Mengatasi tantangan teratas dari manajemen proyek TI

MenjadiproyekManajer bisa menantang.

Apakah Anda sedang mengembangkan platform berbasis web, perangkat lunak baru, aplikasi seluler, atau menggunakan sistem perangkat lunak baru, setiapproyekManajer harus menyulap berbagai aspekItu manajemen proyek .

Tim proyek perlu tetap diperbarui pada segala sesuatu daridasar-dasarnyadarimanajemen proyekuntuk yang telah ditentukan sebelumnyakendala, termasuk pemanfaatan sumber daya,cakupan, jadwal, dan anggaran.

Apa yang umum adalah tantangan dan masalah manajemen proyek?

DIAmanajemen proyektantangan meningkat dengan jarak sosial yang diinduksi pandemi dan munculnyaRemote bekerja. TerkiniPenelitian dari KPMG.Mengonfirmasi bahwa Covid-19 memiliki dampak signifikan pada lebih dari 58% perusahaan, menghasilkan penundaan atau pembatalan proyek.

Tidak seperti manajer proyek di industri lain, sebuahIT Project Manager.menghadapi beberapa tantangan unik - masalah yang dapat merusak pikiran PM lainnya. Apakah mereka?

Kurangnya komunikasi yang jelas dengan banyak pemasok dan vendor

Salah satu tantangan teknologi informasi umum yang dihadapi proyek TI adalah jumlah mitra, vendor, dan pemasok yang terlibat.

Masing-masing bertindak sebagaiStakeholder.Dalam proyek Anda, sehingga mengelola harapan dan komunikasi saat berurusan dengan proses unik masing-masing vendor (atau kurangnya proses) membuat hal-hal rumit.

Apakah Anda tahu bahwa29% dari proyek berakhir gagalKarena komunikasi yang buruk? Manajer proyek TI harus mengelola komunikasi dengan baik untuk menghindari konflik tim, memastikan pengiriman tepat waktu, dan mencapai tujuan proyek.

Kecepatan Kemajuan

Manajer proyek TI harus berurusan dengan kecepatan kemajuan - sesekali, ini berarti bahwa teknologi maju dapat menyusul proyek.

Ini dapat mengarah pada tinjauan spesifikasi sehingga Anda dapat mengetahui bagaimana teknologi baru ini dapat meningkatkan produk akhir.

Anda tidak bisa mengabaikan perkembangan baru, terutama ketika pelanggan dan pemangku kepentingan utama menuntut inklusi mereka dalam proyek.

Mengubah prioritas

Salah satu tantangan terbesar dalam manajemen proyek adalah perubahan yang sering terjadi dalam umur proyek. Konsep proyek, ruang lingkup, persyaratan, atau bahkan jumlah tugas yang perlu diselesaikan dalam satuSprint.dapat terus berubah. Ini dapat menyebabkan:

Ketika peristiwa semacam itu terjadi, luangkan waktu untuk meninjau sejauh mana perubahan, bahasnya dengan pemangku kepentingan utama, dan perhatikan dampak proyek yang terjadi.

Analisis ini memudahkan untuk memperbarui prioritas baru, membagi tugas secara efisien, dan memberikan informasi yang akurat kepada klien tentang pengiriman proyek yang didesain ulang.

Perubahan infrastruktur TI

Salah satu tantangan teknologi informasi yang unik adalah dampak dari infrastruktur TIManajemen Keamanan dan Data .

Karena infrastruktur itu terdiri dari perangkat keras dan perangkat lunak, setiap perubahan yang Anda implement harus dilakukan dengan hati-hati, jadi tidakBuat risikountuk organisasi Anda atau data pelanggan Anda.

Apakah Anda mengerahkanItu manajemen proyekperangkat lunak? Di mana itu akan berada? Apakah akan dapat mengakses basis data pelanggan?

Ketergantungan kompleks antara komponen TI

Lainnya menantang bahwa pertemuan tim adalah dependensi kompleks antara komponen TI.

Proyek TI pasti akan menghadapi bug dan masalah interoperabilitas - belum lagi banyak pembaruan, versi, dan rilis perangkat lunak. Anda bahkan dapat menemukan dependensi yang sebelumnya tidak diketahui antara perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, atau data.

Inilah contoh sederhana: Jika printer Anda di rumah memiliki waktu yang sulit berkomunikasi dengan desktop Anda, bayangkan seperti apa skala perusahaan di ribuan desktop dan printer.

Kurva belajar besar

Proyek TI sering memiliki kurva belajar besar karena skenario "pertama kali digunakan".

Pada titik tertentu dalam siklus hidup proyek, anggota tim harus melakukan hal-hal untuk pertama kalinya atau menjadi yang pertama menggunakan dan mempelajari teknologi baru. Kurva ini berpotensi memperlambat kemajuan yang terjadi selama pelaksanaan proyek.

Memiliki pekerjaan jarak jauh memengaruhi proses manajemen proyek TI?

Timbulnya pandemi Covid-19 telah secara dramatis menantang kapasitas organisasi untuk memberikan proyek. Meskipun beberapa perusahaan telah mengadaptasi proyek merekaRemote bekerja, yang lain telah mengalami keterlambatan atau masalah yang signifikan.

