Hur ett projektledningskontor (PMO) främjar samarbete och minskar silor

Varje organisation når ett steg av tillväxt där lag börjar göra saker lite annorlunda. Låt oss till exempel säga att ditt marknadsföringsteam utvecklar en unikKreativ kort mallatt sparka och koordinera arbete över hela laget. Samtidigt beslutar ditt produktteam att utveckla en robustinloppsförfrågan. Att ha dessa processer på plats hjälper marknadsföring och produkt att få sitt högsta slagverk gjort-men vad händer när de två lagen behöver samarbeta? Hur bestämmer du vilken mall de ska använda, eller vilken process de ska följa?

Det är här ett projektledningskontor (PMO) kommer in. PMOS ÖkningEffektivitet och effektivitetgenom att standardisera processer och definiera bästa praxis i hela din organisation. I den här artikeln dyker vi in ​​på vad ett projekthanteringskontor gör och hjälper dig att bestämma huruvida ditt lag kan dra nytta av en PMO.

Vad är ett projektledningskontor (PMO)?

Ett projekthanteringskontor (PMO) uppsättningar och upprätthåller din organisationProjektledning Bästa praxis-Inkludera hur din organisation utövar kärnprocesser och strategiska initiativ. Ibland kallas ett programhanteringskontor, en PMO kan vara ett internt team eller ett externt supportsystem.

Vad betyder PMO?

PMO är en akronym som står för Project Management Office.

För att stödja korsfunktionellt samarbete och minska kaos inom din organisation definierar en PMO, standardiserar, etablerar och driver affärskritiska planerings- och operativa processer över hela organisationen eller inom en viss avdelning. Typiskt innefattar detta att bestämma hur produkter och tjänster är byggda och levererade på ett avdelnings- eller företagsnivå.

Dessa lag är delade tjänster, vilket innebär att de i de flesta fall är ett centralt supportteam som driver och möjliggör arbete av många andra lag och avdelningar. Till exempel, i en liten organisation, kan du ha ett PMO-team som standardiserar de bästa praxis för projektledning över alla dina avdelningar. Alternativt, vid större företag med många olika system och mindre tvärfunktionellt samarbete, kan PMOS vara inbäddade i de avdelningar de tjänar.

Skillnaden mellan interna och externa PMOS

En intern PMO är ett inhemskt team som stöder projektets framgång. Interna PMOS är permanenta lag som samlar alla dina organisations processer för att fastställa standarder och bästa praxis. Därefter fortsätter en intern PMO att stödja ditt team genom att tillhandahålla träning, uppdatering av riktlinjer och fortsätter att standardisera bästa praxis när din organisation växer.

Alternativt är ett externt projektledningskontor en byrå eller konsultgrupp som hjälper dig att skapa bästa praxis för ditt företag. Dessa PMOS-intagsprocesser föreslår sedan optimerade bästa praxis. Till skillnad från en intern PMO kommer externa PMOs inte att vara tillgängliga för att genomdriva dessa metoder eller fortsätta att stödja din organisation.

Den typ av PMO du investerar beror på organisationens unika behov. Men en intern PMO är i allmänhet bättre rustad att stödja din organisation på lång sikt. Så i den här artikeln talar vi om roller, ansvar, utmaningar och fördelar med en intern PMO.

Vem arbetar inom PMO?

Ett internt projektledningskontor är ett gemensamt serviceteam. Vanligtvis arbetar dessa projektledare som korsfunktionella partners för att standardisera processer över den avdelning eller organisation som de stöder. Förutom projekt och processchefer består PMOS också av affärsstrategiemedlemmar - som inte bara standardiserar processer, men hjälper till att optimera och förbättra dem.

De tre olika typerna av PMOS

Det finns tre typer av interna PMOS. Den typ av PMO du väljer beror på var ditt företag är på, hur oorganiserade projekt är, och vad dina specifika behov är.

A Stödjande PMOFokuserar på att tillhandahålla utbildning, information och support - utan att vara för förskrivande. Stödjande PMOs kommer ofta att ge förslag och struktur för projekt, men tillåta varje projektledare att bestämma om de vill anta dessa förslag eller inte.

A Styrande PMOär mest fördelaktigt om du behöver regera i processer och se till att varje lag marscherar till samma takt. Till skillnad från en stödjande PMO kommer en kontrollerande PMO att standardisera riktlinjer och förvänta sig projektledare att följa dessa riktlinjer effektivt. Kontroll av PMOS kan också granska projekt för att säkerställa att de är kompatibla.

A Direktiv PMOkommer att ta över projektledningselementen och samordna de flesta projektplaneringsinformation somresursfördelning , ProjektriskhanteringochProjekt Scoping. Eftersom PMO effektivt driver de flesta stora initiativ, tenderar dessa projektledningstjänster till personal som de flesta människor.

