Ποιο είναι το τρίγωνο διαχείρισης έργου και πώς μπορεί να βοηθήσει την ομάδα σας;

Το τρίγωνο διαχείρισης έργων απεικονίζει το πρόβλημα των "τριπλών περιορισμών" - η ανάγκη εξισορρόπησης του πεδίου, το κόστος και το χρόνο προκειμένου να διατηρηθεί ένα τελικό προϊόν υψηλής ποιότητας. Κάθε διευθυντής έργου που γνωρίζει την απογοήτευση της προσπάθειας να κρατήσει την ομάδα τους παραγωγική με πολύ λίγο χρόνο, όχι αρκετό προϋπολογισμό και ένα απίστευτα μεγάλο πεδίο γνώρισε το τρίγωνο διαχείρισης έργων σε δράση.

Καμία μεταβλητή του τριγώνου του έργου δεν μπορεί να αλλάξει χωρίς να κάνει συναλλαγές με τα άλλα δύο σημεία του τριγώνου. Είναι η δουλειά του διαχειριστή του έργου να εξισορροπεί και τα τρία στοιχεία, προκειμένου να διατηρηθεί το έργο τους εντός του προϋπολογισμού και την προθεσμία, διατηρώντας παράλληλα τις προδιαγραφές του πεδίου εφαρμογής του έργου.

Παρακάτω καταρρίψουμε και εξετάζουμε τα τρία σημεία του τριγώνου διαχείρισης έργου, πώς σχετίζονται και πώς οι διαχειριστές έργων μπορούν να τους κρατήσουν σε ισορροπία για να εξασφαλίσουν την επιτυχία του έργου.

Ποιο είναι το τρίγωνο διαχείρισης έργου;

Το τρίγωνο διαχείρισης έργων αποτελείται από τρεις μεταβλητές που καθορίζουν την ποιότητα του έργου: το πεδίο, το κόστος και το χρόνο.

Το τρίγωνο καταδεικνύει πώς συνδέονται αυτές οι τρεις μεταβλητές - εάν αλλάξει μία από τις μεταβλητές, οι άλλοι δύο πρέπει να ρυθμιστούν για να διατηρηθούν το συνδεδεμένο το τρίγωνο. Εάν το τρίγωνο σπάσει - δηλαδή, αν ένα σημείο μετακινηθεί χωρίς να προσαρμόζεται ένα ή και τα δύο άλλα σημεία μαζί με αυτό - η ποιότητα του έργου θα υποφέρει.

Είναι μια δουλειά του διαχειριστή του έργου να εξισορροπήσει τα τρία σημεία του τριγώνου για να επιτύχει την καλύτερη δυνατή ποιότητα, ενώ παραμένει εντός προϋπολογισμού, σε προθεσμία και προσκολλημένος στις προδιαγραφές του έργου.

Πώς σχετίζονται το πεδίο, το κόστος και το χρόνο

Υπάρχουν δύο τύποι σχέσεων στο παιχνίδι στο τρίγωνο του έργου. Η πρώτη είναι η σχέση μεταξύ του πεδίου εφαρμογής και των δύο άλλων μεταβλητών έργου. Το πεδίο εφαρμογής είναι Και για το χρόνο και το κόστος, πράγμα που σημαίνει ότι κινείται προς την ίδια κατεύθυνση με τους παράγοντες. Όταν το πεδίο εφαρμογής αυξάνεται, ο χρόνος και τα χρήματα πρέπει επίσης να αυξηθούν για την αντιμετώπιση ενός μεγαλύτερου έργου.

Ο δεύτερος τύπος σχέσης είναι η σχέση μεταξύ του χρόνου και του κόστους, που είναι ένα . Αυτοί οι δύο παράγοντες μετακινούνται σε αντίθετες κατευθύνσεις. Εάν πρέπει να μειωθούν έξοδα, τότε θα πρέπει να επεκταθούν οι προθεσμίες. Αλλά αν αντιμετωπίσετε μια ξαφνική κρίση χρόνου, θα χρειαστείτε επιπλέον προϋπολογισμό για να προσαρμόσετε σε μικρότερα χρονοδιαγράμματα.

