ابدأ بالنهاية في الاعتبار: كيفية إجراء مشروع PREMORTEM

أثناء اختراع LightBulb، قال توماس إديسون، "لم أفشل، لقد وجدت فقط 10000 طريقة لن تعمل". في كل مرة قام بإنشاء Lightbulb الفاشلة، تعلمت Edison أشياء جديدة حول ما لم يعمل وما يجب أن يحاوله بعد ذلك.

فهم ما لا يعمل - ومحاولة شيء جديد - هو وسيلة رائعة لتكرار وتحسين العمليات الخاصة بكوبعد هذا هو بالضبط ما يفعله مشروع PREMORTEM. قبلطرد المشروع، قم بتشغيل PREMORTEM مع فريقك لتحويل ما يمكن أن يحدث خطأ. ثم، عند الانتقال إلى تنفيذ المشروع، أنت مجهز بشكل أفضل مع معرفة ما لن يعمل - وماذا سوف.

ما هو premortem؟

أثناء فترة ولاية جرائية (قبل أن تبدأ مشروعا)، ينظر فريق المشروع الخاص بك إلى نهاية المشروع وتخيل أنه فشل. من خلال العمل إلى الوراء من نقطة الفشل، يمكن لفريقك فهم مخاطر المشروع بشكل أفضل وكيفية تجنب تقدم مشروعك.

يقود primortems من قبل مدير المشروع أو سيد سكروم، ولكن فريق المشروع بأكمله يشارك خلال هذه العملية. إن أكثر وجهات نظر أكثر تنوعا خلال فترة ولاية ولاية قصيرة، والأرجح أن تحدد مخاطرة مستقبلة محتملة ومنع هذا المخاطر من الحدوث.

إذا لم تكن قد سمعت أبدا عن PREMORTEM، فأنت لست وحدك. الكثير من فرق المشروع خطة قائلة في نهاية المشروع، لاستخلاصها مع فريقهم أو فهم ما حدث خطأ، لكن في كثير من الأحيان ما بعد postmortem قليلا جدا، بعد فوات الأوان. بدلا من ذلك، أ تعرف الوفاة بشكل استباقي مخاطر المشروع وتعالجها قبل أن تحدث.

premortem vs. postmortem.

كما يوحي الاسم، تحدث PRIMortems و postmortems في مراحل مختلفة من الجدول الزمني للمشروع. يحدث PREMORTEM قبل بدء مشروع. تعمل جلسات التحليل هذه على أنها تقييمات مخاطر استباقية لفشل المشروع المحتمل.

بعد postmortem، من ناحية أخرى، هو تحليل للمشروع بعد انتهاء المشروع. ربما تكون قد سمعت أيضا بعد postmortems المشار إليها باسمretrespectives.، خاصة من قبل الفرق التي تعملسكروموبعد على عكس premortem، فإن postmortem ليس دائما عن فشل المشروع. تعقد هذه الجلسات بشكل شائع بعد أن يحدث خطأ ما، ولكن يمكنك أيضا تشغيل مشروع Postmortem لاستخراج أي تعليم يريد فريق المشروع مشاركته.

PREMORTEM مقابل إدارة مخاطر المشروع

يخدم PREMORTEM غرضا مشابها عملية إدارة مخاطر المشروع وبعد كل من هذه العمليات تساعدك على تحديد مخاطر المشروع ومنعها بشكل استباقي. الفرق الرئيسي بين الاثنين هو كيفية التعامل مع تحديد المخاطر.

أثناء عملية إدارة مخاطر المشروع، يحدد فريقك وترصد مخاطر المشروع المحتملة من خلالسجل المخاطروبعد إذا أصبحت مخاطرة محددة حقيقة واقعة، فإن فريقك لديه بالفعل خطة لمعالجتهابكفاءة وفعاليةوبعد

بدلا من ذلك، أثناء فترة ولاية ولاية قصيرة، يتصور فريقك أن المشروع قد فشل بالفعل. Premortem أقل حول تحديد وإدارة المخاطر والمزيد حول تصور المخاطر التي تحدث فعلا. هذا هيكل عقلي مفيد لبعض أعضاء الفريق. إنه يحرر التوقف عن التحدث في "ما إذا كان IFS". يأخذ مشروع المشروع ثم هذه المعلومات ويستخدمه للحد من المخاطر أو في بعض الحالات، بناء خطة لإدارة مخاطر المشروع.

