เริ่มต้นด้วยการสิ้นสุดในใจ: วิธีการดำเนินโครงการ premortem

ในขณะที่ประดิษฐ์หลอดไฟ Thomas Edison กล่าวว่า "ฉันไม่ได้ล้มเหลวฉันเพิ่งพบ 10,000 วิธีที่จะไม่ทำงาน" ทุกครั้งที่เขาสร้างหลอดไฟที่ล้มเหลวเอดิสันได้เรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ เกี่ยวกับสิ่งที่ไม่ได้ผลและสิ่งที่เขาควรลองต่อไป

การทำความเข้าใจกับสิ่งที่ไม่ทำงานและพยายามทำอะไรใหม่ - เป็นวิธีที่ดีในการวนซ้ำและปรับปรุงกระบวนการของคุณ. นั่นคือสิ่งที่โครงการ premortem ทำ ก่อนการเตะออกจากโครงการให้เรียกใช้ premortem กับทีมของคุณเพื่อให้นึกถึงสิ่งที่ผิดพลาด จากนั้นเมื่อคุณย้ายเข้าสู่การประหารชีวิตคุณจะได้รับความรู้ในสิ่งที่ไม่ทำงานและจะเป็นอย่างไร

premortem คืออะไร

ในช่วงพรีเมียม (ก่อนที่คุณจะเริ่มโครงการ) ทีมงานโครงการของคุณมองไปที่จุดสิ้นสุดของโครงการและจินตนาการว่ามันล้มเหลว โดยการทำงานย้อนหลังจากจุดที่ล้มเหลวทีมของคุณสามารถเข้าใจความเสี่ยงของโครงการได้ดีขึ้นและวิธีการหลีกเลี่ยงพวกเขาเมื่อโครงการของคุณดำเนินไป

premortems นำโดยผู้จัดการโครงการหรือปริญญาโท Scrum แต่ทีมงานทั้งหมดมีส่วนร่วมในระหว่างกระบวนการ ยิ่งคุณมีมุมมองที่หลากหลายมากขึ้นในช่วงพรีเมียร์มีโอกาสมากขึ้นที่คุณจะต้องระบุความเสี่ยงในอนาคตและป้องกันความเสี่ยงที่เกิดขึ้นได้

หากคุณไม่เคยได้ยินก่อนเกิดก่อนหน้านี้คุณไม่ได้อยู่คนเดียว วางแผนทีมโครงการจำนวนมาก Mortems ในตอนท้ายของโครงการเพื่อซักถามกับทีมของพวกเขาหรือเข้าใจสิ่งที่ผิดพลาด - แต่บ่อยครั้งที่ postmortem น้อยเกินไปสายเกินไป แทน Mortem ระบุความเสี่ยงของโครงการในเชิงรุกและจัดการกับพวกเขาก่อนที่จะเกิดขึ้น

premortem vs. postmortem

ตามชื่อที่แนะนำ Premortems และ Postmortems เกิดขึ้นในระยะต่าง ๆ ของไทม์ไลน์ของโครงการ premortem เกิดขึ้นก่อนที่โครงการจะเริ่มขึ้น เซสชันการวิเคราะห์เหล่านี้ทำหน้าที่เป็นการประเมินความเสี่ยงเชิงรุกของความล้มเหลวของโครงการที่อาจเกิดขึ้น

ในทางกลับกัน Postmortem เป็นการวิเคราะห์โครงการหลังจากที่โครงการสิ้นสุดลงแล้ว คุณอาจเคยได้ยิน postmortems ที่เรียกว่าการย้อนหลังโดยเฉพาะอย่างยิ่งโดยทีมที่ทำงานการต่อสู้. ซึ่งแตกต่างจาก Premortem ผู้โพสต์ไม่ได้เกี่ยวกับความล้มเหลวของโครงการเสมอไป การประชุมเหล่านี้มักจะจัดขึ้นหลังจากที่โครงการผิดพลาด แต่คุณสามารถเรียกใช้โครงการ postmortem เพื่อแยกการเรียนรู้ใด ๆ ที่ทีมโครงการต้องการแบ่งปัน

