Jak projektový management office (PMO) podporuje spolupráci a snižuje sila

Každá organizace dosáhne stádia růstu, kde začít týmy dělat věci trochu jinak. Například, řekněme, že váš marketingový tým vyvíjí jedinečnýkreativní šablona krátkák nastartování a koordinovat činnost v rámci celého týmu. Ve stejné době, váš produkt tým rozhodne vyvinout robustníPříjem postup žádosti. S těmito procesy, pomáhá marketing a produkt se dostane do nejvyšší dopad práci, ale co se stane, když se dva týmy potřebují spolupracovat? Jak se rozhodnout, které šablony by měli používat, nebo přičemž tento postup by měly následovat?

To je místo, kde projektový management office (PMO) přichází dovnitř. Zvýšení PMOúčinnost a efektivnoststandardizací procesů a vymezení osvědčených postupů v celé organizaci. V tomto článku se budeme ponořit do toho, co projektový management kancelář dělá a pomůže vám rozhodnout, zda je či není váš tým může těžit z PMO.

Co je projektové řízení kanceláře (PMO)?

Projektový management kancelářské (PMO) soupravy a udržuje své organizaceprojektový management osvědčené postupyvčetně přípravků definuje, jak vaše organizace vykonává klíčové procesy a strategické iniciativy. Někdy nazývá kancelář pro řízení programu, je PMO může být interní tým nebo externí systém podpory.

Co PMO znamená?

PMO je zkratka, která znamená pro řízení projektu úřadu.

Pro podporu cross-funkční spolupráci a snížit chaos ve vaší organizaci, PMO definuje standardizuje, zřizuje a provozuje plánování důležité obchodní a provozní procesy v celé organizaci nebo v rámci konkrétního oddělení. Typicky to zahrnuje určování toho, jak jsou produkty a služby postavené a dodávány v department- nebo podnikové úrovni.

Tyto týmy jsou sdílené služby organizací, což znamená, že ve většině případů se jedná o centrální podpůrný tým, že disky a umožňuje činnost mnoha jiných týmů a oddělení. Například na malé organizace, můžete mít jednu PMO tým, který standardizuje řízení projektů osvědčených postupů ve všech svých odděleních. Alternativně, u větších firem s mnoha různými systémy a méně cross-funkční spolupráci, PMO mohou být zakotveny v útvarech, kterým slouží.

Rozdíl mezi vnitřními a vnějšími PMO

Vnitřní PMO je tým in-house, který podporuje projekt úspěch. Vnitřní PMO jsou stálými týmy, které shromažďují veškeré procesy ve vaší organizaci zavést standardy a osvědčené postupy. Poté vnitřní PMO bude nadále podporovat svůj tým tím, že poskytuje školení, aktualizace pokynů, a pokračuje ke standardizaci osvědčených postupů, jak vaše organizace roste.

Alternativně externí projektový management office je agentura nebo poradenská skupina, která pomůže vytvořit osvědčené postupy pro vaši firmu. Tyto PMO typicky příjmu procesy pak doporučujeme optimalizované osvědčených postupů. Na rozdíl od vnitřní PMO bude externí PMO nebudou k dispozici k dodržování těchto postupů, nebo pokračovat v podpoře vaší organizace.

Typ PMO budete investovat do závisí na specifické potřeby vaší organizace. Nicméně, vnitřní PMO je obecně lépe vybavena pro podporu vaší organizace v dlouhodobém horizontu. Takže v tomto článku se budeme hovořit o role, odpovědnosti, výzev a výhod vnitřního PMO.

Kdo pracuje v rámci PMO?

Interní úřad pro řízení projektů je sdílených služeb týmu. Obvykle se tyto projektoví manažeři pracují jako cross-funkční partnery standardizovat procesy napříč útvar nebo organizace, které podporují. Kromě projektové a procesní manažery, PMO také skládat z členů, kteří-business strategie týmu nejen standardizovat procesy, ale pomůže optimalizovat a zlepšit na ně.

Tyto tři různé typy PMO

Existují tři typy vnitřních PMO. Typ PMO si vyberete, závisí na tom, kde je vaše firma na, jak neorganizovaná jsou projekty, a jaké jsou vaše konkrétní potřeby.

A podpůrná PMOZaměřuje se na poskytování školení, informace a podporu - aniž by bylo příliš normativní. Podpůrné PMOS bude často poskytovat návrhy a strukturu pro projekty, ale umožnit každému projektovému manažerovi rozhodnout, zda chtějí tyto návrhy přijmout nebo ne.

A Ovládání PMO.je výhodnější, pokud potřebujete vládnout v procesech a zajistit, aby každý tým pochodoval ke stejnému rytmu. Na rozdíl od podpůrných PMO bude ovládání PMO standardizovat pokyny a očekávají, že projektoví manažeři budou účinně sledovat tyto pokyny. Ovládání PMOS může také přezkoumat projekty, které zajistí, že jsou v souladu.