فوائد PREMORTEM

Premortem، مثل أي خطة لإدارة المخاطر، يساعدك وفريقك يمنع فشل المشروع. لكن الإطار المحدد لمخلاصة - حيث يتصور فريقك الفشل بالفعل ويعمل للخلف من هناك - لديه عدد قليل من الفوائد المميزة.

مع مشروع PREMORTEM لك:

الحصول على الفينتات المستقبلية.الفينتات المستقبلية هي عندما تتخيل أن شيئا ما حدث بالفعل. وفقابحاث، يزيد المستخرج المستقبلي من القدرة على تحديد الأسباب بشكل صحيح للنتائج المستقبلية بنسبة 30٪.

تقليل الثابتة.في بعض الأحيان، تريد مشروعا تخطط للنجاح فيه بشدة لأنك تسمح أنك لا تدفع تحيزاتك لتولي المخاطر وتجاهلها. يمكن أن يحدث هذا لأي شخص، حتى لو قمت بتشغيل تحليل مخاطر المشروع. ولا تخيل PREMORTEM وبالتالي يتيح لك العصف الذهني دون التظليل بالثقة.

تنطوي على فرق عبر وظيفية.نظرا لأن PREMORTEM يتضمن مجموعة متنوعة من أصحاب المصلحة - وليس فقط فريق المشروع الأساسي - فإنه يجلب وجهات نظر جديدة ويوفر رؤى قيمة في مخاطر المشروع المحتملة التي لا تحددها خلاف ذلك.

محاذاة مخاطر المشروع.مثل معظم خطط إدارة المخاطر، فإن إشارات ولاية جريمة مخاطر المشروع المحتملة. ثم، عندما تعمل في المشروع، فإنك وفريقك أكثر وعيا على حواجز الطرق، ويمكنك تحديد تلك المخاطر بشكل أسرع إذا حدثت مرارا.

6 خطوات لإجراء premortem

لاستخدام تقنية PREMORTEM، اعمل للخلف من نقطة الفشل في تحديد المخاطر المحتملة مع خطة مشروعك. بمجرد تحديد المخاطر، العصف الذهني من احتمالية وشدة هذه المخاطر. الخطوة الأخيرة هي منع المخاطر المحتملة أو الشديدة من الحدوث.

1. إنشاء خطة مشروع

قبل تخيل ما حدث خطأ، تحتاج أولا إلى إحساس عام بما يحدث. هذا هو المكان الذي تأتي فيه خطة المشروع في اللعب. أ خطة المشروع هي مخطط للعناصر الرئيسية سوف ينجز فريقك خلال المشروع.

هناك سبعة أجزاء في خطة المشروع:

الأهداف

مقاييس النجاح

أصحاب المصلحةوالأدوار

مجالوالميزانية

معالم و الإنجازات

الجدول الزمني و برنامج

خطة تواصل

قم بإنشاء ومشاركة خطة المشروع الخاصة بك قبل القيام بأقل قيمة. يحتاج فريقك إلى فهم بالضبط ما هي خطة المشروع من أجل التفكير في كيفية ظهورها. اعتمادا على تعقيد المبادرة، يمكنك أيضا مشاركةخريطة طريق المشروع ، ميثاق المشروع، أوقضية أعمالوبعد

على سبيل المثال، إليك خطة مشروع للحملة التسويقية في UDN مدير المهام في

2. دعوة أصحاب المصلحة المعنيين

أثناء تخطيط Premortem، دعوة أي شخص لديه نظرة ثاقبة حول سبب فشل المشروع. ويشمل ذلك فريق المشروع الأساسي الخاص بك، وكذلك أي شركاء عمل عبر وظيفيين. من الأهمية بمكان دعوة رعاة المشاريع أو أصحاب المصلحة التنفيذيين، لأنهم لم يتم ضبطهم في عمل المشروع اليومي. للمساعدة في تحديد من يدعو، قم بإنشاءالرسم البياني الريجيوبعد

لمواصلة خطة حملة التسويق الخاصة بنا، تشمل أصحاب المصلحة المعنيون ما يلي:

دانييلا، حملة التسويق الرصاص ومدير التسويق عبر البريد الإلكتروني

كابير، مؤلف الإعلانات للحملة

أفيري، التصميم يؤدي إلى الحملة

بليك، مدير وسائل التواصل الاجتماعي يدعم الحملة

كات، مدير الفيديو

3. العصف الذهني فشل المشروع المحتمل

بمجرد مشاركة خطة المشروع الخاصة بك وحددت أصحاب المصلحة، حان الوقت لتشغيل PREMORTEM بالفعل. الخطوة الأولى من الاجتماع القطريم هيجلسة مثيرة للعقل، والذي ينقسم إلى جزأين.

