Come scegliere il software di gestione del progetto per il tuo team

Se la tua squadra ha mai avuto problemi a ottenere un progetto da terra o ottenere un aggiornamento di stato tempestivo o ottenere il lavoro svolto dalla scadenza, o tutto quanto sopra, prendi il cuore. Non sei solo. La gestione dei progetti è un duro lavoro. Davvero difficile. Ma è anche un lavoro critico che può creare o rompere la capacità della tua squadra di colpire gli obiettivi.

Inserisci il software di gestione del progetto. Certo, qualsiasi strumento probabilmente ti aiuterà, ma prenderà il tempo per trovare lo strumento giusto per il tuo team ti consentirà di colpire costantemente i tuoi obiettivi e ottenere un maggiore successo.

Se stai guardandoSoftware di gestione del progettoPer la prima volta, scegliere uno strumento può sentirsi piuttosto travolgente. In effetti, potresti ancora chiedervi perché hai persino bisogno del software di gestione del progetto, per non parlare di capire cosa ti serve. Inoltre, hai centinaia di opzioni e caratteristiche da considerare, il che rende difficile sapere da dove iniziare. Ecco perché noi a UDN Task Manager ha scritto questa guida. Con esso, imparerai a:

Disegna un'immagine più completa delle sfide che i tuoi facce di squadra - quindi puoi meglio delineare le tue esigenze

Capire come il software di gestione del progetto può aiutare, quindi non sprecare il tuo tempo a provare strumenti che sono una brutta corrispondenza

Definire i criteri a cui dovresti pensare mentre valuti gli strumenti, quindi sai quali sono le funzionalità più critiche per la tua squadra

Perché ho bisogno di uno strumento di gestione del progetto?

Come ti assicura che la tua squadra sappia che lavoro ha bisogno di essere fatto? Chi è responsabile di farlo? E quando è dovuto? Pianificazione e organizzazione di tutti questi componenti e dettagli fondamentali è un must per il lavoro basato su progetto e critico per il successo della tua squadra. Eppure è ancora una delle più grandi squadre di sfide e aziende che affrontano.

Quindi come puoi dire se lo farestibeneficiare della gestione del progettoSoftware? Ecco quattro motivi per cui il tuo team potrebbe aver bisogno di uno strumento:

Tutti nel tuo team utilizza un sistema diverso per gestire il proprio lavoro, quindi i progetti, i compiti, i file e la comunicazione del tuo team sono sparsi sugli strumenti.

I membri del team non sanno cosa lavorare, quali sono le loro priorità, o come scoprire, quindi sprecano molto il loro tempo (e probabilmente anche il tuo) chiedendo risposte.

Il tuo processo per comunicare priorità e richiedereaggiornamenti di statoPrincipalmente comporta la tenuta di riunioni, l'invio di e-mail o la revisione manuale di fogli di calcolo complicati.

I membri del team perdono regolarmente le scadenze. Perché tutto quanto sopra.

Nozioni di base per la gestione dei progetti: organizzazione del lavoro e stabilire responsabilità

Per qualsiasi progetto è un successo, ogni membro del team ha bisogno di supportarlo. Ma come possono se non sanno che cosa ci si aspetta da parte loro, quali scadenze e pietre miliari devono incontrarsi, o dove trovare informazioni di cui hanno bisogno?

Devi organizzare il tuo lavoro in un unico posto

Il software di gestione del progetto è un contenitore per tutto il lavoro del tuo team che ti consente di organizzare tutto in un unico posto. Pensa ad esso come un sistema cubica in cui tutte le informazioni essenziali del tuo team debbano avere successo, i progetti e i compiti che devono essere fatti, assegnatari, date dovute, priorità, file, tutti hanno il loro posto.

In questo modo, i membri del team sanno esattamente dove trovare ciò di cui hanno bisogno, e tutti sono chiari sulle responsabilità di cui hanno bisogno per soddisfare. Mentre consideri strumenti, valuti quanto segue:

Progetto e struttura delle attività. In che modo ogni strumento abbattere i progetti nei loro componenti? Non si tratta di come tuvisualizza il lavoro; Si tratta della gerarchia di informazioni. Ad esempio, puoi rompere attività di grandi dimensioni in compiti più piccoli (cioè, subttasks)?

Informazioni per le attività. Quali informazioni includono ogni attività? La struttura dei compiti è coerente dal progetto al progetto?

