Bắt đầu với sự kết thúc trong tâm trí: Làm thế nào để tiến hành một dự án tăng thời gian

Trong khi phát minh ra bóng đèn, Thomas Edison nổi tiếng đã nói, "Tôi đã không thất bại, tôi vừa tìm thấy 10.000 cách sẽ không hoạt động." Mỗi lần anh ta tạo ra một chiếc bóng đèn thất bại, Edison đã học những điều mới về những gì không hiệu quả và những gì anh ta nên thử tiếp theo.

Hiểu những gì không hoạt động, và thử một cái gì đó mới - là một cách tuyệt vời đểlặp và cải thiện quá trình của bạn. Đó chính xác là những gì một dự án đầu tiên làm. Trướckhởi động dự án, Chạy một con thượng cấp với đội của bạn để hình dung những gì có thể sai. Sau đó, khi bạn chuyển sang thực thi dự án, tốt hơn là bạn được trang bị kiến ​​thức về những gì sẽ không hoạt động, và những gì sẽ.

Là một người lập dị là gì?

Trong giai đoạn trước (trước khi bạn đã bắt đầu một dự án), nhóm dự án của bạn nhìn về phía trước đến cuối dự án và tưởng tượng nó đã thất bại. Bằng cách làm việc ngược từ điểm thất bại, nhóm của bạn có thể hiểu rõ hơn về các rủi ro dự án và cách tránh chúng khi dự án của bạn tiến triển.

Pervortems được dẫn dắt bởiquản lý dự ánhoặc Scrum Master, nhưng toàn bộ nhóm dự án tham gia trong quá trình này. Những quan điểm đa dạng hơn mà bạn có trong thời gian trước, bạn càng có nhiều khả năng xác định một rủi ro trong tương lai tiềm năng và ngăn ngừa rủi ro đó xảy ra.

Nếu bạn chưa bao giờ nghe nói về một crossortem, bạn không cô đơn. Rất nhiều đội dự án kế hoạch Các bác sĩ ở cuối dự án, để các cuộc đối phó với nhóm của họ hoặc hiểu những gì đã xảy ra - nhưng thông thường, một hậu thế là quá ít, quá muộn. Thay vào đó, A. Morem chủ động xác định rủi ro dự án và giải quyết chúng trước khi chúng xảy ra.

Premortem so với PostMortem.

Như tên cho thấy, Pervortems và PostMortems xảy ra ở các giai đoạn khác nhau của dòng thời gian dự án. Một người tăng cao trước xảy ra trước khi một dự án bắt đầu. Các phiên phân tích này đóng vai trò là đánh giá rủi ro chủ động của thất bại dự án tiềm năng.

Một postmortem, mặt khác, là một phân tích của một dự án sau khi dự án kết thúc. Bạn cũng có thể đã nghe thấy postmortems được gọi làhồi cứu, đặc biệt là bởi các đội chạyScrum.. Không giống như một crossemort, một postmortem không phải lúc nào cũng về lỗi dự án. Các phiên này được tổ chức phổ biến nhất sau khi một dự án sai, nhưng bạn cũng có thể chạy một dự án PostMortem để trích xuất bất kỳ bài học nào mà nhóm dự án muốn chia sẻ.

Premortem so với quản lý rủi ro dự án

Một con cáo đầu phục vụ một mục đích tương tự như mộtQuá trình quản lý rủi ro dự án. Cả hai quy trình này đều giúp bạn chủ động xác định và ngăn chặn rủi ro dự án. Sự khác biệt chính giữa hai là cách bạn tiếp cận xác định rủi ro.

Trong quá trình quản lý rủi ro dự án, nhóm của bạn xác định và giám sát các rủi ro dự án tiềm năng thông qua mộtđăng ký rủi ro. Nếu một rủi ro xác định trở thành hiện thực, nhóm của bạn đã có một kế hoạch tại chỗ để giải quyết nóhiệu quả và hiệu quả .

Ngoài ra, trong một lần trước, nhóm của bạn tưởng tượng rằng dự án đã thất bại. Một crossortem ít hơn về việc xác định và quản lý rủi ro và nhiều hơn nữa về việc trực quan hóa rủi ro thực sự xảy ra. Đây là một cấu trúc tinh thần hữu ích cho một số thành viên trong nhóm. Nó miễn phí để ngừng nói chuyện trong "What Ifs." Lãnh đạo dự án sau đó lấy thông tin này và sử dụng nó để giảm rủi ro hoặc trong một số trường hợp, xây dựng kế hoạch quản lý rủi ro rủi ro dự án.

