Begynd med slutningen i tankerne: hvordan man udfører et projekt premortem

Mens du opfandt lysbukken, sagde Thomas Edison berømt berømt: "Jeg har ikke mislykkedes, jeg har lige fundet 10.000 måder, der ikke virker." Hver gang han skabte en mislykket lightbulb, lærte Edison nye ting om, hvad der ikke fungerede, og hvad han skulle prøve næste gang.

Forstå hvad der ikke virker - og forsøger noget nyt - er en god måde atiterere og forbedre dine processer. Det er præcis, hvad et projektandortemer gør. Førsparker ud af projektet, Kør en premortem med dit team til at forestille sig, hvad der kunne gå galt. Derefter, når du flytter ind i projektgennemførelse, er du bedre udstyret med viden om, hvad der ikke virker - og hvad vil det.

Hvad er en premortem?

Under en premortem (før du selv har startet et projekt), ser dit projektgruppe frem til slutningen af ​​et projekt og forestiller sig, at det har mislykkedes. Ved at arbejde baglæns fra fejlpunktet, kan dit hold bedre forstå projektrisici og hvordan man undgår dem, da dit projekt skrider frem.

Premortems ledes afprojektledereller Scrum Master, men hele projektteamet deltager under processen. Jo flere forskellige perspektiver du har under premortem, desto mere sandsynligt er du at identificere en potentiel fremtidig risiko og forhindre, at risikoen sker.

Hvis du aldrig har hørt om en premortem, er du ikke alene. En masse projektteam planer Mortem i slutningen af ​​et projekt, for at debrief med deres hold eller forstå, hvad der gik galt - men ofte en postmortem er for lidt, for sent. I stedet, A. Mortem identificerer proaktivt projektrisici og adresserer dem, før de sker.

Premortem vs postmortem

Som navnet antyder, sker premortems og postmortemer på forskellige stadier af projektets tidslinje. En premortem sker, før et projekt begynder. Disse analysemæssige sessioner tjener som proaktive risikovurderinger af potentiel projektfejl.

En postmortem er på den anden side en analyse af et projekt, efter at projektet er overstået. Du har måske også hørt postmortems omtalt somRetrospectives., især af hold, der kørerScrum.. I modsætning til en premortem er en postmortem ikke altid om projektfejl. Disse sessioner holdes mest, efter at et projekt går galt, men du kan også køre et projekt Postmortem for at udvinde eventuelle læring. Projektteamet ønsker at dele.

Premortem vs. projektrisikostyring

En premortem tjener et lignende formål til enProjektrisikostyringsproces. Begge disse processer hjælper dig med at identificere og forhindre projektrisici. Hovedforskellen mellem de to er, hvordan du nærmer dig at identificere risici.

Under projektrisikostyringsprocessen identificerer dit team og overvåger potentielle projektrisici gennem enRiskregisteret. Hvis en identificeret risiko bliver virkelighed, har dit hold allerede en plan på plads til at løse deteffektivt og effektivt. .

Alternativt, under et premortem, forestiller dit team, at projektet allerede har mislykkedes. En premortem er mindre om at identificere og styre risici og mere om at visualisere en risiko, der faktisk sker. Dette er en nyttig mental struktur for nogle holdmedlemmer. Det frigøres at stoppe med at tale i "hvad Ifs." Projektledningen tager derefter disse oplysninger og bruger den til at reducere risikoen eller i nogle tilfælde opbygge en projektrisikostyringsplan.

Fordelene ved en premortem

En premortem, som enhver risikostyringsplan, hjælper dig og dit team forhindrer projektfejl. Men den specifikke ramme for en premortem-hvor dit hold forestiller sig en fejl, der allerede er sket og arbejder baglæns derfra - har nogle forskellige fordele.

Med et projekt premortem dig:

Få potentiel eftersyn.Prospektive eftersyn er, når du forestiller dig, at der allerede er sket noget. Ifølgeforskning, Prospective Hindsight øger evnen til korrekt at identificere årsagerne til fremtidige resultater med 30%.

Reducere overkonference.Nogle gange vil du have et projekt, du planlægger at lykkes så dårligt, at du ubevidst tillader dine forstyrrelser at overtage og ignorere risici. Dette kan ske for nogen, selvom du driver en projektrisikoanalyse. En premortem forestiller projektet har så Det giver dig mulighed for at brainstorm uden overbevisning skygge sandheden.

Involvere tværfunktionelle hold.Fordi en premortem involverer en række interessenter - ikke kun kerneprojektholdet - det bringer nye perspektiver og giver værdifulde indsigter til potentielle projektrisici, som du ikke ellers ville identificere.

