Jaki jest trójkąt zarządzania projektami i jak może pomóc Twojemu zespołowi?

Trójkąt zarządzania projektem wizualizuje problem "potrójnych ograniczeń" - potrzeba zrównoważenia zakresu, kosztów i czasu w celu utrzymania wysokiej jakości produktu końcowego. Każdy kierownik projektu, który znał frustrację próby utrzymania produktywnego zespołu z zbyt mało czasu, niewystarczającego budżetu, a niemożliwie duży zakres doświadczył trójkąta zarządzania projektami w akcji.

Żadna pojedyncza zmienna trójkąta projektu można zmienić bez udostępniania obiektów z pozostałymi dwoma punktami trójkąta. Jest to praca kierownika projektu, aby zrównoważyć wszystkie trzy elementy, aby zachować swój projekt w ramach budżetu i terminu, nadal spełniając specyfikacje zakresu projektu.

Poniżej rozpadamy się i zbadamy trzy punkty trójkąta zarządzania projektami, w jaki sposób są powiązane, i jak kierownicy projektów mogą prowadzić je w równowadze, aby zapewnić sukces projektowy.

Jaki jest trójkąt zarządzania projektami?

Trójkąt zarządzania projektem składa się z trzech zmiennych, które określają jakość projektu: zakres, koszt i czas.

Trójkąt pokazuje, w jaki sposób łączy się te trzy zmienne - jeśli jedna z zmiennych zostanie zmieniony, pozostałe dwa muszą być dostosowane w celu utrzymania podłączenia trójkąta. Jeśli trójkąt pędzi - to jest, jeśli jeden punkt zostanie przeniesiony bez regulacji jednego lub obu innych punktów wraz z nią - jakość projektu będzie cierpienia.

Jest to praca kierownika projektu, aby zrównoważyć trzy punkty trójkąta, aby osiągnąć najlepszą możliwą jakość podczas pobytu w ramach budżetu, terminu i przestrzegania specyfikacji projektu.

Jak zakres, koszt i czas są powiązane

W trójkącie projektu znajdują się dwa rodzaje relacji. Pierwszym jest związek między zakresem a dwoma innymi zmiennymi projektu. Zakres jest zarówno na czas, jak i koszt, co oznacza, że ​​porusza się w tym samym kierunku co te czynniki. Gdy zakres wzrasta, czas i pieniądze muszą również zwiększyć w celu rozwiązania większego projektu.

Drugim rodzajem relacji jest relacja między czasem a kosztem, który jest . Te dwa czynniki poruszają się w przeciwnych kierunkach. Jeśli wymagają cięcia kosztów, terminy będą musiały zostać przedłużone; Ale jeśli napotkasz nagły kryzys, będziesz potrzebował dodatkowego budżetu do regulacji do krótszych terminów.

Te dwa relacje nie mogą być zmienione - nic nie można zrobić, umożliwiło zmianę jednej zmiennej bez powodowania odpowiedniej zmiany, bezpośrednio lub odwrotnie, w pozostałych dwóch punktach na trójkącie. Dlatego trójkąt projektu często nazywany jest trójkąt żelaza ograniczeń potrójnych. Niezależnie od tego, jak silny jest kierownik projektu, trójkąt żelaza nie może być pochylony do ich wola.

Trójkąt Trójkąt

W celu utrzymania wszystkich trzech elementów, kierownika projektu musi mieć głębokie zrozumienie każdej zmiennej indywidualnej i gdzie mają możliwość elastyczności, aby pomieścić zmiany w całym projekcie.

Zakres

Zakres jest "wielkością" projektu pod względem jakości, szczegółów i wielkości dostawców projektu. JakoRozmiar projektu wzrasta, Naturalnie wymaga więcej czasu i pieniędzy, aby zakończyć.

Elementy Zakres projektu może obejmować:

Złożoność projektu

Ilość gotowych produktów

Jakość wyjścia

Siła (np. Liczba jednoczesnych użytkowników Aplikacja może wspierać)

Poziom detali

Liczba i złożoność funkcji

Uważaj, aby uniknąć " Zakres Creep. "Finalizując plany projektów i dostaniesz interesariuszy projektu, aby podpisać wszystko, zanim rozpocznie się produkcja.

Koszt

Dla celów trójkąta projektu koszt nie ogranicza się do literalnych kwot dolarowych. Często określane jako "zasoby", ten trójkątny punkt zawiera wszystkie narzędzia, sprzęt i wsparcie wymagane do uzupełnienia projektu.

