Începeți cu scopul de a se încheia: cum să efectuați o premortem de proiect

În timp ce inventează bebelusul, Thomas Edison a spus, "Nu am reușit, tocmai am găsit 10.000 de moduri care nu vor funcționa". De fiecare dată când a creat un baston eșuat, Edison a învățat lucruri noi despre ceea ce nu a funcționat și ce ar trebui să încerce în continuare.

Înțelegerea a ceea ce nu funcționează - și încercând ceva nou - este o modalitate excelentă de aiterați și îmbunătățiți procesele. Acesta este exact ceea ce face un premortem de proiect. Inainte delovind proiectul, Rulați o premortem cu echipa dvs. pentru a vă imagina ce ar putea merge prost. Apoi, când vă deplasați în execuția proiectului, sunteți mai bine echipat cu cunoașterea a ceea ce nu va funcționa - și ce va fi.

Ce este o premortem?

În timpul unei premorite (înainte de a începe chiar un proiect), echipa dvs. de proiect se referă la sfârșitul unui proiect și își imaginează că a eșuat. Lucrând înapoi din punctul de eșec, echipa dvs. poate înțelege mai bine riscurile proiectului și cum să le evite ca proiectul dvs. progresează.

Premortere sunt conduse demanager de proiectSau Master Scrum, dar întreaga echipă de proiect participă în timpul procesului. Perspectivele mai diverse pe care le aveți în timpul premordemului, cu atât mai probabil sunteți să identificați un potențial risc viitor și să împiedicați acest risc să se întâmple.

Dacă nu ați auzit niciodată de o premortem, nu sunteți singuri. O mulțime de echipe de proiect planifică mortem la sfârșitul unui proiect, la dezbaterea cu echipa sau de a înțelege ce a mers prost - dar de multe ori o postmortem este prea puțin, prea târziu. În schimb, A. Mortem identifică în mod proactiv riscurile proiectului și le abordează înainte de a se întâmpla.

Premortemul vs. PostMortem.

După cum sugerează și numele, premortemul și postmortemul se întâmplă în diferite etape ale cronologiei proiectului. O premortem se întâmplă înainte de începerea unui proiect. Aceste sesiuni de analiză servesc ca evaluări proactive de risc ale eșecului potențial al proiectului.

O postmortem, pe de altă parte, este o analiză a unui proiect după ce proiectul sa încheiat. S-ar putea să fi auzit, de asemenea, postmortere menționate caretrospective, mai ales de echipele care ruleazăScrum.. Spre deosebire de o premortem, o postmortem nu este întotdeauna despre eșecul proiectului. Aceste sesiuni sunt cele mai frecvent organizate după ce un proiect merge prost, dar puteți rula, de asemenea, un proiect postmortem pentru a extrage orice învățare pe care o dorește echipa de proiect să o împărtășească.

PREMORTEM vs. gestionarea riscului de proiect

O premortem servește un scop similar unuiProcesul de gestionare a riscului de proiect. Ambele procese vă ajută să identificați în mod proactiv și să împiedicați riscurile proiectului. Principala diferență dintre cele două este modul în care abordați riscurile de identificare.

În timpul procesului de gestionare a riscului de proiect, echipa dvs. identifică și monitorizează riscurile potențiale ale proiectului printr-oRegistrul de risc. Dacă un risc identificat devine realitate, echipa dvs. are deja un plan pentru ao adresa acestuiaeficient si efectiv .

Alternativ, în timpul unei premortem, echipa dvs. își imaginează că proiectul a eșuat deja. O premortem este mai puțin despre identificarea și gestionarea riscurilor și mai multe despre vizualizarea unui risc care se întâmplă efectiv. Aceasta este o structură mentală utilă pentru unii membri ai echipei. Eliberează să nu mai vorbim de "Ce se întâmplă". Conducerea proiectului ia apoi aceste informații și o folosește pentru a reduce riscul sau, în unele cazuri, pentru a construi un plan de gestionare a riscului de proiect.

