Що таке трикутник управління проектами та як це може допомогти вашій команді?

Трикутник управління проектами візуалізує проблему "потрійних обмежень" - необхідність збалансувати обсяг, вартість та часу для підтримки високоякісного кінцевого продукту. Кожен менеджер проекту, який знав розчарування, намагаючись зберегти свою команду з надто мало часу, недостатньо бюджету, а неможливо велика сфера пережила трикутник управління проектом у дії.

Жодна одна змінна трикутника проекту не може бути змінена, не здійснюючи компроміс з іншими двома точками трикутника. Це робота керівника проекту, щоб збалансувати всі три елементи, щоб зберегти свій проект у межах бюджету та до кінцевого терміну, одночасно виконуючи специфікації сфери діяльності проекту.

Нижче ми розбиваємося та вивчаємо три точки управління проектом, як вони пов'язані, і як керівники проекту можуть тримати їх у балансі, щоб забезпечити успіх проекту.

Що таке трикутник управління проектами?

Трикутник управління проектами складається з трьох змінних, які визначають якість проекту: обсяг, вартість та часу.

Трикутник демонструє, як ці три змінні пов'язані, якщо змінюється одна з змінних, то інші повинні бути скориговані, щоб тримати трикутник. Якщо трикутник переривається, тобто, якщо одна точка рухається, не регулюючи одну або обох інших точок разом з ним, якість проекту буде страждати.

Це робота менеджера проекту, щоб збалансувати три точки трикутника, щоб досягти найкращої якості, залишаючись у межах бюджету, на термін, а також дотримуючись специфікацій проекту.

Як обсяг, вартість та часу пов'язані

У проектному трикутнику є два типи відносин. Перший - це взаємозв'язок між обсягом та двома іншими змінами проекту. Обсяг Як і вартість, що означає, що він рухається в тому ж напрямку, що і ці фактори. Коли обсяг збільшується, час і гроші повинні також збільшуватись, щоб вирішити більший проект.

Другий тип відносин є відносини між часом і вартістю, що є . Ці два фактори рухаються в протилежних напрямках. Якщо витрати потрібно скоротити, то терміни повинні бути продовжені; Але якщо ви зіткнулися з раптовим часом, вам знадобиться додатковий бюджет, щоб пристосуватися до коротких термінів.

Ці два відносини не можуть бути змінені - ніщо, що ви можете зробити, дозволять змінити одну змінну, не викликаючи відповідної зміни, безпосередньо або обернено, в двох інших точках на трикутнику. Ось чому проектний трикутник часто називають залізним трикутником трійкових обмежень. Незалежно від того, наскільки сильний менеджер проекту, залізний трикутник не може бути зігнутою до своєї волі.

Тривальні обмеження трикутника

Для того, щоб зберегти всі три елементи, керівник проекту повинен мати глибоке розуміння кожної окремої змінної та де вони мають можливість бути гнучкою для розміщення змін у всьому проекті.

Обсяг

Сфера застосування є "розмір" проекту з точки зору якості, деталізації та величини продуктів проекту. ЯкРозмір проекту збільшуєтьсяЦе, природно, буде потрібно більше часу і грошей для завершення.

Елементи Обсяг проекту може включати:

Складність проекту

Кількість готових продуктів

Якість виведення

Сила (наприклад, кількість одночасних користувачів додаток може підтримувати)

Рівень деталізації

Номер і складність функцій

Будьте обережні, щоб уникнути " Сфера повзучість "Завершивши плани проекту та отримання зацікавлених сторін проекту, щоб підписатись на все, перш ніж виробництво починається.

Вартість

Для цілей проекту трикутник, вартість не обмежується буквальними сумами долара. Часто називають "ресурсами", це трикутник включає в себе всі інструменти, обладнання та підтримку, необхідну для завершення проекту.