Fördelarna med ett projektledningskontor

Den största fördelen med en PMO är förmågan att standardisera system och processer. När alla på ditt lag är synkroniserat, sänker du barriären till korsfunktionellt samarbete och låsa upp högre slagverk.

Det här är samtidigt en av de mest utmanande sakerna att ta itu med som en PMO och en av de främsta orsakerna PMOS är till hjälp i första hand. Med tiden utvecklar lag och avdelningar naturligt sina egna processer. För att få sitt bästa arbete gjort, implementerar varje lag sina egna standarder, teknik och projekthanteringsverktyg. Men eftersom de bara antar processer och verktyg som uppfyller sitt specifika lags behov, kan detta snabbt skapa informationssilos och kunskapsbrister.

Vänster avmarkerad, ledde dessa silor till operativa ineffektiviteter och göra en tvärfunktionell samordning utmanande.

Ett PMO: s första jobb är att förstå varje lags individuella processer, sammanfatta den informationen och upprätta en standardiserad process för avdelningen eller organisationen som den stöder. Denna nivå av förändringshantering kan vara svår att uppnå-att lära dig mer, läs vår artikel omDe sex stegen för att bygga en framgångsrik förändringshanteringsprocess .

Förutom att hjälpa lag får sitt bästa arbete gjort, en PMO:

Justerar projekt till företagsstrategi, vilket förbinder dagligt arbete till företagsmål

Möjliggör tvärfunktionellt samarbete genom standardisering av system

Fastställer organisationsövergripande projektledningstandarder

Delar realtids synlighet och sammanhang mellan lag

Utvecklar, aktier och övervakar projektledningens bästa praxis över hela din organisation

Träar nya projektledare eller undervisar nyaProjektledningskunskaper

Integrerar och demokratiserar data i hela din organisation

Ökningoperativ effektivitet

Förbättrar resursutnyttjandet

Minskar tiden och kostnaden spenderas på projekt

Roller och ansvar för en PMO

En PMO hjälper dig att standardisera projekthanteringsprocesser över hela verksamheten. De gör det genom att sätta bästa praxis och riktlinjer på plats för ditt lag. Detta inkluderar:

Projektledning Bästa praxis

En PMO: s första uppgift är att standardisera hur projekt och programchefer anpassar tvärfunktionella intressenter och flyttar projekt framåt. PMO ger vägledning, metoder och system för hur din organisation driver projekt. Detta inkluderar:

EtableradeProjekt Kickoff Möten

Tydligt ägande mellan projektledningar, budgetägare och andra intressenter

Mallar för projektochProjektkort

Riktlinjer runt hurmilstolpar i projektetär inställda och hur projekthälsan kommuniceras

StandardiseradProjektstatusrapporteringsprocesser

Tydliga förväntningar kring projektplanering,Qbrsoch efter mortems

Projektstyrelse

Projektstyrning är ramen för beslut som fattas under projektets livscykel. Detta inkluderar detaljer inom själva projektet-liknande där information lagras, som har tillgång till information och hur laget ska samarbeta och bästa praxis som De fem faserna av projektledningeller andra projekthanteringsmetoder. Projektstyrelsen standardiserar också, i breda stroke, hur projekt stöds av organisationen. I det senare fallet etablerar en PMO projektstyrningsregler för att säkerställa att deras organisation investerar i projekt som bidrar till Long- ochKortsiktiga företagsmål .

Data-driven rapportering

Förutom att etablera projektets bästa praxis är en PMO den analytiska partnern till ledarskapsgrupper. En del av byråns roll är att rama nyckelfrågor, bestämma och få överenskommelse om analytiska tillvägagångssätt och sammanfatta data för att generera handlingsplaner om det behövs. PMO gerRapporteringsmöjligheterför att effektivt utvärdera projektets prestanda. Dessa rapporter ger projektgrupper att fatta datadrivna projektbeslut och minska affärsrisker.

Strategisk planering

A strategisk planär en tre-till fem års färdplan där din organisation vill gå och hur den kommer dit. Ett projektledningskontor är ofta det angivna kontoret för att skapa och övervaka den strategiska planen. Detta inkluderar:

Att hjälpa affärspartners att utveckla sin strategi

Standardisering som sätter mål

DefinierandeÅrliga OKRS

Bryta OKRS till kvartalsplaner

Skapa ensystem för att spåra målet framsteg

Etablera hur målen kommuniceras

PMO säkerställer då att den strategiska planen flyter ner till projektnivå. Detta inkluderar:

Definiera hur projekt ska kunna läggas - inklusive att tillhandahålla en standardprojektcharterelleraffärsfallmall.

Standardiserande hur och närProjekt intressenterTilldelas till exempel genom att uppmuntra organisationsomfattande vidhäftning tillRaci diagram .

