プロジェクト管理室（PMO）がコラボレーションを促進し、サイロを削減する方法

すべての組織は、チームが物事を少し異なるようにし始める成長の段階に達します。たとえば、マーケティングチームがユニークに開発するとしましょうクリエイティブな簡単なテンプレートチーム全体で仕事を停止し、調整する。同時に、あなたの製品チームは堅牢な開発を決定します吸気要求プロセス。これらのプロセスを整備するのに役立ち、マーケティングと製品が最も影響を与えるのに役立ちます - しかし、2つのチームが協力する必要があるときに何が起こるのですか？どのテンプレートが使用すべきか、あるいはそれらが続くべきプロセスをどのように決定しますか？

これがプロジェクト管理室（PMO）が入ってくるところです。PMOSが増えます効率と効果プロセスを標準化し、あなたの組織全体でベストプラクティスを定義することによって。この記事では、プロジェクト管理オフィスがどのように指導し、あなたのチームがPMOから利益を得ることができるかどうかを決めるのに役立ちます。

プロジェクト管理事務所（PMO）とは何ですか？

プロジェクト管理室（PMO）は組織の組織のセットを設定して維持するプロジェクト管理のベストプラクティス- あなたの組織がコアプロセスと戦略的なイニシアチブをどのように実行するかを定義しています。プログラム管理局と呼ばれることもあり、PMOは内部チームまたは外部サポートシステムにすることができます。

PMOはどういう意味ですか？

PMOは、プロジェクト管理事務所を表す頭字語です。

組織内の横断的なコラボレーションをサポートし、組織内の混乱を軽減するために、PMOは、組織全体または特定の部門内でビジネスクリティカルな計画および運用プロセスを定義、標準化、確立、実行します。通常、これには、製品やサービスがどのように構築され、サービスの構築および会社レベルでどのように配信されるかを決定することが含まれます。

これらのチームは共有サービス組織です。つまり、ほとんどの場合、それらが他の多くのチームや部門の作業を駆動し、可能にする中央のサポートチームであることを意味します。たとえば、小さな組織では、プロジェクト管理を標準化するPMOチームがすべての部署にわたるベストプラクティスを標準化することがあります。あるいは、多くの異なるシステムを持つ大規模企業で、機能的に機能的なコラボレーションが少ないほど、PMOSは彼らが奉仕する部門に埋め込まれてもよい。

内部と外部のPMOSの違い

内部PMOは、プロジェクトの成功をサポートする社内チームです。内部PMOSは、標準とベストプラクティスを確立するためにあなたの組織のすべてのプロセスを集める恒久的なチームです。それから、組織が成長するにつれて、トレーニング、アップデートガイドライン、そしてベストプラクティスを標準化し続けることによって、内部PMOはあなたのチームをサポートし続けています。

あるいは、外部プロジェクト管理局は、会社のベストプラクティスを作成するのに役立つ機関またはコンサルティンググループです。これらのPMOSは通常吸気プロセスで最適化されたベストプラクティスを示唆しています。内部PMOとは異なり、外部PMOSはそれらの慣行を強制するか、組織をサポートし続けるのに利用できません。

あなたが投資するPMOの種類は、組織の独自のニーズによって異なります。しかし、内部PMOは一般的に長期的にあなたの組織をサポートするために装備されています。そのため、この記事では、内部PMOの役割、責任、課題、および利点について話します。

誰がPMOの中で働いていますか？

内部プロジェクト管理局は共有サービスチームです。通常、これらのプロジェクトマネージャは、それらがサポートする部門または組織全体にわたるプロセスを標準化するために、横断的なパートナーとして機能します。プロジェクトおよびプロセスマネージャーに加えて、PMOSはプロセスを標準化してそれらを最適化し改善するのに役立ちます。

PMOSの3つの異なる種類

内部PMOの3種類があります。あなたが選択したPMOの種類は、あなたの会社がどこにあるか、整理されたプロジェクト、そしてあなたの特定のニーズが何であるかによって異なります。

a 支持PMO.規範的すぎることなく、トレーニング、情報、およびサポートを提供することに焦点を当てています。 Supportive PMOSはしばしばプロジェクトのための提案と構造を提供しますが、各プロジェクトマネージャは、彼らがそれらの提案を採用したいかどうかを決定することを許可します。

a PMOの制御プロセスを統治し、すべてのチームが同じビートに行進していることを確認する必要がある場合、最も有益です。支援的なPMOとは異なり、制御PMOはガイドラインを標準化し、プロジェクト管理者がそれらのガイドラインに効果的に追従すると予想します。 PMOSを制御することは、それらが準拠していることを確認するためにプロジェクトを見直すことができます。

a 指令PMO.プロジェクト管理要素を引き継ぎ、次のようなほとんどのプロジェクト計画の詳細を調整します。資源配分 又プロジェクトリスク管理、とプロジェクトスコープ。 PMOはほとんどの大きなイニシアチブを効果的に実行しているので、これらのプロジェクト管理事務所は最も多くの人々を担当する傾向があります。

