Jak biura zarządzania projektami (PMO) promuje współpracę i zmniejsza silosy

Każda organizacja osiąga etap wzrostu, w którym zespoły zaczynają robić rzeczy trochę inaczej. Na przykład, powiedzmy, że twój zespół marketingowy rozwija wyjątkoweKreatywny krótki szablonAby rozpocząć i koordynować pracę w całym zespole. Jednocześnie zespół twojego produktu decyduje się na rozwój solidnegoProces żądania wlotowego. Posiadanie tych procesów na miejscu pomaga marketingowi i produktowi wykonać prace najwyższego uderzenia - ale co się dzieje, gdy dwie drużyny muszą współpracować? Jak zdecydować, który szablon powinien użyć lub który proces powinien podążać?

W tym miejscu przychodzi biuro zarządzania projektami (PMO). PMOS zwiększa sięwydajność i efektywnośćStandaryzując procesy i definiowanie najlepszych praktyk w Twojej organizacji. W tym artykule nurkujemy do tego, co robi biuro zarządzania projektami i pomoże Ci zdecydować, czy twój zespół może skorzystać z PMO.

Co to jest biuro zarządzania projektami (PMO)?

Ustawia biuro zarządzania projektami (PMO) i utrzymuje organizacjęNajlepsze praktyki zarządzania projektami- Wskazując, jak organizacja wykonuje podstawowe procesy i inicjatywy strategiczne. Czasami nazywany biurem zarządzania programem, PMO może być wewnętrznym zespołem lub zewnętrznym systemem wsparcia.

Co oznacza PMO?

PMO jest akronimem, który oznacza biura zarządzania projektami.

Aby wspierać współpracę między funkcjonalną i zmniejszyć chaos w swojej organizacji, definiuje PMO, standaryzuje, ustanawia, i prowadzi krytycznych przedsiębiorstwów i procesów operacyjnych w całej organizacji lub w określonym dziale. Zazwyczaj obejmuje to określenie, w jaki sposób produkty i usługi są budowane i dostarczane na poziomie działu lub firmy.

Te zespoły są wspólne organizacje usług, co oznacza, że ​​w większości przypadków są to centralny zespół wsparcia, który jeździ i umożliwia pracę wielu innych zespołów i działów. Na przykład, w małej organizacji, możesz mieć jeden zespół PMO, który standaryzuje najlepsze praktyki zarządzania projektami w całości swoich działów. Alternatywnie, w większych firmach z wieloma różnymi systemami i mniejszą współpracą międzyfunkcyjną, PMOS może być osadzony w departamentach, które służą.

Różnica między PMOS wewnętrznym a zewnętrznym

Wewnętrzny PMO to zespół wewnętrzny, który wspiera sukces projektu. Wewnętrzne PMOS to stałe zespoły, które gromadzą wszystkie procesy swojej organizacji do ustanowienia standardów i najlepszych praktyk. Następnie wewnętrzny PMO nadal wspiera Twój zespół, zapewniając szkolenia, aktualizowanie wytycznych i kontynuowanie standaryzacji najlepszych praktyk, ponieważ twoja organizacja rośnie.

Alternatywnie, zewnętrzne biuro zarządzania projektem jest agencją lub grupą konsultingową, która pomaga tworzyć najlepsze praktyki dla Twojej firmy. Te PMOS zazwyczaj procesy wlotowe zaproponują następnie zoptymalizowane najlepsze praktyki. W przeciwieństwie do wewnętrznego PMO, zewnętrzne PMOS nie będą dostępne do egzekwowania tych praktyk lub kontynuować wspieranie organizacji.

Rodzaj PMO, w którym inwestujesz, zależy od unikalnych potrzeb organizacji. Jednak wewnętrzny PMO jest ogólnie lepiej wyposażony do wspierania organizacji w długim okresie. W tym artykule porozmawiamy o ról, obowiązkach, wyzwańach i korzyściach z wewnętrznego PMO.

Kto pracuje w PMO?

Wewnętrzny biura zarządzania projektami jest zespołem usług udostępnionych. Zwykle te menedżerowie projektów pracują jako partnerzy między funkcjonalnymi do standaryzacji procesów w całym działu lub organizacji, które wspierają. Oprócz projektów projektowych i procesowych PMOS obejmuje również członków zespołu strategii biznesowej - którzy nie tylko standaryzują procesy, ale pomagają zoptymalizować i poprawić na nich.