Informationsdelning

När lag sätter upp information, mappar och verktyg för egen användning, tänker de inte på hur andra lagmedlemmar kommer att få tillgång till den här informationen. Men denna modell av informationsisolering leder till mer manuellt, dubblerande arbete. Faktum är att den genomsnittliga kunskapsarbetaren spenderar60% av sin tidPå arbete om arbete-saker som att söka efter dokument, följa upp arbetsstatus och kommunicera om arbete.

En del av ett PMOs jobb är att minska informationssilos som dessa. För att göra det, kommer en PMO:

Skapa en central källa till sanning för viktig information

Upprätta bästa praxis för hur lagmedlemmarna ska samarbeta

Standardisera säkerhetsmetoder för informationslagring och delning

Tilldela och övervaka ansvaret för uppdatering av information regelbundet

Se till att alla vet vem som gör vad som helst när du ska minska dupliceringsarbete

Verktyg Antagning och underhåll

En viktig del av standardiseringsprocesserna säkerställer att alla använder - och vet hur man använder samma verktyg. Om dina lag inte alla använder sammaArbetshanteringsprogramvararedan, en PMO driverÄndra ledningsprocessenoch antagande av ett nytt verktyg, övervakning av användning, underlättande av träningar och automatisering av processer där det är möjligt.

Resurshantering

Resurshantering är processen att planera och planera ditt lags resurser för att slutföra ett projekt. I det här fallet a Är allt från utrustning och finansiella medel till tekniska verktyg och anställd bandbredd.

PMO Resource Management beror på hur stor din organisation är. För små organisationer kan PMO vara det team som direkt fördelar resurser till olika projekt. För större organisationer kan en PMO upprätta ett system avResurshanteringsplaneringoch ändra kontrollprocesser för att förhindraräckvidd kryp. På företagsnivån inkluderar detta också kapacitetsplanering och resursprognoser.

Standardiserat språk

En viktig del av effektiva lag ärHur bra kommunicerar ditt lagoch samarbetar tvärfunktionellt. En del av en PMO: s roll är att revisionera befintliga processer över olika lag och standardisera de processer för att möjliggöra ett mer enkelt tvärfunktionellt samarbete. Om det behövs inkluderar detta anpassat på standardiserat språk inom din organisation, för att bygga delade värderingar och supportHälsosam organisationskultur .

Pågående träning

När de är igång är ett PMO: s slutliga ansvar att vara värd för pågående träningssessioner för att utbilda nya projektledare och stödja nya initiativ. Till exempel kan en PMO vara värd för träningssessioner för hur man börjar ställa in team- eller företagsövergripandeNyckelpresterande indikatorer (KPI), eller erbjuda webinars om hur man skaLös konflikt inom ett projekt .

Behöver du en PMO?

Att skapa en PMO är som att skapa ett helt nytt lag - ibland, ett lag som spänner över hela organisationen. Även om dessa kontor är otroligt värdefulla, är de tidsintensiva att skapa.

Du kan dra nytta av en PMO om de flesta eller alla dessa är sanna:

Arbetet är silt och lag kämpar för att samarbeta

Processer känner sig oorganiserade

Information fortsätter att gå vilse

Din organisation växte nyligen snabbt

Du håller på att genomföra en organisatorisk förändring och du vill komma före den med förändringshantering

Om du bara behöver lösa ett eller två av dessa problem, prova en annan strategi:

Om ditt lag behöver en fågelperspektiv i status som arbetar för att övervaka alla dina initiativ på ett ställe, försökProjektportföljförvaltning .

Om du behöver etableraFöretagsnivåoch informationssystemhantering, försökEnterprise Project Management .

Om du vill ge ditt team den struktur som de behöver för att lyckas samtidigt som du förbättrar, försök luta ellerAgile metoder .

Om ditt lag saknar inblick i företagsövergripande mätvärden och hur deras dagliga arbete ansluts till företagsmål, försökMålspårningsprogram .

Aktivera ditt PMO-lag

PMO-lag hjälper alla att flytta i samma riktning så att lag vet vad man ska göra, varför det spelar roll, och hur man får det gjort. Om du tror att en PMO är rätt för dig, börja med att undersöka vilka lag som för närvarande gör. Det första steget att skapa en PMO är förståelse där du är en gång du har aggregerat all den här informationen, definierar du de bästa praxisen och bemyndigar tvärfunktionellt samarbete.

Ett bra ställe att börja ärarbetshantering. Arbetshantering kan hjälpa dig att stödja mycket rörliga bitar när du förbereder dig för att utveckla ditt PMO-lag, inklusive resurshantering, anslutning av arbetet till mål, projektstatusrapportering och synlighet - bara för att nämna några.