È necessario stabilire chiari proprietà e responsabilità per il lavoro

La soluzione di gestione del progetto che scegli dovrebbe aiutare te e il tuo team design facilmente assegnatari, mostrare come funziona il lavoro, e quando sta accadendo. Si consiglia di cercare queste funzionalità:

Assegnatario dell'attività. Puoi facilmente assegnare un proprietario a ciascun compito? È chiaro che è responsabile di fare il lavoro? Questo è un must se vuoi promuovere una maggiore responsabilità nella tua squadra e assicurati che tutti soddisfino le scadenze.

Dipendenze del compito. Mostrando dipendenze tra i compiti consente ai membri del team di vedere quali altri hanno bisogno di completare prima (e dove trovarlo) prima che possano iniziare.

Avvia le date e le date dovute. Naturalmente è necessario impostare le date chiare, ma non tutte le attività vengono create uguali, alcune richiedono più tempo rispetto ad altre. Potresti voler indicare anche le date di inizio. Questo dà alla tua squadra una maggiore chiarezza su quando si sta accadendo il lavoro e quanto tempo ci vorrà. I date di inizio aiutano anche a tutti più facilmente privilegi il lavoro.

Con un buon sistema per organizzare informazioni fondamentali, che lavoro deve essere fatto, chi lo sta facendo, quando sta succedendo e quando è dovuto, tutti avranno un maggiore successo di mantenere le scadenze sulla pista e riunendo le scadenze. E poi puoi iniziare a migliorare il lavoro della tua squadra anche in altre aree.

Collaborazione: Centralizzazione Comunicazione e informazione del team

Le squadre oggi sono sotto un'enorme pressione per fare di più con meno, muoversi più velocemente che mai e migliorare la qualità del loro lavoro.Collaborazione efficaceè imperativo, ma lavorare insieme è ancora così difficile. Come mai?

Una ragione è che troppo spesso le squadre non condividono un posto di lavoro-un luogo in cui possono pianificare, gestire e comunicare sui loro obiettivi, progetti, attività, file e altro ancora. Invece, il loro lavoro è distribuito su numerosi strumenti, che ostacola una collaborazione efficace in diversi modi.

Devi centralizzare la comunicazione del team

Usando l'e-mail o altre app per condividere i conduttori di lavoro a thread senza fine che danno solo il contesto ai destinatari, se possono persino trovare ciò di cui hanno bisogno. I membri del team sprecare tempo per la ricerca di comunicazioni correlate, feedback e altre informazioni devono capire il loro lavoro, spesso solo per scoprire è nascosto nella casella di posta in arrivo di qualcun altro.

Sia che tu stia dando un feedback, condividendo aggiornamenti di stato o facendo domande, il tuo strumento di gestione del progetto dovrebbe portare tutte le tue comunicazioni in un unico posto e legarli direttamente ai progetti e ai compiti a cui sono associati. Alcune funzionalità da cercare sono:

Puoi comunicare in contesto: dove è il lavoro?Assicurati di poter commentare le attività, @MENTion altri membri del team e integrano con altre app di comunicazione che ti piace usare. Queste caratteristiche contribuiranno a svolgere il lavoro e mantenere la comunicazione del team in un posto in modo che tutti abbiano il contesto di cui hanno bisogno ogni volta che ne hanno bisogno.

Puoi collaborare Asincrono?Poiché molte aziende offrono accordi di lavoro più flessibili, è essenziale che i membri del team e gli stakeholder possano rimanere aggiornati sul lavoro, non importa dove siano. Utilizzare uno strumento basato su cloud e cerca le funzionalità che ti consentono di seguire e ottenere notifiche sui progetti e sui compiti che sono importanti per te.

Puoi lavorare in movimento?Inoltre, assicurati che lo strumento che scegli abbia un'app mobile in modo da poter tenere il passo con il tuo telefono o tablet.

Hai bisogno di un spazio di lavoro per la tua squadra

Quando piani, attività, file e comunicazione non sono centralizzati, cadono nei silos. Le squadre non hanno una sola fonte di verità, quindi non possono cercare contenuti, collegare il lavoro in team e progetti, ocollaborare in modo asincrono. I membri del team diventano isolati e finiscono per perdere tempo che duplicano il lavoro a vicenda.