A Směrnice PMO.převezme prvky pro správu projektů a koordinují většinu podrobností o plánování projektupřidělení zdrojů , Řízení projektových rizik, aProjekt Scoping.. Vzhledem k tomu, že PMO účinně provozuje většinu velkých iniciativ, jsou tyto kanceláře projektového managementu tendenci zaměstnancům nejvíce lidí.

Výhody kanceláře projektového řízení

Největší výhodou PMO je schopnost standardizovat systémy a procesy. Když je každý ve vašem týmu v synchronizaci, snížíte bariéru k cross-funkční spolupráci a odemkněte práci vyššího dopadu.

To je současně jedním z nejnáročnějších věcí, které je třeba řešit jako PMO a jeden z hlavních důvodů PMOS jsou v první řadě užitečné. Postupem času, týmy a oddělení přirozeně rozvíjejí své vlastní procesy. Za účelem získání nejlepší práce, každý tým implementuje své vlastní normy, technologie a nástroje pro správu projektů. Ale protože oni pouze přijímají procesy a nástroje, které splňují potřeby specifického týmu, což může rychle vytvářet informační sila a znalostní mezery.

Nezaškrtnuto, tyto silos vedou k provozním neefektivnostem a vytvářejí křížovou funkční koordinaci.

První úkolem PMO je pochopit jednotlivé procesy každého týmu, agregovat tyto informace a vytvořit jeden standardizovaný proces pro oddělení nebo organizaci, kterou podporuje. Tato úroveň řízení změn může být obtížné dosáhnout - dozvědět se více, přečtěte si náš článekŠest kroků k vybudování úspěšného procesu řízení změn .

Kromě pomáhajících týmů získáte svou nejlepší práci, a PMO:

Zarovná projekty do firemní strategie, spojující denní práce na cíle společnosti

Umožňuje cross-funkční spolupráci standardizujícími systémy

Zavede normy pro správu projektů

Sdílí viditelnost v reálném čase a kontext mezi týmy

Vyvíjí, akcie a monitoruje osvědčené postupy pro správu projektů napříč vaší organizací

Vlaky nové projektové manažery nebo učí novéDovednosti pro správu projektů

Integruje a demokratizuje data v rámci vaší organizace

Zvýšeníprovozní efektivita

Zlepšuje využití zdrojů

Snižuje čas a náklady vynaložené na projekty

Role a povinnosti PMO

PMO vám pomůže standardizovat procesy řízení projektů v rámci podnikání. Dělají to tím, že pro váš tým uvedou osvědčené postupy a pokyny. To zahrnuje:

Osvědčené postupy pro správu projektů

První úkolem PMO je standardizovat, jak projektové a programové manažeři zarovnávají cross-funkční zúčastněné strany a přesunout projekty vpřed. PMO poskytuje pokyny, metody a systémy pro to, jak vaše organizace provozuje projekty. To zahrnuje:

Založenýschůzky projektu

Jasné vlastnictví mezi projektovými vedoucími, majiteli rozpočtu a dalšími zúčastněnými stranami

Šablony pro projekty a Projektové kalhotky

Pokyny kolem toho, jakprojektové milníkyjsou nastaveny a jak je sděleno zdraví projektů

StandardizovanýProcesy hlášení stavu projektu

Jasná očekávání v oblasti plánování projektu,Qbrs.a post mortemy

Správa projektů

Řízení projektů je rámec pro rozhodnutí učiněná během životního cyklu projektu. To zahrnuje podrobnosti v rámci samotného projektu, kde jsou informace uloženy, kteří mají přístup k informacím a jak se tým spolupracuje, a osvědčené postupy Pět fází projektového řízenínebo jiné metodiky pro řízení projektů. Správa projektů také standardizuje, v širokých tahech, jak jsou projekty podporovány organizací. V posledně uvedeném případě zavádí PMO pravidla správy projektů, aby zajistila, že jejich organizace investuje do projektů, které přispívají k dlouhodobému aKrátkodobé cíle společnosti .

Data-řízené reportování

Kromě založení osvědčených postupů projektu je PMO analytickým partnerem pro vedoucí týmy. Součástí úlohy úřadu je rámovat klíčové otázky, určit a získat dohodu o analytických přístupech a shrnout data pro generování akčních plánů v případě potřeby. PMO přinášíSchopnosti podávání zprávúčinně vyhodnotit výkon projektu. Tyto zprávy posilují projektové týmy, aby se rozhodovala o projektu řízených dat a snížit obchodní rizika.

Strategické plánování

A strategický plánje tří- až pětiletý plán, kdy vaše organizace chce jít a jak se tam dostane. Projektový management kancelář je často Úřad odpovědný za vytváření a monitorování strategického plánu. To zahrnuje:

Pomoc obchodními partnery rozvíjet svou strategii

Standardizace, která nastavuje cíle

Definovánívýroční OKRS.

Rozbíjení OKR do čtvrtletních plánů

Vytvoření A.Systém pro sledování cíle

Kterým se sdělují cíle

PMO pak zajišťuje, že strategický plán protéká také na úroveň projektu. To zahrnuje:

Definování, jak by měly být projekty vybrány - včetně poskytování standarduProject Charter.neboObchodní případšablona.

