Care este triunghiul de management al proiectului și cum vă poate ajuta echipa?

Triunghiul de management al proiectului vizualizează problema "constrângerilor triple" - nevoia de a echilibra domeniul, costul și timpul pentru a menține un produs final de înaltă calitate. Fiecare manager de proiect care a cunoscut frustrarea încercării de a-și păstra echipa productivă cu prea puțin timp, nu suficient de buget, iar un domeniu de aplicare imposibil de mare a experimentat triunghiul de management al proiectului în acțiune.

Nici o singură variabilă a triunghiului proiectului nu poate fi modificată fără a face compromisuri cu celelalte două puncte ale triunghiului. Este locul de muncă al managerului de proiect pentru a echilibra toate cele trei elemente pentru a-și păstra proiectul în cadrul bugetului și termenului limită, în timp ce îndeplinește încă specificațiile domeniului de aplicare al proiectului.

Mai jos ne distrugem și examinăm cele trei puncte ale triunghiului de management al proiectului, cum sunt legate și modul în care managerii de proiect îi pot menține în echilibru pentru a asigura succesul proiectului.

Care este triunghiul de management al proiectului?

Triunghiul de management al proiectului este alcătuit din trei variabile care determină calitatea proiectului: domeniul, costul și timpul.

Triunghiul demonstrează modul în care aceste trei variabile sunt legate - dacă se modifică una dintre variabile, celelalte două trebuie ajustate pentru a menține triunghiul conectat. Dacă triunghiul se rupe - adică dacă un punct este mutat fără a ajusta unul sau ambele puncte împreună cu acesta - calitatea proiectului va suferi.

Este un loc de muncă al managerului de proiect pentru a echilibra cele trei puncte ale triunghiului pentru a obține cea mai bună calitate posibilă în timp ce rămâneți în cadrul bugetului, termenului limită și aderarea la specificațiile proiectului.

Cum sunt legate de domeniul, costul și timpul

Există două tipuri de relații la joc în triunghiul proiectului. Prima este relația dintre domeniul de aplicare și celelalte două variabile de proiect. Domeniul de aplicare este Atât timp cât și costului, ceea ce înseamnă că se mișcă în aceeași direcție ca și acei factori. Când creșterea domeniului, timpul și banii trebuie să crească, de asemenea, pentru a aborda un proiect mai mare.

Al doilea tip de relație este relația dintre timp și cost, care este un . Acești doi factori se mișcă în direcții opuse. În cazul în care costurile trebuie să fie reduse, atunci termenele limită vor trebui extinse; Dar dacă întâmpinați o criză bruscă a timpului, veți avea nevoie de un buget suplimentar pentru a vă adapta la termenele mai scurte.

Aceste două relații nu pot fi modificate - nimic nu puteți face va face posibilă schimbarea unei variabile fără a provoca o schimbare corespunzătoare, direct sau invers, în celelalte două puncte de pe triunghi. Acesta este motivul pentru care triunghiul proiectului este adesea numit triunghi de fier al constrângerilor triple. Indiferent cât de puternic este un manager de proiect, triunghiul de fier nu poate fi îndoit de voința lor.

Constrângerile triunghiulare ale triunghiului

Pentru a păstra toate cele trei elemente în control, managerul de proiect trebuie să aibă o înțelegere profundă a fiecărei variabile individuale și în cazul în care acestea au posibilitatea de a fi flexibile pentru a se adapta schimbării pe tot parcursul proiectului.

Domeniul de aplicare

Domeniul de aplicare este "dimensiunea" proiectului în ceea ce privește calitatea, detaliile și amploarea livrărilor proiectului. Dupa cumDimensiunea proiectului crește, va necesita în mod natural mai mult timp și bani pentru a finaliza.

Elemente ale lui Domeniul de aplicare al proiectului ar putea include:

Complexitatea proiectului

Cantitatea produsului (produselor) finite

Calitate de ieșire

Forța (de exemplu, numărul utilizatorilor simultani o aplicație poate suporta)

Nivel de detaliu

Numărul și complexitatea caracteristicilor

Aveți grijă să evitați " Domeniul de aplicare "Prin finalizarea planurilor de proiect și obținerea părților interesate de proiect pentru a semna totul înainte de începerea producției.

Cost

În scopul triunghiului proiectului, costul nu se limitează la sumele dolarului literal. Deseori denumite "resurse", acest punct triunghi include toate instrumentele, echipamentele și suportul necesar pentru a finaliza proiectul.

