Piano di gestione dell'ambito: cosa è e come crearne uno

Sommario

Un piano di gestione dell'ambito delinea il profilo dei processi coinvolti nell'esecuzione del progetto e funge da linea guida per mantenere il progetto entro limiti specifici. In questo articolo, spiegheremo quale sia un piano di gestione dell'ambito e come può aiutarti nella fase di pianificazione. Con un'efficace gestione dell'ambito, puoi impostare te e la tua squadra per il successo.

Gestire lo scopo di un progetto è come guidare una macchina. Se non tieni gli occhi di fronte a te, la macchina va fuori strada. Allo stesso modo, se non si controlla la portata del progetto, il progetto viene fuori strada. Un piano di gestione dell'ambito delinea il profilo dei processi coinvolti nell'esecuzione del progetto e funge da linea guida per mantenere il progetto entro limiti specifici.

Come project manager, è tua responsabilità guidare la tua squadra attraverso il ciclo di vita del progetto. In questo articolo, spiegheremo quale sia un piano di gestione dell'ambito e come può aiutarti nella fase di pianificazione. Una volta compreso il processo di gestione dell'ambito, il tuo piano ti imposterà e la tua squadra per il successo.

Qual è lo scopo di un piano di gestione dell'ambito?

Lo scopo di un piano di gestione dell'ambito è quello di creare la struttura del progetto documentando le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto. Il piano di gestione del tuo ambito di applicazione ridurrà anche la possibilità di strisciare di scopa.

Un processo di gestione dell'ambito consente di evitare problemi comuni, tra cui:

Requisiti in costante cambiamento

Overspendente

Tempo perso

Mancato rispetto delle scadenze

Cos'è lo scopo del progetto?

Il tuoCampione del progettoImposta i limiti per il tuo progetto e definisce gli obiettivi del progetto, le scadenze e i risultati dei risultati. Quando chiari il tuo scopo del progetto, stai strutturando il tuo progetto attorno a ciò che la tua squadra sarà e non farà obiettivi eObiettiviper loro lavorare verso

L'intera squadra dovrebbe essere coinvolta nella definizione della portata del progetto. Questo significa comunicare conazionisti principalie scrivere una dichiarazione di portata del progetto che delinea i requisiti del progetto. Ad esempio, se stai definendo un ambito per una nuova campagna pubblicitaria, ti consigliamo di garantire il team di progettazione, il team di contenuti e il team di marketing digitale sono tutti d'accordo sui dettagli della dichiarazione di portata.

Cos'è lo striscio di scope?

Scope Creep.si verifica quando il tuo progetto supera la tua dichiarazione iniziale di portata. Ad esempio, si può verificare che lo stakeholder si può verificare se uno stakeholder aggiunge un ulterioreProject Consable.Dopo che il progetto è iniziato.

I cambiamenti imprevisti del progetto possono portare ad un aumento dei rischi di progetto come timeline perse, maggiori budget,sovraccaricoo un prodotto finale di bassa qualità. Ci sono vari motivi per cui possono verificarsi il creep dello scope. Alcuni dei motivi includono:

Scope del progetto poco chiaro.

Obiettivi del progetto non realistico

Troppi stakeholder.

Scarsa gestione dell'ambito

Scarsa comunicazione con le parti interessate

Per evitare lo scope creep, è necessario pianificare contro di esso, che è il punto in cui entra in gioco un forte piano di gestione dell'ambito.

6 passaggi per creare un piano di gestione dell'ambito del progetto

Il corpo della conoscenza del Gestione dei progetti (PMI) del progetto di gestione del progetto (Guida PMBOK®) offre un processo di gestione del progetto di progettazione di sei stessi standard. Questi sei passaggi ti aiutano a creare un piano di gestione del campione solido per mantenere il tuo progetto in pista.

1. Creare il tuo piano di scopa

Il primo passo nel processo di pianificazione prevede la creazione del documento del piano di ambito. Questo documento dovrebbe includere la dichiarazione di portata, una ripartizione dei requisiti del progetto e eventuali risultati previsti per il progetto.

Il tuo documento del piano di ambito può includere anche aCambia il processo di controllo, che è un processo per le richieste di cambiamento in grado di prevenire lo scoppiettamento creep. Questo è un documento che puoi fare riferimento nelle fasi successive della pianificazione del progetto. Potresti aver bisogno di questo documento per progetti complessi, progetti in cui ritieni che le parti interessate vorranno molti deliverables o quando c'è un sacco di flusso in ciò che i tuoi risultati potrebbero essere.

Suggerimenti per la creazione di un piano di ambito:

Incorporare il giudizio di esperti:Per creare il documento di pianificazione dell'ambito dell'ambito, è necessario considerare tutte le parti del processo organizzativo. Check in con gli stakeholder incrociati ed esecutivi per assicurarti di avere tutte le informazioni necessarie.

Hold Scope Kickoff Meetings:Prima di bloccare il tuo documento di ambito, assicurati di avere il buy-in da tutte le parti interessate. Condividi il tuo documento del piano di scopain modo asincronoo ospita un incontro di kickoff in modo che altri dirigenti e membri del team coinvolti nel progetto possano contribuire alla dichiarazione iniziale dell'ambito.

2. Raccogliere i requisiti del progetto

In questa fase del processo, identificherai le esigenze degli stakeholder in modo da poter soddisfare gli obiettivi del progetto. Il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di raccogliere un elenco approfondito di requisiti rispetto alle parti interessate in modo da poter evitare che la portata cambia la linea.