Beneficiile unei premortem

O premortem, ca orice plan de gestionare a riscurilor, vă ajută și echipa dvs. să împiedice eșecul proiectului. Dar cadrul specific al unei premortem - în care echipa dvs. își imaginează un eșec deja sa întâmplat și funcționează înapoi de acolo - are câteva beneficii distincte.

Cu un premortem de proiect:

Obțineți prospectivul apăsat.Prospectivul HwSight este atunci când vă imaginați că ceva sa întâmplat deja. Conformcercetare, prospectivul preventiv sporește capacitatea de a identifica corect motivele pentru rezultatele viitoare cu 30%.

Reducerea suprafeței.Uneori, doriți un proiect pe care intenționați să îl reușiți atât de rău încât vă permiteți în mod inconștient părintească să preia și să ignore riscurile. Acest lucru se poate întâmpla oricui, chiar dacă executați o analiză a riscului de proiect. O premortem își imaginează că proiectul are asa de Vă permite să vă gândiți fără să umbrăm în umbră adevărul.

Implică echipe inter-funcționale.Deoarece o premortem implică o varietate de părți interesate - nu doar echipa de bază a proiectului - aduce noi perspective și oferă perspective valoroase asupra riscurilor potențiale ale proiectului pe care nu le-ați identificat altfel.

Aliniați riscurile proiectului.Ca majoritatea planurilor de gestionare a riscurilor, un premortem steaguri potențiale ale proiectului. Apoi, când lucrați la proiect, dvs. și echipa dvs. sunteți mai conștienți de blocajele rutiere și puteți identifica aceste riscuri mai repede dacă ajung să treacă.

6 pași pentru efectuarea unei premortem

Pentru a utiliza tehnica de premortem, lucrați înapoi din punctul de nerespectare a riscurilor potențiale cu planul dvs. de proiect. Odată ce ați identificat riscurile, gândiți-vă la probabilitatea și severitatea acestor riscuri. Pasul final este de a preveni riscurile probabile sau severe de la întâmplare.

1. Creați un plan de proiect

Înainte de a vă imagina ce sa întâmplat, aveți nevoie de un sentiment general al ceea ce se va întâmpla. Aici intră în joc planul de proiect. Aplan de proiectEste un plan al elementelor cheie pe care echipa dvs. va realiza în timpul proiectului.

Există șapte părți la un plan de proiect:

Goluri

Metrici de succes

Părțile interesateși rolurile

Domeniul de aplicareși bugetul

Repere și livrabile

Cronologie și programa

Plan de comunicare

Creați și distribuiți planul dvs. de proiect înainte de a face o premortem. Echipa dvs. trebuie să înțeleagă exact ce este planul de proiect pentru a vă gândi cum ar putea merge prost. În funcție de complexitatea inițiativei, ați putea împărtăși și oProiectul de parcurs de proiect , Carta proiectului, Or.caz de afaceri .

De exemplu, iată un plan de proiect pentru o campanie de marketing în Manager de sarcini UDN. :

2. Invitați părțile interesate relevante

Pe măsură ce vă planificați premortemul dvs., invitați pe oricine are o perspectivă asupra motivului pentru care proiectul ar putea eșua. Aceasta include echipa dvs. de bază, precum și orice parteneri de lucru transfrontaloni. Este mai puțin important să inviți sponsorii de proiecte sau părțile interesate, deoarece acestea nu sunt la fel de reglementate în munca de zi cu zi. Pentru a ajuta la identificarea cine să invite, creați oGraficul RACI. .

Pentru a continua planul nostru de campanie de marketing, părțile interesate relevante includ:

Daniela, campania de marketing conduce și manager de marketing prin e-mail

Kabir, copywriter pentru campanie

Avery, conducerea conducerii pentru campanie

Blake, managerul de social media care susține campania

Kat, managerul video

3. Brainstormați eșecurile potențiale ale proiectului

Odată ce ați împărtășit planul dvs. de proiect și ați identificat părțile interesate, este timpul să conduceți de fapt premortemul. Primul pas al întâlnirii de premortem estesesiune de brainstorming, care este împărțită în două părți.

