Vượt qua các thách thức hàng đầu của quản lý dự án CNTT
Là A.dự ánQuản lý có thể là thách thức.
Cho dù bạn đang phát triển một nền tảng dựa trên web, một phần mềm mới, ứng dụng di động hoặc triển khai một hệ thống phần mềm mới, mọidự ánngười quản lý phải tung hứng các khía cạnh khác nhau củaQuản lý dự án CNTT. .
Các nhóm dự án cần phải cập nhật mọi thứ từKhái niệm cơ bảncủaquản lý dự ánđến nó được xác định trướchạn chế, bao gồm sử dụng tài nguyên,phạm vi, Timelines và ngân sách.
Những thách thức và vấn đề quản lý dự án CNTT phổ biến là gì?
NÓ quản lý dự ánNhững thách thức đang gia tăng với sự khác biệt xã hội gây mê hoặc tăng củalàm việc từ xa. Gần đâyNghiên cứu từ KPMG.Xác nhận rằng Covid-19 đã có tác động đáng kể đến hơn 58% các công ty, dẫn đến sự chậm trễ của dự án hoặc hủy bỏ.
Không giống như một người quản lý dự án trong các ngành công nghiệp khác, mộtQuản lý dự án CNTTĐối mặt với một số thách thức độc đáo - các vấn đề có thể gây rối trong tâm trí của PMS khác. Họ là ai?
Thiếu giao tiếp rõ ràng với nhiều nhà cung cấp và nhà cung cấp
Một trong những thách thức công nghệ thông tin chung mà một dự án CNTT phải đối mặt là số lượng đối tác, nhà cung cấp và nhà cung cấp tuyệt đối liên quan.
Mỗi người hành động như mộtcổ đôngTrong dự án của bạn, vì vậy việc quản lý kỳ vọng và giao tiếp trong khi xử lý các quy trình độc đáo của mỗi nhà cung cấp (hoặc thiếu quy trình) làm cho mọi thứ phức tạp.
Bạn có biết rằng29% dự án kết thúc thất bạiDo giao tiếp kém? Các nhà quản lý dự án CNTT phải quản lý giao tiếp tốt để tránh xung đột của đội, đảm bảo giao hàng đúng hạn và đạt được mục tiêu của dự án.
Tốc độ tiến độ
Các nhà quản lý dự án CNTT phải đối phó với tốc độ tiến độ - thỉnh thoảng, điều này có nghĩa là công nghệ tiến bộ có thể vượt qua một dự án.
Điều này có thể dẫn đến việc xem xét các thông số kỹ thuật để bạn có thể tìm ra công nghệ mới này có thể nâng cao sản phẩm cuối cùng như thế nào.
Bạn chỉ đơn giản là bỏ qua những phát triển mới, đặc biệt là khi khách hàng và các bên liên quan chính yêu cầu họ đưa vào dự án.
Thay đổi ưu tiên
Một trong những thách thức lớn nhất trong quản lý dự án là những thay đổi thường xuyên trong tuổi thọ của dự án. Các khái niệm dự án, phạm vi, yêu cầu hoặc thậm chí số lượng nhiệm vụ cần được hoàn thành trong mộttăng tốccó thể tiếp tục thay đổi. Điều này có thể dẫn đến:
Khi một sự kiện như vậy xảy ra, hãy dành thời gian để xem xét mức độ thay đổi, thảo luận với nó với các bên liên quan chính và lưu ý tác động của dự án sau đó.
Phân tích này giúp cập nhật các ưu tiên mới, phân chia nhiệm vụ một cách hiệu quả và cung cấp thông tin chính xác cho khách hàng về việc giao hàng dự án được thiết kế lại.
Thay đổi cơ sở hạ tầng CNTT
Một trong những thách thức công nghệ thông tin độc đáo là tác động của cơ sở hạ tầng CNTT trênQuản lý dữ liệu an ninh .
Bởi vì cơ sở hạ tầng CNTT được tạo thành từ phần cứng và phần mềm, bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện phải được thực hiện cẩn thận, vì vậy nó khôngtạo nguy cơcho tổ chức của bạn hoặc dữ liệu của khách hàng của bạn.
