Rencana Manajemen Proyek: Tujuan dan Contoh
Tanpa rencana manajemen proyek, Anda pasti akan berisiko banyak. Kadang-kadang, sebuah proyek memang melalui seluruh fase perencanaan manajemen proyek tetapi menderita karena eksekusi yang buruk.
Rencana konkret bertindak sebagai fondasi untuk proyek apa pun, terlepas dari skalanya.
Kami telah mengukur panduan ini untuk menjelaskan cara membuat dan merancang yang efektifRencana Manajemen Proyek .
Apa itu rencana manajemen proyek?
Rencana manajemen proyek menyoroti bagaimana proyek akan dilakukan, dipantau, dan dikendalikan, dimulai dari fase inisiasi, dan berjalan jauh ke produk akhir.
Perlu diingat bahwa rencana proyek Anda bertujuan untuk mendefinisikan metode yang akan digunakan tim Anda untuk mengeksekusi terstrukturKiriman tepat waktu .
Untuk itu, rencana manajemen proyek juga idealnya mencakup proses untuk mengukurAnalisis Kinerja Baseline. Melakukan hal itu membantu untuk tidak hanya mengidentifikasi daerah yang lemah selama masa pakai suatu proyek, tetapi juga memastikan keberhasilan jangka panjang terkait dengan proyek-proyek masa depan.
Perbedaan antara rencana manajemen proyek dan rencana proyek
Perbedaan antara rencana manajemen proyek dan rencana proyek tidak secle cut seperti yang Anda harapkan.
Perbedaan antara keduanya dapat sepenuhnya bergantung pada organisasi tempat Anda bekerja.
Banyak perusahaan telah terlihat menggunakan dua istilah secara bergantian untuk merujuk pada rencana yang sama.
Di sisi lain, perusahaan tertentu mengklasifikasikan keduanya sebagai rencana berbeda sama sekali.
Jika Anda melihat dua paket, berikut adalah perbedaan tertentu yang Anda catat:
Tujuan dari Rencana Manajemen Proyek
Karena Anda akan menghabiskan banyak waktu dan upaya menciptakan rencana manajemen Anda, sangat penting untuk memahami beberapa dasar.
Ada berbagai keperluan untuk menciptakan rencana manajemen. Beberapa dari mereka ditambahkan di bawah ini. Lihat!
Tujuan pertama dari menciptakan rencana manajemen cukup jelas, dan yaituRencanakan proyek Anda. Sebagai seorang manajer proyek, sebelum Anda masuk ke dalam eksekusi proyek, penting untuk merencanakan dan memahami proyek secara keseluruhan dan bagaimana hal itu akan berkembang melalui siklus hidupnya.
Ini juga merupakan manfaat dari menciptakan rencana manajemen yang dapat Anda berikan informasi dan mencerahkan sponsor proyek Anda tentang bagaimana Anda berencanaKelola proyek .
Meskipun, perlu dicatat bahwa pada saat-saat sponsor proyek berada di organisasi lain daripada yang bekerja pada proyek, dan oleh karena itu informasi tertentu dalam rencana manajemen Anda tidak selalu berlaku untuk mereka.
Rencana manajemen juga sering digunakan sebagai panduan untuk mengambil bantuan dari ketika masalah atau masalah muncul. Setiap kali masalah muncul dalam kemajuan proyek, Anda sebagai manajer proyek harus berkonsultasi dengan rencana manajemen Anda.
Pada dasarnya Anda harus memasukkan masalah seperti itu dalam rencana manajemen Anda dan membahas cara mengatasi masalah ini jika muncul.
Namun, jika itu bukan masalah dan rencana manajemen tidak menyoroti masalah khusus yang Anda hadapi, Anda harus membuat catatan dan memastikan untuk memasukkannya dalam rencana manajemen di masa depan yang Anda buat.
Komponen inti dari rencana manajemen proyek
Semua rencana manajemen mencakup semua elemen yang menentukan manajemen proyek mereka.
Namun, komponen-komponen tertentu cukup standar untuk setiap rencana tersebut.
Kami akan membahas masing-masing elemen ini pada gilirannya.
Kami telah mendaftarkan pernyataan ruang lingkup sebagai elemen pertama dari daftar komponen untuk rencana manajemen Anda untuk alasan yang sangat penting.
Itu adalah salah satuTanggung jawab inti dari seorang manajer proyekUntuk memahami ruang lingkup proyek dan memastikan bahwa proyek tetap dalam batas-batas ruang lingkup itu.
Salah satu alasan paling umum untukPenundaan proyekdan meningkatAnggaranproyek adalah karena cakupan creep.
Anda dapat menggunakan pendekatan S.M.A.R.T untuk menentukan ruang lingkup untuk memastikan bahwa ruang lingkup yang Anda definisikan untuk proyek Anda efektif dan cocok.