Pentru a începe, fiecare membru al echipei ar trebui să crească propriile lor riscuri potențiale ale proiectului. Puteți face acest lucru în care echipa dvs. îi place să se simtă în aceeași cameră sau să încerce brainstorming asincron în zilele care duc la întâlnire. Asigurați-vă că membrii echipei dvs. fac acest lucru singuri, așa că nu sunt părtiniți de ideea altui membru al echipei. Echipa dvs. va avea timp să compare și să împărtășească mai târziu idei.

Deoarece conducerea proiectului, asigurați-vă că echipa dvs. se simte confortabilă împărtășind toate gândurile lor. Unele riscuri de proiect sunt mai personale decât altele, dar ignorarea acestor riscuri pot avea un impact negativ asupra succesului proiectului. Luați în considerare stabilireaNormele de grupÎnainte ca toată lumea să-și schimbe ideile, astfel încât toată lumea se simte confortabilă împărtășind toate gândurile lor.

De exemplu, echipa de campanie de marketing identifică următoarele motive campania să eșueze:

Proiectele de probe nu ies la timp.

Proiectele de probe ies la timp cu ortografia și erorile grafice.

Proiectul depășește bugetul.

Există feedback negativ al clienților la mesajul campaniei, ceea ce duce la publicitate proastă.

Paginile de aterizare a campaniei asociate Crash și nu sunt disponibile în săptămâna de lansare.

Stilul de design al campaniei de brand este copiat de concurenți.

Bugetul de marketing reduce rezultatele campaniei de brand de impact și calendarul.

Strategia creativă nu rezonează cu clienții, ceea ce duce la o pierdere de piață și o reducere a percepției și a valorii mărcii.

Părțile interesate sunt nealiniate la rezultate, ceea ce duce la frustrare în timpul procesului de proiect.

4. Împărțiți riscurile

Odată ce membrii echipei dvs. și-au scris ideile în mod individual, este timpul să împărtășiți grupul. Asigurați-vă că dvs. sau un alt facilitator de echipă documentează toate ideile într-o sursă centrală a adevărului. În mod ideal, acest proces ar trebui să fie vizual, astfel încât membrii echipei pot discuta despre eșecurile potențiale și pot fi construite, dacă este cazul. Încercați să utilizați o unealtă din tablă sau un instrument de brainstorming colaborativ pentru a capta ideile tuturor.

Când toată lumea este gata să împărtășească, să meargă în jurul camerei (sau zoom) și să aibă fiecare membru al echipei o idee la un moment dat. În loc să lași un membru al echipei să citească toate eșecurile proiectului, să le încurajeze să împărtășească una din ideile lor și apoi să meargă la următoarea persoană și așa mai departe. În acest fel, toată lumea are șansa de a vorbi. Încurajați membrii echipei să evite repetarea motivelor, cu excepția cazului în care au ceva semnificativ de adăugat.

5. Identificați riscurile cu probabilitate ridicată sau severitate

Nu există fiecare eșec al proiectului liste de echipe în timpul sesiunii de brainstorming premortem este probabil să se întâmple. Chiar dacă se întâmplă, s-ar putea să nu fie suficient de severă pentru a afecta obiectivele proiectului. Unele eșecuri ale proiectului sunt probabil prea puțin probabil, în timp ce altele nu sunt suficient de mari pentru a afecta proiectul și pentru a provoca un eșec total. Ca o echipă, treceți prin listă și identificați eșecurile proiectului fie probabilitate ridicată, fie severitate ridicată.

Numărul de riscuri pe care le încheiați depinde de domeniul de aplicare și impactul proiectului dvs. În general, zece este un număr bun, dar ați putea avea mai puține sau mai multe, în funcție de situația dvs. specifică.