Bạn đang triển khaiQuản lý dự án CNTT.phần mềm? Nó sẽ cư trú ở đâu? Nó sẽ có thể truy cập cơ sở dữ liệu khách hàng?
Phụ thuộc phức tạp giữa các thành phần CNTT
Một thử thách khác mà các đội gặp phải là sự phụ thuộc phức tạp giữa các thành phần CNTT.
Các dự án CNTT chắc chắn sẽ đối mặt với các lỗi và các vấn đề về khả năng tương tác - không đề cập đến nhiều bản cập nhật phần mềm, phiên bản và phát hành. Bạn thậm chí có thể khám phá các phụ thuộc chưa biết trước đây giữa phần cứng, phần mềm, mạng hoặc dữ liệu.
Đây là một ví dụ đơn giản: Nếu máy in của bạn tại nhà có thời gian khó khăn khi giao tiếp với máy tính để bàn của bạn, hãy tưởng tượng những gì giống như trên thang điểm doanh nghiệp trên hàng ngàn máy tính để bàn và máy in.
Đường cong học tập lớn
Các dự án CNTT thường có một đường cong học tập khổng lồ vì kịch bản "lần đầu tiên sử dụng".
Tại một số điểm trong vòng đời dự án, các thành viên trong nhóm sẽ phải làm những việc lần đầu tiên hoặc là người đầu tiên sử dụng và học công nghệ mới. Đường cong này có khả năng làm giảm bất kỳ tiến trình nào xảy ra trong quá trình thực hiện của dự án.
Có phải làm việc từ xa bị ảnh hưởng đến các quy trình quản lý dự án CNTT?
Sự khởi đầu của đại dịch Covid-19 đã thách thức mạnh mẽ năng lực của các tổ chức để cung cấp các dự án. Mặc dù một số công ty đã điều chỉnh các dự án của họ đểlàm việc từ xa, những người khác đã trải qua sự chậm trễ hoặc vấn đề đáng kể.
Ngay cả trong một môi trường làm việc dễ bay hơi, sử dụng các nguyên tắc phổ biến này có thể giúp các nhóm dự án xử lý các phức tạp trong mộtHợp đồng dịch vụ CNTT. :
Làm thế nào để vượt qua những thách thức trong quản lý dự án CNTT
Nếu bạn muốn vượt qua những thử thách độc đáo đó (và biện minh cho bạnMức lương quản lý dự án CNTT), những cách tiếp cận này sẽ giúp thực hiện dự án dễ quản lý hơn.
Quản lý kỳ vọng của nhà cung cấp
Các nhà cung cấp, đối tác và nhà cung cấp là các bên liên quan trong dự án của bạn. Quản lý chúng một cách hiệu quả là rất cần thiết để đảm bảo giao tiếp nhóm hợp nhất, thích nghi với sự dễ dàng và lặp lại nhanh hơn để dẫn dắtĐội Agileđể thành công.
Thực hiện các cuộc gọi này cho nghệ thuật tinh tế củaQuản lý các bên liên quan dự án, bao gồm tất cả mọi thứ từ việc tạo ra một kế hoạch truyền thông (khi nào và tần suất giao tiếp với họ) với các kỹ năng mềm mại của các thuật chiến thương nhẹ và chiến thuật đàm phán khi gặp vấn đề.
Nhanh chóng xoay vòng theo yêu cầu
Trong cuốn sách của mìnhScrum.: Nghệ thuật thực hiện gấp đôi công việc trong một nửa thời gian, tác giả và nhà đồng phát minh của Scrum Jeff Sutherland đề cập đến nhiều trường hợp mà ông quản lý thành côngphạm vi creep. .
Mỗi lần, anh ta sẽ đưa dự án trở lại khỏi thất bại bằng cách triển khai Scrum. Vấn đề là: Để giải quyết các dự án CNTT với các yêu cầu hoặc công nghệ thay đổi, các đội cần một phương thức xử tử đủ nhanh chóng để xoay vòng khi cần thiết.
Đây là một trong những lý do lớn nhất cho sự thành công của nóPhương pháp quản lý dự án.chẳng hạn như nhanh nhẹn và scrum. Các khung CNTT này cung cấp cho các nhóm dự án Khả năng nhanh chóng và trả lời nhu cầu của khách hàng thay đổi khi chúng thực hiện.