PINTARberdiri untuk S pecific, M mudah,SEBUAHtegang, R Ealistis, dan T imely.
SEBUAHstruktur rincian kerjamendefinisikan aspek "apa" dari suatu proyek.
Struktur breakdown kerja menyoroti semua elemen proyek yang diperlukan untuk diselesaikan untuk dianggap sukses dan biasanya dilakukan melalui tampilan grafis yang diselenggarakan dengan beberapa level.
Faktor Keberhasilan Kritisadalah komponen-komponen proyek Anda yang harus dicapai untuk menganggap proyek Anda selesai dan sukses.
Manajer proyek dan tim biasanya mendefinisikan faktor kesuksesan kritis mereka sendiri.
RisetDilakukan pada faktor-faktor apa yang dianggap secara signifikan mempengaruhi keberhasilan proyek memiliki temuan berikut:
Faktor-faktor lain yang sering disamakan sebagai faktor kesuksesan kritis meliputi:
Dengan proyek apa pun, sumber daya yang paling berharga adalah orang-orang yang terlibat dalam proyek ini, dan mereka yang membentuk tim proyek Anda, dan ituMengapa perencanaan sumber dayaDalam manajemen proyek juga penting.
Rencana sumber daya manusia penting tidak peduli apakah Anda berencanamempekerjakanKaryawan baru atau bekerja dengan orang yang telah Anda lakukan sebelumnya.
Saat membuat rencana manajemen Anda, pastikan porsi sumber daya manusia mencakup yang berikut:
5 Sertifikasi Manajemen Sumber Daya Manusia Terbaik pada tahun 2022
Komunikasi sangat penting untukkolaborasiDan kolaborasi adalah fondasi untuk pemberian proyek yang sukses.
Tergantung pada proyek yang Anda jalankan, dan yang terlibat di dalamnya, rencana komunikasi manajemen proyek Anda dapat bervariasi.
Seringkali, komunikasi yang buruk dapat menyebabkan tenggat waktu yang terlewat, anggaran yang diperpanjang dan cakupan cakupan yang ditakuti kita terus menyebutkan.
Rencana komunikasi tidak hanya diarahkan pada anggota tim Anda tetapi juga harus menggabungkan seberapa sering Anda harus berbicara dengan klien dan pemangku kepentingan Anda, mode apakomunikasiAnda berencana untuk menggunakan dan seberapa sering Anda berencana untuk berkomunikasi.
Salah satu tanggung jawab paling penting dari manajer proyek adalah mengelolaProduktif Project., dan karena itu termasuk mereka dalam rencana manajemen Anda juga sama pentingnya.
Kiriman proyek adalah barang atau jasa yang diproduksi sebagai hasil dari proyek Anda, yang ingin Anda sampaikan kepada klien atau pelanggan Anda.
Cukup menguraikan hasil yang seringkali tidak cukup dan oleh karena itu Anda harus mencoba untuk memasukkan detail tentang hasil Anda termasuk:
Daftar pemangku kepentingan harus dibuat dan dikembangkan untuk rencana manajemen tidak hanya untuk melacaksiapa pemangku kepentingan Andadan kembangkan daftar jika mereka berubah tetapi juga memungkinkan Anda untuk melacak rencana komunikasi Anda.
Tidak ada proyek yang diberikan bebas dari sumber daya moneter dan karenanya menciptakan anggaran dan termasuk dalam rencana pengelolaan sangat penting.
Anggaran juga merupakan salah satu faktor keberhasilan kritis yang dipertimbangkan banyak manajer proyek untuk menyoroti keberhasilan proyek tertentu.
Proyek-proyek tertentu dialokasikan anggaran dari awal dan tugas Anda untuk menunjukkan bagaimana Anda akan mengalokasikan sumber daya ini, lain kali Anda harus menyediakanrencana anggaran Biayakepada klien atau pemangku kepentingan dan mereka akan menentukan apakah mereka akan memberikan anggaran yang telah Anda uraikan.
Tergantung pada proyek Anda dan rencana Anda, Anda juga dapat memasukkan rencana anggaran Anda ke dalam struktur pemecahan kerja Anda.
Seperti anggaran, tidak ada proyek yang diberikan waktu tanpa batas untuk dikirimkan. Itulah sebabnya menjadwalkan proyek Anda sangat penting.
Seringkali, itu adalah pemangku kepentingan eksternal yang menentukan tanggal pengiriman untuk proyek.
Ini sangat umum karena ada perubahan dalam jadwal proyek selama siklus hidup karena faktor-faktor tertentu, inilah mengapa jadwal tersebut membutuhkan manajemen aktif.
Lihat ini:
6 perangkat lunak penjadwalan karyawan terbaik untuk digunakan pada tahun 2022
Adalah umum bahwa ketika Andamemulai proyekAnda menemukan bahwa Anda akan memerlukan subkontraktor, konsultan, dan pemasok.
