Slik planlegger du en virtuell julegave for eksterne ansatte

Som 2021 trekker til en nært, er mange ansatte fortsatt jobber eksternt over verden. Med dette i tankene ser bedriftene på hvordan de kan involvere alle innenfor sine organisasjoner i en morsom og minneverdig virtuell julefest. I denne veiledningen gir vi praktisk innsikt i planlegger og hosting av virtuelle julefester. Fortsett å lese for å oppdage tipsene, triksene og verktøyene du trenger for å lage en vellykket digital hendelse, vil teamet ditt faktisk nyte.

Hvordan få alle involvert i en virtuell julefest

Engasjere et publikum av Fjernarbeidere virker utfordrende først. De er allerede vant til virtuelle hendelser, men ikke nødvendigvis den morsomme typen. For å gjøre din virtuelle julefest spennende, må du følge noen beste praksis for å planlegge virtuelle hendelser. De tre kjennemerkene for å forbedre engasjementet på en hvilken som helst virtuell hendelse er inkludering av en fysisk komponent, en interaktiv prosess, og å kunne se andre deltakere.

En fysisk komponent i en virtuell hendelse kan inkludere noe som sendes til en deltakers adresse på forhånd at de kan bruke på dagen. For en virtuell julefest kan dette være en morsom temahatt eller en gave.

De fleste bedrifter velger å gjøre virtuelle gavekort som deres Julfest presenterer for ansatte. I stedet gjør dagen mer spennende ved å sende en fysisk gave til hver deltaker. Opprette en gavekasse eller kurv som folk faktisk kan åpne, vil gjøre din virtuelle julefest så mye mer minneverdig.

En interaktiv prosess krever publikumsdeltakelse før, under og etter arrangementet. For eksempel kan du gnist engasjement fra det øyeblikket du først inviterer gjester ved å bruke en virtuell registreringsprosess som får dem begeistret for arrangementet.

For store grupper eller hendelser bør registreringen gjøres minst to uker på forhånd. Og akkurat som på en personlig hendelse, kan dine virtuelle julefestteamledninger samhandle med de bekreftede deltakerne på forhånd gjennom morsomme hendelser påminnelser og kunngjøringer.

Pro Tips: Å ha en virtuell hendelsesregistreringsprosess bidrar til å skille mellom din virtuelle julefest fra andre digitale kontorsamlinger. Det viser at dette er mer enn bare en kalender inviterer til en treningsøkt eller vanlig møte. E-kort som den festlige ferien cocktail partyene fra papirløse innlegg er flott for dette.

Til slutt, vær vert for din virtuelle julefest på en videosamtale plattform og ikke bare på en enveis livestream eller audio-only app. Krever kameraer å være på i løpet av arrangementet. Lag muligheter for gjestene å bruke alle funksjoner i arrangementet.

For eksempel kan du spille delspill og utpeke lag ved å ha lag en bruk den hevede håndmoderne og teamet b bruk hjertet Emoji på Zoom. Du kan også bruke Breakout-rom for å lage mindre grupper for Lagbyggingsaktiviteter og jule-tema utfordringer.

Topp tips for å planlegge en virtuell julefest

Planlegging av en virtuell julefest kan føle seg og se mye som å planlegge et virtuelt arbeidsmøte. Her er noen måter å gjøre disse to hendelsene forskjellig, men godt organisert:

Virtual Christmas Party Ideas og spill Ditt team vil ikke hate

Hvordan lager du en virtuell julefest inkludert?

Selv om det finnes ulike feriefester og festligheter som skjer i løpet av året, får de sjelden den samme oppmerksomheten de fortjener. En inkluderende tilnærming oppfordrer ansatte til å anerkjenne at de kommer fra en rekke trosretninger, tradisjoner og kulturer.

For å gjøre din virtuelle julefest mer inkluderende, bør ledere gjøre sine ansatte føle seg verdsatt ved å gjøre det til en virtuell Kontor Ferie Party i stedet.

Eller, hvis hosting en ekte julefest er viktig for flertallet av teamet ditt, sørg for at du er på forhånd om det.

Noen ganger vil en arbeidsgiver kunngjøre en vanlig feriehendelse som ender opp med å føle seg, ser, og høres mye som en julefest. Men ifølge ekspertene på Samfunn for Human Resource Management Det er mye bedre å være på forhånd om hvilken ferie eller helligdager som vil bli representert på festen din enn mislabeling den for å inkludere skyld.