Những lợi ích của một con nguyên thủy

Một con đường cao trương, giống như bất kỳ kế hoạch quản lý rủi ro nào, giúp bạn và nhóm của bạn ngăn chặn sự cố dự án. Nhưng khuôn khổ cụ thể của một người lập dị, nơi nhóm của bạn tưởng tượng một thất bại đã xảy ra và làm việc ngược từ đó - có một vài lợi ích khác biệt.

Với một dự án Premortem bạn:

Đạt được tiến triển muộn màng.Hindsight tiềm năng là khi bạn tưởng tượng một cái gì đó đã xảy ra. Dựa theotìm kiếm, Hindsight tiềm năng làm tăng khả năng xác định chính xác lý do cho kết quả trong tương lai 30%.

Giảm quá mức.Đôi khi, bạn muốn một dự án bạn đang lên kế hoạch thành công nặng nề đến mức bạn vô thức cho phép những sai lệch của bạn tiếp quản và bỏ qua những rủi ro. Điều này có thể xảy ra với bất cứ ai, ngay cả khi bạn chạy một phân tích rủi ro dự án. Một người lập tức tưởng tượng dự án có Vì thế Nó cho phép bạn động não mà không cần che bóng sự thật.

Liên quan đến các đội chức năng chéo.Bởi vì một crossortem liên quan đến nhiều bên liên quan, không chỉ là nhóm dự án cốt lõi, nó mang đến những quan điểm mới và cung cấp những hiểu biết có giá trị vào những rủi ro tiềm năng mà bạn sẽ không xác định được.

Sắp xếp các rủi ro dự án.Giống như hầu hết các kế hoạch quản lý rủi ro, một vụ rủi ro dự án tiềm năng của Rủi ro. Sau đó, khi bạn đang làm việc trên dự án, bạn và nhóm của bạn nhận thức rõ hơn về các rào cản và bạn có thể xác định những rủi ro đó nhanh hơn nếu họ đến để vượt qua.

6 bước để tiến hành một crossemortem

Để sử dụng kỹ thuật Premortem, hãy làm việc ngược từ điểm thất bại trong việc xác định rủi ro tiềm ẩn với kế hoạch dự án của bạn. Khi bạn đã xác định rủi ro, hãy động não khả năng và mức độ nghiêm trọng của những rủi ro đó. Bước cuối cùng là để ngăn chặn những rủi ro có khả năng hoặc nghiêm trọng xảy ra.

1. Tạo một kế hoạch dự án

Trước khi tưởng tượng những gì đã xảy ra, trước tiên bạn cần một cảm giác chung về những gì sẽ xảy ra. Đây là nơi kế hoạch dự án phát huy. MỘTKế hoạch dự ánlà một bản thiết kế của các yếu tố chính mà nhóm của bạn sẽ hoàn thành trong dự án.

Có bảy phần cho một kế hoạch dự án:

Bàn thắng

Số liệu thành công

Các bên liên quanvà vai trò

Phạm vivà ngân sách.

Cột mốc và giao hàng.

Mốc thời gian và lịch trình

Kế hoạch truyền thông

Tạo và chia sẻ kế hoạch dự án của bạn trước khi thực hiện một con công tố. Nhóm của bạn cần hiểu chính xác kế hoạch dự án là gì để suy nghĩ về cách nó có thể sai. Tùy thuộc vào sự phức tạp của sáng kiến, bạn cũng có thể chia sẻ mộtLộ trình dự ánCái gìđiều lệ dự án, hoặcTrường hợp kinh doanh .

Ví dụ, đây là một kế hoạch dự án cho một chiến dịch tiếp thị trong Quản lý tác vụ UDN :

2. Mời các bên liên quan

Khi bạn lên kế hoạch cho người sơ sinh, mời bất cứ ai có cái nhìn sâu sắc về lý do tại sao dự án có thể thất bại. Điều này bao gồm nhóm dự án cốt lõi của bạn, cũng như bất kỳ đối tác làm việc có chức năng chéo. Nó ít quan trọng hơn để mời các nhà tài trợ dự án hoặc các bên liên quan điều hành, vì họ không được điều chỉnh theo công việc dự án hàng ngày. Để được giúp xác định ai sẽ mời, hãy tạo mộtBiểu đồ Raci. .

Để tiếp tục kế hoạch chiến dịch tiếp thị ví dụ của chúng tôi, các bên liên quan bao gồm:

Daniela, giám đốc tiếp thị và giám đốc tiếp thị

Kabir, CopyWriter cho chiến dịch

Avery, thiết kế dẫn đầu cho chiến dịch

Blake, Trình quản lý phương tiện truyền thông xã hội hỗ trợ chiến dịch

Kat, người quản lý video

3. Động lực thất bại của dự án tiềm năng

Khi bạn đã chia sẻ gói dự án của mình và xác định các bên liên quan của mình, đã đến lúc thực sự chạy Premortem. Bước đầu tiên của cuộc họp Premortem làBuổi động não, được chia thành hai phần.