Αυτές οι δύο σχέσεις δεν μπορούν να τροποποιηθούν - τίποτα που μπορείτε να κάνετε, θα επιτρέψει να αλλάξετε μια μεταβλητή χωρίς να προκαλέσετε μια αντίστοιχη αλλαγή, είτε άμεσα είτε αποσπώς, στα άλλα δύο σημεία του τριγώνου. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο το τρίγωνο του έργου ονομάζεται συχνά το σιδερένιο τρίγωνο τριπλών περιορισμών. Ανεξάρτητα από το πόσο ισχυρός είναι ένας διαχειριστής έργου, το τρίγωνο σιδήρου δεν μπορεί να λυγίσει στη θέλησή τους.

Οι τριγωνικοί περιορισμοί του τριγώνου

Προκειμένου να διατηρηθούν και τα τρία στοιχεία, ο διαχειριστής του έργου πρέπει να έχει μια βαθιά κατανόηση κάθε μεμονωμένης μεταβλητής και όπου έχουν την ευκαιρία να είναι ευέλικτες για να φιλοξενήσουν αλλαγές σε όλο το έργο.

Πεδίο εφαρμογής

Το πεδίο εφαρμογής είναι το "μέγεθος" του έργου όσον αφορά την ποιότητα, τις λεπτομέρειες και το μέγεθος των παραδοτέων του έργου. ΩςΤο μέγεθος του έργου αυξάνεται, θα απαιτήσει φυσικά περισσότερο χρόνο και χρήματα για να ολοκληρωθεί.

Στοιχεία πεδίο εφαρμογής έργου μπορεί να περιλαμβάνει:

Πολυπλοκότητα έργου

Ποσότητα τελικού προϊόντος (ες)

Ποιότητα εξόδου

Αντοχή (π.χ., ο αριθμός των ταυτόχρονων χρηστών που μπορεί να υποστηρίξει μια εφαρμογή)

Επίπεδο λεπτομέρειας

Αριθμός και πολυπλοκότητα των χαρακτηριστικών

Προσέξτε να αποφύγετε " Πεδίο σέρνεται "Η οριστικοποίηση των σχεδίων του έργου και η λήψη των ενδιαφερομένων έργων για να υπογράψουν τα πάντα πριν ξεκινήσουν η παραγωγή.

Κόστος

Για τους σκοπούς του τριγώνου του έργου, το κόστος δεν περιορίζεται σε κυριολεκτικά ποσά δολαρίου. Συχνά αναφέρονται ως "Πόροι", αυτό το τρίγωνο περιλαμβάνει όλα τα εργαλεία, τον εξοπλισμό και την υποστήριξη που απαιτείται για την ολοκλήρωση του έργου.

Τα στοιχεία του πεδίου εφαρμογής ενδέχεται να περιλαμβάνουν:

Οικονομικός προυπολογισμός

Αριθμός μελών της ομάδας

Εξοπλισμός και εγκαταστάσεις

Βασικές ευκαιρίες

Η μεταβλητή κόστους / πόρων περιλαμβάνει κάτι περισσότερο από ένα μόνο κυριολεκτικό χρήμα, αλλά γενικά όλα μέσα σε αυτό το σημείο μπορούν να συνδεθούν πίσω σε μια οικονομική αξία. Για παράδειγμα, η προσθήκη υπαλλήλων απαιτεί πρόσθετο προϋπολογισμό για τους μισθούς. Η ανάληψη ευκαιρίας για τη διατήρηση των ανοιχτών γραφείων απαιτεί επιπλέον προϋπολογισμό για ώρες χρήσης ηλεκτρικής ενέργειας.

χρόνος

Όταν προσαρμόζετε για το χρόνο, λάβετε υπόψη ότι ο χρόνος είναι εξίσου σημαντικός με τον τύπο του χρόνου που μετράτε. Οι συμφωνίες μπορούν να απαιτούν εκτεταμένες προθεσμίες, προσαρμογές λογισμικό ημερολογίου ομάδας , εξάλειψη των φάσεων σχεδιασμού και πολλά άλλα.

