Como um escritório de gerenciamento de projetos (PMO) promove colaboração e reduz os silos

Toda organização atinge um estágio de crescimento onde as equipes começam a fazer as coisas um pouco diferente. Por exemplo, digamos que sua equipe de marketing desenvolva um únicoModelo breve criativopara começar e coordenar o trabalho em toda a equipe. Ao mesmo tempo, sua equipe de produtos decide desenvolver um robustoprocesso de solicitação de admissão. Ter esses processos no lugar ajuda a marketing e produto a obter seu trabalho de maior impacto, mas o que acontece quando as duas equipes precisam colaborar? Como você decide qual modelo eles devem usar ou qual processo eles devem seguir?

É aqui que entra um escritório de gerenciamento de projetos (PMO). Aumento dos PMOSeficiência e eficáciapadronizando processos e definindo as melhores práticas em toda a sua organização. Neste artigo, mergulharemos para o que um escritório de gerenciamento de projetos faz e ajuda você a decidir se sua equipe pode ou não se beneficiar de um PMO.

O que é um escritório de gerenciamento de projetos (PMO)?

Um escritório de gerenciamento de projetos (PMO) define e mantém sua organizaçãoPráticas recomendadas de gerenciamento de projetos-Incluindo definindo como sua organização executa processos centrais e iniciativas estratégicas. Às vezes, chamado de escritório de gerenciamento de programas, um PMO pode ser uma equipe interna ou um sistema de suporte externo.

O que o PMO significa?

O PMO é um acrônimo que significa escritório de gerenciamento de projetos.

Para suportar a colaboração transversal e reduzir o caos dentro de sua organização, um PMO define, padroniza, estabelece e executa processos de planejamento e operacionais críticos de negócios em toda a organização ou dentro de um departamento específico. Normalmente, isso inclui determinar como os produtos e serviços são construídos e entregues em um nível de departamento ou empresa.

Essas equipes são organizações de serviços compartilhados, o que significa que, na maioria dos casos, eles são uma equipe de apoio central que impulsiona e permite o trabalho de muitas outras equipes e departamentos. Por exemplo, em uma pequena organização, você pode ter uma equipe do PMO que padroniza as melhores práticas de gerenciamento de projetos em todos os seus departamentos. Alternativamente, em empresas maiores com muitos sistemas diferentes e menos colaboração transversal, os PMOs podem ser incorporados nos departamentos que servem.

A diferença entre os PMOS internos e externos

Um PMO interno é uma equipe interna que suporta o sucesso do projeto. Os PMOS internos são equipes permanentes que coletam todos os processos da sua organização para estabelecer padrões e melhores práticas. Em seguida, um PMO interno continua a apoiar sua equipe fornecendo treinamentos, atualizando diretrizes e continuando a padronizar as melhores práticas à medida que sua organização cresce.

Como alternativa, um escritório externo de gerenciamento de projetos é uma agência ou grupo de consultoria que ajuda a criar melhores práticas para sua empresa. Esses PMOS tipicamente os processos de admissão sugerem as melhores práticas otimizadas. Ao contrário de um PMO interno, os PMOS externos não estarão disponíveis para aplicar essas práticas ou continuar apoiando sua organização.

O tipo de PMO você investe depende das necessidades exclusivas da sua organização. No entanto, um PMO interno é geralmente melhor equipado para apoiar sua organização a longo prazo. Então, neste artigo, falaremos sobre os papéis, responsabilidades, desafios e benefícios de um PMO interno.

Quem trabalha dentro do PMO?

Um escritório interno de gerenciamento de projetos é uma equipe de serviços compartilhados. Normalmente, esses gerentes de projeto trabalham como parceiros transversais para padronizar processos em todo o departamento ou organização que eles suportam. Além dos gerentes de projeto e processos, os PMOS também consistem em membros da equipe de estratégia de negócios - que não apenas padronizam processos, mas ajudam a otimizar e melhorar sobre eles.

Os três tipos diferentes de PMOS

Existem três tipos de PMOS internos. O tipo de PMO que você escolhe depende de onde está sua empresa, como são os projetos desorganizados e quais são suas necessidades específicas.

UMAPMO de apoioconcentra-se no fornecimento de treinamento, informação e suporte - sem ser muito prescritivo. Os PMOs de suporte geralmente fornecem sugestões e estruturas para projetos, mas permitem que cada gerente de projeto decida se eles querem adotar essas sugestões ou não.

UMAControlando o PMO.é mais benéfico se você precisar reinar em processos e garantir que toda equipe esteja marchando para a mesma batida. Ao contrário de um PMO de suporte, um PMO controlador padroniza diretrizes e esperará que os gerentes de projeto segue efetivamente essas diretrizes. Controlando os PMOS também pode rever projetos para garantir que estejam em conformidade.

UMADiretiva PMO.vai assumir os elementos de gerenciamento de projetos e coordenar a maioria dos detalhes de planejamento de projetos comoAlocação de recursos , Gerenciamento de Riscos do Projeto, eescopo de projeto. Como o PMO está executando efetivamente a maioria das iniciativas grandes, esses escritórios de gerenciamento de projetos tendem a funcionar a maioria das pessoas.