Trzy różne typy PMOS

Istnieją trzy typy wewnętrznych PMOS. Typ wyboru PMO zależy od tego, w którym Twoja firma jest w stanie, w jaki sposób są dezorganizowane projekty, i jakie są twoje specyficzne potrzeby.

A wspierający PMO.Skupia się na dostarczaniu szkoleń, informacji i wsparcia - bez bycia zbyt nakazowym. Wspierający PMOS często zapewni sugestie i strukturę dla projektów, ale pozwalają każdemu kierownikowi projektu zdecydować, czy chcą przyjąć te sugestie, czy nie.

A kontrolowanie PMO.Jest najbardziej korzystny, jeśli trzeba panować w procesach i upewnić się, że każdy zespół maszerujący do tego samego rytmu. W przeciwieństwie do wspierającego PMO, kontrolujący PMO standaryzuje wytyczne i oczekuje, że menedżerowie projektu będą skutecznie stosować te wytyczne. Kontrolowanie PMOS może również przeglądać projekty, aby zapewnić zgodność.

A Dyrektywa PMO.przejmie elementy zarządzania projektami i koordynować większość szczegółów planowania projektualokacja zasobów , Zarządzanie ryzykiem projektu, orazSCOPING. Ponieważ PMO skutecznie prowadzi najwięcej duże inicjatywy, te biura zarządzania projektami mają tendencję do pracowników najbardziej ludzi.

Korzyści z biura zarządzania projektami

Największą korzyścią PMO jest możliwość standaryzacji systemów i procesów. Kiedy wszyscy w twoim zespole znajduje się synchronizacja, obniżasz barierę na współpracę między funkcjonalną i odblokowaniem prac wyższych.

Jest to jednocześnie jedna z najtrudniejszych rzeczy do rozwiązania jako PMO, a jeden z głównych powodów PMOS jest pomocny w pierwszej kolejności. Z czasem zespoły i departamenty naturalnie rozwijają własne procesy. Aby uzyskać najlepszą pracę wykonaną, każda drużyna implementuje swoje własne standardy, technologie i narzędzia do zarządzania projektami. Ale ponieważ przyjąają tylko procesy i narzędzia, które spełniają potrzeby konkretnego zespołu, może to szybko tworzyć silosy informacyjne i luki wiedzy.

Pozostawione niezaznaczone, te silosy prowadzą do nieefektywności operacyjnych i sprawiają, że koordynacja funkcjonalna.

Pierwszym zadaniem PMO jest zrozumienie indywidualnych procesów każdej drużyny, agregować te informacje i ustanowić jeden znormalizowany proces dla Departamentu lub organizacji, które obsługuje. Ten poziom zarządzania zmianami może być trudny do osiągnięcia - dowiedzieć się więcej, przeczytaj nasz artykułsześć kroków w celu zbudowania udanego procesu zarządzania zmianami .

Oprócz pomocy zespołom uzyskać najlepszą pracę wykonaną, PMO:

Wyrównuje projekty do strategii korporacyjnej, łączącą codzienną pracę do celów firmy

Umożliwia współpracę między funkcjonalnymi systemami standardowymi

Ustanawia normy zarządzania projektami ogólnokrajowymi

Dzieli widoczność w czasie rzeczywistym i kontekście między zespołami

Rozwijamy, akcje i monitorowanie zarządzania projektami Najlepsze praktyki w Twojej organizacji

Pociągi nowych menedżerów projektu lub uczy nowychUmiejętności zarządzania projektami

Integruje i demokratyzuje dane w całej organizacji

WzrastaEfektywność operacyjna

Poprawia wykorzystanie zasobów.