Premortem กับการบริหารความเสี่ยงโครงการ

premortem ให้บริการวัตถุประสงค์ที่คล้ายคลึงกันกับกระบวนการบริหารความเสี่ยงโครงการ. กระบวนการทั้งสองนี้ช่วยให้คุณระบุเชิงรุกและป้องกันความเสี่ยงของโครงการ ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างทั้งสองคือวิธีที่คุณเข้าใกล้การระบุความเสี่ยง

ในระหว่างกระบวนการบริหารความเสี่ยงโครงการทีมของคุณระบุและตรวจสอบความเสี่ยงของโครงการที่มีศักยภาพผ่านการลงทะเบียนความเสี่ยง. หากความเสี่ยงที่ระบุกลายเป็นความจริงทีมของคุณมีแผนเพื่อจัดการกับมันอย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพ .

อีกวิธีหนึ่งในช่วงพรีเมียร์ทีมของคุณจินตนาการว่าโครงการดังกล่าวล้มเหลวแล้ว Premortem น้อยกว่าเกี่ยวกับการระบุและจัดการความเสี่ยงและอื่น ๆ เกี่ยวกับการมองเห็นความเสี่ยงที่เกิดขึ้นจริง นี่เป็นโครงสร้างจิตที่เป็นประโยชน์สำหรับสมาชิกในทีมบางคน การหยุดยั้งการพูดคุยใน "สิ่งที่ถ้า" ผู้นำโครงการจากนั้นใช้ข้อมูลนี้และใช้เพื่อลดความเสี่ยงหรือในบางกรณีสร้างแผนการบริหารความเสี่ยงโครงการ

ประโยชน์ของ premortem

premortem เช่นเดียวกับแผนการจัดการความเสี่ยงใด ๆ ช่วยให้คุณและทีมของคุณป้องกันไม่ให้เกิดความล้มเหลวของโครงการ แต่กรอบเฉพาะของ premortem- ที่ซึ่งทีมของคุณจินตนาการถึงความล้มเหลวเกิดขึ้นแล้วและทำงานไปข้างหลังจากนั้นมีประโยชน์ที่แตกต่างกันเล็กน้อย

ด้วยโครงการ premortem คุณ:

รับการเข้าใจถึงปัญหาย้อนหลังที่คาดหวังการเข้าใจถึงปัญหาหลังที่คาดหวังคือเมื่อคุณจินตนาการถึงสิ่งที่เกิดขึ้นแล้ว ตามการวิจัยการย้อนหลังที่คาดหวังเพิ่มความสามารถในการระบุเหตุผลอย่างถูกต้องสำหรับผลลัพธ์ในอนาคต 30%

ลดความมั่นใจเกินความมั่นใจบางครั้งคุณต้องการโครงการที่คุณวางแผนที่จะประสบความสำเร็จอย่างไม่ดีจนคุณยอมให้อคติของคุณเข้ายึดครองและเพิกเฉยต่อความเสี่ยง สิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้กับทุกคนแม้ว่าคุณจะทำการวิเคราะห์ความเสี่ยงโครงการ premortem จินตนาการถึงโครงการที่มี ดังนั้น ช่วยให้คุณระดมสมองโดยไม่ได้รับความจริง

เกี่ยวข้องกับทีมข้ามฟังก์ชั่นเนื่องจาก Premortem เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่หลากหลายไม่ใช่เพียงแค่โครงการหลักของทีม - มันนำเสนอมุมมองใหม่และให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีคุณค่าในความเสี่ยงของโครงการที่มีศักยภาพที่คุณไม่สามารถระบุได้