للبدء، يجب على كل عضو في الفريق العصف الذهني بمخاطر المشروع المحتملة بمفرده. يمكنك القيام بذلك، إذا كان فريقك يحب العصف الذهني في نفس الغرفة، أو حاول العصف الذهني بشكل غير متزامن في الأيام المؤدية إلى الاجتماع. تأكد من أن أعضاء فريقك يقومون بذلك من تلقاء أنفسهم، لذلك ليسوا متحيزين من قبل أي فكرة عن أي عضو آخر. سيكون لدى فريقك وقت للمقارنة ومشاركة الأفكار في وقت لاحق.

بصفته قيادة المشروع، تأكد من أن فريقك يشعر بالراحة في تقاسم جميع أفكارهم. بعض مخاطر المشروع هي شخصية أكثر من غيرها، ولكن تجاهل هذه المخاطر يمكن أن تؤثر سلبا على نجاح المشروع. النظر في تأسيسمعايير مجموعة قبل أن يبدأ الجميع في تقاسم أفكارهم، لذلك يشعر الجميع بتقاسم جميع أفكارهم.

على سبيل المثال، يحدد فريق الحملة التسويقية الأسباب التالية التي يمكن أن تفشل فيها الحملة:

لا تعب التسليمات المشروع في الوقت المحدد.

النواتج المشروع تخرج في الوقت المحدد مع الأخطاء الإملائية والرسمية.

يمضي المشروع في الميزانية.

هناك ملاحظات العملاء السلبية في رسالة الحملة، والتي تؤدي إلى الدعاية السيئة.

تحطم الصفحات المرتبطة بالحملة غير المتاحة وغير متوفرة في أسبوع الإطلاق.

يتم نسخ نمط تصميم حملات العلامة التجارية من قبل المنافسين.

تخفيضات ميزانية التسويق تأثير الحملة العلامة التجارية والتسليمات الجدول الزمني.

لا تصدر الإستراتيجية الإبداعية مع العملاء، مما يؤدي إلى ملكة جمال السوق وتخفيض التصور العلامة التجارية والقيمة.

يتم إطلاع أصحاب المصلحة على النواتج، مما يؤدي إلى الإحباط خلال عملية المشروع.

4. شارك المخاطر

بمجرد أن كتب أعضاء فريقك أفكارهم بشكل فردي، حان الوقت للمشاركة مع المجموعة. تأكد من أنك أو جهاز ميسر آخر يقوم بتوثيق جميع الأفكار في المصدر المركزي للحقيقة. من الناحية المثالية، يجب أن تكون هذه العملية بصرية حتى يمكن لأعضاء الفريق مناقشة الإخفاقات المحتملة وبناءها إذا كان ذلك ممكنا. حاول استخدام لوحة السبورة أو أداة العصف الذهني التعاوني لالتقاط أفكار الجميع.

عندما يكون الجميع مستعدون للمشاركة أو الذهاب في جميع أنحاء الغرفة (أو التكبير) ويكون كل عضو في الفريق يشارك فكرة واحدة في وقت واحد. بدلا من ترك عضو فريق واحد قرأ كل إخفاقات مشروعهم، شجعهم على مشاركة أحد أفكارهم ثم انتقل إلى الشخص التالي، وهلم جرا. بهذه الطريقة، يحصل الجميع على فرصة للتحدث. تشجيع أعضاء الفريق على تجنب الأسباب المتكررة، ما لم يكن لديهم شيء مهم للإضافة.

5. تحديد المخاطر ذات احتمالية عالية أو شدة

ليس كل فشل مشروع قوائم فريقك خلال جلسة العصف الذهني PREMortem من المرجح أن يحدث. حتى لو حدث ذلك، قد لا يكون شديدا بما يكفي لتأثير أهداف المشروع. من المحتمل أن تكون بعض إخفاقات المشروع غير مرجحة للغاية، في حين أن البعض الآخر ربما ليس كبيرا بما يكفي لتأثير المشروع وتسبب فشل إجمالي. كفريق واحد، انتقل عبر القائمة وتحديد إخفاقات المشروع إما احتمال عالي أو شدة عالية.

يعتمد عدد المخاطر التي ينتهي الأمر بها مع نطاق مشروعك وتأثيره. بشكل عام، عشرة رقم جيد، ولكن يمكنك الحصول على أقل أو أكثر اعتمادا على وضعك المحدد.