Juster på projektrisici.Ligesom de fleste risikostyringsplaner, er et premortem flag potentielle projektrisici. Derefter, når du arbejder på projektet, er du og dit team mere opmærksomme på Roadblocks, og du kan identificere disse risici hurtigere, hvis de kommer til at passere.

6 trin til at gennemføre en premortem

For at bruge premortemeteknikken skal du arbejde baglæns fra punktet for manglende identifikation af potentielle risici med din projektplan. Når du har identificeret risici, brainstorm sandsynligheden og sværhedsgraden af ​​disse risici. Det sidste trin er at forhindre sandsynlige eller alvorlige risici ved at ske.

1. Opret en projektplan

Før du forestiller sig, hvad der gik galt, har du først brug for en generel følelse af, hvad der skal ske. Det er her, hvor projektplanen kommer i spil. ENProjektplaner en blueprint af de vigtigste elementer, dit hold vil udføre under projektet.

Der er syv dele til en projektplan:

Mål

Succes metrics.

Interessenter.og roller

Omfangetog budgettet

Milepæle og Leverablerer.

Tidslinje. og tidsplan

Kommunikationsplan.

Opret og del din projektplan, før du laver en premortem. Dit hold skal forstå præcis, hvad projektplanen er for at tænke på, hvordan det kunne gå galt. Afhængigt af initiativets kompleksitet kan du også dele enProjekt Roadmap. Vi projektgrundlaget, Or.Business Case. .

For eksempel er her en projektplan for en marketingkampagne i UDN Task Manager :

2. Inviter relevante interessenter

Som du planlægger din premortem, inviter enhver, der har indsigt i, hvorfor projektet kunne mislykkes. Dette omfatter dit Core Project Team, samt eventuelle tværfunktionelle arbejdspartnere. Det er mindre vigtigt at invitere projektsponsorer eller executive interessenter, da de ikke er så indstillet til det daglige projektarbejde. For hjælp til at identificere, hvem der skal invitere, oprette enRaci diagrammer. .

For at fortsætte vores eksempel Marketing Campaign Plan, omfatter relevante interessenter:

Daniela, Marketing Campaign Lead og Email Marketing Manager

Kabir, copywriter for kampagnen

Avery, design fører til kampagnen

Blake, Social Media Manager, der støtter kampagnen

Kat, video manager

3. Brainstorm potentielle projektfejl

Når du har delt din projektplan og identificeret dine interessenter, er det på tide at rent faktisk køre premortemet. Det første skridt i premortemmødet er detbrainstorming session, som er opdelt i to dele.

For at komme i gang skal hvert holdmedlem brainstormere potentielle projektrisici på egen hånd. Du kan gøre dette live, hvis dit hold kan lide at brainstorm i samme rum, eller prøv brainstorming asynkront i de dage, der fører op til mødet. Sørg for, at dine holdmedlemmer gør det selv, så de er ikke forudindtaget af noget andet holdmedlems ide. Dit hold vil have tid til at sammenligne og dele ideer senere.

Som projektledningen skal du sørge for, at dit hold føles behageligt at dele alle deres tanker. Nogle projektrisici er mere personlige end andre, men ignorerer disse risici kan negativt påvirke projektets succes. Overveje at opretteGruppe normer.Før alle begynder at dele deres ideer, så alle føles behagelige at dele alle deres tanker.

For eksempel identificerer markedsføringskampagnettet følgende grunde, som kampagnen kunne mislykkes:

Projektleverancer går ikke ud til tiden.

Projektleverancer går ud i tide med stavning og grafiske fejl.

Projektet går over budgettet.

Der er negativ kundefeedback til kampagnemeddelelsen, som fører til dårlig reklame.

Associated Campaign Landing Pages Crash og er ikke tilgængelige på lanceringsuge.

Mærke kampagne design stil kopieres af konkurrenter.

Markedsføringsbudgetnedskæringer Virkning Brandkampagne Leverancer og Tidslinje.

Den kreative strategi resonerer ikke med kunderne, hvilket fører til et markedsfald og en reduktion af brandopfattelsen og værdien.

Interessenter er misaligned på leverancer, hvilket fører til frustration under projektprocessen.

4. Del risici

Når dine holdmedlemmer har nedlagt deres ideer individuelt, er det tid til at dele med gruppen. Sørg for, at du eller en anden holdfacilitator dokumenterer alle ideerne i en central kilde til sandhed. Ideelt set bør denne proces være visuelle, så holdmedlemmer kan diskutere de potentielle fejl og bygge af dem, hvis det er relevant. Prøv at bruge et whiteboard eller samarbejde om brainstorming værktøj til at fange alles ideer.

