Como escrever um resumo executivo, com exemplos

Uma das melhores coisas sobreGerenciamento de Projetosé que ele fornece uma maneira de planejar, gerenciar e executar todo o trabalho de sua equipe. Muitas vezes, é útil ter essa informação disponível em uma olhada. Mas às vezes, novos membros do projeto ou as partes interessadas executivas querem uma visão simplificada do seu projeto. Em vez disso, você precisa de uma maneira concisa de compartilhar os principais pontos do projeto - sem perder a atenção do seu leitor.

A melhor maneira de fazer isso é com um resumo executivo. Se você nunca escreveu um resumo executivo, este artigo tem tudo que você precisa saber para planejar, escrever e compartilhá-los com sua equipe.

O que é um resumo executivo?

Um resumo executivo é uma visão geral de um documento. O comprimento e o escopo do seu resumo executivo serão diferentes dependendo do documento que está resumindo, mas em geral, um resumo executivo pode estar em qualquer lugar de uma a duas páginas de extensão. No documento, você vai querer compartilhar todas as informações que seus leitores e as partes interessadas importantes precisam saber.

Imagine assim: se suas partes interessadas de alto nível fossem apenas ler seu resumo executivo, eles teriam todas as informações necessárias para ter sucesso? Se assim for, seu resumo fez seu trabalho.

Você freqüentemente encontrará resumos executivos de:

Casos de negócios.

Propostas de projeto

Documentos de pesquisa.

Estudos ambientais

Pesquisas de mercado

Planos de projeto

Em geral, existem quatro partes para qualquer resumo executivo:

Comece com o problema ou precise do documento está resolvendo.

Delinear a solução recomendada.

Explicar o valor da solução.

Embrulhar com uma conclusão sobre a importância do trabalho.

O que é um resumo executivo no gerenciamento de projetos?

No gerenciamento de projetos, um resumo executivo é uma maneira de trazer clareza aos colaboradores transversais, liderança de equipe eStakeholders do projeto. Pense nisso como um projeto "pitch de elevador"Para membros da equipe que não têm tempo ou a necessidade de mergulhar em todos os detalhes do projeto.

A principal diferença entre um resumo executivo no gerenciamento de projetos e um resumo executivo mais tradicional em um plano de negócios é que o primeiro deve ser criado no início do seu projeto - enquanto este último deve ser criado depois de ter escrito o seu plano de negócios. Por exemplo, para escrever um resumo executivo de um estudo ambiental, você compilaria um relatório sobre os resultados e descobertas quando o seu estudo acabou. Mas para um resumo executivo no gerenciamento de projetos, você quer cobrir o que o projeto pretende alcançar e por que esses objetivos importam.

As mesmas quatro partes se aplicam a um resumo executivo no gerenciamento de projetos:

Comece com o problema ou precise do projeto está resolvendo.Por que este projeto está acontecendo? Que insight, feedback do cliente, plano de produtos ou outra necessidade causou que viesse à vida?

Delinear a solução recomendada ou os objetivos do projeto.Como o projeto vairesolva o problemaVocê estabeleceu na primeira parte? Quais são os objetivos e objetivos do projeto?

Explicar o valor da solução.Depois de terminar seu projeto, o que acontecerá? Como isso melhorará e resolverá o problema que você estabeleceu na primeira parte?

Embrulhar com uma conclusão sobre a importância do trabalho.Esta é outra oportunidade para reiterar por que o problema é importante e por que o projeto importa. Também pode ser útil referenciar seu público e como sua solução resolverá seu problema. Finalmente, inclua quaisquer próximas etapas relevantes.

Se você nunca escreveu um resumo executivo antes, você pode estar curioso sobre onde se encaixa em outros elementos de gerenciamento de projetos. Veja como os resumos executivos empilha:

Resumo executivo vs. plano de projeto

UMAplano de projetoé um projeto dos elementos-chave que seu projeto será realizado para acertar seus objetivos e objetivos do projeto. Os planos de projeto incluirão seus objetivos, métricas de sucesso, partes interessadas e papéis, orçamento, marcos e entregas, cronograma e cronograma, eplano de comunicação .

Um resumo executivo é um resumo das informações mais importantes do seu plano de projeto. Pense nas coisas absolutamente cruciais que sua equipe de gerenciamento precisa saber quando eles pousam em seu projeto, antes mesmo de ter a chance de olhar para o plano do projeto - esse é seu resumo executivo.

