Kezdje a végét szem előtt tartva: hogyan kell végrehajtani egy projekt Premortemet

Miközben feltalálja a villanykörte, Thomas Edison híresen azt mondta: "Nem sikerült, csak 10 000 módot találtam, ami nem fog működni." Minden alkalommal, amikor létrehozott egy sikertelen villanykörte, Edison új dolgokat tanult arról, hogy mi nem működik, és mit kell próbálnia.

Megértése, hogy mi nem működik - és próbál valami új - nagyszerű módjaiterálja és javítsa a folyamatait. Pontosan ez a projekt Premortem. ElőttA projekt elindítása, Futtasson egy Premortemet a csapatoddal, hogy elképzelje, hogy mi lehet rosszul. Aztán, ha beköltözik a projektek végrehajtása, akkor jobban felszerelt, a tudás, amit nem fog működni, és mi lesz.

Mi a Premortem?

Premortem alatt (mielőtt még elindítottál egy projektet), a projektcsapat a projekt végéig előre néz, és elképzelte, hogy sikertelen volt. A kudarc pontjától való hátrafelé, a csapata jobban megértheti a projekt kockázatát, és hogyan lehet elkerülni őket, mint a projekt előrehaladása.

A Premortemeket aprojekt menedzserVagy Scrum Master, de az egész projektcsapat részt vesz a folyamat során. Minél sokszínűbb perspektívák vannak a Premortem alatt, annál nagyobb valószínűséggel azonosítani kell a potenciális jövőbeli kockázatot, és megakadályozzák, hogy a kockázat történjen.

Ha még soha nem hallottál egy premortemről, nem vagy egyedül. Sok projektcsapat terv Mortems egy projekt végén, hogy megbirkózzanak a csapatukkal, vagy megértsék, mi történt rosszul - de sokszor a postmortem túl kicsi, túl késő. Ehelyett a A Mortem proaktívan azonosítja a projekt kockázatát, és foglalkozik velük, mielőtt megtörténnek.

Premortem vs postmortem

Mivel a név azt sugallja, a premortemek és a postmortemek a projekt idővonalának különböző szakaszaiban történnek. A Premortem előfordul, mielőtt egy projekt kezdődik. Ezek az elemzések a potenciális projekthibák proaktív kockázatértékeléséként szolgálnak.

A posztmortem viszont a projekt befejezése után egy projekt elemzése. Előfordulhat, hogy hallottad a PostMortems-t isretrospektívumok, különösen a futó csapatokDulakodás. Ellentétben a premortem, a halál utáni nem mindig körülbelül projekt kudarca. Ezeken az üléseken a leggyakrabban tartott, ha egy projekt elromlik, de akkor is fut a projekt boncolás kivonat minden tanulságait a projekt csapat meg akarja megosztani.

Premortem vs. Project Kockázatkezelés

A Premortem hasonló célt szolgál aProjektkockázatkezelési folyamat. Mindkét folyamat segít a projektkockázatok proaktívan azonosításában és megelőzésében. A két fő különbség a kockázatok azonosítására szolgál.

A projektkockázatkezelési folyamat során a csapatod azonosítja és figyeli a potenciális projektkockázatokat akockázati nyilvántartás. Ha az azonosított kockázat valósággá válik, a csapatnak már van egy terve a helyénhatékonyan és eredményesen .

Alternatívaként, Premortem alatt a csapat elképzeli, hogy a projekt már nem sikerült. A premortem kevésbé azonosításáról és a kockázatok kezelése és többet láthatóvá kockázatot ténylegesen történik. Ez egy hasznos mentális szerkezet néhány csapat tagja számára. A "Mi az ifs" -ben való beszélgetés leállítása. A projekt vezetője, majd veszi ezt az információt és arra használja, hogy a kockázat csökkentése, vagy bizonyos esetekben, hogy egy projekt kockázatkezelési tervet.

A Premortem előnyei

A Premortem, mint bármely kockázatkezelési terv, segít Önnek és csapatának megakadályozza a projekt meghibásodását. De a konkrét keretében premortem-, ahol a csapat elképzel egy hiba már megtörtént, és működik visszafelé onnan-van néhány különböző előnyöket.