จัดแนวความเสี่ยงของโครงการเช่นเดียวกับแผนการจัดการความเสี่ยงส่วนใหญ่ความเสี่ยงโครงการที่มีศักยภาพของ Premortem จากนั้นเมื่อคุณทำงานในโครงการคุณและทีมของคุณตระหนักถึงสิ่งกีดขวางบนถนนและคุณสามารถระบุความเสี่ยงเหล่านั้นได้เร็วขึ้นหากพวกเขามาถึง

6 ขั้นตอนในการดำเนินการ premortem

ในการใช้เทคนิค Premortem ทำงานย้อนหลังจากจุดที่ล้มเหลวในการระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นกับแผนโครงการของคุณ เมื่อคุณระบุความเสี่ยงระดมสมองความเป็นไปได้และความรุนแรงของความเสี่ยงเหล่านั้น ขั้นตอนสุดท้ายคือการป้องกันความเสี่ยงที่น่าจะเกิดขึ้นหรือรุนแรงจากการเกิดขึ้น

1. สร้างแผนโครงการ

ก่อนที่จะจินตนาการถึงสิ่งที่ผิดพลาดคุณต้องใช้ความรู้สึกทั่วไปของสิ่งที่จะเกิดขึ้น นี่คือที่ที่แผนโครงการเข้ามาเล่น ให้แผนโครงการเป็นพิมพ์เขียวขององค์ประกอบสำคัญที่ทีมของคุณจะสำเร็จในระหว่างโครงการ

มีเจ็ดส่วนในแผนโครงการ:

เป้าหมาย

ตัวชี้วัดความสำเร็จ

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและบทบาท

ขอบเขตและงบประมาณ

เหตุการณ์สำคัญและการส่งมอบ

เส้นเวลาและกำหนดการ

แผนการสื่อสาร

สร้างและแบ่งปันแผนโครงการของคุณก่อนที่จะทำการ premortem ทีมของคุณต้องเข้าใจว่าโครงการโครงการคืออะไรเพื่อคิดว่ามันผิดพลาดได้อย่างไร ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของความคิดริเริ่มคุณสามารถแบ่งปันแผนงานโครงการ , กฎบัตรโครงการ, หรือกรณีธุรกิจ .

ตัวอย่างเช่นต่อไปนี้เป็นแผนโครงการสำหรับแคมเปญการตลาดใน ผู้จัดการงาน UDN :

2. เชิญผู้มีส่วนได้เสียที่เกี่ยวข้อง

ในขณะที่คุณวางแผน premortem ของคุณเชิญทุกคนที่มีข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสาเหตุที่โครงการอาจล้มเหลว ซึ่งรวมถึงทีมงานหลักของคุณรวมถึงพันธมิตรการทำงานข้ามงาน มันสำคัญน้อยกว่าที่จะเชิญผู้สนับสนุนโครงการหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียผู้บริหารเนื่องจากพวกเขาไม่ได้รับการปรับแต่งในโครงการประจำวัน เพื่อขอความช่วยเหลือระบุว่าใครจะเชิญให้สร้างแผนภูมิ RACI .

เพื่อดำเนินการตามแผนการของแคมเปญการตลาดตัวอย่างของเราผู้มีส่วนได้เสียที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ :

Daniela ผู้จัดการฝ่ายการตลาดและผู้จัดการฝ่ายการตลาดการตลาด

Kabir ผู้เขียนคำโฆษณาสำหรับการรณรงค์

เอเวอรี่การออกแบบนำไปสู่การรณรงค์

Blake ผู้จัดการโซเชียลมีเดียสนับสนุนแคมเปญ

แคทผู้จัดการวิดีโอ

3. ระดมสมองความล้มเหลวของโครงการที่อาจเกิดขึ้น

เมื่อคุณแบ่งปันแผนโครงการของคุณและระบุผู้มีส่วนได้เสียของคุณแล้วก็ถึงเวลาที่จะเรียกใช้งาน Premortem ขั้นตอนแรกของการประชุม Premortem คือเซสชั่นการระดมความคิดซึ่งแบ่งออกเป็นสองส่วน