Τα στοιχεία του χρόνου ενδέχεται να περιλαμβάνουν:

Συνολικό χρονοδιάγραμμα έργου

Ώρες εργασίας στο έργο

Εσωτερικά ημερολόγια και γροθιές

Ο χρόνος που χορηγείται για το σχεδιασμό και τη στρατηγική

Αριθμός φάσεων έργων

Εάν ο προϋπολογισμός είναι να αυξηθεί, θα χρειαστεί να βρείτε έξυπνους τρόπους για να αντισταθμίσετε χαλάρωση ενός ή περισσοτέρων από τους χρόνους του έργου σας, είτε με την επέκταση των προθεσμιών, προσθήκης ωρών ή κάνοντας άλλες προσαρμογές προγραμματισμού.

Ο συντελεστής μπαλαντέρ: Καινοτομία

Όταν κάποιος βρίσκει έναν νέο τρόπο να κάνει κάτι που αυξάνει την αποδοτικότητα ή την ταχύτητα του κόστους, αυτή η προσαρμογή μπορεί να γίνει χωρίς αντίστοιχη αλλαγή στα άλλα σημεία του τριγώνου διαχείρισης έργου.

Για παράδειγμα, κάποιος στην ομάδα σας βρίσκει έναν τρόπο να βελτιώσει τη λειτουργικότητα ενός εργαλείου που απαιτείται για το έργο σας. Αυτό το tweak στη μεθοδολογία παραγωγής σας μπορεί να σας επιτρέψει να επιτύχετε περισσότερα μέσα σε ένα σύντομο πρόγραμμα έργου ή να εργαστείτε με μια μικρότερη ομάδα έργου.

Ομοίως, οποιεσδήποτε ενημερώσεις στη διαδικασία παραγωγής που μπορούν να βοηθήσουν στην τυποποίηση των ροών και να μειώσουν τον χρόνο λήψης αποφάσεων, θα επιτρέψει στην ομάδα σας να λειτουργεί πιο αποτελεσματικά χωρίς να θυσιάζει την ποιότητα. Επενδύοντας σε εργαλεία διαχείρισης όπως το τυποποιημένο Πρότυπα πωλήσεων ή το λογισμικό διαχείρισης έργων θα μειώσει το χτισμένο χρόνο και το κόστος χωρίς να επηρεάζει την ποιότητα ή το πεδίο εφαρμογής ενός έργου.

Στρατηγικές για τη διαχείριση του τριγώνου του έργου

Τώρα που καταλαβαίνετε τι είναι το τρίγωνο του έργου, εδώ είναι μερικές συμβουλές για το πώς να το βάλετε σε καλή χρήση στην καθημερινή σας εργασία. Είναι καλή ιδέα να αναφέρετε τα πέντε Φάσεις διαχείρισης έργων επίσης για τον εντοπισμό περιοχών επικάλυψης.

Επιλέξτε τις προτεραιότητές σας

Η κεντρική ιδέα πίσω από το τρίγωνο του έργου είναι ότι κανένα έργο δεν μπορεί να επιτύχει με τρία άκαμπτα σταθερά σημεία. Τουλάχιστον ένα σημείο πρέπει να είναι ευέλικτο, έτσι ώστε να ξέρετε πού έχετε χώρο για να κάνετε προσαρμογές όταν γίνονται απαραίτητες.

Εάν η προτεραιότητά σας διαμένει στον προϋπολογισμό, ένα απροσδόκητο εμπόδιο μπορεί να αντιμετωπιστεί με την ώθηση της προθεσμίας σας και όχι να προσλαμβάνει περισσότερο προσωπικό για να την αντιμετωπίσει γρήγορα. Εάν το χρονοδιάγραμμα του πελάτη σας είναι άκαμπτο, είναι σοφό να λάβετε επιπλέον προϋπολογισμό, ώστε να έχετε τους πόρους για να αντιμετωπίσετε τις προκλήσεις χωρίς καθυστέρηση της παραγωγής.

Ορίστε σαφείς προσδοκίες

Μόλις γνωρίζετε τα όρια και τις προτεραιότητες για το έργο σας, επικοινωνήστε με σαφώς στον πελάτη σας και σε οποιονδήποτε ενδιαφερόμενο στο έργο για να αποτρέψετε τις ανεπιθύμητες προσδοκίες και τους δυσαρεστημένους ιδιοκτήτες.