Bahkan dalam lingkungan kerja yang mudah menguap, memanfaatkan prinsip-prinsip umum ini dapat membantu tim proyek menangani kompleksitas dalamKontrak Layanan TI :

Cara mengatasi tantangan dalam manajemen proyek TI

Jika Anda ingin mengatasi tantangan unik itu (dan membenarkan AndaGaji manajemen proyek TI), pendekatan-pendekatan ini harus membantu membuat proyek lebih mudah dikelola.

Kelola ekspektasi vendor

Vendor, mitra, dan pemasok adalah pemangku kepentingan dalam proyek Anda. Mengelola mereka secara efisien sangat penting untuk memastikan komunikasi tim terpadu, beradaptasi dengan mudah, dan beralih lebih cepat untuk memimpin AndaTim Agileuntuk sukses.

Melakukan ini panggilan untuk seni halusManajemen Pemangku Kepentingan Proyek, yang mencakup segalanya mulai dari menciptakan rencana komunikasi (kapan dan seberapa sering berkomunikasi dengan mereka) ke soft skills ego yang menenangkan dan taktik negosiasi ketika masalah muncul.

Pivot dengan cepat sesuai kebutuhan

Dalam bukunyaScrum.: Seni melakukan dua kali pekerjaan dalam setengah waktu, penulis dan co-inventor scrum Jeff Sutherland menyebutkan beberapa contoh di mana ia berhasil dikelolaLingkup creep. .

Setiap kali, ia akan membawa proyek kembali dari kegagalan dengan menerapkan Scrum. Intinya adalah: Untuk mengatasi proyek-proyeknya dengan perubahan persyaratan atau teknologi, tim membutuhkan metode eksekusi cukup gesit untuk berputar saat dibutuhkan.

Ini adalah salah satu alasan terbesar untuk keberhasilannyaMetodologi Manajemen Proyek.seperti gesit dan scrum. Kerangka kerja IT ini memberikan tim proyek kemampuan untuk dengan cepat berputar dan menjawab kebutuhan pelanggan sesuai dengan yang mereka jalankan.

Mengelola risiko secara proaktif

Apakah Anda berbicara tentang data dan keamanan perusahaan, atau komponen teknis dengan dependensi yang kompleks, setiap proyek TI terkena risiko potensial.

Melakukan yang komprehensiftugas beresikodan menyiapkan yang cocokRencana Manajemen Risikoyang dapat diaktifkan jika terjadi masalah yang tidak terduga.

Melakukan hal ini memastikan bahwa ada cukup banyak dukungan untuk masalah-masalah yang akan ditingkatkan tepat waktu.

Smartly mengurangi kurva belajar

Padahal ada banyak tips untukmengatasi kurva belajar curam, Ini mungkin sedikit saran.

Sama gesit membantu memecah proyek-proyek ituFase yang dapat dikelola, tim proyek dapat menaklukkan kurva belajar dengan memetakan rencana untuk belajar dan menerapkan teknologi baru.

Memecah gol yang lebih besar menjadi tugas mingguan atau harian yang lebih kecil membantu mereka dilakukan lebih cepat.

Buat tujuan yang jelas dan mendokumentasikannya

Sekitar37% dari proyek gagalkarena kurangnya tujuan yang jelas. Tidak adanya tujuan yang jelas dan presisi dan dokumentasi yang sesuai dapat menyebabkan beberapa masalah manajemen proyek.

Proyek dengan ruang lingkup yang ditentukan, jadwal, danTata Kelola.Kerangka kerja lebih baik beradaptasi dengan yang selalu berubahprioritas proyekdan membantu tim tetap di jalur.

Kehadiran dokumentasi proyek yang jelas juga membantu manajer proyek mengembangkan strategi yang kuat untuk mendirikan tonggak dankualitasParameter dan kuantifikasi kemajuan proyek.

Selain lebih baikpengelolaan sumber dayaDan struktur pengiriman yang jelas, memiliki serangkaian tujuan program yang didefinisikan secara tepat membantu tim memiliki posisi yang jelas untuk pemangku kepentingan utama.

Ini buku manajemen proyek dan sumber daya

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut, berikut adalah tiga buku manajemen proyek TI untuk dibaca untuk referensi dan inspirasi Anda:

Di sini lebih banyak membacaUDN Task Manager.Blog:

Cara mempersiapkan tantangan proyek TI denganUDN Task Manager.perangkat lunak manajemen proyek

Berurusan dengan tantangan proyek TI menjadi jauh lebih mudah ketika Anda memilikinyaPerangkat lunak manajemen proyek serbagunasepertiUDN Task Manager.Untuk membantu menjaga semua tim di halaman yang sama.

Bantu tim Anda menangani semua jenis tugas dengan mengotomatisasi permintaan, membuat alur kerja yang disesuaikan dengantemplate premade., dan memecah silo antara itu dan bisnis.

Gunakan organisasi backlog,Gantt Charts., danPapan KanbanUntuk menyusun sprint dan merencanakan siklus iteratif secara efektif. IniIni perangkat lunak manajemen proyekMengurangi pekerjaan-dalam-kemajuan dan meningkatkan transparansi proyek untuk membangun organisasi digital-first.

Memberdayakan tim TI Anda denganmemprioritaskan tugas yang paling penting, Mempercepat otomatisasi untuk kegiatan manual, dan menciptakan nilai untuk organisasi dengan memanfaatkan alat manajemen kolaboratif. Mulai sebuahuji coba dua minggu gratisUDN Task Manager. Untuk menemukan bagaimana itu dapat membantu Anda menangani tantangan dengan sukses.