Resumo Executivo vs. Visão geral do projeto

Visão geral do projeto e resumos executivos geralmente têm elementos semelhantes - eles contêm um resumo de informações importantes do projeto. No entanto, sua visão geral do projeto deve ser diretamente conectada ao seu projeto. Deve haver uma linha direta de visão entre o seu projeto e sua visão geral do projeto.

Enquanto você pode incluir seu resumo executivo em seu projeto, dependendo de qual tipo deFerramenta de gerenciamento de projetosVocê usa, também pode ser um documento autônomo.

Resumo executivo vs. objetivos do projeto

Seu resumo executivo deve conter e expandir seuObjetivos do projetoNa segunda parte ( ). Além de incluir seus objetivos do projeto, seu resumo executivo também deve incluir por que atingir seus objetivos do projeto irá agregar valor, além de fornecer detalhes sobre como você vai chegar lá.

Os benefícios de um resumo executivo

Você pode estar perguntando: Por que eu deveria escrever um resumo executivo para o meu projeto? Não é o plano do projeto o suficiente?

Bem, como mencionamos anteriormente, nem todo mundo tem tempo ou precisa mergulhar em seu projeto e ver, de um olhar, quais são os objetivos e por que eles importam.Ferramentas de gerenciamento de trabalhoComoGerenciador de tarefas UDN.Ajudá-lo a capturar muita informação crucial sobre um projeto, então você e sua equipe têm clareza sobre quem está fazendo o que, quando. Seu resumo executivo é projetado menos para os membros da equipe que estão trabalhando ativamente no projeto e mais para as partes interessadas fora do projeto que desejam informações rápidas e respostas sobre por que seu projeto importa.

Um resumo executivo eficaz fornece às partes interessadas uma visão de grande quantidade de todo o projeto e seus pontos importantes - sem exigir que eles mergulhe em todos os detalhes. Em seguida, se quiserem mais informações, eles podem acessar o plano de projeto ou navegar por tarefas em sua ferramenta de gerenciamento de trabalho.

Como escrever um ótimo resumo executivo, com exemplos

Todo resumo executivo tem quatro partes. Para escrever um ótimo resumo executivo, siga este modelo. Em seguida, uma vez que você escreveu seu Resumo Executivo, leia-a novamente para garantir que inclui todas as informações-chave que suas partes interessadas precisam saber.

1. Comece com o problema ou precisar que o projeto esteja resolvendo

No início do seu resumo executivo, comece explicando por que este documento (e o projeto que representa). Levar algum tempo para delinear qual é o problema, incluindo qualquer pesquisa ou clienteFeedback que você conseguiu. Esclarecer como esse problema é importante e relevante para seus clientes e por que resolver isso importa.

Por exemplo, vamos imaginar que você trabalha para uma empresa de fabricação de assistir. Seu projeto é conceber um relógio mais simples e mais barato que ainda agrada aos compradores de luxo, enquanto também direciona um novo suporte de clientes.

Nas recentes sessões de feedback do cliente, 52% dos clientes expressaram a necessidade de uma versão mais simples e mais barata do nosso produto. Em pesquisas de clientes que escolheram relógios concorrentes, o preço é mencionado 87% do tempo. Para melhor atender aos nossos clientes existentes, e ramificar em novos mercados, precisamos desenvolver uma série de relógios que possamos vender a um ponto de preço apropriado para este mercado.

2. Descreva a solução recomendada ou os objetivos do projeto

Agora que você descreveu o problema, explique qual é a sua solução. Ao contrário de um resumo ou esboço, você deve ser Na sua solução - isto é, você deve trabalhar para convencer seus leitores que sua solução é a direita. Esta é menos uma seção de brainstorming e mais um lugar para suportar sua solução recomendada.

Porque você está criando seu resumo executivo no início do seu projeto, tudo bem se você não tiver todas as suas entregas e marcos mapeadas. Mas esta é a sua chance de descrever, em traços amplos, o que acontecerá durante o projeto. Se você precisar de ajuda para formular uma visão geral de alto nível das principais entregas e linha do tempo do seu projeto, considere criar um Roteiro do projetoantes de mergulhar em seu resumo executivo.

Nossa nova série de assistir começará em 20% mais barata do que a atual opção mais barata, com potencial para 40% + opções mais baratas, dependendo do material e do movimento. Para oferecer esses preços, faremos o seguinte:

Oferecer relógios em novos materiais, incluindo potencialmente silicone ou madeira

Use movimento de quartzo de alta qualidade em vez de movimento automático interno

Introduzir opções de banda personalizáveis, com foco na escolha e flexibilidade sobre o luxo tradicional

Observe que todos os relógios ainda serão rigorosamente controlados para manter a mesma velocidade e precisão de nossas ofertas atuais.

