Qual è il triangolo di gestione del progetto e come può aiutare la tua squadra?

Il triangolo di gestione del progetto visualizza il problema dei "tripli vincoli" -La necessità di bilanciare la portata, il costo e il tempo per mantenere un prodotto finale di alta qualità. Ogni project manager che ha conosciuto la frustrazione del tentativo di mantenere la propria squadra produttiva con troppo poco tempo, non abbastanza budget, e un ambito incredibilmente grande ha sperimentato il triangolo di gestione del progetto in azione.

Nessuna singola variabile del triangolo del progetto può essere modificata senza fare compromessi con gli altri due punti del triangolo. È il lavoro del project manager per bilanciare tutti e tre gli elementi al fine di mantenere il loro progetto entro il budget e sulla scadenza pur ancora soddisfacendo le specifiche dell'ambito del progetto.

Sotto ci scioliamo ed esaminiamo i tre punti del triangolo di gestione del progetto, come sono correlati e come i project manager possono tenerli in equilibrio per garantire il successo del progetto.

Qual è il triangolo di gestione del progetto?

Il triangolo di gestione del progetto è composto da tre variabili che determinano la qualità del progetto: portata, costo e tempo.

Il triangolo dimostra come queste tre variabili sono collegate, se una delle variabili viene modificata, gli altri due devono essere regolati per mantenere il triangolo collegato. Se il triangolo si rompe - cioè se un punto viene spostato senza regolare uno o entrambi gli altri punti insieme, la qualità del progetto soffrerà.

È un lavoro di un project manager per bilanciare i tre punti del triangolo per ottenere la migliore qualità possibile rimanendo nel budget, sulla scadenza, e aderisce alle specifiche del progetto.

In che modo la portata, il costo e il tempo sono correlati

Esistono due tipi di relazioni in gioco nel triangolo del progetto. Il primo è la relazione tra ambito e altre due variabili di progetto. Portata è A sia il tempo che il costo, il che significa che si muove nella stessa direzione di tali fattori. Quando la portata aumenta, il tempo e il denaro devono anche aumentare per affrontare un progetto più ampio.

Il secondo tipo di relazione è la relazione tra il tempo e il costo, che è un . Questi due fattori si muovono in direzioni opposte. Se i costi devono essere tagliati, le scadenze dovranno essere estese; Ma se incontri un improvviso crisi del tempo, avrai bisogno di un budget extra per adattarti a tempi più brevi.

Queste due relazioni non possono essere modificate, nulla che tu possa fare renderà possibile modificare una variabile senza causare un cambiamento corrispondente, direttamente o inversamente, negli altri due punti sul triangolo. Questo è il motivo per cui il triangolo del progetto viene spesso chiamato il triangolo di ferro dei tripli vincoli. Non importa quanto sia forte un project manager, il triangolo di ferro non può essere piegato alla loro volontà.

I Triple Vincoli Triangle

Per mantenere tutti e tre gli elementi sotto controllo, il project manager deve avere una profonda comprensione di ogni singola variabile e dove hanno l'opportunità di essere flessibili per accogliere le modifiche in tutto il progetto.

Scopo

Scopo è la "dimensione" del progetto in termini di qualità, dettaglio e grandezza dei risultati del progetto. Come ilLe dimensioni del progetto aumentano, richiederà naturalmente più tempo e denaro per completare.

Elementi di Campione del progetto potrebbe includere:

Complessità del progetto

Quantità di prodotti finiti / i

Qualità di uscita

Forza (ad esempio, il numero di utenti simultanei un'app può supportare)

Livello di dettaglio

Numero e complessità delle funzionalità

Fai attenzione a evitare " Scope Creep. "Finalizzando i piani di progetto e ottenendo gli stakeholder del progetto a firmare su tutto prima che inizia la produzione.

Costo

Ai fini del triangolo del progetto, il costo non è limitato alle importi del dollaro letterale. Spesso indicato come "risorse", questo punto triangolo include tutti gli strumenti, le attrezzature e il supporto richiesto per completare il progetto.

