Comience con el fin en mente: Cómo realizar un proyecto premortem

Mientras inventaba la bombilla, Thomas Edison dijo famoso, "no he fallado, acabo de encontrar 10,000 formas en que no funcionará". Cada vez que creó una bombilla fallida, Edison aprendió cosas nuevas sobre lo que no funcionó y lo que debería probar a continuación.

Entender lo que no funciona, y intentando algo nuevo, es una excelente manera de iterar y mejorar tus procesos. . Eso es exactamente lo que hace un proyecto premortem. Antes iniciando el proyecto , ejecute un premortem con su equipo para imaginar lo que podría salir mal. Luego, cuando se muda a la ejecución del proyecto, está mejor equipado con el conocimiento de lo que no funcionará, y qué será.

¿Qué es un premortem?

Durante un premortem (antes de que incluso haya comenzado un proyecto), su equipo de proyecto mira hacia el final de un proyecto e imagina que ha fallado. Al trabajar hacia atrás desde el punto de fallo, su equipo puede comprender mejor los riesgos del proyecto y cómo evitarlos a medida que avanza su proyecto.

Los premortems son liderados por el gerente de proyecto o Scrum Master, pero todo el equipo del proyecto participa durante el proceso. Las perspectivas más diversas que tenga durante el premortem, más probabilidades tenga que identificar un riesgo futuro potencial y evitar que ocurra el riesgo de que suceda.

Si nunca has oído hablar de un premortem, no estás solo. Un montón de equipos de proyectos. Mortems al final de un proyecto, para informar a su equipo o entender lo que salió mal, pero a menudo, un postmortem es demasiado pequeño, demasiado tarde. En cambio, un Mortem identifica proactivamente los riesgos del proyecto y los aborda antes de que sucedan.

Premortem vs. postmortem

Como su nombre sugiere, los premortems y Postmortems ocurren en diferentes etapas de la línea de tiempo del proyecto. Ocurre un premortem antes de que comience un proyecto. Estas sesiones de análisis sirven como evaluaciones proactivas de riesgo de falla potencial del proyecto.

Un PostMortem, por otro lado, es un análisis de un proyecto después de que finalice el proyecto. Es posible que también hayas escuchado postmortems referidos como retrospectivas , especialmente por equipos que se ejecutan. Melé . A diferencia de un premortem, un Postmortem no siempre se trata de falla del proyecto. Estas sesiones se mantienen más comúnmente después de que un proyecto salga mal, pero también puede ejecutar un proyecto Postmortem para extraer cualquier aprendizaje que el equipo del proyecto quiera compartir.

Premortem vs. Gestión de riesgos del proyecto

Un premortem sirve un propósito similar a un Proceso de gestión de riesgos del proyecto . Ambos procesos lo ayudan a identificar de manera proactiva y prevenir los riesgos del proyecto. La principal diferencia entre los dos es cómo se acerca a la identificación de riesgos.

Durante el proceso de gestión de riesgos del proyecto, su equipo identifica y monitorea los riesgos de proyectos potenciales a través de un registro de riesgo . Si un riesgo identificado se convierte en realidad, su equipo ya tiene un plan para abordarlo Eficiente y efectivamente .

Alternativamente, durante un premortem, su equipo imagina que el proyecto ya ha fallado. Un premortem es menos sobre la identificación y gestión de riesgos y más sobre la visualización de un riesgo que realmente sucede. Esta es una estructura mental útil para algunos miembros del equipo. Se está liberando para dejar de hablar en "qué IFS". El objetivo del proyecto luego toma esta información y la usa para reducir el riesgo o, en algunos casos, construir un plan de gestión de riesgos de proyectos.

Los beneficios de un premortem

Un premortem, como cualquier plan de gestión de riesgos, le ayuda a usted y a su equipo a prevenir el fallo del proyecto. Pero el marco específico de un premortem, donde su equipo imagina que ya ha ocurrido un fracaso y trabaja hacia atrás desde allí, tiene algunos beneficios distintos.

Ganar prospectiva retrospectiva. Prospective retrospectiva es cuando imaginas que algo ya ha sucedido. De acuerdo a investigación , la posibilidad retrospectiva aumenta la capacidad de identificar correctamente las razones de los resultados futuros en un 30%.

Reducir la exceso de confianza. A veces, usted quiere un proyecto que planee tener éxito tantosamente que le permite inconscientemente que sus sesgos se hagan cargo e ignoren los riesgos. Esto le puede pasar a cualquier persona, incluso si ejecuta un análisis de riesgo de proyecto. Un premortem imagina el proyecto tiene entonces Te permite intercambiar ideas sin exceso de confianza en la verdad.