A PREMIMSÁTUMOT:

Nyerjen leadó utólagos.A leendő oldalak, amikor elképzeled, hogy valami történt. AlapjánkutatásProspektív utólag növeli a képességét, hogy pontosan azonosítani oka a jövőbeli eredmények 30% -kal.

Csökkenti a túlszabályozás.Néha olyan projektet szeretne, amelyet úgy tervezel, hogy sikerül olyan rosszul, hogy öntudatlanul engedje meg, hogy a torzítások átveszi és figyelmen kívül hagyja a kockázatokat. Ez bárkinek történhet, még akkor is, ha projektkockázat-elemzést futtat. A Premortem elképzeli, hogy a projekt rendelkezik így Ez lehetővé teszi, hogy brainstorm anélkül, hogy túlzottan árnyékolná az igazságot.

A keresztfunkciós csapatok bevonása.Mivel a Premoportem számos érdekelt felet foglal magában - nem csak az alapvető projektcsapat - új perspektívákat hoz létre, és értékes betekintést nyújt a potenciális projektkockázatokba, amelyeket másként nem azonosítaná.

Igazítsa a projekt kockázatát.Mint a legtöbb kockázatkezelési terv, a Premortem zászlók potenciális projektkockázatok. Aztán, ha dolgozik a projekten, Ön és csapata jobban tudatában vannak a útlezárások, és azonosítani tudja azokat a kockázatokat, gyorsabb, ha nem jönnek át.

6 lépés a Premortem vezetéséhez

Ahhoz, hogy a premortem technika, a munka hátra a meghibásodási pont, hogy a potenciális kockázatok a projekt tervet. Miután azonosította a kockázatokat, a kockázatok valószínűségét és súlyosságát. Az utolsó lépés az, hogy megakadályozzák a valószínűleg vagy súlyos kockázatokat.

1. Hozzon létre egy projekttervet

Mielőtt elképzelnénk, mi történt rosszul, először szükséged van egy általános értelme, hogy mi fog történni. Ez az, ahol a projekt terv jön. Aprojekt tervA projekt során a kulcselemek terve a projekt során.

A projekt tervének hét része van:

Célok

Sikeres mutatók

Érdekelt felekés szerepek

Hatályés költségvetés

Mérföldkövek és szállítmányozók

Idővonal és menetrend

Kommunikációs terv

Hozzon létre és ossza meg projekttervezését, mielőtt előkészítené. A csapat meg kell értenie, hogy pontosan mi a projekt terv, hogy gondolkodni, hogyan lehet baj. A kezdeményezés összetettségétől függően megoszthatja aProject Roadmap , kézikönyvvagyüzleti ügy .

Például itt van egy projektterv egy marketingkampányra UDN feladatkezelő :

2. Kérje meg az érdekelt feleket

Ahogy megtervezed a premortemet, meghívhatsz valakit, aki betekintést nyer, hogy miért nem sikerül a projekt. Ez magában foglalja az alapvető projektcsapatát, valamint a keresztfunkciós munkacsoportokat. Ez kevésbé fontos, hogy meghívja a projekt szponzorok vagy a végrehajtó érintettek, mivel azok nem hangolt a napról napra projekt munka. A segítségnyújtás érdekében, hogy ki kell hívnia, hozzon létre egyRaci diagram .

Példaink marketingkampánytervünk folytatásához az érintett érdekeltek magukban foglalják:

Daniela, a marketing kampányvezető és az e-mail marketing menedzser

Kabir, a Copywriter a kampányhoz

Avery, a kampány tervezési vezetője

Blake, a szociális média menedzser támogatja a kampányt

Kat, a videókezelő

3. Brainstorm potenciális projekthibák

Miután megosztotta a projekttervet, és azonosította az érdekelt feleket, itt az ideje, hogy ténylegesen futtassa a Premortemet. A Premortem találkozó első lépése azötletbörze, amely két részre oszlik.

