepentingan:

Pengaruh tinggi dan minat tinggi:Melibatkan para pemangku kepentingan ini diperencanaan proyekdan proses pengambilan keputusan.

Pengaruh Tinggi dan Bunga Rendah:Biarkan para pemangku kepentingan ini tahu tentang proyek dan memantau minat mereka jika mereka ingin menjadi lebih terlibat.

Pengaruh rendah dan minat tinggi:Simpan para pemangku kepentingan ini diinformasikan tentang proyek tersebut. Tambahkan mereka kePembaruan Status Proyek.Jadi mereka bisa tetap di loop.

Pengaruh Rendah dan Bunga Rendah:Sentuh basis dengan para pemangku kepentingan ini di pos pemeriksaan rutin, tetapi jangan terlalu khawatir tentang membuat mereka mendapat informasi.

Setelah Anda menemukan pemangku kepentingan utama Anda, Anda juga dapat membuatRACI Chart.. RACI adalah akronim yang bersangkutan untuk bertanggung jawab, akuntabel, berkonsultasi, dan diinformasikan. Grafik RASI dapat membantu Anda memutuskan siapa pembuat keputusan utama untuk setiap tugas atau inisiatif.

Sesi Brainstorming Team

Kadang-kadang cara terbaik untuk membuat keputusan adalah menjadi tuan rumah brainstorm tim kuno yang baik. Pegang sesi brainstorming papan tulis atau berbagi ide dalam alat manajemen proyek.

PadaUDN Task Manager., kami suka menggunakanPapan Kanbanuntuk sesi brainstorming dinamis. Untuk memulai, fasilitator brainstorm menciptakan papan di mana anggota tim dapat menambahkan ide, pikiran, atau umpan balik. Kemudian, setelah semua orang menambahkan ide-ide mereka, setiap anggota tim melewati dan "suka" saran individu. Kemudian, tim membahas tugas-tugas dengan yang paling suka sebagai kelompok untuk memutuskan apa yang akan bergerak maju.

Ucapkan selamat tinggal pada coin membalik untuk pengambilan keputusan

Membuat keputusan cepat adalah bagian penting dari perencanaan proyek yang baik danmanajemen proyek. Apakah Anda menggunakan matriks keputusan untuk membuat keputusan yang kompleks atau yang sederhana, alat-alat ini dapat membantu Anda mempertimbangkan faktor yang berbeda dan membuat keputusan terbaik untuk tim Anda.