Suggerimenti per la raccolta dei requisiti del progetto:

Creare una carta del progetto:Creare unCharter del progetto, o un passo ascensori, quindi le parti interessate possono capire chiaramente il progetto e garantire che le loro aspettative corrispondano agli obiettivi del progetto.

Tenere messaggi di messa a fuoco o workshop:Tenere messaggi di messa a fuoco o workshop per dare agli stakeholder una migliore comprensione del tuo progetto. Comunicare i tuoi obiettivi del progetto alle parti interessate è essenziale se vuoi che comprino nel tuo scopo del progetto.

Sviluppa prototipi:Sviluppa un prototipo del tuo progetto consegnabile prima di presentare il tuo progetto alle parti interessate. In questo modo, gli stakeholder possono visualizzare il prodotto finale e esprimere le loro preoccupazioni o elencare ulteriori requisiti precoci.

3. Definire l'ambito

Una volta che hai raccolto requisiti rispetto alle parti interessate, trasformare tali informazioni in un ambito ben definito e una descrizione dettagliata del prodotto. Questo documento chiarisce le aspettative e i risultati per il progetto in modo che tutti i membri del team sanno cosa devono realizzare.

Suggerimenti per la definizione del campo di applicazione:

Prova l'analisi del prodotto:Prima di poter definire il tuo scopo e scrivere una descrizione dettagliata del prodotto, è necessario eseguire un'analisi del prodotto approfondita. Analizza il prodotto che hai intenzione di creare dagli occhi del cliente o del cliente per determinare se soddisferà le loro aspettative.

Generare alternative:Volete anche generare alternative nel caso in cui il tuo progetto incontri rischi. Ad esempio, come soddisferà le esigenze degli stakeholder se stai pianificando un nuovo lancio di prodotti e la data di lancio viene ritardata?

Facilitare i workshop:Host Brainstorming Workshop per chiarire la portata del progetto e incoraggiarecollaborazioneTra i membri della squadra.

4. Creare una struttura di rottura del lavoro

UN Struttura della rottura del lavoro(WBS) è un modo per dividere il tuo progetto in livelli di compiti. Quando crei una WBS, la tua squadra può visualizzare chiaramente ogni componente del progetto e valutare ciò che deve essere fatto.

Una struttura di rottura del lavoro crea una struttura gerarchica di compiti. Da lì, è possibile pianificare, monitorare e controllare il tuo progetto.

Suggerimenti per la creazione di una WBS:

Decomporre il tuo progetto obiettivo:Una WBS si decompone, o si rompe, il tuo progetto obiettivo in dipendenze e sotto-dipendenze. Questi gruppi minori di compiti sono spesso indicati come pacchetti di lavoro. Una volta abbassate le tue attività, hai insufficiente intuizioni su tutto ciò che i tuoi progetti hanno bisogno, comprese le ore, le attrezzature, gli strumenti e le spese.

Automatizza i flussi di lavoro:Automazione del membro del team.flussi di lavoropuò razionalizzare il coordinamento sui progetti e migliorare la visibilità del progetto. L'utilizzo di software per automatizzare questi flussi di lavoro ridurrà anche i lavori di raccolta e duplicazione delle informazioni manuali.

5. Validatare l'ambito

La convalida del tuo scopo significa semplicemente ottenere la firma da parte di tutti gli stakeholder coinvolti nel progetto. Assicurati che gli stakeholder comprendano chiaramente i risultati del tuo progetto per evitare il futuri strisciamento dello scope. Se possibile, ottenere feedback o consigli su eventuali modifiche e miglioramenti.

Suggerimenti per convalidare l'ambito:

Ispeziona il tuo piano:Poiché la convalida è l'ultima firma per il piano di gestione dell'ambito, ti consigliamo di rivederlo e ispezionarlo a fondo. I membri del team possono aiutarti a ispezionare il piano prima di inviarlo alle parti interessate, ma gli stakeholder dovrebbero anche partecipare a un'ispezione finale in modo che il piano ottenga il maggior numero possibile di occhi il più possibile.

6. Ambito di controllo

L'ultimo passo nel piano di gestione dell'ambito è il controllo dell'ambito. Come il tuo progetto continua nella fase di esecuzione, monitora ilstato del progettoe gestire le modifiche alla portata. Il modo migliore per semplificare il controllo dello scope è utilizzare il software di gestione del progetto. Questi strumenti possono condividere feedback, file e aggiornamenti di stato sul tuo progetto, quindi sei a conoscenza di qualsiasi cambiamento di ambito in tempo reale.

Suggerimenti per controllare l'ambito:

Analizzare la varianza:In questa parte del piano di gestione dell'ambito, valutare la quantità di varianza nell'ambito. Analizzare le prestazioni effettive del tuo scopo contro le prestazioni pianificate ti darà intuizione per i progetti futuri.

Fare riferimento al documento di controllo delle modifiche:Hai creato un processo di controllo delle modifiche in precedenza nella fase di pianificazione. Ricordarsi di fare riferimento a questo documento in modo da poter tenere traccia del flusso di informazioni quando si tratta di modifiche al progetto.

Semplifica la tua gestione dell'ambito con gli strumenti di gestione del progetto

Un piano di gestione dell'ambito crea una struttura chiara per il tuo team da seguire durante l'esecuzione del progetto. La pianificazione della gestione dell'ambito è più facile se si utilizza uno strumento online perché è possibile condividere il piano con gli stakeholder, automatizzare i flussi di lavoro interni e semplicemente abbattere gli obiettivi del progetto in attività. Con il software di gestione del progetto, è possibile semplificare i tuoi processi e sentirti meglio preparato per ciò che è in anticipo.