Ahhoz, hogy elinduljon, minden egyes csapat tagja a potenciális projektkockázatokat önnek kell elgondolnia. Ezt az életet megteheti, ha a csapatod ugyanabban a szobában gondolkodni szeretne, vagy próbálja meg a gyülekezetet a gyülekezetbe vezető napokban. Győződjön meg róla, hogy a csapat tagjai ezt önmagukban csinálják, így nem más csapattagok elképzelései. A csapatnak ideje lesz összehasonlítani és megosztani az ötleteket később.

Ahogy a projekt vezet, győződjön meg róla, hogy a csapat kényelmesen megosztja az összes gondolataikat. Egyes projektkockázatok jobban személyesek, mint mások, de a kockázatok figyelmen kívül hagyása negatívan befolyásolhatja a projekt sikerét. Fontolja megcsoportos normákMielőtt mindenki elkezdi megosztani ötleteiket, így mindenki úgy érzi, kényelmesen megosztja az összes gondolataikat.

Például a marketingkampány csapat azonosítja a következő okokat, amelyeket a kampány meghibásodhat:

A projektadatok nem mennek ki időben.

A projektadatok időben kimegyek helyesírással és grafikus hibákkal.

A projekt túllépi a költségvetést.

A kampányüzenethez negatív vevői visszajelzés van, ami rossz nyilvánossághoz vezet.

A kapcsolódó kampány leszállási oldalak összeomlik, és nem érhetők el a bevezetés héten.

A márka kampánytervezési stílusát a versenytársak másolják.

Marketing Költségvetés Vágja az ütközési márkájú kampányt és az idővonalat.

A kreatív stratégia nem rezonál az ügyfelekkel, ami a piac hiányzik, és csökkent a márka megítélése és az érték.

Az érdekeltek rosszul vannak elrendezve a megvalósításoknál, amelyek a projekt folyamat során frusztrációhoz vezetnek.

4. Ossza meg a kockázatokat

Miután a csapattagok egyedileg írták le ötleteiket, itt az ideje megosztani a csoportot. Győződjön meg róla, hogy Ön vagy más csapat facilitátor dokumentálja az összes ötletet az igazság központi forrásában. Ideális esetben ez a folyamat vizuális kell lennie, így a csapattagok megvitathatják a potenciális kudarcokat, és ha alkalmazhatók. Próbáljon meg egy táblázatot vagy az együttműködő Brainstorming eszközt, hogy megragadja mindenki ötleteit.

Amikor mindenki készen áll a megosztás, menj körbe a szobában (vagy zoom), és minden csapat tagja osztozik egy ötlet egy időben. Ahelyett, hogy egy csapat tagja elolvassa a projektjeiket, ösztönözze őket arra, hogy megosszák az egyik ötletüket, majd menjünk a következő személyre, és így tovább. Így mindenki megkapja a lehetőséget. Ösztönözze a csapat tagjait, hogy elkerüljék az ismétlődő okokat, hacsak nincs valami jelentős hozzáadásához.

5. A nagy valószínűséggel vagy súlyossággal rendelkező kockázatok azonosítása

Nem minden projekt kudarca a csapat mérkőzései során premortem ötletbörze fog történni. Még akkor is, ha ez megtörténik, előfordulhat, hogy nem elég súlyos ahhoz, hogy befolyásolja a projekt célkitűzéseit. Néhány projekthibák valószínűleg túlságosan valószínűtlenek, míg mások valószínűleg nem elég nagy ahhoz, hogy befolyásolják a projektet, és teljes kudarcot okozzanak. Csapatként menj át a listán, és azonosítsa azokat a projekthibákat, amelyek nagy valószínűséggel vagy nagy súlyossággal rendelkeznek.

Az Ön által végződő kockázatok száma a projekt hatókörétől és hatásától függ. Általánosságban elmondható, hogy tíz jó szám, de a konkrét helyzetétől függően kevesebb vagy annál kevesebb lehet.

Például a Marketing Kampány Premortem alatt a csapat öt kockázatot jelent a következő címre:

Nagy valószínűség:A projektadatok nem mennek ki időben.