ในการเริ่มต้นงานสมาชิกในทีมแต่ละคนควรระดมสมองความเสี่ยงของโครงการที่มีศักยภาพด้วยตนเอง คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้หากทีมของคุณชอบระดมสมองในห้องเดียวกันหรือลองระดมสมองแบบอะซิงโครนัสในวันที่นำไปสู่การประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมของคุณกำลังทำสิ่งนี้ด้วยตัวเองดังนั้นพวกเขาจึงไม่ลำเอียงโดยความคิดของสมาชิกในทีมอื่น ๆ ทีมของคุณจะมีเวลาเปรียบเทียบและแบ่งปันความคิดในภายหลัง

ในฐานะที่เป็นผู้นำโครงการตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณรู้สึกสะดวกสบายแบ่งปันความคิดทั้งหมดของพวกเขา ความเสี่ยงของโครงการบางอย่างมีความเป็นส่วนตัวมากกว่าคนอื่น ๆ แต่การเพิกเฉยต่อความเสี่ยงเหล่านั้นอาจส่งผลเสียต่อความสำเร็จของโครงการ พิจารณาการสร้างบรรทัดฐานของกลุ่มก่อนที่ทุกคนจะเริ่มแบ่งปันความคิดของพวกเขาดังนั้นทุกคนให้ความรู้สึกสะดวกสบายแบ่งปันความคิดทั้งหมดของพวกเขา

ยกตัวอย่างเช่นทีมแคมเปญการตลาดระบุเหตุผลต่อไปนี้การรณรงค์อาจล้มเหลว:

ส่งมอบโครงการไม่ออกไปในเวลา

ส่งมอบโครงการออกไปในเวลาที่มีการสะกดและกราฟิกข้อผิดพลาด

โครงการไปมากกว่างบประมาณ

มีความคิดเห็นของลูกค้าในเชิงลบกับข้อความแคมเปญซึ่งนำไปสู่การประชาสัมพันธ์ไม่ดีคือ

ที่เกี่ยวข้องหน้า Landing Page ของแคมเปญผิดพลาดและไม่สามารถใช้ได้ในการเปิดตัวสัปดาห์

สไตล์การออกแบบแคมเปญแบรนด์จะถูกคัดลอกโดยคู่แข่ง

ตัดงบประมาณการตลาดการส่งมอบแคมเปญแบรนด์ผลกระทบและระยะเวลา

กลยุทธ์ความคิดสร้างสรรค์ไม่สะท้อนกับลูกค้าที่นำไปสู่พลาดตลาดและการลดลงในการรับรู้แบรนด์และความคุ้มค่า

ผู้มีส่วนได้เสียจะ misaligned ในการส่งมอบซึ่งจะนำไปสู่ความยุ่งยากในระหว่างขั้นตอนของโครงการ

4 แบ่งปันความเสี่ยง

เมื่อสมาชิกในทีมของคุณได้เขียนลงความคิดของพวกเขาเป็นรายบุคคลถึงเวลาที่จะร่วมกับกลุ่ม ให้แน่ใจว่าคุณหรืออำนวยความสะดวกอีกทีมคือ documenting ทั้งหมดของความคิดในแหล่งกลางของความเป็นจริง จะเป็นการดีที่ขั้นตอนนี้ควรจะเป็นภาพเพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถหารือเกี่ยวกับความล้มเหลวที่อาจเกิดขึ้นและสร้างออกของพวกเขาถ้ามี ลองใช้เครื่องมือการระดมความคิดไวท์บอร์ดหรือการทำงานร่วมกันกับความคิดของทุกคนจับ