Implica equipos multifuncionales. Debido a que un premortem implica una variedad de partes interesadas, no solo el equipo del proyecto principal, trae nuevas perspectivas y proporciona información valiosa sobre los riesgos potenciales del proyecto que no identificaría de otra manera.

Alinearse en los riesgos del proyecto. Al igual que la mayoría de los planes de gestión de riesgos, los riesgos de Proyecto Potencial de Premortem Flags. Luego, cuando está trabajando en el proyecto, usted y su equipo son más conscientes de los obstáculos, y puede identificar los riesgos más rápidos si se pasan a pasar.

6 pasos para realizar un premortem

Para utilizar la técnica premórrema, trabaje hacia atrás desde el punto de falla para identificar los riesgos potenciales con su plan de proyecto. Una vez que haya identificado riesgos, haga una lluvia de ideas sobre la probabilidad y severidad de esos riesgos. El paso final es evitar que ocurran riesgos probables o graves.

1. Crea un plan de proyecto.

Antes de imaginar lo que salió mal, primero necesitas un sentido general de lo que sucederá. Aquí es donde entra en juego el plan del proyecto. A plan de proyecto Es un plano de los elementos clave que su equipo logrará durante el proyecto.

Crea y comparta tu plan de proyecto antes de hacer un premortem. Su equipo debe entender exactamente cuál es el plan del proyecto para pensar cómo podría salir mal. Dependiendo de la complejidad de la iniciativa, también podría compartir una Proyecto de hoja de ruta De carta del proyecto , o caja de negocios .

Por ejemplo, aquí hay un plan de proyecto para una campaña de marketing en Gestor de tareas UDN :

2. Invitar a las partes interesadas relevantes

A medida que planifique su premortem, invite a cualquier persona que tenga información sobre por qué el proyecto podría fallar. Esto incluye su equipo de proyectos principales, así como cualquier socio funcional multifuncional. Es menos importante invitar a los patrocinadores del proyecto o a las partes interesadas ejecutivas, ya que no están tan sintonizadas en el trabajo del día a día. Por ayuda identificando a quién invitar, crear un Carta de raci .

Para continuar con nuestro plan de campaña de marketing de ejemplo, las partes interesadas relevantes incluyen:

Daniela, el director de marketing de la campaña de marketing y el gerente de marketing por correo electrónico.

3. Lluvia de ideas sobre fallas en el proyecto potencial.

Una vez que haya compartido su plan de proyecto e identificó a sus partes interesadas, es hora de ejecutar el premortem. El primer paso de la reunión premortem es la Sesión de lluvia de ideas , que se divide en dos partes.

Para empezar, cada miembro del equipo debe intercambiar ideas sobre los riesgos potenciales del proyecto por su cuenta. Puedes hacer esto en vivo si a tu equipo le gusta hacer una lluvia de ideas en la misma habitación, o intenta una lluvia de ideas de manera asíncrona en los días previos a la reunión. Asegúrese de que los miembros de su equipo estén haciendo esto por sí mismos, por lo que no están sesgados por la idea de ningún otro miembro del equipo. Su equipo tendrá tiempo para comparar y compartir ideas más adelante.

A medida que el proyecto lleva, asegúrese de que su equipo se sienta cómodo compartiendo todos sus pensamientos. Algunos riesgos del proyecto son más personales que otros, pero ignorar esos riesgos pueden afectar negativamente el éxito del proyecto. Considere establecer normas del grupo Antes de que todos comienzan a compartir sus ideas, para que todos se sientan cómodos compartiendo todos sus pensamientos.

Por ejemplo, el equipo de la campaña de marketing identifica las siguientes razones por las que la campaña podría fallar:

Los entregables del proyecto salen a tiempo con ortografía y errores gráficos.

Hay comentarios negativos del cliente al mensaje de la campaña, que conduce a una mala publicidad.

Las páginas de aterrizaje de campaña asociadas se bloquean y no están disponibles en la semana de lanzamiento.

El estilo de diseño de la campaña de la marca es copiado por los competidores.

Marketing Budget Cuts Impact Brand Camp Camp Camp Camp Camp Camping Partidos y la línea de tiempo.

La estrategia creativa no resuena con los clientes, lo que lleva a una falla de mercado y una reducción de la percepción y el valor de la marca.

Las partes interesadas están desalineadas en los entregables, lo que conduce a la frustración durante el proceso del proyecto.

4. Compartir riesgos

Una vez que los miembros de su equipo han escrito sus ideas individualmente, es hora de compartir con el grupo. Asegúrese de que usted u otro facilitador del equipo está documentando todas las ideas en una fuente central de verdad. Idealmente, este proceso debe ser visual, por lo que los miembros del equipo pueden discutir las fallas potenciales y construirlas de ellas si corresponde. Intente usar una pizarra o una herramienta de lluvia de ideas colaborativa para capturar las ideas de todos.