Elementy zakresu mogą obejmować:

Budżet finansowy

Liczba członków zespołu

Sprzęt i udogodnienia

Najważniejsze możliwości

Zmienna kosztów / zasobów obejmuje więcej niż tylko dosłowne pieniądze, ale ogólnie wszystko w tym punkcie można powiązać z powrotem do wartości finansowej. Na przykład dodanie pracowników wymaga dodatkowego budżetu na wynagrodzenia; Korzystanie z okazji, aby ubiegać się o miejsca otwarte dłużej wymaga dodatkowego budżetu na godziny użytkowania energii elektrycznej.

Czas

Podczas regulacji na czas należy pamiętać, że czas jest równie ważny jak rodzaj mierzenia czasu. Przedmioty mogą wymagać przedłużonych terminów, dostosowań do Oprogramowanie do kalendarza zespołu. , eliminacja faz planowania i więcej.

Elementy czasu mogą obejmować:

Ogólna osi czasu projektu

Godziny pracowały na projekcie

Kalendarze wewnętrzne i bramki

Czas przeznaczony do planowania i strategii

Liczba faz projektu

Jeśli budżet jest cięty, czy zakres jest zwiększony, musisz znaleźć inteligentne sposoby na zrekompensowanie rozluźnienia jednego lub więcej ograniczeń czasowych projektu, czy poprzez rozszerzenie terminów, dodawania godzin lub dokonania innych regulacji harmonogramu.

Współczynnik wieloznaczny: innowacje

Kiedy ktoś znajduje nowy sposób robienia czegoś, co zwiększa wydajność lub szybkość kosztów, dostosowanie może być dokonywane bez odpowiedniej zmiany w innych punktach trójkąta zarządzania projektami.

Na przykład ktoś w twoim zespole znajduje sposób na poprawę funkcjonalności narzędzia niezbędnego do Twojego projektu. Ten poprawek do metodologii produkcyjnej może pozwolić Ci osiągnąć więcej w skróconym harmonogramie projektu lub pracy z mniejszym zespołem projektu.

Podobnie, wszelkie aktualizacje procesu produkcyjnego, który może pomóc standaryzować przepływy i obniżyć czas podejmowania decyzji, pozwoli twojemu zespołowi pracować skuteczniej bez poświęcania jakości. Inwestowanie w narzędzia do zarządzania, takie jak standaryzowany Szablony sprzedaży lub oprogramowanie do zarządzania projektami obniży się na zmarnowanym czasie i kosztach bez wpływu jakości lub zakresu projektu.

Strategie zarządzania trójkątem projektu

Teraz, gdy rozumiesz, co jest trójkąt projektu, oto kilka wskazówek, jak umieścić go do dobrego wykorzystania w codziennej pracy. Dobrym pomysłem jest odniesienie do pięciu Fazy ​​zarządzania projektami jak również zidentyfikować obszary nakładania się.

Wybierz swoje priorytety

Centralna koncepcja trójkąta projektu jest to, że żaden projekt nie może odnieść sukcesu z trzech sztywno stałych punktów. Przynajmniej jeden punkt musi być elastyczny, dzięki czemu wiesz, gdzie masz miejsce na regulację, gdy stają się konieczne.

Jeśli twój priorytet przebywa na budżet, nieoczekiwana przeszkoda może zostać rozwiązana przez popychanie upływu terminu, zamiast zatrudnić więcej personelu, aby rozwiązać go szybko. Jeśli osi czasu klienta jest sztywna, jest mądry, aby uzyskać dodatkowy budżet wstępnie zatwierdzony, więc masz zasoby do rozwiązania wyzwań bez opóźniania produkcji.

Ustaw wyraźne oczekiwania

Po znaniu limitów i priorytetów dla projektu, przekazują je wyraźnie swoim klientem i zainteresowanym stronom w projekcie, aby zapobiec niezaspokojonym oczekiwaniom i nieszczęśliwym właścicielom.

W branżach często dotkniętych nieprzewidzianymi komplikacjami, takimi jak budowa i inżynieria, kontrakty będą obejmować specjalne elementy, które pomagają menedżerowi projektu, otrzymują wszystkie interesariusze na tej samej stronie przed rozpoczęciem projektu. Te elementy obejmują:

Budżety awaryjne zatwierdzone przed klientem

Lista wspólnych potencjalnych czynników opóźniających (pogoda, klęski żywiołowe, lokalne wydarzenia itp.)

Lista często stosowanych planów działania na każde opóźnienie, które szacuje koszty i czas, który musiałaby zostać dodana w przypadku każdej awaryjnej

Daj interesariuszom wyraźne zrozumienie, jakie mogą wystąpić rodzaje zdarzeń i sposobu, w jaki mogą one wpływać na koszty i osi czasu, i otrzymać zarejestrowane preferencje Klienta, dzięki czemu możesz zarejestrować je później, gdy trzeba dokonać regulacji w trójkącie projektu. Po zakończeniu projektu nie będzie zamieszania, dlaczego dokonano tych korekty.