على سبيل المثال، خلال حملة التسويق PREMORTEM، يحدد الفريق خمسة مخاطر لمعالجة:

احتمالية عالية:لا تعب التسليمات المشروع في الوقت المحدد.

احتمالية عالية:يمضي المشروع في الميزانية.

درجة عالية:تحطم الصفحات المرتبطة بالحملة غير المتاحة وغير متوفرة في أسبوع الإطلاق.

درجة عالية:لا تصدر الإستراتيجية الإبداعية مع العملاء، مما يؤدي إلى ملكة جمال السوق وتخفيض التصور العلامة التجارية والقيمة.

من السهل حلها:يتم إطلاع أصحاب المصلحة على النواتج، مما يؤدي إلى الإحباط خلال مرحلة تنفيذ المشروع.

6. مراجعة ومراجعة خطة المشروع

بمجرد انتهاء اجتماع PREMORTEM، خذ ما العصف الذهني للفريق وتطبيقه على خطة المشروع. ابحث عن نقاط ضعيفة في خطة المشروع التي يمكنك تعزيزها لمنع بعض سيناريوهات الفشل التي تم تحديدها أعضاء فريقك. هذه هي فرصتك لتقليل المخاطر وتحسين النتائج المستقبلية - قبل أن يبدأ المشروع حتى.

إذا كنت تعمل على مبادرة كبيرة، فإن ترجمة بعض الاحتمالات العالية أو عناصر عمل شديدةسجل المخاطروبعد بعد ذلك، إذا قمت بإجراء تغييرات كبيرة أو إدخال أدوات جديدة لتخفيف المخاطر أو تقديم التغييرات في خطة المشروع إلى فريقك والمتعاونين عبر الوظائف وأصحاب المصلحة التنفيذيين أو مقدمي مشروع القرارين.

على سبيل المثال، بعد الحملة التسويقية PREMORTEM، إليك كيفية معالجة كل مخاطر:

هناكاحتمالية عاليةأن التسليمات المشروع لا تخرج في الوقت المحدد. لمنع هذا الخطر، عرض عملك فيGantt-Chart مثل أداةلتصور المهام في جدول زمني واحصل على شعور واضح بأي نواتج أو حاصرات. للحفاظ على أصحاب المصلحة التنفيذيين في الحلقة، أرسل أسبوعيا تقارير حالة المشروع للحفاظ على الجميع على نفس الصفحة حول تقدم المشروع.

هناكاحتمالية عاليةأن المشروع يمضي في الميزانية. لمنع هذا المخاطر، تضمين تحديثات الميزانية في تقارير حالة المشروع الشهرية وتأكد من حلق راعي المشروع الخاص بك في جميع تحديثات الميزانية. قبل بدء تشغيل المشروع، أعد ضبط الميزانية للتأكد من أن لديك بعضا لتجنيبها، في حالة توصلت إليه الأمور.

تحطم صفحات الهبوط الحملةآثار شديدةنجاح حملة العلامة التجارية. لمنع هذا الخطر، قم بتشغيل الصفحات في بيئة التدريج في الأسبوع السابق للتأكد من أنهم يعملون جيدا قبل تقاسمهم بالجمهور.

الإستراتيجية الإبداعية لا تصدر مع العملاءآثار شديدةنجاح حملة العلامة التجارية لأنها تؤدي إلى ملكة جمال السوق وتخفيض التصور العلامة التجارية والقيمة. لمنع هذا المخاطر، تشمل أبحاث الشخصية من فريق تسويق المنتجات في خطة المشروع ومشروع موجزلذلك الجميع في نفس الصفحة.

يمكن لأصحاب المصلحة في المشروع أن يصبحوا محبطين أثناء المشروع إذا كانوا يخطئون في التسليمات. هذا الخطر هوبسهولة القابلة للحل مع خطة تواصلومصدر مركزي للحقيقة لجميع معلومات المشروع، مثل أداة إدارة العمل وبعد

Post Premortem: ماذا يحدث بعد ذلك؟

يساعدك PREMORTEM في فهم سبب فشل المشروع ومنع هذه المخاطر من السطح. بمجرد الانتهاء من Premortem، كل ما تبقى هو تشغيل المشروع. للمساعدة في البدء، بالإضافة إلى أفضل الممارسات لإدارة المشاريع، تحقق من موقعنامركز الموارد إدارة المشاريعوبعد