Hvis du er vert for en virtuell julefest, sørg for å også anerkjenne og gi riktig tid for andre vinterferiefester for ansatte som feirer de i stedet.

Hvordan planlegge en virtuell julefest med UDN Task Manager

UDN Task Manager er en online Oppgaveadministrasjon System som forvalter å gjøre lister og multi-avdeling prosjekter, inkludert hendelser som virtuelle julefester. Dens avanserte funksjoner tillater det å effektivt organisere grupper av mennesker.

For å starte, er det viktig at det virtuelle julefestplanleggingsteamet har en sentralisert mappe for hver stor del av arrangementet som kjører samtidig. På denne måten kan de enkelt identifisere hvilke deler av planen som er fullført og hvilke som fortsatt er i gang.

Deretter har hvert lag sine egne undermapper, som kan organiseres i ansvarsområder og store tiltak. Dette systemet holder også alle de viktige detaljene organisert, slik at hvert lag kan sette sine egne tidsfrister og jobbe sømløst med det andre arrangementsbesetningen. For virtuelle julefester betyr dette å holde styr på alt fra å sende invitasjoner og gaver til å arrangere live-utøvere.

Etter, UDN Task Manager Brukere kan legge til en registreringsmappe til sitt virtuelle julefestprosjekt. Registreringsmappen inneholder all nødvendig informasjon relatert til deltakerregistrering. Derfra kan oppgaver brytes ned i bestemte deloppgaver med flere detaljer. For eksempel, hvis din oppgave Er å være vert for en cookiebakingskonkurranse, kan din underoppgaveliste inneholde elementet "Utkast til konkurranseegler innen 15. desember".

I tillegg til å legge til datoer til oppgaver og underoppgaver, medlemmer av Event Management Team kan legge til egendefinerte koder til hvert element. Dette vil gjøre oppgaver enklere å finne, sortere og tildele til de aktuelle gruppemedlemmene.

Hvert lag kan tilpasse sine tagalternativer i UDN Task Manager for å passe sine egne retningslinjer for å bryte ned oppgaver i handlingsartikler. For eksempel kan lagene utpeke bestemte oppgaver som "administrative" for å automatisk sortere logistikkbaserte oppgaver i en skumbar liste.

Når du har opprettet en liste over oppgaver, kan du starte planlegging dem i UDN Task Manager . Å gjøre det i tidslinjevisningen vil bidra til å organisere dem pent og sikre at dine kunngjøringer, invitasjoner, RSVPS og party shopping alt blir gjort i tide.

Det er mange måter å vise oppgaver når du har dem opprettet og tildelt. Drag-og-slipp-oppgaver kan organiseres i en tidslinjevisning. Du kan også gruppere dem i forhåndsdefinerte hierarkier.

Og hvis en oppgave er avhengig av en annen (for eksempel å vente på at RSVPS kommer inn før du setter sammen gavekurver), UDN Task Manager Tillater brukere å koble til oppgaver og sende automatiserte varsler og påminnelser til de aktuelle personene når det er på tide å gå videre til de neste trinnene.

Å ha oppgaveavhengigheter gjør det lettere å identifisere hvilke oppgaver som er avhengige av hvilken del av din virtuelle julegaveplan. Det sparer deg også når du trenger å oppdatere statusen til en bestemt oppgave siden UDN Task Manager vil utløse disse påminnelsene for deg.

Og etter at din virtuelle julefest er over, kan du bare bare dra og slippe hele mappen til en "Past Events" -mappe for neste år.

Opprett en templatert versjon av planleggingsprosessen for å effektivisere fremtidig hendelsesplanlegging og organisering. Eller bare hold en oversikt over det morsomme alle hadde og hvordan du brakte det til livet.

Uansett hvordan du bruker informasjonen, er det praktisk å ha på filen i din Prosjektstyringssystem for framtidig referanse.

Klar til å få din virtuelle julefest organisert og på sporet for å være en stor hit? Kom i gang i dag med UDN Task Manager 'S to uker gratis prøveperiode å dra nytte av våre detaljerte oppgavestyringsfunksjoner.