Elementi di ambito potrebbe includere:

Budget finanziario

Numero di membri del team

Attrezzature e strutture

Opportunità chiave

La variabile dei costi / risorse include più del semplice denaro letterale, ma generalmente tutto all'interno di questo punto può essere legato a un valore finanziario. Ad esempio, l'aggiunta di dipendenti richiede un bilancio aggiuntivo per gli stipendi; Fare un'opportunità per tenere aperti gli uffici più a lungo richiede un budget aggiuntivo per ore di utilizzo dell'elettricità.

Volta

Durante la regolazione del tempo, tieni presente che la quantità di tempo è importante quanto il tipo di tempo che stai misurando. Gli scambi possono richiedere scadenze estese, adeguamenti a Software del calendario della squadra , Eliminazione delle fasi di pianificazione e altro ancora.

Elementi di tempo potrebbero includere:

Timeline generale del progetto

Ore lavorate sul progetto

Calendari interni e portieri

Tempo assegnato per la pianificazione e la strategia

Numero di fasi del progetto

Se il budget è aumentato del budget, è aumentato, dovrai trovare modi intelligenti per compensare gli o più dei vincoli temporizzati del progetto, che estendendo le scadenze, aggiungendo ore o rendendo altri aggiustamenti di pianificazione.

The Wildcard Factor: innovazione

Quando qualcuno trova un nuovo modo di fare qualcosa che aumenta l'efficienza dei costi o la velocità, questa regolazione può essere effettuata senza un cambiamento corrispondente negli altri punti del triangolo di gestione del progetto.

Ad esempio, qualcuno sul tuo team trova un modo per migliorare la funzionalità di uno strumento necessario al tuo progetto. Questa modifica della tua metodologia di produzione può consentire di ottenere di più all'interno di un programma di progetto abbreviato o di lavorare con un team di progetto più piccolo.

Allo stesso modo, tutti gli aggiornamenti del processo di produzione che possono aiutare a standardizzare i flussi e ridurre il tempo decisionale consentiranno al tuo team di lavorare in modo più efficiente senza sacrificare la qualità. Investire in strumenti di gestione come standardizzati Modelli di vendita. o il software di gestione del progetto ridurrà tempo e costi sprecati senza influire sulla qualità o dallo scopo di un progetto.

Strategie per la gestione del triangolo del progetto

Ora che capisci cosa è il triangolo del progetto, qui ci sono alcuni suggerimenti su come metterlo a buon fine nel tuo lavoro quotidiano. È una buona idea fare riferimento ai cinque Fasi di gestione del progetto pure per identificare le aree di sovrapposizione.

Scegli le tue priorità

Il concetto centrale dietro il triangolo del progetto è che nessun progetto può avere successo con tre punti rigidi. Almeno un punto deve essere flessibile, in modo che tu sappia dove hai spazio per effettuare regolazioni quando diventano necessarie.

Se la tua priorità è al budget, un ostacolo inaspettato può essere affrontato spingendo indietro la scadenza piuttosto che assumere più personale per risolverlo rapidamente. Se la cronologia del tuo cliente è rigida, è saggio ottenere un ulteriore budget pre-approvato in modo da avere le risorse per affrontare le sfide senza ritardare la produzione.

Imposta semplici aspettative

Una volta che conosci i limiti e le priorità per il tuo progetto, comunicandole chiaramente al tuo cliente e alle eventuali stakeholder nel progetto per prevenire le aspettative insoddisfatte e proprietari infelici.

Nelle industrie frequentemente influenzate da complicazioni impreviste, come la costruzione e l'ingegneria, i contratti includeranno elementi speciali che aiutano il project manager a ottenere tutti gli stakeholder sulla stessa pagina prima dell'inizio del progetto. Questi elementi includono:

Bilancio di contingenza approvato in anticipo rispetto al cliente

Elenco dei potenziali potenziali fattori di ritardo (tempo, disastri naturali, eventi locali, ecc.)

Elenco dei piani d'azione frequentemente utilizzati per ciascun ritardo che stima il costo e il tempo che dovrebbero essere aggiunti in caso di ogni contingenza

Dare agli stakeholder una chiara comprensione di quali tipi di eventi possono verificarsi e come potrebbero influire sui costi e dalle scadenze e ottenere le preferenze del cliente registrate in modo da poterli rivolgersi in un secondo momento quando è necessario effettuare una regolazione nel triangolo del progetto. Quando il progetto è finito, non ci sarà confusione sul motivo per cui tali regolazioni sono stati effettuati.