Når alle er klar til at dele, gå rundt i lokalet (eller zoom) og få hvert holdmedlem en ide ad gangen. I stedet for at lade et holdmedlem læse alle deres projektfejl, opfordre dem til at dele et af deres ideer og derefter gå til den næste person, og så videre. På denne måde får alle en chance for at tale. Opmuntre holdmedlemmer til at undgå gentagne grunde, medmindre de har noget væsentligt at tilføje.

5. Identificere risici med høj sandsynlighed eller sværhedsgrad

Ikke alle projektfejl, som dine holdlister under premortem brainstorming session sandsynligvis vil ske. Selvom det sker, kan det ikke være svær nok til at påvirke projektmålene. Nogle projektfejl er sandsynligvis også usandsynligt, mens andre sandsynligvis ikke er store nok til at påvirke projektet og forårsage en total fiasko. Som hold, gå gennem listen og identificere de projektfejl, der enten er høj sandsynlighed eller høj sværhedsgrad.

Antallet af risici, du ender med, afhænger af omfanget og virkningen af ​​dit projekt. Generelt er Ti et godt nummer, men du kunne have færre eller mere afhængigt af din specifikke situation.

For eksempel identificerer holdet fem risici for at løse:

Høj sandsynlighed:Projektleverancer går ikke ud til tiden.

Høj sandsynlighed:Projektet går over budgettet.

Høj sværhedsgrad:Associated Campaign Landing Pages Crash og er ikke tilgængelige på lanceringsuge.

Høj sværhedsgrad:Den kreative strategi resonerer ikke med kunderne, hvilket fører til et markedsfald og en reduktion af brandopfattelsen og værdien.

Let at løse:Interessenter er misaligned på leverancer, hvilket fører til frustration under projektets gennemførelsesfase.

6. Gennemgå og revidere projektplanen

Når premortemmødet er overstået, skal du tage hvad holdet brainstrues og anvende det på projektplanen. Kig efter svage punkter i projektplanen, som du kan styrke for at forhindre nogle af de fejlscenarier, som dine holdmedlemmer identificeres. Dette er din chance for at reducere risikoen og forbedre fremtidige resultater - før projektet selv begynder.

Hvis du arbejder på et stort initiativ, skal du oversætte nogle af de højere sandsynligheder eller højere sværhedsaktioner i enRiskregisteret. Så, hvis du har foretaget betydelige ændringer eller introducerede nye værktøjer til at afbøde risiko, skal du fremsætte ændringerne i projektplanen til dit team, tværfunktionelle samarbejdspartnere og executive interessenter eller projektsponsorer.

For eksempel, efter markedsføringskampagnen premortem, er det sådan, hvordan man adresserer hver risiko:

Der er enhøj sandsynlighed.at projektleverancer ikke går ud i tide. For at forhindre denne risiko skal du se dit arbejde i enGantt-diagram som værktøjAt visualisere opgaver på en tidslinje og få en klar følelse af eventuelle leverancer eller blokkere. For at holde executive interessenter i loop, send ugentligtProjektstatusrapporter.at holde alle på samme side om projektets fremskridt.

Der er enhøj sandsynlighed. at projektet går over budgettet. For at forhindre denne risiko skal du inkludere budgetopdateringer i månedlige projektstatusrapporter og sørge for, at din projektsponsor er looped ind på alle budgetopdateringer. Før du sparker projektet, skal du nulstille budgettet for at sikre, at du har nogle til at spare, hvis tingene kommer op.

Kampagne Landing sider styrteralvorlige konsekvenser.Mærke kampagne succes. For at forhindre denne risiko skal du starte siderne i et stagingmiljø ugen før for at sikre, at de fungerer godt, før de deler dem med offentligheden.

Den kreative strategi resonerer ikke med kundernealvorlige konsekvenser.Brandkampagnenes succes, fordi det fører til et markedsspænding og en reduktion i brandopfattelsen og værdien. For at forhindre denne risiko, inkludere persona forskning fra produktmarkedsføringsholdet i projektplanen ogProjekt kortSå alle er på samme side.

Projektinteressenter kan blive frustreret under projektet, hvis de er forskudte på leverancer. Denne risiko erlet opløseligmed enKommunikationsplan.og en central kilde til sandhed for alle projektoplysninger, som enArbejdsstyringsværktøj .

Post premortem: Hvad sker der næste?

En premortem hjælper dig med at forstå, hvorfor et projekt kunne mislykkes og forhindre disse risici i overfladebehandling. Når du er færdig med din premortem, er alt, der er tilbage, at køre projektet. For hjælp til at komme i gang, såvel som projektledelse bedste praksis, tjek voresProjektledelse Ressource Hub .