Елементи обсягу можуть включати:

Фінансовий бюджет

Кількість членів команди

Обладнання та засоби

Основні можливості

Змінна вартістю / ресурсами включає в себе більше, ніж просто буквальні гроші, але взагалі все в цьому етапі може бути прив'язана до фінансової вартості. Наприклад, додавання працівників вимагає додаткового бюджету на заробітну плату; Отримання відкритих офісів, які відкриються довше, вимагає додаткового бюджету протягом годин використання електроенергії.

Час

При регулюванні на час, майте на увазі, що кількість часу настільки ж важливо, як тип часу, який ви вимірюєте. Компроміс може вимагати розширених термінів, коригування Командне календарське програмне забезпечення , ліквідація фаз планування тощо.

Елементи часу можуть включати:

Загальний графік проекту

Годинники працювали над проектом

Внутрішні календарі та воротаря

Час, виділений для планування та стратегії

Кількість етапів проекту

Якщо бюджет вирізаний або обсяг збільшується, вам потрібно буде знайти розумні способи компенсації шляхом розпушення одного або декількох обмежень за часом вашого проекту, незалежно від того, розширюючи терміни, додавання годин або створення інших налаштувань розкладу.

Коефіцієнт підстановки: інновації

Коли хтось знаходить новий спосіб зробити щось, що підвищує економічність або швидкість, ця коригування може бути зроблена без відповідної зміни в інших точках трикутника управління проектами.

Наприклад, хтось у вашій команді знаходить спосіб покращити функціональність інструменту, необхідного для вашого проекту. Цей налаштування до вашої методології виробництва може дозволити вам досягти більше у скороченому графіку проекту або працювати з меншою командою проекту.

Аналогічним чином, будь-які оновлення до виробничого процесу, які можуть допомогти стандартизувати потоки та скоротити час прийняття рішень, дозволить вашій команді працювати більш ефективно, не жертвуючи якістю. Інвестування в інструменти управління, такі як стандартизовані Шаблони продажів або програмне забезпечення управління проектами скоротиться на витрати та витрати, не впливаючи на якість або обсяг проекту.

Стратегії управління трикутником проекту

Тепер, коли ви розумієте, що є проектним трикутником, ось кілька порад щодо того, як покласти його на хороше використання у вашій повсякденній роботі. Це гарна ідея до посилання на п'ять Фази управління проектами а також визначити області перекриття.

Виберіть пріоритети

Центральна концепція трикутника проекту полягає в тому, що проект не може бути успішним з трьома жорстко нерухомими точками. Принаймні один точок повинен бути гнучким, щоб ви знали, де у вас є місце, щоб зробити коригування, коли вони стануть необхідними.

Якщо ваш пріоритет перебуває у бюджеті, не можна розглядати несподівану перешкоду, натиснувши свій термін, а не наймаючи більше співробітників, щоб усунути його швидко. Якщо хронологія вашого клієнта є жорстким, це мудре, щоб отримати додатковий бюджет, попередньо затверджений, тому у вас є ресурси для вирішення проблем без затримки виробництва.

Встановіть чіткі очікування

Як тільки ви знаєте обмеження та пріоритети для вашого проекту, чітко повідомляти їх до свого клієнта та будь-яких зацікавлених сторін у проекті, щоб запобігти незаконним очікуванням та нещасним власникам.

У галузях, що часто постраждали від непередбачених ускладнень, таких як будівництво та інженерія, контракти включатимуть спеціальні елементи, які допомагають керівнику проекту отримувати всі зацікавлені сторони на тій же сторінці, перш ніж починається проект. Ці елементи включають:

Непередбачені бюджети затверджені за часом клієнтом

Список загальних потенційних факторів затримки (погода, стихійні лиха, місцеві події тощо)

Список часто використовуваних планів дій для кожної затримки, що оцінює вартість та час, які потрібно буде додати до кожного випадку потенціалу

Дайте зацікавленим сторонам чітке розуміння того, які сорти подій можуть відбутися і як вони можуть вплинути на витрати та терміни, а також отримувати записи клієнта, тому ви можете повідомити їх пізніше, коли вам потрібно зробити налаштування у трикутнику проекту. Коли проект закінчиться, не буде ніякої плутанини, чому були зроблені ці коригування.