Zmniejsza czas i koszty wydane na projektach

Role i obowiązki PMO

PMO pomaga standaryzować procesy zarządzania projektami w całym biznesie. Robią to, stawiając najlepsze praktyki i wytyczne na miejscu dla twojego zespołu. To zawiera:

Najlepsze praktyki zarządzania projektami

Pierwszym zadaniem PMO jest standaryzacja, w jaki sposób menedżerowie projektu i programu wyrównują interesariusze funkcjonalne i przenoszą projekty do przodu. PMO zapewnia wytyczne, metody i systemy do tego, w jaki sposób organizacja prowadzi projekty. To zawiera:

PrzyjętySpotkania rozpoczynające projektu

Jasna własność między prowadzeniem projektu, właścicielami budżetowymi i innymi interesariuszami

Szablony do projektóworazMalerniki projektu

Wytyczne wokół Why.Kamienie milowe projektu.są ustawione i jak przekazuje się zdrowie projektowe

StandaryzowanyProcesory raportowania statusu projektu

Wyraźne oczekiwania wokół planowania projektu,Qbrs.i po śmierci

Zarządzanie projektami

Zarządzanie projektami jest ramy podejmowanych decyzji w trakcie cyklu życia projektu. Obejmuje to szczegóły w samym projekcie - podobnie jak przechowywane są informacje, które mają dostęp do informacji, a jak zespół współpracuje i najlepsze praktyki Pięć faz zarządzania projektamilub inne metodologie zarządzania projektami. Zarządza projektowe standaryzuje również w szerokich pociągnięciach, w jakimi projekty są wspierane przez organizację. W tym drugim przypadku PMO ustanawia reguły zarządzania projektami, aby zapewnić, że ich organizacja inwestuje w projekty, które przyczyniają się do długiegoKrótkoterminowe cele firmy .

Sprawozdawczość napędzana przez dane

Oprócz ustalania najlepszych praktyk projektowych, PMO jest partnerem analitycznym zespołom przywództwowym. Częścią roli Urzędu jest skraca kluczowych pytań, określenie i uzyskiwanie porozumienia w sprawie podejść analitycznych i podsumowują dane do generowania planów działania w razie potrzeby. PMO przynosiMożliwości zgłaszaniaskutecznie oceniać wydajność projektu. Dokonuje te raporty wzmacnia zespoły projektowe, aby dokonać decyzji projektowych opartych na danych i zmniejszyć ryzyko biznesowe.

Planowanie strategiczne

A plan strategicznyJest trzy- do pięcioletnim planem, w którym twoja organizacja chce iść i jak tam dotrze. Biuro zarządzania projektami jest często biuro odpowiedzialne za tworzenie i monitorowanie planu strategicznego. To zawiera:

Pomaganie partnerom biznesowym rozwijać swoją strategię

Standaryzacja, która ustawia cele

Definiowanieroczne okrs.

Łamanie Okr w plany kwartalne

Tworzącsystem do śledzenia postępu bramki

Ustanowienie, w jaki sposób cele są przekazywane

PMO zapewnia, że ​​plan strategiczny przepływa również do poziomu projektu. To zawiera:

Definiowanie, w jaki sposób projekty powinny być rozbijane - w tym dostarczanie standarduCzarter projektu.lubSprawa biznesu.szablon.

Standaryzacja, jak i kiedyinteresariusze projektusą przypisane - na przykład, poprzez zachęcanie do szerokiej organizacjiWykresy Raci. .

Udostępnianie informacji

Gdy zespoły skonfigurowały informacje, foldery i narzędzia do własnego użytku, nie myślą o tym, jak inni członkowie zespołu uzyskują dostęp do tych informacji. Ale ten model izolacji informacyjnych prowadzi do większej liczby instrukcji, duplikatywnych prac. W rzeczywistości przeciętny pracownik wiedzy wydaje60% czasuW pracy na temat pracy rzeczy, takich jak wyszukiwanie dokumentów, śledząc status pracy i komunikowanie się o pracy.

Częścią pracy PMO jest zmniejszenie takich silosów takich jak te. Aby to zrobić, PMO:

Stwórz centralne źródło prawdy do kluczowych informacji

Ustanowić najlepsze praktyki, w jaki sposób członkowie zespołu powinni współpracować

Standaryzuj praktyki bezpieczeństwa do przechowywania i udostępniania informacji

Przypisz i monitoruj odpowiedzialność za regularne aktualizowanie informacji

Upewnij się, że wszyscy wiedzą, co robi, kiedy zmniejszyć duplikatywną pracę

Przyjęcie i konserwacja narzędzi

Kluczową częścią procesów standaryzujących jest zapewnienie wszystkich używa - i wie, jak używać - te same narzędzia. Jeśli twoje zespoły nie wszystkie nie używają tego samegoOprogramowanie do zarządzania pracąJuż pmo napędzaZmień proces zarządzaniaI przyjęcie nowego narzędzia, wykorzystanie monitorowania, ułatwiające szkolenia i automatyzacja procesów w miarę możliwości.