Nagy valószínűség:A projekt túllépi a költségvetést.

Magas súlyosság:A kapcsolódó kampány leszállási oldalak összeomlik, és nem érhetők el a bevezetés héten.

Magas súlyosság:A kreatív stratégia nem rezonál az ügyfelekkel, ami a piac hiányzik, és csökkent a márka megítélése és az érték.

Könnyen megoldható:Az érdekeltek helytelenül vannak a megvalósításoknál, ami a projekt végrehajtási szakaszában frusztrációhoz vezet.

6. A projekt tervének áttekintése és módosítása

Miután a Premortem találkozó vége, vegye fel, amit a csapat brainstormed, és alkalmazza a projekt tervére. Keresse meg a gyenge pontokat a projekttervben, hogy megerősítheti, hogy megakadályozza a hibajelzési forgatókönyvek néhány azonosítását. Ez az Ön esélye a kockázat csökkentésére és a jövőbeli eredmények javítására - mielőtt a projekt még megkezdődik.

Ha nagy kezdeményezésen dolgozol, fordítson néhány magasabb valószínűséggel vagy magasabb súlyossági cselekvési elemeket akockázati nyilvántartás. Aztán, ha jelentős mértékben módosította vagy bevezetett új eszközök csökkentik a kockázatot, bemutatni a változásokat a projektterv a csapat, a kereszt-funkcionális együttműködők és végrehajtó érdekeltek vagy a projekt szponzorok.

Például a marketing kampány Premortem után itt van az egyes kockázatok kezelése:

Van egynagy valószínűségEz a projektadatok nem mennek időben. A kockázat megelőzése érdekében tekintse meg a munkáját aGantt-chart, mint az eszközA feladatok megjelenítéséhez az idővonalon, és világos értelemben részesülhet a szállítmányokból vagy a blokkolónak. Ahhoz, hogy a végrehajtó érdekeltek tartsa a hurokban, küldjön hetiA projekt állapotjelentéseiAnnak érdekében, hogy mindenkit ugyanazon az oldalon tartsa a projekt előrehaladásáról.

Van egynagy valószínűség hogy a projekt túllépi a költségvetést. Ennek a kockázatnak a megelőzése érdekében a havi projekt állapotjelentéseiben a költségvetési frissítéseket foglalja magában, és győződjön meg róla, hogy a projekt szponzora az összes költségkeretes frissítésnél hurokul. Mielőtt elindulna a projektből, állítsa vissza a költségvetést annak biztosítására, hogy van néhány, amennyiben a dolgok jönnek létre.

A kampány leszállási oldala összeomliksúlyos hatásokA márka kampány sikere. Ennek a kockázatnak a megelőzése érdekében indítsa el az oldalakat egy olyan héten, hogy az előző héten, hogy biztosítsák, hogy jól működjenek, mielőtt megosztják őket a nyilvánossággal.

A kreatív stratégia, amely nem rezonál az ügyfelekkelsúlyos hatásoka márka kampány sikerét, mert ez vezet a piac hiányzik, és csökkent a márka megítélése és az érték. Ennek a kockázatnak a megakadályozása érdekében magában foglalja a Personal Search a termék marketing csapatából a projekttervben ésrepülési rövidítésTehát mindenki ugyanazon az oldalon van.

A projekt érdekeltjei a projekt során frusztráltak lehetnek, ha tévednek a szállításokon. Ez a kockázatkönnyen megoldhatóval,-velkommunikációs tervés az igazság központi forrása minden projektinformációhoz, mint aMunkagazdálkodási eszköz .

Premortem: Mi történik legközelebb?

A Premortem segít megérteni, hogy a projekt miért kudarcot vall, és megakadályozza ezeket a kockázatokat a felszínre. Miután befejezte a Premortemet, az összes maradt, hogy futtassa a projektet. A segítségnyújtáshoz, valamint a projektmenedzsment legjobb gyakorlatok, nézd megProjektmenedzsment erőforrás hub .