プロジェクト管理局の利点

PMOの最大の利点は、システムやプロセスを標準化する能力です。あなたのチームの誰もが同期しているとき、あなたは障壁を超え機能的なコラボレーションに低下させ、そしてより高い影響の仕事のロックを解除します。

これは同時にPMOとして取り組むための最も困難なものの1つであり、PMOSの主な理由の1つが最初の場所で役立ちます。時間が経つにつれて、チームや部門は自然に独自のプロセスを開発しています。最善の作業を行うために、各チームは独自の基準、技術、およびプロジェクト管理ツールを実装しています。しかし、彼らは彼らの特定のチームのニーズを満たすプロセスやツールのみを採用しているので、これは情報サイロと知識のギャップを迅速に作成することができます。

未チェックで、これらのサイロは運用上の非効率性につながり、横断的な調整に挑戦します。

PMOの最初の仕事は、各チームの個々のプロセスを理解し、その情報を集計し、それがサポートする部門または組織のための1つの標準化されたプロセスを確立することです。このレベルの変更管理は達成するのが難しい可能性があります。成功した変更管理プロセスを構築するための6つのステップ。

チームが彼らの最高の仕事を行うのを助けることに加えて、PMO：

プロジェクトを企業戦略に合わせ、毎日の仕事を会社の目標に接続する

システムを標準化することによって、横断的なコラボレーションを可能にします

組織全体のプロジェクト管理基準を確立します

リアルタイムの可視性とコンテキストをチーム間で共有します

あなたの組織全体でプロジェクト管理のベストプラクティスを開発、共有、および監視する

新しいプロジェクトマネージャを訓練するか、または新しい教えますプロジェクト管理スキル

組織全体でデータを統合して民主化する

増える運用効率

リソース使用率を向上させる

プロジェクトに費やされた時間とコストを削減します

PMOの役割と責任

PMOは、事業全体のプロジェクト管理プロセスを標準化するのに役立ちます。彼らはあなたのチームのためにベストプラクティスとガイドラインを置くことによってそれをします。これも：

プロジェクト管理のベストプラクティス

PMOの最初のタスクは、プロジェクトとプログラム管理者がクロス機能的な利害関係者をどのように整列させ、プロジェクトを前進させるかを標準化することです。 PMOは、組織がどのようにプロジェクトを実行しているかについてのガイダンス、メソッド、およびシステムを提供します。これも：

設立 プロジェクトキックオフ会議

プロジェクトリード、予算の所有者、その他の利害関係者の間のクリアの所有権

プロジェクトのためのテンプレート と プロジェクトブリーフ

ハウのガイドラインプロジェクトマイルストーン設定され、プロジェクトの健康がどのようにコミュニケーションされていますか

標準化されたプロジェクトステータス報告プロセス

プロジェクト計画に関する明確な期待QBRS.死後の死後

プロジェクトガバナンス

プロジェクトガバナンスは、プロジェクトのライフサイクル中に行われた意思決定のためのフレームワークです。これは、プロジェクト自体のような情報が格納され、情報へのアクセスを持っている内の詳細が含まれ、そしてチームが協力し-などのベストプラクティスでしょうかプロジェクト管理の5つのフェーズまたは他のプロジェクト管理手法。プロジェクトガバナンスはまた、プロジェクトは組織によってサポートされているか、広範なストロークでは、標準化されています。後者の場合、PMOは、その組織が長期に貢献しているプロジェクトに投資されていることを確認するために、プロジェクトのガバナンスのルールを確立し、短期的な会社の目標 。

データ駆動型のレポート

プロジェクトのベストプラクティスを確立することに加えて、PMOは、リーダーシップチームに分析的パートナーです。オフィスの役割の一部は、主要な質問をフレーム決定および分析的アプローチに関する合意を取得し、必要に応じて行動計画を生成するためのデータを要約することです。 PMOはもたらしますレポート機能効果的プロジェクトのパフォーマンスを評価します。これらのレポートは、データ駆動型のプロジェクトの意思決定を行い、ビジネスリスクを軽減するためにプロジェクトチームに力を与えます。

戦略的計画

a 戦略計画あなたの組織が行くとどのようにそれはそこに着くなりたい場所の三五年にロードマップです。プロジェクト管理事務所は、多くの場合、戦略的な計画を作成し、監視を担当オフィスです。これも：