Il software di gestione del progetto porta insieme tutti i progetti e le attività del tuo team in un posto in modo da poter pianificare, gestire, gestire eComunicare sul tuo lavoro. Mentre valuti le opzioni, ecco alcune domande da porre e alle capacità di cercare:

Puoi caricare file digitali nei loro progetti e compiti associati?Dovrebbe essere facile per il tuo team gestire le risorse digitali in modo che nessuno sprechi il tempo a cercare o duplicare i file. Questa è una chiave fondamentale per una migliore collaborazione, quindi assicurati che le soluzioni che consideri consentono di caricare file dal tuo computer, oltre ad offrire spazio di archiviazione illimitato.

Puoi integrarti con gli strumenti che già usi?Anche la tua squadra dovrebbe essere in grado diConnetti senza problemi con altri strumentiUsano ogni giorno, come Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive. Queste integrazioni sono essenziali per gestire facilmente i file condivisi e aiutare il tuo lavoro a lavorare in modo più produttivo.

Puoi condividere, connettersi facilmente e cercare lavoro?Per aumentare la trasparenza, il tuo team dovrebbe essere in grado di visualizzare progetti e compiti disponibili pubblicamente per trovare facilmente ciò di cui hanno bisogno. Ciò elimina le informazioni e i silos di dati, consente ai team di allineare più facilmente gli obiettivi e aiuta i membri del team a evitare di duplicare il lavoro a vicenda.

Personalizzazione e flessibilità: personalizzare uno strumento per soddisfare le esigenze del tuo team

Molte aziende noleggiano project manager professionali e persinoGestione dei progetti aziendalisquadre per supervisionare il lavoro. E spesso usano un software elaborato progettato specificamente per le loro esigenze individuali, non le esigenze di una squadra.

Nelle organizzazioni più piccole (e piccole), a volte ognuno deve gestire i progetti, senza il beneficio della formazione specializzata. In effetti, molti membri del team oggi sono "Gestori di progetti accidentali" che si trovano di fronte a molte sfide comuni:

Le squadre lavorano su diversi tipi di progetti che si sentono richiedono strumenti diversi da gestire.

Piani di progettoCambia. Ma la revisione dei loro provoca confusione, molti incendi e lavori deragliati.

Le squadre affrontano ripetutamente gli stessi tipi di progetti (un lancio di prodotti o onboarding nuovi dipendenti, ad esempio), ma non hanno standardizzato i loro processi per far funzionare il terreno più velocemente, quindi sprecano molto tempo a ripetere le stesse attività di rote.

I membri del team hanno spesso stili di lavoro diversi e vogliono strumenti che soddisfano le loro preferenze individuali.

Hai bisogno di uno strumento che puoi personalizzare le esigenze del tuo team

Un buon strumento di gestione del progetto aiuta la tua squadra a concentrarsi sulavoro di alto valore che cresce il business. Dovrebbe fornire la flessibilità di gestire tutti i progetti del team, adattarsi alle modifiche rapidamente e facilmente e risparmiare tempo sul lavoro di routine. Ecco alcune funzionalità principali che dovresti cercare:

Come vuoi visualizzare te e la tua squadra è un fattore importante da considerare. Alcuni strumenti offrono una varietà di opzioni e alcuni no. Ad esempio, una squadra focalizzata sui progetti guidati da scadenza potrebbe voler visualizzare il lavoro su asequenza temporale o calendarioPer vedere e comprendere i passaggi coinvolti, quali compiti dipendono dagli altri, e quando sta accadendo il lavoro.

Ma per un progetto per monitorare il lavoro continuo, la tua squadra potrebbe sentire aKanban Board., Elenco o altra vista è un'opzione migliore.

Naturalmente, avendo più di un'opzione per visualizzare il lavoro significa che la tua squadra può scegliere ciò che meglio si adatta a ciascun progetto e alle proprie preferenze individuali.

Con i campi personalizzati, è possibile tenere traccia di tutti i tipi di informazioni in un modo che si adatta meglio al tuo team e ai singoli progetti. Ad esempio, è possibile utilizzare un campo per indicare che la priorità di ciascuna attività all'interno di un progetto (alto, medio, basso) o designazione del lavoro stadio è in (in corso, fuori per l'approvazione, ecc.). I campi personalizzati danno alle tue opzioni infinite del team per gestire e segnalare meglio il lavoro.