Chủ động quản lý rủi ro
Cho dù bạn đang nói về dữ liệu và bảo mật của công ty, hoặc các thành phần kỹ thuật với các phụ thuộc phức tạp, mỗi dự án CNTT đều tiếp xúc với các rủi ro tiềm ẩn.
Tiến hành toàn diệnđánh giá rủi rovà chuẩn bị một phù hợpkế hoạch quản lý rủi rocó thể được kích hoạt trong trường hợp một vấn đề không lường trước được.
Làm điều này đảm bảo rằng có đủ hỗ trợ tại chỗ để các vấn đề được leo thang một cách kịp thời.
Thông minh giảm đường cong học tập
Mặc dù có nhiều lời khuyên choVượt qua đường cong học tập dốc, Đây có lẽ là một lời khuyên tốt nhất.
Chỉ cần nhanh nhẹn giúp phá vỡ các dự án CNTT vàogiai đoạn quản lý, Đội dự án có thể chinh phục đường cong học tập bằng cách lập bản đồ ra một kế hoạch tìm hiểu và thực hiện công nghệ mới.
Phá vỡ các mục tiêu lớn hơn thành các nhiệm vụ hàng tuần hoặc hàng ngày nhỏ hơn giúp họ được thực hiện nhanh hơn.
Tạo mục tiêu rõ ràng và ghi lại chúng
Xung quanh37% dự án thất bạido thiếu mục tiêu rõ ràng. Sự vắng mặt của các mục tiêu rõ ràng và chính xác và tài liệu tương ứng có thể dẫn đến một số vấn đề quản lý dự án.
Các dự án với một phạm vi xác định, lịch trình vàquản trị.khung tốt hơn có thể thích nghi tốt hơn với việc thay đổiưu tiên dự ánvà các đội giúp theo dõi.
Sự hiện diện của tài liệu dự án rõ ràng cũng giúp các nhà quản lý dự án phát triển một chiến lược mạnh mẽ để thiết lập các cột mốc vàphẩm chấttham số và định lượng tiến độ dự án.
Ngoài tốt hơnQuản lý nguồn tài nguyênVà cấu trúc phân phối rõ ràng, có một tập hợp các mục tiêu chương trình được xác định chính xác giúp các nhóm có định vị rõ ràng cho các bên liên quan chính.
CNTT quản lý dự án và tài nguyên
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, đây là ba cuốn sách quản lý dự án CNTT để đọc để bạn tham khảo và cảm ứng:
Dưới đây là nhiều đọc trênQuản lý tác vụ UDNBlog của:
Làm thế nào để chuẩn bị cho những thách thức về dự án vớiQuản lý tác vụ UDNPhần mềm quản lý dự án
Xử lý các thách thức dự án CNTT trở nên dễ dàng hơn nhiều khi bạn cóPhần mềm quản lý dự án đa năngnhu laQuản lý tác vụ UDNđể giúp giữ tất cả các đội trên cùng một trang.
Giúp nhóm của bạn xử lý tất cả các loại Nhiệm vụ bằng cách tự động hóa các yêu cầu, tạo quy trình công việc tùy chỉnh vớiMẫu lịch sự, và phá vỡ các silo giữa nó và kinh doanh.
Sử dụng tổ chức tồn đọng,Biểu đồ GANTT., vàBảng KanbanĐể cấu trúc nước rút và kế hoạch lặp lại chu kỳ hiệu quả. Cái nàyPhần mềm quản lý dự án CNTTGiảm tiến trình làm việc và nâng cao sự minh bạch của dự án để xây dựng một tổ chức đầu tiên kỹ thuật số.
Trao quyền cho các đội CNTT của bạn bằng cáchưu tiên các nhiệm vụ quan trọng nhất, Tăng tốc tự động hóa cho các hoạt động thủ công và tạo ra giá trị cho tổ chức bằng cách tận dụng các công cụ quản lý hợp tác. Bắt đầu mộtdùng thử hai tuần miễn phíQuản lý tác vụ UDN Để khám phá làm thế nào nó có thể giúp bạn xử lý những thách thức của nó thành công.