เมื่อทุกคนพร้อมที่จะร่วมกันไปรอบ ๆ ห้อง (หรือซูม) และมีสมาชิกในทีมแต่ละส่วนแบ่งหนึ่งความคิดในเวลา แทนที่จะปล่อยให้สมาชิกในทีมคนหนึ่งอ่านทั้งหมดของความล้มเหลวของโครงการส่งเสริมให้พวกเขาหนึ่งหุ้นของความคิดของพวกเขาและจากนั้นไปที่คนต่อไปและอื่น ๆ วิธีนี้ทุกคนได้รับโอกาสที่จะพูด ส่งเสริมให้สมาชิกในทีมที่จะหลีกเลี่ยงการทำซ้ำเหตุผลเว้นแต่พวกเขามีสิ่งที่สำคัญในการเพิ่ม

5. ระบุความเสี่ยงที่มีโอกาสสูงหรือความรุนแรง

ไม่ใช่ว่าทุกคนล้มเหลวของโครงการรายชื่อทีมงานของคุณในระหว่างการระดมความคิด premortem มีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้น ถึงแม้ว่ามันจะไม่เกิดขึ้นก็อาจจะไม่รุนแรงพอที่จะส่งผลกระทบต่อวัตถุประสงค์ของโครงการ บางความล้มเหลวของโครงการอาจจะไม่น่าเกินไปขณะที่คนอื่นอาจจะไม่ใหญ่พอที่จะส่งผลกระทบต่อโครงการและก่อให้เกิดความล้มเหลวทั้งหมด ในขณะที่ทีมผ่านรายการและระบุความล้มเหลวของโครงการที่มีทั้งความน่าจะเป็นสูงหรือความรุนแรงสูง

จำนวนของความเสี่ยงที่คุณจะจบลงด้วยขึ้นอยู่กับขอบเขตและผลกระทบของโครงการของคุณ โดยทั่วไปสิบเป็นเลขที่ดี แต่คุณอาจจะมีน้อยกว่าหรือมากกว่าขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะของคุณ

ยกตัวอย่างเช่นในช่วง premortem แคมเปญการตลาด, ทีมงานระบุห้าความเสี่ยงไปยังที่อยู่:

โอกาสสูง:ส่งมอบโครงการไม่ออกไปในเวลา

โอกาสสูง:โครงการไปมากกว่างบประมาณ

ความรุนแรงสูงที่เกี่ยวข้องหน้า Landing Page ของแคมเปญผิดพลาดและไม่สามารถใช้ได้ในการเปิดตัวสัปดาห์

ความรุนแรงสูงกลยุทธ์ความคิดสร้างสรรค์ไม่สะท้อนกับลูกค้าที่นำไปสู่พลาดตลาดและการลดลงในการรับรู้แบรนด์และความคุ้มค่า

ง่ายต่อการแก้ปัญหา:ผู้มีส่วนได้เสียจะ misaligned ในการส่งมอบซึ่งจะนำไปสู่ความยุ่งยากในระหว่างขั้นตอนการดำเนินการโครงการ

6. ตรวจสอบและทบทวนแผนโครงการ

เมื่อที่ประชุม premortem มากกว่าจะใช้สิ่งที่ทีมงานระดมความคิดและนำไปใช้ในการวางแผนโครงการ มองหาจุดที่อ่อนแอในการวางแผนโครงการที่คุณสามารถสร้างความเข้มแข็งเพื่อป้องกันไม่ให้บางส่วนของสถานการณ์ความล้มเหลวของสมาชิกในทีมของคุณระบุ นี่เป็นโอกาสของคุณเพื่อลดความเสี่ยงและการปรับปรุงผลก่อนที่โครงการในอนาคตแม้จะเริ่มต้นขึ้น