Elementele de aplicare ar putea include:

Bugetul financiar.

Numărul membrilor echipei

Echipamente și facilități

Oportunități cheie

Variabila de cost / resurse include mai mult decât banii literali, dar, în general, totul în acest punct poate fi legat înapoi la o valoare financiară. De exemplu, adăugarea angajaților necesită un buget suplimentar pentru salarii; Având ocazia de a păstra birourile deschise mai mult necesită un buget suplimentar pentru orele de utilizare a energiei electrice.

Timp

Când vă ajustați pentru timp, rețineți că timpul de timp este la fel de important ca și tipul de timp pe care îl măsurați. Combaterile pot necesita termene extinse, ajustări la Software-ul Calendarului Team , eliminarea fazelor de planificare și multe altele.

Elementele de timp pot include:

Cronologia generală a proiectului

Orele au lucrat la proiect

Calendare interne și portari

Timp alocat pentru planificare și strategie

Numărul de faze de proiect

Dacă bugetul este reducerea sau domeniul de aplicare este crescut, va trebui să găsiți modalități inteligente de a compensa prin slăbirea uneia sau mai multor constrângeri de timp ale proiectului dvs., fie prin extinderea termenelor limită, adăugând ore sau alte ajustări ale programului.

Factorul Wildcard: Inovație

Când cineva găsește o nouă modalitate de a face ceva care crește eficiența costurilor sau viteza, această ajustare poate fi făcută fără o modificare corespunzătoare în celelalte puncte ale triunghiului de management al proiectului.

De exemplu, cineva din echipa dvs. găsește o modalitate de a îmbunătăți funcționalitatea unui instrument necesar pentru proiectul dvs. Acest Tweak la metodologia dvs. de producție vă poate permite să obțineți mai multe în cadrul unui program de proiect scurtat sau să lucrați cu o echipă de proiect mai mică.

În mod similar, orice actualizare a procesului de producție care poate ajuta la standardizarea fluxurilor și reducerea timpului de luare a deciziilor va permite echipei dvs. să lucreze mai eficient fără a sacrifica calitatea. Investiția în instrumente de gestionare cum ar fi standardizate Șabloane de vânzări sau software-ul de management de proiect va reduce timpul și costurile pierdute fără a afecta calitatea sau scopul unui proiect.

Strategii de gestionare a triunghiului proiectului

Acum, că înțelegeți ce este triunghiul proiectului, iată câteva sfaturi despre cum să o puneți la o bună utilizare în munca de zi cu zi. Este o idee bună să o referiți la cele cinci Fazele de gestionare a proiectelor De asemenea, identificarea zonelor de suprapunere.

Alegeți prioritățile

Conceptul central din spatele triunghiului proiectului este că niciun proiect nu poate avea succes cu trei puncte fixe fixe. Cel puțin un punct trebuie să fie flexibil, astfel încât să știți unde aveți spațiu pentru a face ajustări atunci când devin necesare.

Dacă prioritatea dvs. rămâne la buget, poate fi tratat un obstacol neașteptat prin împingerea înapoi a termenului dvs. limită, mai degrabă decât să angajeze mai mulți angajați pentru a depana rapid. Dacă cronologia clientului dvs. este rigidă, este înțelept să obțineți un buget suplimentar pre-aprobat, astfel încât să aveți resursele pentru a aborda provocările fără a întârzia producția.

Stabiliți așteptări clare

Odată ce știți limitele și prioritățile pentru proiectul dvs., comunicați-le în mod clar clientului și a oricăror părți interesate în proiect pentru a preveni așteptările nesatisfăcute și proprietarii nefericiți.

În industriile afectate frecvent de complicații neprevăzute, cum ar fi construcția și ingineria, contractele vor include elemente speciale care ajută managerul de proiect să obțină toate părțile interesate pe aceeași pagină înainte de începerea proiectului. Aceste elemente includ:

Bugetele de urgență aprobate înainte de client

Lista factorilor potențiali de întârziere (vreme, dezastre naturale, evenimente locale etc.)

Lista de planuri de acțiune utilizate frecvent pentru fiecare întârziere care estimează costul și timpul necesar pentru a fi adăugate în cazul fiecărei contingențe

Oferiți părților interesate o înțelegere clară a felului de evenimente și modul în care acestea ar putea avea loc costurile și termenele și să obțină preferințele clientului, astfel încât să le puteți referi mai târziu când trebuie să faceți o ajustare în triunghiul proiectului. Când proiectul este terminat, nu va exista nici o confuzie cu privire la motivul pentru care s-au făcut ajustări.