Στις βιομηχανίες που πλήττονται συχνά από απρόβλεπτες επιπλοκές, όπως η κατασκευή και η μηχανική, οι συμβάσεις θα περιλαμβάνουν ειδικά στοιχεία που βοηθούν τον διαχειριστή του έργου να πάρει όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη στην ίδια σελίδα πριν αρχίσει το έργο. Αυτά τα στοιχεία περιλαμβάνουν:

Προϋπολογισμοί έκτακτης ανάγκης που εγκρίθηκαν μπροστά από τον πελάτη

Κατάλογος κοινών πιθανών παραγόντων καθυστέρησης (καιρός, φυσικές καταστροφές, τοπικές εκδηλώσεις κ.λπ.)

Κατάλογος των συχνά χρησιμοποιούμενων σχεδίων δράσης για κάθε καθυστέρηση που εκτιμά το κόστος και το χρόνο που θα πρέπει να προστεθούν σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης

Δώστε στους ενδιαφερόμενους μια σαφή κατανόηση του τι είδους συμβάντα ενδέχεται να εμφανιστούν και πώς θα μπορούσαν να επηρεάσουν το κόστος και τα χρονοδιαγράμματα και να λάβετε τις προτιμήσεις του πελάτη, ώστε να μπορείτε να τις αναφέρετε αργότερα όταν πρέπει να κάνετε μια προσαρμογή στο τρίγωνο του έργου σας. Όταν ολοκληρωθεί το έργο, δεν θα υπάρξει σύγχυση ως προς το γιατί έγιναν αυτές οι προσαρμογές.

Ενημέρωση συχνά

Μόλις ορίσετε ένα συμφωνημένο σχέδιο δράσης που περιλαμβάνει τον δυνητικό προϋπολογισμό, το χρονοδιάγραμμα και τις προσαρμογές του πεδίου εφαρμογής για διαφορετικές πιθανές περιστάσεις, φροντίστε να ενημερώνετε όλους τους ενδιαφερόμενους για τυχόν αλλαγές και προβλέψεις καθ 'όλη τη διάρκεια του έργου σας.

Εάν ένας προμηθευτής σας ενημερώσει ότι είναι χαμηλά σε έναν απαραίτητο πόρο, ενημερώστε τον πελάτη και τον ιδιοκτήτη του έργου σας να τους ενημερώσετε ότι υπάρχει δυνατότητα καθυστέρησης. Εάν εξαντληθείτε από τον πόρο σας, οι ενδιαφερόμενοι σας θα ενημερωθούν για την κατάσταση και είναι έτοιμες για οποιεσδήποτε προσαρμογές πρέπει να κάνετε. Αν εσύ Εξαντλήστε από τον πόρο, εσείς και ο πελάτης σας θα αισθανθείτε και οι δύο πιο σίγουροι γνωρίζοντας ότι είστε έτοιμοι για όλα τα σενάρια.

Ρυθμίζοντας το τρίγωνο στο στυλ διαχείρισης

Υπάρχουν πολλές προσεγγίσεις για τη διαχείριση έργων που δίνουν προτεραιότητα σε διαφορετικές μεταβλητές έργου και, ως αποτέλεσμα, έχουν διαφορετικά τρίγωνα έργου. Παρακάτω έχουμε ταξινομηθεί επτά κοινά Μέθοδοι διαχείρισης έργων σε εκείνους που δίνουν προτεραιότητα χαμηλού κόστους και εκείνων που δίνουν προτεραιότητα στον χρόνο αποθηκευμένης.

Μέθοδοι έργου εξοικονόμησης πόρων

Τα έργα με αυστηρότερους προϋπολογισμούς και μεγαλύτερη ευελιξία στο χρονοδιάγραμμα θα επωφεληθούν από αυτές τις μεθόδους διαχείρισης έργων, οι οποίες προτεραιότητα στην αποτελεσματική χρήση των πόρων.

