Begynn med slutten i tankene: hvordan å gjennomføre et prosjektpremortem

Mens oppfinnelsen sa Lightbulb, sa Thomas Edison, "Jeg har ikke sviktet, jeg har nettopp funnet 10.000 måter som ikke vil fungere." Hver gang han skapte en mislykket Lightbulb, lærte Edison nye ting om hva som ikke fungerte og hva han burde prøve neste.

Å forstå hva som ikke fungerer - og prøver noe nytt - er en fin måte å iterate og forbedre prosessene dine . Det er akkurat det et prosjektpremortem gjør. Før sparker av prosjektet , Kjør et premortem med teamet ditt for å forestille hva som kan gå galt. Da, når du går inn i prosjektgjennomføringen, er du bedre utstyrt med kunnskapen om hva som ikke vil fungere - og hva vil.

Hva er et premortem?

[1. 3]

UDN Task Manager forvandler arbeidet ditt med bransjeledende funksjoner

Under et premortem (før du selv har startet et prosjekt), ser prosjektgruppen frem til slutten av et prosjekt og forestiller seg det har mislyktes. Ved å arbeide bakover fra feilpunktet, kan teamet bedre forstå prosjektrisikoen og hvordan du unngår dem når prosjektet utvikler seg.

Premortemene ledes av prosjektleder eller Scrum Master, men hele prosjektgruppen deltar i løpet av prosessen. De mer varierte perspektiver du har under premortemet, desto mer sannsynlig er du å identifisere en potensiell fremtidig risiko og forhindre at risikoen skjer.

Hvis du aldri har hørt om et premortem, er du ikke alene. Mange prosjektgrupper planlegger Mortems på slutten av et prosjekt, å debrief med sitt lag eller forstå hva som gikk galt, men ofte er en postmortem for liten, for sent. I stedet A. Mortem proaktivt identifiserer prosjektrisikoen og adresserer dem før de skjer.

Premortem vs Postmortem.

Som navnet antyder, skjer Premortems og Postmortems på forskjellige stadier av prosjektets tidslinje. Et premortem skjer før et prosjekt begynner. Disse analysesesjonene fungerer som proaktive risikovurderinger av potensiell prosjektfeil.

En postmortem er derimot en analyse av et prosjekt etter at prosjektet er over. Du har kanskje også hørt postmortems referert til som retrospekter , spesielt av lag som kjører Scrum. . I motsetning til et premortem, er en postmortem ikke alltid om prosjektfeil. Disse øktene er oftest holdt etter at et prosjekt går galt, men du kan også kjøre et prosjekt postmortem for å trekke ut noen læringer prosjektgruppen ønsker å dele.

Premortem vs Prosjektrisikostyring

Et premortem tjener en lignende formål til a Prosjektrisikostyringsprosess . Begge disse prosessene hjelper deg proaktivt identifisere og forhindre prosjektrisiko. Hovedforskjellen mellom de to er hvordan du nærmer deg å identifisere risiko.

Under prosjektrisikostyringsprosessen identifiserer teamet ditt og overvåker potensielle prosjektrisiko gjennom a Risiko Registrer . Hvis en identifisert risiko blir virkelighet, har laget ditt allerede en plan på plass for å adressere det effektivt og effektivt .

Alternativt, under et premortem, fantes teamet ditt at prosjektet allerede har mislyktes. Et premortem er mindre om å identifisere og administrere risiko og mer om å visualisere en risiko som faktisk skjer. Dette er en nyttig mental struktur for noen lagmedlemmer. Det frigjør å slutte å snakke i "hva IFS." Prosjektledelsen tar deretter denne informasjonen og bruker den til å redusere risikoen eller i noen tilfeller bygge en prosjektrisikostyringsplan.

Fordelene med et premortem

Et premortem, som en hvilken som helst risikostyringsplan, hjelper deg og ditt lag for å forhindre prosjektfeil. Men det spesifikke rammene til en premortem-hvor teamet ditt forestiller seg en feil, har allerede skjedd og jobber bakover derfra, har noen forskjellige fordeler.

Få potensiell ettersyn. Prospektiv ettersyn er når du forestiller deg noe har allerede skjedd. I følge undersøkelser , potensielle etterpå øker evnen til å identifisere grunner til fremtidige resultater med 30%.

Redusere overkonkurransen. Noen ganger vil du ha et prosjekt du planlegger å lykkes så dårlig at du ubevisst tillater at biasene dine tar over og ignorerer risikoen. Dette kan skje med noen, selv om du kjører en prosjektrisikoanalyse. En premortem forestiller seg prosjektet har så Det lar deg brainstorm uten overkonfisjonskygging sannheten.