Molti strumenti offrono aLibreria dei modelli di progettoPer aiutarti a iniziare, ma assicurati di poter personalizzarli alle tue esigenze specifiche e salvarne anche bene. In questo modo puoi standardizzare e affinare i processi per i progetti e le attività che il tuo team affronta regolarmente.

Adozione: assicurando che tutto il tuo team utilizza il tuo strumento di gestione del progetto

In un mondo ideale, la tua squadra adotterà rapidamente e facilmente lo strumento di gestione del progetto che scegli. Sfortunatamente, l'implementazione di un nuovo software è spesso complesso e stimolante, quindi dovresti richiedere del tempo per capire ciò che adotta lo strumento coinvolgerà, per te e il tuo team.

Prova gratuita

Puoi provare il prodotto con il tuo team per alcune settimane o più in modo che tutti possano immergersi e test funzionalità? Assicurati di poter calciare i pneumatici e anche gestire un progetto importante dall'inizio per finire come parte della tua esperienza di prova. Una volta termina la prova, vorrai valutare se hai il know-how per utilizzare il prodotto con successo a lungo termine.

Strumenti e supporto educativi

Valuta quanto sia facile da imparare lo strumento in modo da poter determinare quanto velocemente tutti possono essere incastrati. L'azienda offre tutorial,demo, Corsi e guide che i compagni di squadra possono utilizzare su richiesta? Puoi ottenere il supporto da un team di successo del cliente? Assicurati di utilizzare alcune di queste risorse durante il tuo processo per assicurarti che ti aiuteranno a imparare il prodotto.

Facilità di implementazione

Quanto tempo ci vuole per impostare lo strumento? Quanto tempo stabilire progetti? PuoiImporta lavoro da fogli di calcoloo documenti o usare un modello per iniziare subito? Mentre queste funzionalità non sono una garanzia che il tuo team adotterà, possono rendere molto più facile per te iniziare a utilizzare e testare gli strumenti rapidamente.

Esperienza user-friendly

L'interfaccia è semplice e intuitiva? Tutti i membri del tuo team possono (non solo i project manager con formazione specializzata) usalo? Il design prevede ciò che gli utenti potrebbero dover fare e renderlo facile per loro agire? Assicurati di notare le azioni che prendi più frequentemente e quanto sono facili da trovare, capire e usare.

Modelli

Il software include modelli per flussi di lavoro e processi comuni in modo che il tuo team possa impostare rapidamente nuovi progetti ed eseguire attività di routine? Puoi personalizzarli con le esigenze specifiche del tuo team? Assicurati di utilizzare un modello o due per determinare se aiuteranno la tua squadra ad essere più produttiva e trascorrere più tempo sul lavoro di alto valore.

Ridimensionamento e prezzi: trovare uno strumento che cresce con la tua squadra

Ok, il tempo per quasi tutti il ​​più basso argomento preferito: soldi. Come la maggior parte delle squadre, probabilmente hai un budget, quindi vorrai capire i costi. Dovresti anche assicurarti che lo strumento che scegli possa ridimensionare con il tuo team mentre cresce. Non vuoi scegliere una soluzione solo per scoprire alcuni anni dopo hai bisogno di qualcosa di diverso perché la tua squadra è raddoppiata di dimensioni o il prezzo è diventato troppo costoso.

Prezzi flessibili

Una piccola squadra è appena iniziata con il software di gestione del progetto ha molte esigenze diverse di un team più ampio di utenti esperti. Molti fornitori offronopianiBasato su fattori uguali o simili, come la dimensione della tua squadra o caratteristiche disponibili, in modo da poter scegliere il piano che ti darà il massimo valore per i tuoi soldi. Assicurati inoltre di poter facilmente aggiornare quando arriva il momento.

Piani di prezzi prevedibili

Capisci come è il prezzo per il piano che scegli sia determinato, è per posto (persona)? Una tariffa forfettaria? Canone mensile? Qualcos'altro? Questo ti aiuterà a capire quali strumenti potrebbero diventare costi proibitivi mentre la tua squadra cresce.

Segnalazione: condivisione dei progressi e risultati con i membri del team e le parti interessate

Una parte importante della gestione dei progetti èSegnalazione sui progressi. Devi sapere come i progetti progrediscono in modo da poter regolare i tuoi piani e risorse secondo necessità. Leadership vorrà sapere se il tuo progetto sarà consegnato in tempo da quando sono probabilmente contando su di esso per colpire obiettivi specifici. E una volta che il tuo progetto è finito, tu e altri genererà ovviamente anche conoscere i risultati.