Оновлення часто

Після того, як ви встановили узгоджений план дій, який включає в себе потенційний бюджет, графік та обсяг коригування для різних потенційних обставин, обов'язково повідомити всі зацікавлені сторони щодо будь-яких змін та прогнозів у вашому проекті.

Якщо постачальник повідомляє, що вони є низькими за необхідним ресурсом, оновіть свій клієнт та власник проекту, щоб вони знали, що є потенціал для затримки. Якщо ви закінчите свій ресурс, ваші зацікавлені сторони будуть оцінюватися за ситуацією та готові до будь-яких коригувань, які потрібно зробити. Якщо ти Вичерпайте ресурс, ви і ваш клієнт обидва почуватимуться більш впевненими, знаючи, що ви були підготовлені до всіх сценаріїв.

Налаштування трикутника до вашого стилю управління

Існує багато підходів до управління проектами, які визначають пріоритетність різних змінних проектів, і, як наслідок, мають різні трикутники проекту. Нижче ми відсортували сім загальних Методи управління проектами в ті, що визначають пріоритетні низькі витрати, і ті, що визначають пріоритетність часу.

Ресурсно-економічні методи проекту

Проекти з більш жорсткими бюджетами та більшою гнучкістю в часовій шкалі отримає користь від цих методів управління проектами, які визначають пріоритетність ефективного використання ресурсів.

Водоспад:Фази проекту завершуються послідовно, тому терміни повинні бути гнучкими, оскільки затримка в одній фазі вимагатиме коригування всіх наступних етапів

Худий: визначає пріоритети мінімальних витрат та ресурсів, що дозволяє довше терміни або обсяги скорочення для зберігання проекту в межах бюджету

ОБЛАДНАННЯ КОНТРОЛЬНОГО ПРОЕКТУ ЗНАННЯ (водоспад PMBOK®): варіація на традиційному процесі послідовного водоспаду, який застосовує стандарти, визначені органом управління проектами управління проектами для підвищення ефективності процесу

Методи зберігання часу

У ситуаціях, коли час має сутність, ці методи управління проектами можуть усунути непотрібні простою та прискорені процеси проекту, щоб зберегти команди швидко.

Гнучкий: пріоритети гнучких процесів, тому команди готові пристосуватися до зміни запитів з пристосуваннями, які потребують мінімального часу або збільшення витрат; Команди, які використовують цей підхід, часто використовують конкретні програмне забезпечення керування Agile

Шматок: специфічний тип управління Agile Project найчастіше у розробці програмного забезпечення, який використовує грані Методологія Scrum Подібно до спринтів і щоденної команди дотику, щоб мінімізувати час, втрачені на етапах роботи

Канбан: використовує безперервні, високоякісні спільні процеси, щоб мінімізувати час роботи; Команди, які використовують цей підхід, часто використовують конкретні Kanban Software

Скрапський: поєднання спільного та безперервного характеру Kanban Process з щоденними оглядами команди Scrum для кращого мінімізації часу роботи

Звичайно, мета кожного методу полягає в тому, щоб знайти оптимальний баланс між низькими витратами, швидкими швидкістю та високою якістю. Але оскільки трикутник управління проектами потребує пріоритетизації щонайменше однієї змінної, ці методи, що перекосуються у напрямку за будь-якої змінної для команди.

Використовуйте потрійні обмеження на вашу перевагу

Хоча трикутник заліза та його система потрійних обмежень можуть, здається, спочатку обмежують, як тільки ви дізнаєтеся, як застосувати їх у вашомупроцес управління підприємством, ви побачите, що ці інструменти фактично зробить ваші проекти більш гладко. З кращою розумінням ваших обмежень та гнучкості заздалегідь, ви можете уникнути дорогих невдач.

Крім того, залізний трикутник допоможе вам вибрати право Програмне забезпечення управління проектами , створювати процеси, і налаштуйте свою продукцію, щоб ваша команда була вдарити на землю. Після цього не говорить, що ви зможете виконати разом.