De exemplu, în timpul premortei de campanie de marketing, echipa identifică cinci riscuri pentru a adresa:

Probabilitate ridicată:Proiectele de probe nu ies la timp.

Probabilitate ridicată:Proiectul depășește bugetul.

Severitate mare:Paginile de aterizare a campaniei asociate Crash și nu sunt disponibile în săptămâna de lansare.

Severitate mare:Strategia creativă nu rezonează cu clienții, ceea ce duce la o pierdere de piață și o reducere a percepției și a valorii mărcii.

Ușor de rezolvat:Părțile interesate sunt aliniate nealiniate la livrările, ceea ce duce la frustrare în timpul fazei de execuție a proiectului.

6. Revizuirea și revizuirea planului de proiect

Odată ce întâlnirea de premortem sa încheiat, luați ceea ce echipa sa învins și o aplica la planul de proiect. Căutați puncte slabe din planul de proiect pe care îl puteți consolida pentru a preveni unele scenarii de eșec asupra membrilor echipei dvs. identificate. Aceasta este șansa dvs. de a reduce riscul și de a îmbunătăți rezultatele viitoare - înainte de începerea proiectului.

Dacă lucrați la o mare inițiativă, traduceți o parte din probabilitatea mai mare sau a elementelor de acțiune superioară de severitate într-oRegistrul de risc. Apoi, dacă ați făcut schimbări substanțiale sau ați introdus noi instrumente pentru a atenua riscul, prezintă modificările planului de proiect echipei, colaboratorilor inter-funcționali și părților interesate sau sponsorilor de proiecte.

De exemplu, după premortemul campaniei de marketing, iată cum să abordăm fiecare risc:

Este unprobabilitate ridicatăAceste rezultate ale proiectului nu ies la timp. Pentru a preveni acest risc, vizualizați-vă munca într-oGantt-diagramă ca un instrumentsă vizualizeze sarcinile pe o cronologie și să obțină un sentiment clar al oricăror livrări sau blocante. Pentru a păstra părțile interesate în buclă, trimiteți săptămânalRapoarte de stare a proiectuluiPentru a păstra pe toți pe aceeași pagină despre progresul proiectului.

Este unprobabilitate ridicată că proiectul depășește bugetul. Pentru a preveni acest risc, includeți actualizări bugetare în rapoartele lunare de stare a proiectului și asigurați-vă că sponsorul dvs. de proiect este înclinat în toate actualizările bugetare. Înainte de a lovi proiectul, resetați bugetul pentru a vă asigura că aveți unele de rezervă, în cazul în care lucrurile vin.

Paginile de aterizare a campaniei se prăbușescimpact gravsuccesul campaniei brandului. Pentru a preveni acest risc, lansarea paginilor într-un mediu de staționare cu o săptămână înainte de a vă asigura că funcționează bine înainte de a le împărtăși cu publicul.

Strategia creativă nu rezonează cu cliențiiimpact gravSuccesul campaniei de brand, deoarece conduce la o pierdere de piață și o reducere a percepției și a valorii mărcii. Pentru a preveni acest risc, includeți cercetarea personală de la echipa de marketing de produse din planul de proiect șirezumatul proiectuluiDeci toată lumea se află pe aceeași pagină.

Părțile interesate de proiect pot deveni frustrate în timpul proiectului, dacă sunt nealiniate la rezultate. Acest risc esteușor de rezolvat cu Plan de comunicareși o sursă centrală de adevăr pentru toate informațiile despre proiect, cum ar fi aInstrumentul de gestionare a muncii .

Post Premortem: Ce se întâmplă în continuare?

O premotem vă ajută să înțelegeți de ce un proiect ar putea eșua și de a împiedica aceste riscuri de la suprafață. Odată ce ați terminat cu premortemul dvs., tot ce a lăsat este să rulați proiectul. Pentru a începe să începeți, precum și cele mai bune practici de management de proiect, verificați-neManagementul proiectelor Hub Resurse .