ビジネスパートナーは、彼らの戦略を策定支援

目標を設定し、誰が標準化

定義 毎年恒例のOKRs

四半期ごとの計画に侵入OKRs

創造 目標の進捗状況を追跡するシステム

目標が伝達される方法の確立

PMOは、戦略的な計画は、同様のプロジェクトレベルに流れ落ちる保証します。これも：

プロジェクトをすべきかの定義の標準を提供投げ-含みますプロジェクト計画書 また ビジネスケーステンプレート。

標準化方法と時期プロジェクトのステークホルダー割り当て-ためのもの、例えば、に組織全体の付着を促進することによってRACIチャート 。

情報共有

チームは彼ら自身の使用のための情報、フォルダ、およびツールを設定すると、彼らは他のチームメンバーがこの情報にアクセスする方法を考えていません。しかし、より多くのマニュアル、重複作業への情報の分離リードのこのモデル。実際、平均的な知識労働者が費やす彼らの時刻の60％、文書の検索作業状況のフォローアップ、および仕事についての通信のような仕事の事についての作業に。

PMOの仕事の一部は、このような情報のサイロを減らすことです。そうするために、PMOは以下となります。

キー情報のための真実の中央ソースを作成します。

チームメンバーが協力しなければならないかのベストプラクティスを確立します

情報ストレージと共有のための標準化のセキュリティ対策

割り当てと定期的に情報を更新するためのモニタ責任

誰もが重複作業を削減する時期で何をやっている人を知っていることを確認

ツールの導入と保守

標準化プロセスの重要な部分は、誰もが使用して-と使用-する方法と同じツールを知っている保証することです。あなたのチームは、すべて同じを使用していない場合作業管理ソフトウェアすでに、PMOは、ドライブ変更管理プロセスを変更しますそして新しいツールの導入、使用状況を監視トレーニングを促進し、可能な場合のプロセスを自動化します。

資源管理

リソース管理は、プロジェクトを完了するためにあなたのチームのリソースを計画とスケジューリングのプロセスです。この場合、A 機器および財務資金からハイテクツールや従業員の帯域幅にすべてがあります。

PMOリソース管理は、組織がどのように大きなに依存します。小さな組織では、PMOは直接別のプロジェクトにリソースを割り当てるチームかもしれません。大規模な組織のために、PMOは、のシステムを確立するかもしれません資源管理計画および変更管理プロセスを防ぐためにスコープクリープ。エンタープライズレベルでは、キャパシティプランニングとリソース予測も含まれます。

標準化言語

効果的なチームの重要な部分あなたのチームがどのようにコミュニケーションしているかそしてコラボレーションが矛盾します。 PMOの役割の一部は、既存のプロセスを異なるチームに渡し、それらのプロセスを標準化することです。必要に応じて、これには組織内の標準化された言語を整列させ、共有値とサポートを構築することが含まれます。健康的な組織文化 。

進行中のトレーニング

彼らが稼働して実行されたら、PMOの最終的な責任は、新しいプロジェクトマネージャを訓練し、新しいイニシアチブをサポートするために継続的なトレーニングセッションを開催することです。たとえば、PMOは、チームまたは全社を設定する方法についてトレーニングセッションをホストすることがあります。主なパフォーマンスインジケータ（KPIS）、またはどのようにWebInarsを提供していますプロジェクト内での競合を解決する 。

あなたはPMOが必要ですか？

PMOを作成することは、完全に新しいチームを作成することです。これらのオフィスは信じられないほど貴重なものですが、それらは作成するのが時間がかかります。

これらのほとんどまたはすべてが当てはまる場合は、PMOから恩恵を受けることがあります。

仕事は沈黙しており、チームはコラボレートに苦労しています

プロセスは無秩序に感じます

情報は失われ続けます

あなたの組織は最近急速に成長しました

あなたは組織の変更を実装しようとしています、そしてあなたは変更管理でそれを先に進みたいです

これらの問題のうち1つか2つの問題を解決する必要がある場合は、別の戦略を試してください。

あなたのチームが一箇所であなたのすべてのイニシアチブを監視するために仕事の状態に鳥瞰図を見る必要があるならば、プロジェクトポートフォリオ管理。

あなたが確立する必要があるならばエンタープライズレベルのセキュリティそして情報システム管理、試してくださいエンタープライズプロジェクト管理。

あなたがあなたのチームに彼らが継続的に改善しながら成功する必要がある構造をあなたのチームに与えたいのなら、アジャイル方法論 。

あなたのチームが全社的な指標への洞察を欠いているならば、そして彼らの毎日の仕事は会社の目標にどのように接続しているかゴールトラッキングソフトウェア 。

あなたのPMOチームを有効にする

PMOチームは、すべての人が同じ方向に移動するのを助けるので、チームは何をすべきかを知っています。 PMOがあなたにぴったりだと思うなら、どのチームが現在やっているかを調査することから始めます。 PMOを作成する最初のステップは、この情報をすべて集約したら、その後、ベストプラクティスを定義し、機能的に機能するコラボレーションを定義します。

開始するのに良い場所です作業管理。作業管理は、リソース管理、目標への接続、プロジェクトのステータスレポート、および視界など、PMOチームを開発する準備をしているため、多くの移動ピースをサポートするのに役立ちます。