หากคุณกำลังทำงานบนความคิดริเริ่มขนาดใหญ่แปลบางส่วนของความน่าจะเป็นสูงกว่าหรือรายการการกระทำความรุนแรงที่สูงขึ้นเป็นลงทะเบียนความเสี่ยง. แล้วถ้าคุณทำให้มีการเปลี่ยนแปลงอย่างมีนัยสำคัญหรือแนะนำเครื่องมือใหม่เพื่อลดความเสี่ยงนำเสนอการเปลี่ยนแปลงในแผนโครงการให้กับทีมงานของคุณทำงานร่วมกันข้ามสายงานและผู้มีส่วนได้เสียของผู้บริหารหรือผู้ให้การสนับสนุนโครงการ

ยกตัวอย่างเช่นหลังจากที่แคมเปญการตลาด premortem นี่คือวิธีการที่อยู่ในแต่ละความเสี่ยง:

มีความเป็นโอกาสสูงที่ส่งมอบโครงการไม่ออกไปในเวลา เพื่อป้องกันความเสี่ยงนี้ให้ดูการทำงานของคุณในแกนต์แผนภูมิเช่นเครื่องมือจะเห็นภาพงานบนไทม์ไลน์และได้รับความรู้สึกที่ชัดเจนของการส่งมอบหรืออัพใด ๆ เพื่อให้ผู้มีส่วนได้เสียของผู้บริหารในวงส่งรายสัปดาห์รายงานสถานะของโครงการเพื่อให้ทุกคนในหน้าเดียวกันเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ

มีความเป็นความเป็นไปได้สูง ว่าโครงการดังกล่าวผ่านงบประมาณ เพื่อป้องกันความเสี่ยงนี้รวมถึงการอัปเดตงบประมาณในรายงานสถานะโครงการรายเดือนและตรวจสอบให้แน่ใจว่าสปอนเซอร์โครงการของคุณถูกวนซ้ำในการปรับปรุงงบประมาณทั้งหมด ก่อนที่จะเปิดโครงการให้รีเซ็ตงบประมาณเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีบางอย่างว่างเปล่าในกรณีที่เกิดขึ้น

หน้าการลงจอดแคมเปญล้มเหลวผลกระทบอย่างรุนแรงความสำเร็จของแคมเปญแบรนด์ เพื่อป้องกันความเสี่ยงนี้ให้เปิดหน้าในสภาพแวดล้อมการจัดเตรียมในสัปดาห์ก่อนเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาทำงานได้ดีก่อนที่จะแบ่งปันกับสาธารณะ

กลยุทธ์สร้างสรรค์ไม่ดังก้องกับลูกค้าผลกระทบอย่างรุนแรงความสำเร็จของแคมเปญแบรนด์เพราะมันนำไปสู่การพลาดตลาดและการลดการรับรู้และคุณค่าของแบรนด์ เพื่อป้องกันความเสี่ยงนี้รวมถึงการวิจัยบุคคลจากทีมการตลาดผลิตภัณฑ์ในโครงการโครงการและสรุปโครงการดังนั้นทุกคนอยู่ในหน้าเดียวกัน

ผู้มีส่วนได้เสียในโครงการอาจผิดหวังในระหว่างโครงการหากพวกเขาเข้าใจผิดเกี่ยวกับการส่งมอบ ความเสี่ยงนี้คือสามารถแก้ไขได้ง่ายกับแผนการสื่อสารและแหล่งที่มาของความจริงกลางสำหรับข้อมูลโครงการทั้งหมดเช่นเครื่องมือการจัดการงาน .

โพสต์ premortem: เกิดอะไรขึ้นต่อไป?

premortem ช่วยให้คุณเข้าใจว่าทำไมโครงการอาจล้มเหลวและป้องกันความเสี่ยงเหล่านั้นจากการเล่นพื้นผิว เมื่อคุณเสร็จสิ้นกับ Premortem ของคุณทั้งหมดที่เหลืออยู่คือการเรียกใช้โครงการ สำหรับความช่วยเหลือในการเริ่มต้นใช้งานเช่นเดียวกับการจัดการโครงการแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดให้ตรวจสอบของเราศูนย์กลางการจัดการโครงการ Hub .