Innebære kryssfunksjonelle lag. Fordi et premortem innebærer en rekke interessenter - ikke bare kjerneprosjektgruppen, bringer det nye perspektiver og gir verdifull innsikt i potensielle prosjektrisiko som du ellers ikke ville identifisere.

Juster på prosjektrisiko. Som de fleste risikostyringsplaner, flagger en PRINOREM potensielle prosjektrisiko. Da, når du jobber med prosjektet, er du og teamet ditt mer oppmerksomme på veisblokker, og du kan identifisere disse risikoene raskere hvis de kommer til å passere.

6 trinn for å gjennomføre et premortem

For å bruke Premortem-teknikken, arbeid bakover fra punktet for manglende identifisering av potensielle farer med prosjektplanen din. Når du har identifisert risiko, brainstorm sannsynligheten og alvorlighetsgraden av disse risikoene. Det endelige trinnet er å hindre sannsynlige eller alvorlige risikoer.

1. Opprett en prosjektplan

Før du tenker på det som gikk galt, trenger du først en generell følelse av hva som skal skje. Det er her prosjektplanen kommer til spill. EN prosjektplan Er en blåkopi av nøkkelelementene teamet ditt vil oppnå under prosjektet.

Opprett og del prosjektplanen din før du gjør et premortem. Teamet ditt trenger å forstå nøyaktig hva prosjektplanen er for å tenke på hvordan det kan gå galt. Avhengig av kompleksiteten i initiativet, kan du også dele en Prosjekt Roadmap , Prosjekt Charter , eller Forretningssak .

For eksempel, her er en prosjektplan for en markedsføringskampanje i UDN Task Manager :

2. Inviter relevante interessenter

Når du planlegger premortemet ditt, inviter alle som har innsikt i hvorfor prosjektet kunne mislykkes. Dette inkluderer ditt kjerneprosjektteam, samt eventuelle tverrfunksjonelle samarbeidspartnere. Det er mindre viktig å invitere prosjektsponsorer eller utøvende interessenter, siden de ikke er som innstilt på det daglige prosjektarbeidet. For å bidra til å identifisere hvem som skal invitere, skape en RACI diagram .

For å fortsette vår eksempel markedsføringskampanjeplan, inkluderer relevante interessenter:

3. Brainstorm potensielle prosjektfeil

Når du har delt prosjektplanen din og identifisert dine interessenter, er det på tide å faktisk kjøre premortemet. Det første trinnet i Premortem-møtet er Brainstorming økt , som er delt i to deler.

For å komme i gang, bør hvert lagmedlem brainstorm potensielle prosjektrisiko på egen hånd. Du kan gjøre dette live hvis teamet ditt liker å brainstorm i samme rom, eller prøv brainstorming asynkront i dagene som fører til møtet. Pass på at gruppemedlemmene dine gjør dette av seg selv, så de er ikke partisk av noe annet lagmedlems ide. Teamet ditt har tid til å sammenligne og dele ideer senere.

Som prosjektet fører, sørg for at teamet ditt føles behagelig å dele alle sine tanker. Noen prosjektrisiko er mer personlige enn andre, men ignorerer disse risikoene kan påvirke prosjektets suksess negativt. Vurder å etablere seg Gruppe normer Før alle begynner å dele sine ideer, så føles alle komfortable å dele alle sine tanker.

For eksempel identifiserer markedsføringskampanjeholdet følgende grunner Kampanjen kunne mislykkes:

Det er negativ tilbakemeldinger fra Kampanje, som fører til dårlig publisitet.

Tilknyttede kampanje landing sider krasjer og er ikke tilgjengelig på lanseringsugen.

Markedsføring budsjett kutter Impact merkevare kampanje leveranser og tidslinje.

Den kreative strategien resonerer ikke med kunder, noe som fører til en markedsavvisning og en reduksjon i merkevarepperatur og verdi.

Interessenter er feiljustert på leveranser, noe som fører til frustrasjon under prosjektprosessen.

4. Del risiko

Når gruppemedlemmene dine har skrevet ned ideene sine individuelt, er det på tide å dele med gruppen. Sørg for at du eller en annen lag tilrettelegger dokumenterer alle ideene i en sentral sannhetskilde. Ideelt sett bør denne prosessen være visuell, slik at lagmedlemmer kan diskutere potensielle feil og bygge av dem hvis det er aktuelt. Prøv å bruke et whiteboard eller samarbeidende brainstorming verktøy for å fange alles ideer.

