DemyStifying Grup Proses PMBOK

Secara umum, proyek memerlukan lima kelompok proses - memulai,perencanaan, mengeksekusi, memantau dan mengendalikan, dan menutup. Ini dikenal sebagaiPMBok. ( Manajemen proyekTubuh pengetahuan) Kelompok proses. Meskipun banyak digunakan, bentuk manajemen proses ini sering kali membingungkan bagi manajer dan anggota tim yang baruManajemen proyek formal .

Berikut ini gambaran umum tentang apa grup proses dan bagaimana cara berhasil memasukkannya ke dalam proyek Anda.

Pengantar ke dalam kelompok proses PMBOK dan area pengetahuan

ItuInstitut Manajemen Proyek (PMI)menciptakanPMBOK (badan manajemen proyek pengetahuan). Ini terdiri dari pedoman, praktik yang disarankan, prinsip standar, dan terminologi umum untuk mengelola proyek.

Isi PMBOK awalnya dikonsolidasikan ke dalam buku yang disebut"Panduan untuk Manajemen Proyek Tubuh Pengetahuan"(umumnya dikenal sebagai panduan PMBOK), pada tahun 1996. Edisi keenam panduan ini dirilis pada 2017, danedisi ketujuh.adalahdiharapkan pada tahun 2023. .

Panduan PMBOK merangkul aPendekatan berbasis proses ke proyekpengelolaan. Ini memecah manajemen proyek menjadi 49 proses, yang kemudian dikelompokkan di bawah kelompok proses PMBOK dan area pengetahuan.

Pikirkan kelompok proses sebagai apa yang perlu Anda lakukan dan area pengetahuan seperti yang perlu Anda ketahui. Ini berkumpul dalam format matriks untuk mencakup 49 proses individu. Proses berpotongan dengan setiap kelompok proses sedemikian rupa sehingga masing-masing dari 49 proses berada di bawah satu area pengetahuan dan satu kelompok proses.

Apa kelompok proses PMBOK?

Kelompok proses lima PMBOK adalah:

Inisiasi.

Kelompok proses inisiasi umumnya adalah ketika proyek secara resmi disetujui dan menugaskan manajer proyek. Grup mencakup dua proses utama: mengembangkanPiagam proyekdan mengidentifikasi pemangku kepentingan proyek.

Dua hasil dari kelompok proses ini adalah dokumen piagam proyek danStakeholder.daftar. Daftar registrasi pemangku kepentingan siapa pemangku kepentingan proyek, apa saham mereka dalam proyek ini, dan apa yang mereka harapkan dalam hal frekuensi dan bentuk komunikasi.

Piagam proyek harus mencakup kasus bisnis untuk proyek (mengapa harus diselesaikan), serta ikhtisar tingkat tinggi proyekcakupan, menghasilkan, dan tujuan.

Biasanya, piagam proyek juga akan meliputi:

Perencanaan

Kelompok perencanaan adalah yang terbesar dari lima kelompok proses, yang terdiri dari 24 proses secara total. Kelompok proses ini dirancang untuk membantu Anda merencanakan seluruh proyek secara detail, dari ruang lingkup, jadwal, dan anggaran, hingga bagaimana Anda akan mengelola pemangku kepentingan utama. Hasil utama dari tahap perencanaan ini adalah aRencana Manajemen Proyek(PMP).

Untuk proyek yang lebih besar, PMP mungkin memiliki sub-rencana untuk lebih jauh dari beberapa area kritis, sepertiJadwal proyekataukualitaspengelolaan. Untuk proyek yang lebih kecil, proses hanya dapat ditutup dalam subbagian terpisah atau disempurnakan dalam lampiran.

PMP adalah "dokumen hidup" yang diperbarui dan direvisi di seluruh proyek sebagai perubahan terjadi.

Eksekusi

Kelompok pelaksanaan adalah tempat sebagian besar tindakan terjadi pada suatu proyek. Di mana sebagian besar anggaran dihabiskan dan di mana hasil kerja proyek yang sebenarnya diproduksi.

Grup proses eksekusi termasuk sepuluhproses manajemen proyek. Ini terutama difokuskan di sekitar mengelola kegiatan proyek dan tugas untuk memastikan kemajuan terjadi, komunikasi sedang terjadi,mempertaruhkanRespons sedang dilaksanakan, dan pemangku kepentingan sedang dilibatkan.

Peran paling penting bagi manajer proyek selama fase ini mengarahkan dan mengelola pekerjaan proyek dan mengelola pengetahuan proyek (dokumentasi persyaratan, risalah rapat, pelajaran). Tanggung jawab khas lainnya dari Manajer Proyek termasuk Mengakuisisi Sumber Daya Proyek, Mengembangkan dan mengelola tim proyek, dan mengelola komunikasi.

Mengendalikan dan memantau

Grup proses pengendalian dan pemantauan adalah yang terbesar kedua, yang berisi dua belas proses proyek. Proses-proses ini terjadi di seluruh proyek dan berada di tempat untuk memastikan ada pengawasan yang cukup. Ini juga akan membantu mengidentifikasi dan memitigasi masalah potensial.

Mau tidak mau, sesuatu yang tak terduga akan muncul selama siklus hidup proyek. Proses dalam kelompok proses ini dirancang untuk membantu Anda memperbarui paket, memodifikasi aktivitas tim Anda, dan mendapatkan semuanya kembali ke jalurnya.

Salah satu proses penting dalam kelompok ini memantau pekerjaan proyek. Ini membutuhkan pelacakan proyek keseluruhan dan aspek utamanya. Proses ini sangat penting dalam membatasi kelebihan dan kesalahan proyek. Sering,perangkat lunak manajemen proyekdigunakan untuk memantau dan melaporkan kemajuan.

Penutupan

Kelompok proses penutupan hanya memiliki satu proses utama: Tutup proyek atau fase. Proses ini melibatkan memastikan pelanggan telah menerima semua fase akhir atau hasil proyek. Dokumentasi juga harus diselesaikan dan disimpan dan setiap ujung proyek atau fase harus diikat.

Memilih metodologi Anda denganUDN Task Manager.

Ada banyak cara untuk mengelola dan mengatur proyek. Metodologi tradisional seperti air terjun dirancang untuk ditata setiaptugasdalam urutan berurutan sebelum eksekusi proyek dimulai. Awalnya, ini adalah metodologi ituProses PMBOK.dirancang di sekitar, sementara lima kelompok proses sering diperlakukan sebagai fase sekuensial.

Seiring waktu, orang-orang mengakui bahwa pendekatan terstruktur tidak berfungsi dengan baik untuk setiap proyek. Terkadang, lebihMetodologi Agile.dapat bekerja lebih baik. Sama seperti metode telah tumbuh dan berubah seiring waktu, jadi milikiProses PMBOK.. Mereka telah beradaptasi untuk bekerja dengan banyak arus utamaMetodologi Manajemen Proyek.. Jadi, apa pun metodologi proyek yang Anda pilih, Anda masih dapat dengan sukses memasukkan grup proses PMBOK.

MemilihPerangkat Lunak Manajemen ProsesItu mendukung metodologi proyek Anda pilihan dan juga menyelaraskan dengan lima kelompok proses PMBOK sangat penting untuk keberhasilan proyek.

Untung,UDN Task Manager.Perangkat lunak manajemen proyek dirancang untuk membantu Anda memasukkan grup proses PMBOK ke dalam proyek Anda, apakah Anda menggunakan air terjun, gesit, atau metodologi lain. Kenapa tidakCobalah gratis hari ini ?