Os benefícios de um escritório de gerenciamento de projetos

O maior benefício de um PMO é a capacidade de padronizar sistemas e processos. Quando todos em sua equipe estiverem em sincronia, você abaixa a barreira para a colaboração transversal e desbloqueia o trabalho de maior impacto.

Isto é simultaneamente uma das coisas mais desafiadoras para enfrentar como um PMO e uma das principais razões pmos são úteis em primeiro lugar. Com o tempo, equipes e departamentos desenvolver naturalmente seus próprios processos. Para fazer o seu melhor trabalho, cada equipe implementa seus próprios padrões, tecnologias e ferramentas de gerenciamento de projetos. Mas porque eles estão apenas adotando processos e ferramentas que atendam às necessidades específicas da equipe, isso pode criar rapidamente silos de informação e lacunas de conhecimento.

Esquerda desmarcada, esses silos levam a ineficiências operacionais e tornam uma coordenação transversal desafiadora.

O primeiro trabalho de um PMO é entender os processos individuais de cada equipe, agregar essa informação e estabelecer um processo padronizado para o departamento ou organização que ele suporta. Este nível de gerenciamento de mudança pode ser difícil de obter - para aprender mais, leia nosso artigo sobreOs seis passos para construir um processo de gerenciamento de mudança de sucesso .

Além de ajudar as equipes a obter o melhor trabalho, um PMO:

Alinha projetos à estratégia corporativa, conectando o trabalho diário aos objetivos da empresa

Permite a colaboração transversal transformando sistemas

Estabelece padrões de gerenciamento de projetos em toda a organização

Compartilha visibilidade e contexto em tempo real entre as equipes

Desenvolve, compartilha e monitora as melhores práticas de gerenciamento de projetos em toda a sua organização

Treina novos gerentes de projeto ou ensina novohabilidades de gerenciamento de projetos

Integra e democratiza dados em toda a sua organização

Aumentaeficiência operacional

Melhora a utilização de recursos

Reduz o tempo e o custo gasto em projetos

Papéis e responsabilidades de um PMO

Um PMO ajuda você padronizar processos de gerenciamento de projetos em todo o negócio. Eles fazem isso colocando as melhores práticas e diretrizes em vigor para sua equipe. Isso inclui:

Práticas recomendadas de gerenciamento de projetos

A primeira tarefa do PMO é padronizar como os gerentes de projeto e programa alinham as partes interessadas transversais e a movimentação de projetos para frente. O PMO fornece orientação, métodos e sistemas para sua organização executa projetos. Isso inclui:

Estabelecidoreuniões de pontapé do projeto

Posse clara entre leads de projeto, proprietários de orçamento e outras partes interessadas

Modelos para projetos e CURSOS DO PROJETO.

Diretrizes em torno de comoMilestones do projetosão definidos e como a saúde do projeto é comunicada

PadronizadoProcessos de relatório de status do projeto

Expectativas claras em torno do planejamento do projeto,QBRS.e post mortems

Projeto governamental

A governança do projeto é a estrutura de decisões tomadas durante o ciclo de vida do projeto. Isso inclui detalhes dentro do próprio projeto onde as informações são armazenadas, que tem acesso a informações e como a equipe colaborará - e as melhores práticas como As cinco fases do gerenciamento de projetosou outras metodologias de gerenciamento de projetos. A governança do projeto também padroniza, em traços amplos, como os projetos são suportados pela organização. Neste último caso, um PMO estabelece regras de governança do projeto para garantir que sua organização esteja investindo em projetos que estão contribuindo para longa eObjetivos da empresa de curto prazo .

Relatório orientado a dados

Além de estabelecer as melhores práticas de projeto, um PMO é o parceiro analítico para as equipes de liderança. Parte do papel do escritório é enquadrar questões-chave, determinar e obter um acordo sobre abordagens analíticas e resumir dados para gerar planos de ação, se necessário. O PMO traz.capacidades de relatóriospara avaliar efetivamente o desempenho do projeto. Esses relatórios capacitam as equipes do projeto para tomar decisões de projetos orientadas por dados e reduzir os riscos comerciais.

Planejamento estratégico

UMAplano estratégicoé um roteiro de três a cinco anos de onde sua organização quer ir e como vai chegar lá. Um escritório de gerenciamento de projetos é muitas vezes o escritório responsável pela criação e monitoramento do plano estratégico. Isso inclui:

Ajudar parceiros de negócios a desenvolver sua estratégia

Padronizando quem define metas

Definindo.Okrs anuais

Quebrando okrs em planos trimestrais

Criando A.Sistema para rastrear o progresso do objetivo

Estabelecendo como os objetivos são comunicados

O PMO garante então o plano estratégico flui para o nível do projeto também. Isso inclui:

Definindo como os projetos devem ser lançados - incluindo o fornecimento de um padrãoCarta do projeto ou Caso de negóciosmodelo.

Padronizando como e quandoStakeholders do projetosão atribuídos - por exemplo, incentivando a adesão em toda a organização aRaci gráficos .