Når alle er klare til å dele, gå rundt i rommet (eller zoome) og ha hvert lagmedlem del en ide om gangen. I stedet for å la ett lagmedlem leser alle sine prosjektfeil, oppfordrer dem til å dele en av deres ideer og deretter gå til neste person, og så videre. På denne måten får alle en sjanse til å snakke. Oppmuntre lagmedlemmer til å unngå gjentatte grunner, med mindre de har noe viktig å legge til.

5. Identifiser risiko med stor sannsynlighet eller alvorlighetsgrad

Ikke hvert prosjektfeil Laglister under Premortem Brainstorming Sessionen vil trolig skje. Selv om det skjer, kan det ikke være alvorlig nok til å påvirke prosjektmålene. Noen prosjektfeil er sannsynligvis for usannsynlig, mens andre er sannsynligvis ikke store nok til å påvirke prosjektet og forårsake en total feil. Som et lag, gå gjennom listen og identifisere prosjektfeilene som er enten høy sannsynlighet eller høy alvorlighetsgrad.

Antall risikoer du ender med, avhenger av omfanget og effekten av prosjektet ditt. Generelt er ti et godt nummer, men du kan ha færre eller mer avhengig av din spesifikke situasjon.

For eksempel, under markedsføringskampanjeproporten, identifiserer teamet fem risikoer for å adressere:

Høy alvorlighetsgrad: Tilknyttede kampanje landing sider krasjer og er ikke tilgjengelig på lanseringsugen.

Høy alvorlighetsgrad: Den kreative strategien resonerer ikke med kunder, noe som fører til en markedsavvisning og en reduksjon i merkevarepperatur og verdi.

Lett å løse: Interessenter er feiljustert på leveranser, noe som fører til frustrasjon under prosjektets utførelsesfase.

6. Gjennomgå og revidere prosjektplanen

Når Premortem-møtet er over, ta det som laget brainstormed og bruk det på prosjektplanen. Se etter svake poeng i prosjektplanen som du kan styrke for å forhindre noen av feilscenariene dine lagmedlemmer identifisert. Dette er din sjanse til å redusere risikoen og forbedre fremtidige resultater - før prosjektet selv begynner.

Hvis du jobber på et stort initiativ, oversetter du noen av de høyere sannsynlighetene eller høyere alvorlighetsvirksomhetene til en Risiko Registrer . Deretter, hvis du har gjort betydelige endringer eller introduserte nye verktøy for å redusere risikoen, presenterer endringene i prosjektplanen til teamet ditt, tverrfunksjonelle samarbeidspartnere og utøvende interessenter eller prosjektsponsorer.

For eksempel, etter markedet for markedsføringskampanje, er det her å adressere hver risiko:

Det er en høy sannsynlighet Det prosjektet leveranser ikke gå ut i tide. For å forhindre denne risikoen, se arbeidet ditt i en Gantt-diagram som verktøy å visualisere oppgaver på en tidslinje og få en klar følelse av leveranser eller blokkere. Å holde utøvende interessenter i løkken, send ukentlig Prosjektstatusrapporter For å holde alle på samme side om prosjektets fremgang.

Det er en høy sannsynlighet at prosjektet går over budsjettet. For å forhindre denne risikoen, inkluderer budsjettoppdateringer i månedlige prosjektstatusrapporter og sørg for at prosjektets sponsor er løst på alle budsjettoppdateringer. Før du sparker av prosjektet, tilbakestill budsjettet for å sikre at du har noe å spare, hvis ting kommer opp.

Kampanjen landing sider krasjer alvorlig innvirkning merkevarekampanjens suksess. For å forhindre denne risikoen, lansere sidene i et oppstartsmiljø uken før for å sikre at de fungerer godt før de deler dem med publikum.

Den kreative strategien som ikke resonerer med kunder alvorlig innvirkning Brandkampanjens suksess fordi den fører til en markedsavvisning og en reduksjon i merkevarepperatur og verdi. For å forhindre denne risikoen, inkluderer personaforskning fra produktmarkedsføringsteamet i prosjektplanen og Prosjektoversikt Så alle er på samme side.

Prosjektets interessenter kan bli frustrert under prosjektet hvis de er feiljustert på leveranser. Denne risikoen er lett løselig med en Kommunikasjonsplan og en sentral kilde til sannhet for all prosjektinformasjon, som en Arbeidsstyringsverktøy .

Post Premortem: Hva skjer neste?

Et premortem hjelper deg med å forstå hvorfor et prosjekt kan mislykkes og forhindre at disse risikoene i overflaten. Når du er ferdig med Premortem, er alt som er igjen å kjøre prosjektet. For å få hjelp til å komme i gang, så vel som prosjektledelse beste praksis, sjekk ut vår Prosjektledelse Resource Hub .