Aggiorna frequentemente

Una volta impostato un piano d'azione concordato che include un potenziale budget, programmi e aggiustamenti di ambito per diverse circostanze potenziali, assicurarsi di mantenere tutte le parti interessate informate di eventuali modifiche e previsioni in tutto il progetto.

Se un fornitore ti informa che sono bassi su una risorsa necessaria, aggiorna il tuo cliente e il proprietario del progetto per fargli sapere che c'è un potenziale di ritardo. Se si esaurisce la risorsa, i tuoi stakeholder saranno informati della situazione e pronti per qualsiasi adattamento che devi fare. Se tu Corrono fuori dalla risorsa, tu e il tuo cliente si sentirà più sicuro di sapere che sei stato preparato per tutti gli scenari.

Regolazione del triangolo allo stile di gestione

Esistono molti approcci alla gestione del progetto che prioritizzano diverse variabili di progetto e, di conseguenza, hanno triangoli di progetto diversi. Sotto abbiamo ordinato sette comuni Metodi di gestione del progetto in quelli che prioritizzano i costi bassi e quelli che hanno dato la priorità al tempo salvati.

Metodi di progetto a risparmio di risorse

I progetti con budget più rigorosi e maggiore flessibilità nella timeline beneficeranno di questi metodi di gestione del progetto, che danno la priorità all'utilizzo delle risorse efficienti.

Cascata:Le fasi del progetto sono completate sequenzialmente, quindi le timeline devono essere flessibili poiché un ritardo in una fase richiederà aggiustamenti a tutte le fasi successive

Pendere: Dercamere le priorità al minimo costi e risorse, consentendo tempi di timeline più lunghi o riduzioni dell'ambito per mantenere il progetto entro il budget

Gestione del progetto Corpo della conoscenza (cascata PMBOK®): Variazione sul processo di cascata sequenziale tradizionale che applica gli standard definiti dall'organismo di gestione del progetto dell'istituto di gestione del progetto per migliorare l'efficienza del processo

Metodi di progetto che salvano tempo

In situazioni in cui il tempo è essenziale, questi metodi di gestione del progetto possono eliminare tempi di fermo non necessari e accelerare i processi del progetto per mantenere le squadre in movimento rapidamente.

Agile: prioritizza i processi flessibili, quindi i team sono pronti a regolare per modificare le richieste con adattamenti che richiedono tempi minimi o aumenti dei costi; Le squadre che impiegano questo approccio spesso usano specifiche Software di gestione agile

Mischia: un tipo specifico di gestione del progetto agile visto più spesso nello sviluppo del software che utilizza le sfaccettature di Metodologia di Scrum. Come gli sprint e le basi touch-touch del team giornaliero per ridurre al minimo il tempo perso in fasi di lavoro in corso

Kanban.: utilizza processi collaborativi continui e ad alta visibilità per ridurre al minimo i tempi di avanzamento del lavoro; Le squadre che impiegano questo approccio spesso usano specifiche Software Kanban.

Scroccato.: Combina la natura collaborativa e continua del processo di Kanban con le recensioni del team giornaliero di Scrum per ridurre al minimo il tempo di avanzamento del lavoro

Naturalmente, l'obiettivo di ogni metodo è trovare l'equilibrio ottimale tra bassi costi, velocità rapide e alta qualità. Ma poiché il triangolo di gestione del progetto richiede la priorità di almeno una variabile, questi metodi si inclono nella direzione di quale variabile è più importante per la squadra.

Usa i tripli vincoli a tuo vantaggio

Sebbene il triangolo di ferro e il suo sistema di tripli vincoli possano sembrare limitanti all'inizio, una volta che impari come applicarli nel tuoProcesso di gestione del progetto aziendale, Scoprirai che questi strumenti renderà effettivamente i tuoi progetti più senza intoppi. Con una migliore comprensione delle tue limitazioni e delle tue flessibilità in anticipo, puoi evitare costose battute d'arresto.

Inoltre, il triangolo di ferro ti aiuterà a garantire il giusto Software di gestione del progetto , Crea processi e configura la tua produzione in modo che il tuo team possa colpire il terreno in esecuzione. Dopo di ciò, non c'è detto cosa sarai in grado di realizzare insieme.