Compartilhamento de informações

Quando as equipes configuram informações, pastas e ferramentas para seu próprio uso, eles não estão pensando em como outros membros da equipe acessarão essas informações. Mas esse modelo de isolamento de informações leva a mais trabalho manual e duplicativo. De fato, o trabalhador médio do conhecimento gasta60% do seu tempoNo trabalho sobre o trabalho - coisas como procurar documentos, acompanhando o status de trabalho e comunicando-se sobre o trabalho.

Parte do trabalho de um PMO é reduzir os silos de informação como estes. Para fazer isso, um PMO vai:

Crie uma fonte central de verdade para informações importantes

Estabelecer melhores práticas para como os membros da equipe devem colaborar

Padronize as práticas de segurança para armazenamento e compartilhamento de informações

Atribuir e monitorar a responsabilidade por atualizar informações regularmente

Garantir que todos saibam quem está fazendo o que, quando reduzir o trabalho duplicativo

Adoção de ferramentas e manutenção

Uma parte fundamental dos processos de padronização é garantir que todos estejam usando - e saiba como usar as mesmas ferramentas. Se suas equipes não estiverem usando o mesmoSoftware de gerenciamento de trabalhojá, um PMO dirige oMude o processo de gerenciamentoe adoção de uma nova ferramenta, monitoramento de uso, facilitando treinamentos e automatizando processos, sempre que possível.

Gestão de recursos

O gerenciamento de recursos é o processo de planejamento e agendamento dos recursos da sua equipe para concluir um projeto. Neste caso, um é tudo, desde equipamentos e fundos financeiros até ferramentas de tecnologia e largura de banda de funcionários.

O gerenciamento de recursos do PMO depende de quão grande sua organização é. Para pequenas organizações, o PMO pode ser a equipe alocando diretamente recursos para diferentes projetos. Para organizações maiores, um PMO pode estabelecer um sistema dePlanejamento de gerenciamento de recursose alterar os processos de controle para evitarOportunista. No nível empresarial, isso inclui planejamento de capacidade e previsão de recursos, também.

Linguagem padronizada

Uma parte fundamental das equipes eficazes éQuão bem sua equipe se comunicae colabora funcionalmente. Parte do papel de um PMO é auditar os processos existentes em diferentes equipes e padronizar esses processos, a fim de permitir uma colaboração transversal mais fácil sem esforço. Se necessário, isso inclui alinhar em linguagem padronizada dentro de sua organização, para criar valores e suporte compartilhadosCultura organizacional saudável .

Treinamento contínuo

Uma vez que eles estão em funcionamento, a responsabilidade final de uma PMO é sediar as sessões de treinamento em andamento para treinar novos gerentes de projeto e apoiar novas iniciativas. Por exemplo, um PMO pode hospedar sessões de treinamento para como começar a definir a equipe ou a empresa em toda a empresaIndicadores de desempenho chave (KPIs)ou oferecer webinars sobre comoresolver conflito dentro de um projeto .

Você precisa de um PMO?

Criar um PMO é como criar uma equipe inteiramente nova - às vezes, uma equipe que abrange toda a organização. Embora esses escritórios sejam incrivelmente valiosos, eles são intensivos em tempo para criar.

Você pode se beneficiar de um PMO se a maioria ou tudo isso é verdade:

O trabalho é parado e as equipes estão lutando para colaborar

Processos se sentem desorganizados

A informação continua perdida

Sua organização recentemente cresceu rapidamente

Você está prestes a implementar uma mudança organizacional e você quer chegar à frente dele com gerenciamento de mudança

Se você precisar apenas resolver um ou dois desses problemas, tente uma estratégia diferente:

Se sua equipe precisar de uma visão de olho no status do trabalho, a fim de monitorar todas as suas iniciativas em um só lugar, tenteGerenciamento de portfólio de projeto .

Se você precisar estabelecerSegurança no nível da empresae gerenciamento do sistema de informação, tenteGerenciamento de projetos corporativos .

Se você quiser dar a sua equipe a estrutura necessária para ter sucesso enquanto melhora continuamente, tente magra ouMetodologias ágeis .

Se sua equipe não tiver informações sobre as métricas em toda a empresa e como seu trabalho diário se conecta aos objetivos da empresa, tenteSoftware de rastreamento de metas .

Ativando sua equipe do PMO

As equipes do PMO ajudam todos a se moverem na mesma direção, então as equipes sabem o que fazer, por que ele importa e como fazê-lo. Se você acha que um PMO é certo para você, comece a investigar quais equipes estão fazendo. O primeiro passo para criar um PMO é entender onde você está - uma vez que você agregou todas essas informações, você definir as melhores práticas e capacitar a colaboração transversal.

Um bom lugar para começar éGestão de trabalho. O gerenciamento de trabalho pode ajudá-lo a suportar muitas peças em movimento à medida que você se prepara para desenvolver sua equipe do PMO, incluindo o gerenciamento de recursos, conectando o trabalho a metas, relatórios de status do projeto e visibilidade - apenas para citar alguns.