Aktualizuj często.

Po ustaleniu uzgodnionego planu działania, które obejmuje potencjalny budżet, harmonogram i dostosowania zakresu w poszczególnych potencjalnych okolicznościach, należy zachować wszystkie zainteresowane strony o wszelkich zmianach i prognozach w całym projekcie.

Jeśli dostawca informuje, że są niski na niezbędnym zasobie, zaktualizuj klienta i właściciela projektu, aby pozwolić im wiedzieć, że istnieje możliwość opóźnienia. Jeśli zabrakniesz swojego zasobu, Twoje interesariusze zostaną zezwoleni z sytuacji i gotowych na dowolne korekty, które musisz zrobić. Jeśli ty Zabraknie zasobów, ty i twój klient będą czuć bardziej pewni wiedząc, że byłeś przygotowany na wszystkie scenariusze.

Regulacja trójkąta do stylu zarządzania

Istnieje wiele podejść do zarządzania projektami, które priorytetyzuje różne zmienne projektu, a w rezultacie mają różne trójkąty projektu. Poniżej posortowaliśmy siedem wspólnych Metody zarządzania projektami w tych, które priorytetowe są niskie koszty i te, które priorytetyzują się zaoszczędzonym czasem.

Metody projektu oszczędzające zasoby

Projekty z rygorystycznymi budżetami i większą elastycznością w osi czasu skorzystają z tych metod zarządzania projektami, które priorytetyzują wydajne wykorzystanie zasobów.

Wodospad:Fazy ​​projektu są zakończone kolejno, więc osi czasu muszą być elastyczne, ponieważ opóźnienie w jednej fazie będzie wymagać regulacji wszystkich kolejnych faz

Pochylić się: Priorytet minimalne koszty i zasoby, pozwalając na dłuższe terminy lub obcięcie zakresu, aby zachować projekt w ramach budżetu

Zarządzanie projektem wiedzy (wodospad PMBOK®): Zmienność tradycyjnego procesu sekwencyjnego wodospadu, który dotyczy standardów określonych przez projekt zarządzania projektami Project Institute Institute, aby poprawić wydajność procesu

Oszczędność czasu metod projektu

W sytuacjach, w których czas jest istotą, te metody zarządzania projektami mogą wyeliminować niepotrzebne przestoje i przyspieszyć procesy projektu, aby zapewnić szybkie poruszanie się zespołów.

Zręczny: Priorytet Elastyczne procesy, więc zespoły są przygotowywane na dostosowanie żądań z adaptacjami, które wymagają minimalnego czasu lub wzrostu czasu; Zespoły zatrudniające tego podejścia często używają konkretnych Oprogramowanie do zarządzania zwinnymi

Scrum.: konkretny rodzaj zwinnego zarządzania projektem obserwowany najczęściej w rozwoju oprogramowania wykorzystuje aspekty Metodologia Scrum. Podobnie jak Sprints i Daily Drużynowe bazy, aby zminimalizować czas zagubionych etapami pracy

Kanban.: Używa ciągłego, wysokiego widoczności procesy współpracy, aby zminimalizować czas pracy; Zespoły zatrudniające tego podejścia często używają konkretnych Oprogramowanie Kanban.

Scrumban.: łączy współpracę i ciągłą naturę procesu Kanbana z codziennym zespołem Scrum, aby lepiej zminimalizować czas pracy

Oczywiście celem każdej metody jest znalezienie optymalnej równowagi między niskimi kosztami, szybkimi prędkościami i wysoką jakością. Ponieważ trójkąt zarządzania projektem wymaga priorytetów co najmniej jednej zmiennej, metody te skośne w kierunku, w której większej zmiennej jest najważniejsza dla zespołu.

Użyj potrójnych ograniczeń na swoją korzyść

Chociaż trójkąt żelaza i jej system potrójnych ograniczeń mogą wydawać się ograniczające, kiedy dowiesz się, jak je zastosować w swoimProces zarządzania projektami przedsiębiorstw, Dowiesz się, że te narzędzia rzeczywiście sprawią, że Twoje projekty będą działać bardziej płynnie. Z lepszym zrozumieniem twoich ograniczeń i elastyczności z wyprzedzeniem, możesz uniknąć kosztownych niepowodzeń.

Ponadto trójkąt żelaza pomoże zapewnić wybranie prawa Oprogramowanie do zarządzania projektami , Utwórz procesy i skonfiguruj swoją produkcję, aby Twój zespół mógł uderzyć w ziemię. Potem nie ma opowiadania, co będziesz w stanie osiągnąć razem.