Actualizați frecvent

Odată ce ați stabilit un plan de acțiune convenit, care include un buget potențial, programul și reglaje de domeniu pentru diferite circumstanțe potențiale, asigurați-vă că informați toate părțile interesate cu privire la orice schimbări și previziuni pe tot parcursul proiectului dvs.

Dacă un furnizor vă informează că sunteți scăzut pe o resursă necesară, actualizați clientul și proprietarul proiectului pentru a le spune că există un potențial de întârziere. Dacă renunți la resursa dvs., părțile interesate vor fi informați despre situație și vor fi pregătite pentru orice ajustări pe care trebuie să le faceți. daca tu Fugiți din resursă, dvs. și clientul dvs. vă veți simți mai încrezători că ați fost pregătiți pentru toate scenariile.

Ajustarea triunghiului în stilul dvs. de management

Există multe abordări pentru managementul proiectului care prioritizează diferite variabile de proiect și, ca rezultat, au triunghiuri diferite de proiect. Mai jos am sortat șapte comune Metode de gestionare a proiectelor în cele care prioritizează costurile reduse și cele care prioritizează timpul salvat.

Metode de economisire a resurselor

Proiectele cu bugete mai stricte și mai multă flexibilitate în cronologie vor beneficia de aceste metode de gestionare a proiectelor, care acordă prioritate utilizării eficiente a resurselor.

Cascadă:Fazele proiectului sunt finalizate secvențial, astfel încât termenele trebuie să fie flexibile, deoarece o întârziere într-o singură fază va necesita ajustări ale tuturor fazelor ulterioare

A se sprijini: acordă prioritate costuri și resurse minime, permițând mai multe termene sau reduceri de aplicare pentru a menține proiectul în buget

Corpul de management al proiectului (cascadă PMBOK®): Variația procesului tradițional de cascadă secvențială care aplică standarde definite de organul de management al proiectului Institutului de Management de Proiect pentru îmbunătățirea eficienței procesului

Metode de economisire a timpului

În situațiile în care timpul este de esență, aceste metode de gestionare a proiectelor pot elimina procesele de concediere inutile și pot accelera procesele de proiect pentru a menține echipamentele în mișcare rapidă.

Agil: Prioritizează procesele flexibile, astfel încât echipele sunt pregătite să se adapteze la cererile de schimbare cu adaptări care necesită creșteri minime sau costuri de cost; echipele care angajează această abordare utilizează adesea specifice Software de management agil

Scrum.: un tip specific de management de proiect agil văzut cel mai adesea în dezvoltarea de software care utilizează fațete ale Metodologia Scrum Ca și sprints și baze de telefonie zilnică pentru a minimiza timpul pierdut la etapele de lucru-in-progres

Kanban.: utilizează procese de colaborare continuă, de înaltă vizibilitate pentru a minimiza timpul de lucru în curs de desfășurare; echipele care angajează această abordare utilizează adesea specifice Kanban Software.

Scrumban.: combină caracterul colaborativ și continuu al procesului Kanban cu revizuirile echipei zilnice ale Scrum pentru a minimiza mai bine timpul de lucru în curs de desfășurare

Desigur, scopul fiecărei metode este de a găsi echilibrul optim între costurile reduse, viteze rapide și de înaltă calitate. Dar, deoarece triunghiul de management al proiectului necesită prioritizarea a cel puțin unei variabile, aceste metode înclinate în direcția variabilei variabilei este cea mai importantă pentru echipă.

Utilizați constrângerile triple în avantajul dvs.

Deși triunghiul de fier și sistemul său de constrângeri triple pot părea limitarea la început, odată ce învățați cum să le aplicați în dvs.Procesul de management al proiectelor de proiect, veți descoperi că aceste instrumente vor face efectiv că proiectele dvs. vor funcționa mai bine. Cu o mai bună înțelegere a limitărilor și flexibilităților dvs. înainte de timp, puteți evita obstacole costisitoare.

În plus, triunghiul de fier vă va ajuta să vă asigurați că selectați dreptul Software de management de proiect , Creați procese și configurați-vă producția astfel încât echipa dvs. să poată atinge terenul care rulează. După aceea, nu există nici o idee ce veți putea realiza împreună.