Cara menggunakan pembingkaian masalah untuk menyelesaikan ketidakefisienan tim

Ringkasan

Membingkai masalah adalah metode berpikir yang digunakan untuk memahami, mendefinisikan, dan memprioritaskan hambatan dan masalah bisnis yang sulit. Pada artikel ini, kami membahas bagaimana framing masalah dapat membantu menjaga tim Anda dalam pengetahuan dan menyelesaikan inefisiensi.

Di lingkungan kerja yang kompleks saat ini, mungkin sulit untuk berkumpul bersama sebagai tim untuk menyelesaikan masalah. Beruntung untuk Anda, tidak pernah ada waktu yang lebih baik untuk menemukan framing masalah.

Sama seperti namanya, framing masalah membantu tim memahami, mengartikulasikan, dan membingkai masalah bisnis yang kompleks di seluruh departemen. Hasil? Membingkai masalah membantu tim Anda mempelajari cara memahaminya lebih baik dan memecahkan masalah melalui kerja tim.

Kami akan membahas apa itu secara detail dan membantu Anda memahami empat langkah yang membuat masalah membingkai kapanMengelola beberapa proyek .

Apa itu bingkai masalah?

Framing masalah adalah metode berpikir yang digunakan untuk memahami, mendefinisikan, danmemprioritaskanhambatan dan masalah bisnis yang sulit. Dalam istilah awam, ini adalah cara untuk lebih memahami masalah spesifik sehingga Anda tahu bagaimana menyelesaikannya secara real time.

Ketika datang ke proyek dan proses, itu umum untuk timbulnya rintangan. Dari pemangku kepentingan baru yang bergabung dengan perubahan menit terakhir, hambatan yang belum terpecahkan dapat berubah menjadi masalah yang lebih besar di jalan. Itu sebabnya membangun keterampilan pemecahan masalah tim Anda adalah langkah pertama yang penting.

Kapan menggunakan metode framing masalah

Membingkai masalah berguna setiap kali hambatan terjadi selama proyek atau proses. Metode berpikir ini membantu Anda memecahkan masalah secara real time sehingga Anda dapat membuat tim Anda kembali ke jalurnya.

Berikut adalah beberapa skenario yang mungkin Anda gunakan membingkai masalah untuk dipecahkan.

Skenario 1:Selama pertemuan perencanaan sprint, seorang anggota tim memunculkan kekhawatiran tentang tidak memiliki cukup banyak bantuan untuk memenuhi tenggat waktu mereka. Untuk mengurangi stres, Anda membingkai ulang cara tim memikirkan masalah dan menawarkan perspektif yang berbeda. Artinya, alih-alih menekankan kurangnya sumber daya, Anda mencari cara untuk mengatur ulang prioritas tim untuk memastikan tenggat waktu terpenuhi.

Skenario 2:Setelah peluncuran proyek baru, Anda mengetahui bahwa konversi lebih rendah dari yang diantisipasi. Alih-alih memanggil proyek gagal, Anda membingkai ulang cara Anda melihat masalah dengan menempatkan diri Anda pada sepatu pelanggan. Anda menyadari setelah menganalisis situs web bahwa panggilan untuk bertindak dapat dengan mudah terlewatkan. Anda memutuskan untuk bereksperimen dengan solusi dengan menguji panggilan baru untuk bertindak.

Sementara skenario ini berbeda, masing-masing menampilkan kebutuhan untuk membingkai ulang bagaimana Anda berpikir tentang masalah untuk menemukan solusi baru.

Cara Membingkai Pernyataan Masalah

Pernyataan masalah adalah bagaimana masalah dikomunikasikan kepada anggota tim. Pernyataan masalah yang efektif dibingkai dengan cara yang memberikan konteks dan relevansi sehingga mudah dipahami. Ini adalah langkah awal dalam proses pembingkaian masalah. Tujuannya adalah untuk memperkenalkan masalah ini kepada anggota tim untuk mulai menyedihkan solusi potensial.