Per generare facilmente report utili è possibile utilizzare e condividere con leadership e compagni di squadra, lo strumento che scegli è necessario tenere traccia delle informazioni del progetto a cui ti interessa. Come abbiamo detto, vorrai tracciare ogni pezzo di lavoro, quando è dovuto, e chi è responsabile per questo. Da lì, è possibile anche tenere traccia delle informazioni come la priorità, la fase e il canale in modo da poter creare report specifici su tale criterio.

Ecco alcune funzionalità da cercare nello strumento di gestione del progetto:

Aggiornamenti di stato: Il tuo progetto è in pista, a rischio o bloccato? La condivisione degli aggiornamenti di stato regolari garantisce ai compagni di squadra sanno dove il progetto è ad alto livello. Assicurati che lo strumento che scegli abbia un luogo dedicato all'interno di ciascun progetto per condividere gli aggiornamenti di stato, quindi sono facili da trovare e fare riferimento.

Tracciamento dei progressi in tempo reale: Come completato il lavoro, il tuo strumento di gestione del progetto dovrebbe tenere traccia automaticamente questo progresso per te. In questo modo, sai quanto lavoro è stato completato, se qualsiasi compito sta bloccando un altro, e ciò che rimane a fare in un dato momento.

Rapporti condivisibili: Ottieni informazioni sui progetti significativi creando e condividendo rapporti con leadership e compagni di squadra in base ai dati che stai monitorando. Oltre ai report standard, assicurati che lo strumento che scegli ti permetta di creare report personalizzati dai dati a cui ti importa.

Sicurezza: proteggere il lavoro della tua squadra

Dato che gestisce i progetti della tua squadra in questo strumento, devi sentirti sicuroIl tuo lavoro è sicuro. Indipendentemente dalle esigenze della vostra azienda, ci sono alcuni amministratori, dati e funzionalità di sicurezza che vorranno cercare in uno strumento di gestione dei progetti.

Controlli amministrativi.

Assicurati che lo strumento che scegli abbia controlli amministratore in modo da poter aggiungere, gestire e rimuovere dipendenti e ospiti quando è necessario. È inoltre possibile impostare i requisiti della password come le linee guida per la resistenza, l'autenticazione a 2 fattori, SSO o SAML per mantenere il sicuro i dati. Infine, assicurarsi che le funzionalità di gestione dei dati dello strumento, come l'esportazione e l'eliminazione dei dati secondo necessità, corrisponde alle proprie esigenze.

Autorizzazioni sulla privacy

Alcuni progetti contengono lavori più sensibili. Assicurarsi che il tuo strumento di gestione del progetto ti permetta di impostare autorizzazioni sulla privacy, come pubblico o privato, per progetti e specifici pezzi di lavoro, quindi le persone appropriate possono vederli.

Livelli di accesso variabili

Gestire i tuoi progetti in aStrumento di collaborazioneAumenta la visibilità nel lavoro svolto, ma apre anche i tuoi piani fino alle modifiche accidentali se l'accesso non è gestito con attenzione.

Scegli uno strumento che consente di concedere diversi livelli di accesso, come la modifica o il commento solo, ai membri in base al loro ruolo e al loro coinvolgimento nel progetto. Ad esempio, molti membri devono solo vedere le informazioni del progetto e il commento sui compiti ma non è necessario modificarli.

Sicurezza del prodotto generale.

Per garantire il progetto e i dati dell'utente sono sicuri e sicuri, ci sono alcune funzionalità di sicurezza generali di cui hai bisogno. Assicurati che la trasmissione dei dati sia crittografata, vengono eseguiti test di sicurezza regolari e scansioni di rete, lo strumento è conforme ai framework di privacy comuni, e ha certificazioni di sicurezza richieste dal team IT.

Quale strumento usa il tuo team?

Sì, il processo di scelta del giusto strumento di gestione del progetto per il tuo team è un grande sforzo. E non è una decisione di fare rapidamente o leggermente. Speriamo che questa guida ti abbia aiutato a capire meglio le sfide della tua squadra e delinea le tue esigenze. Ora puoi restringere la lista degli strumenti per provare con la tua squadraUDN Task Manager. .