Zarządzanie zasobami

Zarządzanie zasobami jest proces planowania i planowania zasobów swojego zespołu w celu wypełnienia projektu. W tym przypadku Czy wszystko jest ze sprzętu i funduszy finansowych na narzędzia Techniki i przepustowość pracowników.

Zarządzanie zasobami PMO zależy od tego, jak duża jest twoja organizacja. Dla małych organizacji PMO może być zespołem bezpośrednio przydzielającym zasoby do różnych projektów. W przypadku większych organizacji PMO może ustanowić systemPlanowanie zarządzania zasobamii zmień procesy sterowania, aby zapobiecZakres Creep.. Na poziomie przedsiębiorstwa obejmuje również planowanie zdolności i prognozowanie zasobów.

Znormalizowany język

Kluczową częścią efektywnych zespołów jestJak dobrze twój zespół komunikuje sięi współpracuje z funkcjonalnie funkcjonalnie. Częścią roli PMO jest kontrola istniejących procesów w różnych zespołach i standaryzacji tych procesów w celu umożliwienia bardziej bezproblemowej współpracy funkcjonalnej. W razie potrzeby obejmuje to dostosowanie się do znormalizowanego języka w ramach organizacji, aby zbudować współdzielone wartości i wsparcieZdrowa kultura organizacyjna .

Trwające szkolenie.

Kiedy się skończyły, ostatnia odpowiedzialność PMO jest gospodarzem ciągłych sesji szkoleniowych do szkolenia nowych menedżerów projektów i wspierać nowe inicjatywy. Na przykład PMO może prowadzić sesje szkoleniowe, aby rozpocząć ustawienie zespołu lub szerokości firmyKluczowe wskaźniki wydajności (KPI)lub oferuj webinariach na temat tego, jak sięRozwiąż konflikt w ramach projektu .

Czy potrzebujesz PMO?

Tworzenie PMO jest jak tworzenie zupełnie nowego zespołu - czasami zespół, który obejmuje całą organizację. Chociaż te biura są niezwykle cenne, są one intensywne w celu utworzenia.

Możesz skorzystać z PMO, jeśli większość lub wszystkie są prawdziwe:

Praca jest jedła, a zespoły walczą o współpracę

Procesy czują się zdezorganizowane

Informacje stają się utracone

Twoja organizacja ostatnio wzrosła szybko

Masz zamiar wdrożyć zmianę organizacyjną i chcesz wyprzedzać za pomocą zarządzania zmianami

Jeśli trzeba tylko rozwiązać jeden lub dwa z tych problemów, spróbuj innej strategii:

Jeśli twój zespół potrzebuje widoku ptaka do oczu w status pracy, aby monitorować wszystkie twoje inicjatywy w jednym miejscu, spróbujZarządzanie portfelem projektu. .

Jeśli musisz ustanowićBezpieczeństwo na poziomie korporacyjnymi zarządzanie systemem informacji, spróbujZarządzanie projektami przedsiębiorstw .

Jeśli chcesz nadać swoim zespołowi, struktura musi odnieść sukces, ciągle się poprawiając, spróbuj pochylić lubzwinna metodologie. .

Jeśli twój zespół brakuje wglądu w metryki firmy i jak ich codzienna praca łączy się z celem firmowym, spróbujOprogramowanie do śledzenia celów .

Włączanie zespołu PMO

Zespoły PMO pomagają wszystkim poruszać się w tym samym kierunku, dzięki czemu zespoły wiedzą, co robić, dlaczego liczy się i jak to zrobić. Jeśli uważasz, że PMO jest dla ciebie odpowiednie, zacznij od zbadania tego, co obecnie robią drużyny. Pierwszym krokiem do stworzenia PMO jest zrozumienie, w którym jesteś - po agregatowaniu wszystkich tych informacji, określasz najlepsze praktyki i wzmocnienie współpracy między funkcjonalną.

Dobre miejsce do rozpoczęcia jestZarządzanie pracą. Zarządzanie pracą może pomóc Ci wspierać wiele ruchomych elementów, jak przygotowujesz się do opracowania zespołu PMO, w tym zarządzanie zasobami, łączenie pracy na cele, raportowanie statusu projektu i widoczności - tylko po to, by wymienić kilka.