3. Explique o valor da solução

Neste ponto, você começa a entrar em mais detalhes sobre como sua solução irá afetar e melhorar o problema que você descreveu no começo. O que, se houver, resultados você espera? Esta é a seção para incluir qualquer informação financeira relevante, riscos de projeto ou benefícios potenciais. Você também deve relacionar este projeto de volta aos objetivos de sua empresa ouRS OK. Como este trabalho é o mapa para os objetivos da sua empresa?

Com novas ofertas entre 20% e 40% mais baratas do que a atual opção mais barata, esperamos ser capazes de invadir o mercado de observação casual, enquanto ainda apoia nossa marca de luxo. Isso nos ajudará a atingir o objetivo 3 do FY22: expandindo a marca. Essas novas ofertas têm o potencial de trazer para cima de três milhões de dólares em lucros anualmente, o que nos ajudará a atingir o objetivo 1: 7 milhão de dólares do FY22 no lucro anual.

As primeiras sessões de feedback do cliente indicam que as opções mais baratas não afetarão o valor ou o prestígio da marca de luxo, embora isso seja um risco que deve ser fatorado durante o projeto. A fim de mitigar esse risco, a equipe de marketing de produtos começará a trabalhar em sua estratégia Go-to-Market seis meses antes do lançamento.

4. Enrole-se com uma conclusão sobre a importância do trabalho

Agora que você compartilhou todas essas informações importantes com as partes interessadas executivas, esta seção final é sua chance de orientar sua compreensão do impacto e importância deste trabalho na organização. O que, se alguma coisa, eles deveriam tirar do seu resumo executivo?

Ofertas mais baratas e variadas não só nos permitem quebrar em um novo mercado - também expandirá nossa marca de maneira positiva. Com a atenção dessas novas ofertas, além da demanda antecipada por relógios mais baratos, esperamos aumentar a participação de mercado em 2% anualmente. Para mais informações, leia nossoEstratégia Go-to-Market e Documentação de feedback do cliente .

Exemplo de um resumo executivo

Quando você coloca tudo juntos, é isso que seu resumo executivo pode parecer:

Erros comuns que as pessoas fazem ao escrever resumos executivos

Você não vai se tornar um resumo executivo - escrita pro durante a noite e tudo bem. Como você é iniciado, use o modelo de quatro partes fornecido neste artigo como um guia. Então, enquanto você continua a aprimorar suas habilidades de escrita de resumo executivo, aqui estão algumas armadilhas comuns para evitar:

Evite usar o jargão

Seu Resumo Executivo é um documento que qualquer pessoa, a partir de contribuintes do projeto para as partes interessadas executivas, deve ser capaz de ler e entender. Lembre-se de que você está muito mais perto do trabalho diário e tarefas individuais do que seus stakeholders será, então leia seu resumo executivo uma vez para ter certeza de que não há jargão desnecessário. Onde você pode, explicar o jargão, ou pule tudo junto.

Lembre-se: este não é um relatório completo

Seu resumo executivo é apenas isso - um resumo. Se você se encontrar para os detalhes de tarefas específicas, datas de vencimento e anexos, tente dar um passo para trás e perguntar se essas informações realmente pertencem ao seu resumo executivo. Alguns detalhes são importantes - você quer que seu resumo seja acionável e envolvente. Mas tenha em mente que a riqueza de informações em seu projeto será capturada em seuferramenta de gerenciamento de trabalho., não seu resumo executivo.

Certifique-se de que o resumo possa ficar sozinho

Você conhece este projeto dentro e fora, mas seus stakeholders não vão. Depois de escrever seu resumo executivo, faça uma segunda olhada para garantir que o resumo possa ficar sozinho. Existe algum contexto que seus stakeholders precisem para entender o resumo? Em caso afirmativo, tave-o em seu resumo executivo ou considere vincular a ele como informações adicionais.

Sempre revisar

Seu resumo executivo é um documento vivo, e se você perder um erro de digitação, você sempre pode voltar e consertar. Mas nunca é dói para revisar ou enviar para um colega para um novo conjunto de olhos.

Em resumo: um resumo executivo é um must-ter

Resumos executivos são uma ótima maneira de obter todos atualizados e na mesma página sobre o seu projeto. Se você tem um monte de stakeholders do projeto que precisam de uma visão rápida sobre o que o projeto está resolvendo e por que é importante, um resumo executivo é a maneira perfeita de dar as informações necessárias.