Tidak selalu solusi mudah untuk masalah bisnis yang kompleks. Dalam kasus-kasus itu, dapat membantu membingkai ulang cara Anda melihat masalah untuk menghasilkan solusi inovatif. Di situlah framing masalah masuk. Langkah pertama dalam masalah hidup framing adalah mengetahui bagaimana mengkomunikasikan masalah.

Ketika mengkomunikasikan masalah secara verbal selama pertemuan tim, selalu termasuk:

Konteks:Konteks bisnis dari masalah ini mencakup informasi latar belakang kapan masalah terjadi dan di mana sistem atau proses itu terjadi. Misalnya, data yang tidak konsisten dikumpulkan selama tahap perencanaan proses.

Isu:Masalahnya merinci apa masalahnya dan mengapa itu masalah di tempat pertama. Misalnya, data yang tidak konsisten ini menciptakan perbedaan selamafase implementasi .

Relevansi:Relevansi rincian masalah bagaimana itu terkait dengan sistem tertentu dan mengapa penting untuk diselesaikan. Misalnya, perbedaan kemudian mengharuskan tim untuk kembali dan menunjukkan di mana masalah itu dimulai, menyebabkan penundaan tenggat waktu.

Objektif:Tujuannya menyatakan garis waktu atau prioritas ketika solusi perlu diimplementasikan dan tujuan solusi tersebut. Misalnya, tim perlu menyelesaikan masalah sebelum akhir kuartal mengingat itu adalah masalah prioritas tinggi.

Termasuk keempat komponen ini dalam pernyataan masalah Anda memastikan bahwa setiap pemangku kepentingan memahami detail dasar masalah dan rencana aksi umum. Ketika semua orang berada di halaman yang sama, Anda dapat mengeksekusi pekerjaan dan mencapai hasil lebih cepat dan lebih efisien.

4 langkah dari proses pembingkaian masalah

Ketika datang ke proses pembingkaian masalah, ada empat langkah utama untuk mengikuti setelah pernyataan masalah diperkenalkan. Ini dapat membantu Anda lebih memahami dan memvisualisasikan masalah karena berkaitan dengan kebutuhan bisnis yang lebih besar.

Menggunakan alat bantu visual untuk melihat masalah dapat memberi tim Anda pandangan gambar yang lebih besar dari masalah yang Anda coba selesaikan. Dengan mengontekstualisasikan, memprioritaskan, dan memahami detail pada tingkat yang lebih dalam, tim Anda dapat mengembangkan sudut pandang yang berbeda ketika meninjau masalah dengan para pemangku kepentingan.

Dari mendefinisikan masalah untuk menyetujui solusi, mari selami empat langkah dari proses pembingkaian masalah.

1. Tentukan masalah

Menganalisis masalah Anda dalam konteks dengan sistem atau proses yang ia hadapi sendiri. Ajukan pertanyaan seperti, "Di mana masalah ini hidup dalam sistem?" Dan, "Apa akar penyebab masalahnya?"

Mendefinisikan pertanyaan kontekstual membantu menempatkan masalah dalam proses yang ada dan menunjukkan apa yang dapat menyebabkan masalah.

Misalnya, jika Anda sedang berupaya meluncurkan inisiatif pemasaran baru dan Anda mengalami masalah dengan pengembangan, Anda mungkin mendefinisikan masalah sebagai kurangnya sumber daya pembangunan.

2. Prioritaskan masalahnya

Selanjutnya, memprioritaskan poin rasa sakit berdasarkan masalah lain dantujuan proyek. Pertanyaan seperti, "Apakah masalah ini mencegah tujuan dari bertemu?" dan, "Apakah masalah ini akan menguras sumber daya yang diperlukan?" adalah yang bagus untuk memulai.

Pertanyaan-pertanyaan ini membantu memberi peringkat masalah Anda dengan sangat penting sehingga Anda dapat memvisualisasikan potensi hasil dari memecahkan masalah vs. menunggu hingga nanti.

3. Memahami masalahnya

Untuk memahami masalahnya, kumpulkan informasi dari beragam pemangku kepentingan dan pemimpin departemen. Ini akan memastikan Anda memiliki berbagai macam data.