Cuando todos estén listos para compartir, vaya por la habitación (o zoom) y haga que cada miembro del equipo comparta una idea a la vez. En lugar de dejar que un miembro del equipo lea todas las fallas de sus proyectos, animándolos a compartir una de sus ideas y luego ir a la siguiente persona, y así sucesivamente. De esta manera, todos tienen la oportunidad de hablar. Anime a los miembros del equipo a evitar repetir razones, a menos que tengan algo significativo para agregar.

5. Identificar riesgos con alta probabilidad o severidad

No todas las fallas en el proyecto, su equipo enumeran durante la sesión de lluvia de ideas premortem, es probable que suceda. Incluso si sucede, podría no ser lo suficientemente grave como para impactar los objetivos del proyecto. Algunas fallas de proyecto son probablemente demasiado improbables, mientras que otras probablemente no sean lo suficientemente grandes como para impactar el proyecto y causar un fallo total. Como equipo, pase por la lista e identifique las fallas del proyecto que sean alta probabilidad o severidad alta.

El número de riesgos que termina depende del alcance y el impacto de su proyecto. En general, diez es un buen número, pero podría tener menos o más dependiendo de su situación específica.

Por ejemplo, durante la campaña de marketing premuerta, el equipo identifica cinco riesgos para abordar:

Alta severidad: Las páginas de aterrizaje de campaña asociadas se bloquean y no están disponibles en la semana de lanzamiento.

Alta severidad: La estrategia creativa no resuena con los clientes, lo que lleva a una falla de mercado y una reducción de la percepción y el valor de la marca.

Fácil de resolver: Las partes interesadas están desalineadas en los entregables, lo que conduce a la frustración durante la fase de ejecución del proyecto.

6. Revisar y revisar el plan de proyectos.

Una vez que termine la reunión premortem, tome lo que el equipo se realiza una lluvia de ideas y la aplicándola al plan del proyecto. Busque puntos débiles en el plan del proyecto que puede fortalecer para prevenir algunos de los escenarios de fallas identificados. Esta es su oportunidad de reducir el riesgo y mejorar los resultados futuros, antes de que comience el proyecto.

Si está trabajando en una gran iniciativa, traduzca algunos de los elementos de acción de mayor probabilidad más altos o más altos en una registro de riesgo . Luego, si realizó cambios sustanciales o introduce nuevas herramientas para mitigar el riesgo, presente los cambios en el plan de proyectos a su equipo, colaboradores transversales y partes interesadas ejecutivas o patrocinadores de proyectos.

Por ejemplo, después de la campaña de marketing premortem, aquí es cómo abordar cada riesgo:

Hay un alta probabilidad Que los entregables del proyecto no se apagan a tiempo. Para evitar este riesgo, vea su trabajo en una Gantt-gráfico como herramienta Para visualizar las tareas en una línea de tiempo y obtener un sentido claro de los entregables o bloqueadores. Para mantener a las partes interesadas ejecutivas en el bucle, envíe semanalmente Informes de estado del proyecto Para mantener a todos en la misma página sobre el progreso del proyecto.

Hay un alta probabilidad que el proyecto pasa por encima del presupuesto. Para evitar este riesgo, incluya actualizaciones presupuestarias en los informes de estado mensuales del proyecto y asegúrese de que su patrocinador del proyecto esté en bucle en todas las actualizaciones de presupuesto. Antes de iniciar el proyecto, restablezca el presupuesto para asegurarse de que tiene algunos de sobra, en caso de que las cosas surjan.

Las páginas de aterrizaje de la campaña se estrellan. afecta severamente El éxito de la campaña de la marca. Para evitar este riesgo, inicie las páginas en un entorno de estadificación la semana anterior para asegurarse de que funcionen mucho antes de compartirlos con el público.

La estrategia creativa que no resuena con los clientes. afecta severamente El éxito de la campaña de la marca porque conduce a una falta de mercado y a una reducción de la percepción y el valor de la marca. Para evitar este riesgo, incluya la investigación de la persona del equipo de marketing de productos en el plan del proyecto y resumen del proyecto Así que todos están en la misma página.

Los interesados del proyecto pueden frustrarse durante el proyecto si están desalineados en los entregables. Este riesgo es fácilmente solucionable con un Plan de comunicación y una fuente central de verdad para toda la información del proyecto, como un Herramienta de gestión de trabajo .

Publicar premortem: ¿Qué pasa a continuación?

Un premortem te ayuda a comprender por qué un proyecto podría fallar y evitar que esos riesgos emergieran. Una vez que hayas terminado con tu premortem, todo lo que queda es ejecutar el proyecto. Por ayuda para comenzar, así como las mejores prácticas de gestión de proyectos, consulte nuestra Hub de recursos de gestión de proyectos .