Để bắt đầu, mỗi thành viên trong nhóm sẽ dựa vào dự án tiềm năng rủi ro một cách tiềm năng. Bạn có thể làm điều này nếu nhóm của bạn thích động não trong cùng một phòng, hoặc thử động não không đồng bộ trong những ngày dẫn đến cuộc họp. Hãy chắc chắn rằng các thành viên trong nhóm của bạn đang tự làm điều này, vì vậy họ không bị thiên vị bởi bất kỳ ý tưởng của các thành viên nào khác. Nhóm của bạn sẽ có thời gian để so sánh và chia sẻ ý tưởng sau này.

Khi dự án dẫn đầu, hãy chắc chắn rằng đội của bạn cảm thấy thoải mái khi chia sẻ tất cả những suy nghĩ của họ. Một số rủi ro dự án là cá nhân hơn những người khác, nhưng bỏ qua những rủi ro đó có thể ảnh hưởng tiêu cực đến thành công của dự án. Xem xét thiết lậpđịnh mức nhóm.Trước khi mọi người bắt đầu chia sẻ ý tưởng của họ, vì vậy mọi người cảm thấy thoải mái khi chia sẻ tất cả những suy nghĩ của họ.

Ví dụ, nhóm chiến dịch tiếp thị xác định các lý do sau đây chiến dịch có thể thất bại:

Dự án cung cấp không đi đúng giờ.

Dự án giao hàng đi ra ngoài đúng giờ với lỗi chính tả và đồ họa.

Dự án đi qua ngân sách.

Có phản hồi phản hồi của khách hàng tiêu cực cho thông điệp chiến dịch, dẫn đến công khai xấu.

Các trang đích liên quan đến chiến dịch sụp đổ và không có sẵn vào tuần ra mắt.

Phong cách thiết kế chiến dịch thương hiệu được sao chép bởi các đối thủ cạnh tranh.

Tiếp thị ngân sách cắt giảm chiến dịch thương hiệu tác động và dòng thời gian.

Chiến lược sáng tạo không cộng hưởng với khách hàng, dẫn đến việc bỏ lỡ thị trường và giảm nhận thức và giá trị thương hiệu.

Các bên liên quan được sai lệch về các giao hàng, dẫn đến sự thất vọng trong quá trình dự án.

4. Chia sẻ rủi ro

Khi các thành viên trong nhóm của bạn đã viết ra ý tưởng của họ, đã đến lúc chia sẻ với nhóm. Hãy chắc chắn rằng bạn hoặc người hướng dẫn nhóm khác đang ghi lại tất cả các ý tưởng trong một nguồn trung tâm của sự thật. Lý tưởng nhất là quá trình này nên là Visual để các thành viên trong nhóm có thể thảo luận về các thất bại tiềm năng và xây dựng chúng nếu có thể áp dụng. Hãy thử sử dụng một bảng trắng hoặc công cụ Brainstorming hợp tác để nắm bắt ý tưởng của mọi người.

Khi mọi người sẵn sàng chia sẻ, đi quanh phòng (hoặc thu phóng) và mỗi thành viên trong nhóm chia sẻ một ý tưởng tại một thời điểm. Thay vì để một thành viên trong nhóm đọc tất cả các lỗi dự án của họ, khuyến khích họ chia sẻ một trong những ý tưởng của họ và sau đó chuyển đến người tiếp theo, v.v. Bằng cách này, mọi người đều có cơ hội nói chuyện. Khuyến khích các thành viên trong nhóm tránh các lý do lặp lại, trừ khi họ có một cái gì đó quan trọng để thêm.

5. Xác định rủi ro với khả năng hoặc mức độ nghiêm trọng cao

Không phải mọi dự án đều thất bại trong nhóm của bạn trong phiên Bresortem Brainstorming có khả năng xảy ra. Ngay cả khi nó xảy ra, nó có thể không đủ nghiêm trọng để ảnh hưởng đến các mục tiêu của dự án. Một số lỗi dự án có lẽ là quá khó khăn, trong khi những người khác có lẽ không đủ lớn để tác động đến dự án và gây ra sự thất bại trong tổng số. Là một nhóm, hãy thông qua danh sách và xác định các lỗi dự án có khả năng cao hoặc mức độ nghiêm trọng cao.

Số lượng rủi ro bạn kết thúc với việc phụ thuộc vào phạm vi và tác động của dự án của bạn. Nói chung, mười là một số tốt, nhưng bạn có thể có ít hoặc nhiều hơn tùy thuộc vào tình huống cụ thể của bạn.