Ajukan pertanyaan dan kumpulkan detail dari sebanyak mungkin anggota tim yang berbeda untuk membantu mendiversifikasi perspektif Anda tentang masalah tersebut. Pada gilirannya, ini akan membawa Anda ke solusi yang lebih inovatif yang melayani mayoritas anggota tim.

Misalnya, untuk sepenuhnya memahami mengapa tidak ada cukup sumber daya pengembangan, akan sangat membantu untuk meminta Kepala Pengembangan untuk membantu mengarahkan sumber daya yang diperlukan.

4. Menyetujui solusinya

Akhirnya, saatnya untuk mendapatkan solusi Anda disetujui. Kualitas meyakinkan solusi Anda dengan menguji dalam satu atau lebih skenario internal. Dengan cara ini Anda dapat memastikannya bekerja sebelum memperkenalkannya kepada pelanggan eksternal.

Anda mungkin juga perlu menyetujuinya oleh kepemimpinan sebelum ditayangkan, meskipun ini akan tergantung pada situasi unik Anda. Setelah disetujui, menganalisis keberhasilan solusi Anda dan terus menguji ide-ide baru sampai Anda mencapai hasil yang Anda inginkan.

Teknik dan Tip Framing Masalah

Karena framing masalah adalah cara untuk menggeser perspektif Anda untuk melihat hasil yang berbeda, itu dapat membantu tempat kerja berkembang. Dengan memotivasi tim Anda untuk menggunakan teknik ini, Anda dapat membangun semua orangketerampilan memecahkan masalahsecara keseluruhan.

Berikut adalah beberapa cara yang dapat Anda gunakan membingkai masalah untuk menemukan solusi inovatif di tempat kerja:

Masalah bingkai menggunakan pernyataan terorganisir:Sedangkan metode framing masalah dapat digunakan dalam hampir semua situasi di mana ada masalah, ada cara yang benar dan salah dalam hal membingkai ulang masalah. Pernyataan masalah mungkin berbeda dari situasi ke situasi, tetapi masing-masing harus mengikuti komponen dasar yang diuraikan di atas. Ini termasuk konteks, masalah, relevansi, dan objektif. Yang semuanya membantu para pemangku kepentingan memahami bagaimana masalah tersebut berkaitan dengan proyek yang dihadapi.

Sesi brainstorming yang efektif memimpin:Pembingkaian masalah dapat digunakan selama sesi brainstorming untuk mendorong perspektif yang berbeda dan wawasan baru. Anda dapat menggunakan iniTeknik BrainstormingDengan meminta pemangku kepentingan untuk membingkai ide-ide mereka menggunakan papan tulis atau catatan tempel. Dengan cara ini semua ide didukung oleh data.

Bingkai masalah dengan akhir dalam pikiran: Teknikdimulai dengan akhir dalam pikiranmelibatkan kerja mundur. Dengan cara ini Anda dapat menggeser pola pikir tim Anda dan mendorong pemikiran yang berorientasi pada tujuan. Belum lagi, teknik ini dapat membantu anggota tim Anda belajar memprioritaskan pengembangan pribadi dan pemikiran strategis.

Dengan menggunakan inisiatif framing masalah di tempat kerja, Anda dapat memastikan bahwa semua masalahdikomunikasikan secara efektifdan solusi berasal dari tempat penelitian. Keduanya mengarah pada pemecahan masalah yang lebih efektif.

Menggunakan kolaborasi tim untuk memecahkan masalah

Memecahkan masalah bukanlah pekerjaan solo. Semakin banyak anggota tim yang terlibat, semakin kreatif solusi Anda. Dalam dunia pengambilan keputusan yang kompleks dan proyek yang terus berkembang, menggunakan framing masalah bisa menjadi cara yang bagus untuk menjaga semua orang di halaman yang sama ketika datang ke masalah yang layak untuk dipecahkan.

Untuk memastikan tim Anda terhubung setiap langkah, cobalah perangkat lunak kolaborasi tim. Dari tujuan yang selaras untuk meningkatkan produktivitas,UDN Task Manager.bisa membantu.