Υδατόπτωση:Οι φάσεις του έργου ολοκληρώνονται διαδοχικά, έτσι ώστε τα χρονοδιαγράμματα να είναι ευέλικτα, καθώς μια καθυστέρηση σε μία φάση θα απαιτήσει προσαρμογές σε όλες τις επόμενες φάσεις

Απαχος: Προτεραιότητα των ελάχιστων δαπανών και των πόρων, επιτρέποντας τα μεγαλύτερα χρονικά σήματα ή τις περικοπές του πεδίου εφαρμογής να διατηρούν το έργο εντός του προϋπολογισμού

Σώμα διαχείρισης έργου γνώσης (καταρράκτης PMBOK®): Παραλλαγή της παραδοσιακής διαδοχικής διαδικασίας καταρράκτη που εφαρμόζει πρότυπα που ορίζονται από το όργανο διαχείρισης του έργου του Ινστιτούτου Διαχείρισης Έργων για τη βελτίωση της αποτελεσματικότητας της διαδικασίας

Μέθοδοι εξοικονόμησης χρόνου

Σε περιπτώσεις όπου ο χρόνος είναι της ουσίας, αυτές οι μέθοδοι διαχείρισης έργων μπορούν να εξαλείψουν τις περιττές διαδικασίες διακοπής λειτουργίας και να επιταχύνουν τις διαδικασίες έργων για να διατηρήσουν ταχέως τις ομάδες.

Ευκίνητος: Προτεραιότητα σε ευέλικτες διαδικασίες, έτσι οι ομάδες είναι έτοιμες να προσαρμοστούν για να αλλάξουν αιτήματα με προσαρμογές που απαιτούν ελάχιστο χρόνο ή αύξηση κόστους. Οι ομάδες που χρησιμοποιούν αυτή την προσέγγιση συχνά χρησιμοποιούν συγκεκριμένα Λογισμικό Agile Management

Κλέπτω: ένας συγκεκριμένος τύπος ευκίνητης διαχείρισης έργου που παρατηρείται συχνότερα στην ανάπτυξη λογισμικού που χρησιμοποιεί πτυχές του Μεθοδολογία Scrum Όπως οι σπριντς και οι καθημερινές ομάδες Touch-Bases για την ελαχιστοποίηση του χρόνου που χάθηκαν στα στάδια εργασίας σε εξέλιξη

Κανάν: Χρησιμοποιεί συνεχείς διαδικασίες συνεργασίας υψηλής ορατότητας για την ελαχιστοποίηση του χρόνου προόδου εργασίας. Οι ομάδες που χρησιμοποιούν αυτή την προσέγγιση συχνά χρησιμοποιούν συγκεκριμένα Λογισμικό Kanban

Πανούργος: Συνδυάζει τη συνεργατική και συνεχή φύση της διαδικασίας Kanban με τις σχολαστικές ανασκοπήσεις του Scrum για να ελαχιστοποιήσετε καλύτερα το χρόνο εργασίας

Φυσικά, ο στόχος κάθε μεθόδου είναι να βρεθεί η βέλτιστη ισορροπία μεταξύ χαμηλού κόστους, γρήγορες ταχύτητες και υψηλής ποιότητας. Όμως, δεδομένου ότι το τρίγωνο διαχείρισης του έργου απαιτεί ιεράρχηση τουλάχιστον μιας μεταβλητής, αυτές οι μέθοδοι είναι λοξοτομημένες προς την κατεύθυνση της οποιασδήποτε μεταβλητής είναι πιο σημαντική για την ομάδα.

Χρησιμοποιήστε τους τριπλά περιορισμούς στο πλεονέκτημά σας

Αν και το σιδερένιο τρίγωνο και το σύστημά του τριπλών περιορισμών μπορεί να φαίνονται πρώτα περιοριστικά, μόλις μάθετε πώς να τα εφαρμόσετε στο δικό σαςΔιαδικασία διαχείρισης έργων επιχειρήσεων, θα διαπιστώσετε ότι αυτά τα εργαλεία θα κάνουν πραγματικά τα έργα σας να λειτουργούν πιο ομαλά. Με καλύτερη κατανόηση των περιορισμών και των ευελιξών σας μπροστά από το χρόνο, μπορείτε να αποφύγετε τις δαπανηρές αποτυχίες.

Επιπλέον, το τρίγωνο σιδήρου θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι επιλέγετε το σωστό Λογισμικό διαχείρισης έργου , δημιουργήστε διαδικασίες και δημιουργήστε την παραγωγή σας έτσι ώστε η ομάδα σας να μπορεί να χτυπήσει το έδαφος. Μετά από αυτό, δεν λέτε τι θα είστε σε θέση να ολοκληρώσετε μαζί.