Ví dụ, trong chiến dịch tiếp thị Perportem, nhóm sẽ xác định năm rủi ro để giải quyết:

Khả năng cao:Dự án cung cấp không đi đúng giờ.

Khả năng cao:Dự án đi qua ngân sách.

Mức độ nghiêm trọng cao:Các trang đích liên quan đến chiến dịch sụp đổ và không có sẵn vào tuần ra mắt.

Mức độ nghiêm trọng cao:Chiến lược sáng tạo không cộng hưởng với khách hàng, dẫn đến việc bỏ lỡ thị trường và giảm nhận thức và giá trị thương hiệu.

Dễ dàng giải quyết:Các bên liên quan được sai lệch về các giao hàng, dẫn đến sự thất vọng trong giai đoạn thực thi dự án.

6. Xem xét và sửa đổi kế hoạch dự án

Khi cuộc họp của PROPORTEM đã kết thúc, hãy lấy những gì nhóm não động não và áp dụng nó vào kế hoạch dự án. Tìm kiếm các điểm yếu trong kế hoạch dự án mà bạn có thể tăng cường để ngăn chặn một số kịch bản thất bại mà các thành viên trong nhóm của bạn đã xác định. Đây là cơ hội để bạn giảm rủi ro và cải thiện kết quả trong tương lai trước khi dự án thậm chí bắt đầu.

Nếu bạn đang làm việc trên một sáng kiến ​​lớn, hãy dịch một số khả năng cao hơn hoặc các mục hành động nghiêm trọng cao hơn vào mộtđăng ký rủi ro. Sau đó, nếu bạn thực hiện những thay đổi đáng kể hoặc giới thiệu các công cụ mới để giảm thiểu rủi ro, trình bày những thay đổi trong kế hoạch dự án cho nhóm của bạn, cộng tác viên chéo và các bên liên quan điều hành hoặc nhà tài trợ dự án.

Ví dụ: sau khi chiến dịch tiếp thị Perportem, đây là cách giải quyết từng rủi ro:

Đây là mộtkhả năng caoDự án giao hàng đó không đi ra ngoài đúng giờ. Để ngăn chặn rủi ro này, xem công việc của bạn trong mộtBảng xếp hạng giống như công cụĐể trực quan hóa các nhiệm vụ trên dòng thời gian và có được một cảm giác rõ ràng về bất kỳ phân phối hoặc thuốc chẹn nào. Để giữ các bên liên quan điều hành trong vòng lặp, gửi hàng tuầnBáo cáo tình trạng dự án.Để giữ cho tất cả mọi người trên cùng một trang về tiến trình dự án.

Đây là mộtkhả năng cao rằng dự án đi qua ngân sách. Để ngăn chặn rủi ro này, hãy bao gồm các bản cập nhật ngân sách trong các báo cáo trạng thái dự án hàng tháng và đảm bảo nhà tài trợ dự án của bạn được lặp lại trên tất cả các cập nhật ngân sách. Trước khi khởi động dự án, hãy đặt lại ngân sách để đảm bảo bạn có một số dự phòng, trong trường hợp mọi thứ xuất hiện.

Các trang đích chiến dịch bị hỏngTác động nghiêm trọngThành công của chiến dịch thương hiệu. Để ngăn chặn rủi ro này, hãy khởi chạy các trang trong môi trường dàn dựng trong tuần trước để đảm bảo chúng hoạt động tốt trước khi chia sẻ chúng với công chúng.

Chiến lược sáng tạo không cộng hưởng với khách hàngTác động nghiêm trọngThành công của chiến dịch thương hiệu vì nó dẫn đến một tỷ lệ bỏ lỡ thị trường và giảm nhận thức và giá trị thương hiệu. Để ngăn chặn rủi ro này, bao gồm nghiên cứu nhân cách từ nhóm tiếp thị sản phẩm trong kế hoạch dự án vàtóm tắt dự ánVì vậy, mọi người đều ở trên cùng một trang.

Các bên liên quan của dự án có thể trở nên thất vọng trong dự án nếu họ bị sai lệch về các giao hàng. Rủi ro này là.dễ dàng giải quyếtvới mộtKế hoạch truyền thôngvà một nguồn trung tâm của sự thật cho tất cả các thông tin dự án, như mộtCông cụ quản lý công việc .

Post Premortem: Điều gì xảy ra tiếp theo?

Một con công tố sẽ giúp bạn hiểu tại sao một dự án có thể thất bại và ngăn chặn những rủi ro đó từ bề mặt. Khi bạn đã hoàn thành với Premortem, tất cả những gì còn lại là chạy dự án. Để được giúp đỡ, cũng như quản lý dự án thực hành tốt nhất, hãy xemHUB tài nguyên quản lý dự án .