Oleh karena itu, Anda harus memastikan bahwa rencana manajemen Anda menguraikan ini:
Manajemen kontraktor luar menjadi tugas penting karena mereka tidak berafiliasi dengan AndaOrganisasi secara langsung, dan karena itu tidak memiliki drive yang sama atau bahkan pemahaman tentang kemajuan atau jadwal proyek Anda.
Risiko register adalah dokumen-dokumen yang mengidentifikasi risiko, termasuk analisis risiko, serta rencana respons risiko.
Register risiko penting bukan hanya selama fase perencanaan, tetapi dokumen tersebut digunakan di seluruh siklus proyek untuk memantau dan mengendalikan risiko.
Karena itu, ingatlah untuk membuat AndaRencana Manajemen Risiko ProyekMudah dimengerti, memiliki kemampuan untuk diadaptasi saat dibutuhkan, dan direferensikan di seluruhproses proyek .
Tetapkan pentingnya potensi risiko tentang probabilitas dan dampak pada proyek Anda.
Sebagian besar organisasi mengikuti proses sederhana untuk menyorot dan mengidentifikasi risiko dan kemudian membuat register risiko.
Kriteria berikut disorot dalam register risiko:
Pelajari tentang perangkat lunak manajemen risiko teratas:
17 perangkat lunak manajemen risiko terbaik tahun 2022
Bagaimana cara membuat rencana manajemen proyek?
Rencana manajemen proyek dibuat secara bertahap, dan seperti yang telah kami uraikan, rencananya terdiri dari rencana komponen terpisah dan karenanya tidak dapat dibuat sampai masing-masing elemen individu dibuat.
Sebagian besar komponen rencana manajemen dibuat selama proses yang berbeda dan oleh karena itu dimasukkan secara berbeda.
Jika kita melihatnya sesuai denganPanduan PMBOK, Rencana Manajemen adalah produk dari proses rencana manajemen proyek.
Gunakan apa yang sudah Anda miliki untuk memasukkan semua informasi dan materi Anda ke dalam rencana manajemen Anda.
Jadi, misalnya, selama fase inisiasi siklus hidup proyek, Anda seharusnya sudah datang dengan ringkasan ruang lingkup, rencana anggaran singkat, dan jadwal tujuan Anda.
Oleh karena itu, ketika Anda mulai mengembangkan rencana manajemen Anda dapat menggunakan pernyataan ini dan lebih lanjut merevisi komponen untuk membuat yang lebih rincipemahaman proyek .
Kamu bisa memakaiUDN Task Manager.Untuk Proses Perencanaan Proyek Anda | Begini caranya
UDN Task Manager. adalah alat manajemen proyek untuk tim pintar, tetapi tidak hanya platform membantu Anda sepanjang siklus hidup proyek, tetapi Anda dapat menggunakannyaUDN Task Manager.untuk membantu Anda dalam membuat rencana manajemen Anda.
UDN Task Manager. 'S Tampilan KalenderMemberi Anda tempat untuk perencanaan dan penjadwalan dan manajemen sumber daya.
ItupelacakanFitur memungkinkan Anda untuk mengatur tanggal mulai dan akhir yang direncanakan dari suatu tugas sebelum memulai operasi dan membandingkannya dengan jadwal yang direncanakan.
Fitur perencanaan memungkinkan Anda untuk memetakan tenggat waktu proyek dan melacak semuanya.
Kamu bisa memakaiUDN Task Manager. Fitur rapat untuk menyampaikan rencana manajemen Anda kepada anggota tim, klien, atau pemangku kepentingan. Mereka kemudian dapat mencatat kuncibertemu menit., atau membuat tindakan dan keputusan tindak lanjut.
UDN Task Manager.juga menyediakan kemampuan bug dan masalah pelacakan, yang memungkinkan Anda untuk melacak, menetapkan, memprioritaskan, dan memperbaiki masalah apa pun denganmasalah manajemen masalah .
Gantt Charts dapat digunakan sebagai alat visual untuk melihat kemajuan manajemen proyek Anda dan dapat digunakan untuk menguraikan struktur pemecahan kerja Anda.
Juga,UDN Task Manager.Segera keluar dengan fitur untuk perencanaan anggaran yang akan membantu Anda membuat rencana Anda dan melihatnya.
Ini hanya puncak gunung, lihat daftar lengkapfiturtersedia padaUDN Task Manager.situs web, untuk melihat seberapa mudah perencanaan Anda.
Kesimpulan!
Di sana Anda memilikinya! Itu benar-benar inti dari hal-hal yang perlu Anda ketahui tentang memulai rencana manajemen Anda. Proses ini juga berlaku untuk metodologi program dan manajer program.
Jangan lupa untuk menjaga pembaruan untuk posting ini. Kami akan terus memberi Anda wawasan terperinci tentang semua persyaratan perencanaan manajemen proyek Anda dari awal hingga akhir.