Standardizace jak a kdyZúčastněné strany projektujsou přiřazeny například podporou adherence širokého organizaceRACI grafy .

Sdílení informací

Když týmy nastavují informace, složky a nástroje pro jejich vlastní potřebu, nemají přemýšlet o tom, jak budou ostatní členové týmu přistupovat tyto informace. Tento model informační izolace však vede k dalšímu manuálu, duplicitní práci. Průměrný pracovník znalostí vynakládají60% svého časuV práci o pracovních věcech jako hledání dokumentů, sledování pracovního stavu a komunikace o práci.

Část práce PMO je snížit informační sila, jako jsou tyto. K tomu bude: PMO bude:

Vytvořit centrální zdroj pravdy pro klíčové informace

Zřídit osvědčené postupy pro to, jak by členové týmu měli spolupracovat

Standardizovat bezpečnostní postupy pro skladování informací a sdílení

Přiřadit a monitorovat odpovědnost za pravidelné aktualizace informací

Zajistěte, aby každý ví, kdo dělá co tím, kdy o snížení duplicitní práce

Přijetí a údržba nástroje

Klíčová část standardizujících procesů zajišťuje, že každý používá - a ví, jak používat stejné nástroje. Pokud vaše týmy nejsou všechny používány stejnéSoftware pro správu práceJiž pohání PMOZměnit proces řízenía přijetí nového nástroje, používání monitorování, usnadnění školení a automatizace procesů, kde je to možné.

Správa zdrojů

Řízení zdrojů je procesem plánování a plánování zdrojů vašeho týmu za účelem dokončení projektu. V tomto případě Je vše od vybavení a finančních prostředků na technické nástroje a šířku zbraní zaměstnanců.

Správa zdrojů PMO závisí na tom, jak velká organizace je. Pro malé organizace může být PMO tým přímo přidělovat prostředky na různé projekty. Pro větší organizace by mohlo stanovit systém PMO systémPlánování řízení zdrojůa změňte kontrolní procesy, aby se zabrániloOblast působnosti Creep.. Na úrovni podnikání to zahrnuje plánování kapacit a prognózy zdrojů.

Standardizovaný jazyk

Klíčová část efektivních týmů jeJak dobře komunikuje váš týma spolupracuje křížově funkčně. Součástí úlohy PMO je audit stávajících procesů napříč různými týmy a standardizovat tyto procesy s cílem umožnit snadnější cross-funkční spolupráci. V případě potřeby to zahrnuje zarovnání na standardizovaném jazyce v rámci vaší organizace, vybudování sdílených hodnot a podporyZdravá organizační kultura .

Pokračující trénink

Jakmile jsou a běží, konečnou odpovědnost PMO je hostit pokračující školení, aby trénovaly nové projektové manažery a podporovat nové iniciativy. Například PMO může hostit školení pro to, jak začít nastavit týmovou nebo společnostKlíčové ukazatele výkonnosti (KPI)nebo nabídnout webináře o tom, jakŘešení konfliktu v rámci projektu .

Potřebujete PMO?

Vytvoření PMO je jako vytvářet zcela nový tým - někdy tým, který pokrývá celou organizaci. Ačkoli tyto kanceláře jsou neuvěřitelně cenné, jsou časově náročné k vytvoření.

Mohli byste těžit z PMO, pokud je to nejvíce nebo všechny platné:

Práce je slabě a týmy se snaží spolupracovat

Procesy se neuskutečňují

Informace se stále ztratí

Vaše organizace nedávno rostla rychle

Chystáte se implementovat organizační změnu a chcete se dostat do toho s řízením změn

Pokud potřebujete pouze vyřešit jeden nebo dva z těchto problémů, zkuste jinou strategii:

Pokud váš tým potřebuje ptačí pohled na stav práce s cílem sledovat všechny vaše iniciativy na jednom místě, zkusteSpráva portfolia projektu .

Pokud potřebujete navázatSecurity na úrovni podnikůa správa informačního systému, zkusteSpráva podnikových projektů .

Pokud chcete dát svému týmu strukturu, kterou potřebují uspět, když se neustále zlepšují, zkuste štíhlé neboagilní metodologie .

Pokud váš tým postrádá vhled do firemní metriky a jak jejich každodenní práce se připojuje k cílům společnosti, zkusteSoftware pro sledování cílů .

Povolení vašeho týmu PMO

PMO týmy pomáhají všem pohybovat ve stejném směru, takže týmy ví, co dělat, proč záleží, a jak to udělat. Pokud si myslíte, že je Pmo pro vás správné, začít tím, že vyšetřujete, co týmy v současné době dělají. Prvním krokem k vytváření PMO je pochopení, kde jste - jakmile jste agregovali všechny tyto informace, pak definujete osvědčené postupy a posílit cross-funkční spolupráci.

Dobré místo k zahájení jeManagement práce. Management práce vám může pomoci podporovat spoustu pohyblivých kusů, jak se připravujete na vývoj svého týmu PMO, včetně správy zdrojů, připojení práce k cílům, reportováním stavu projektu a viditelnost - jen abychom jmenovali málo.