Πώς να γράψετε μια συνοπτική παρουσίαση, με παραδείγματα

Ένα από τα καλύτερα πράγματαδιαχείριση έργουΕίναι ότι παρέχει έναν τρόπο να σχεδιάσετε, να διαχειριστείτε και να εκτελέσετε όλη τη δουλειά της ομάδας σας. Oftentimes, είναι χρήσιμο να έχετε αυτές τις πληροφορίες διαθέσιμες στο a-glance. Αλλά μερικές φορές, νέα μέλη του έργου ή οι εκτελεστικοί φορείς θέλουν απλοποιημένη προβολή του έργου σας. Αντ 'αυτού, χρειάζεστε έναν συνοπτικό τρόπο για να μοιραστείτε τα κύρια σημεία του έργου - χωρίς να χάσετε την προσοχή του αναγνώστη σας.

Ο καλύτερος τρόπος για να γίνει αυτό είναι με μια εκτελεστική περίληψη. Εάν ποτέ δεν έχετε γράψει μια συνοπτική παρουσίαση, αυτό το άρθρο έχει όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για να σχεδιάσετε, να γράψετε και να τα μοιραστείτε με την ομάδα σας.

Τι είναι μια συνοπτική περίληψη;

Μια περίληψη Executive είναι μια επισκόπηση ενός εγγράφου. Το μήκος και το εύρος της εκτελεστικής σας περίληψης θα διαφέρει ανάλογα με το έγγραφο που συνοψίζει, αλλά γενικά μια εκτελεστική περίληψη μπορεί να είναι οπουδήποτε από μία έως δύο σελίδες. Στο έγγραφο, θα θελήσετε να μοιραστείτε όλες τις πληροφορίες που οι αναγνώστες σας και οι σημαντικοί ενδιαφερόμενοι πρέπει να γνωρίζουν.

Φανταστείτε με αυτόν τον τρόπο: αν οι ενδιαφερόμενοι υψηλού επιπέδου θα διαβάσουν μόνο την περίληψη της εκτελεστικής σας, θα έχουν όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται για να πετύχουν; Εάν ναι, η περίληψη σας έχει κάνει τη δουλειά του.

Θα βρείτε συχνά εκτελεστικές περιλήψεις:

Επιχειρηματικές υποθέσεις

Προτάσεις έργων

Έγγραφα έρευνας

ΜΕΛΕΤΗ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΟΣ

Έρευνες αγοράς

Σχέδια έργων

Γενικά, υπάρχουν τέσσερα μέρη σε οποιαδήποτε συνοπτική παρουσίαση:

Ξεκινήστε με το πρόβλημα ή χρειάζεστε το έγγραφο είναι η επίλυση.

Περιγράψτε τη συνιστώμενη λύση.

Εξηγήστε την αξία της λύσης.

Συμπληρώστε με ένα συμπέρασμα σχετικά με τη σημασία της εργασίας.

Ποια είναι η σύνοψη της διαχείρισης έργων;

Στη διαχείριση του έργου, μια εκτελεστική περίληψη είναι ένας τρόπος για να φέρει σαφήνεια σε διασταυρούμενους συνεργάτες, ηγεσία της ομάδας καιΕργοστάσιο έργων. Σκεφτείτε το σαν ένα έργο "ανελκυστήρας"Για τα μέλη της ομάδας που δεν έχουν το χρόνο ή την ανάγκη να βουτήξουν σε όλες τις λεπτομέρειες του έργου.

Η κύρια διαφορά μεταξύ μιας εκτελεστικής περίληψης της διαχείρισης έργων και μιας πιο παραδοσιακής περίληψης της εκτελεστικής εξουσίας σε ένα επιχειρηματικό σχέδιο είναι ότι ο πρώτος πρέπει να δημιουργηθεί στην αρχή του έργου σας - ενώ το τελευταίο θα πρέπει να δημιουργηθεί αφού γράψετε το επιχειρηματικό σας σχέδιο. Για παράδειγμα, για να γράψετε μια εκτελεστική περίληψη μιας περιβαλλοντικής μελέτης, θα καταγράψετε μια αναφορά σχετικά με τα αποτελέσματα και τα πορίσματα μόλις ολοκληρωθεί η μελέτη σας. Αλλά για μια εκτελεστική περίληψη στη διαχείριση του έργου, θέλετε να καλύψετε τι στοχεύει το έργο να επιτύχει και γιατί οι στόχοι αυτοί οι στόχοι.

Τα ίδια τέσσερα μέρη ισχύουν για μια εκτελεστική περίληψη στη διαχείριση του έργου:

Ξεκινήστε με το πρόβλημα ή χρειάζεστε το έργο επίλυσης.Γιατί συμβαίνει αυτό το έργο; Τι διορατικότητα, ανατροφοδότηση πελατών, σχέδιο προϊόντων ή άλλη ανάγκη που προκάλεσε να έρθει στη ζωή;

Περιγράψτε τη συνιστώμενη λύση ή τους στόχους του έργου.Πώς πηγαίνει το έργολύσε το πρόβλημαΚαθορίσατε στο πρώτο μέρος; Ποιοι είναι οι στόχοι και οι στόχοι του έργου;

Εξηγήστε την αξία της λύσης.Μόλις ολοκληρώσετε το έργο σας, τι θα συμβεί; Πώς θα βελτιωθεί και θα λύσει αυτό το πρόβλημα που δημιουργήσατε στο πρώτο μέρος;

Συμπληρώστε με ένα συμπέρασμα σχετικά με τη σημασία της εργασίας.Αυτή είναι μια άλλη ευκαιρία να επαναλάβετε γιατί το πρόβλημα είναι σημαντικό και γιατί το έργο έχει σημασία. Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο να αναφέρετε το κοινό σας και πώς η λύση σας θα λύσει το πρόβλημά τους. Τέλος, συμπεριλάβετε τα σχετικά επόμενα βήματα.

Εάν ποτέ δεν έχετε γράψει μια συνοπτική περίληψη πριν, ίσως να είστε περίεργοι για το πού ταιριάζει σε άλλα στοιχεία διαχείρισης έργων. Εδώ είναι πώς οι εκτελεστικές περιλήψεις στοιβάζονται:

Συνοπτική παρουσίαση έναντι σχεδίου έργου

ΕΝΑσχέδιο έργουΕίναι ένα σχέδιο των βασικών στοιχείων Το έργο σας θα ολοκληρωθεί για να χτυπήσει τους στόχους και τους στόχους του έργου σας. Τα σχέδια έργων θα περιλαμβάνουν τους στόχους σας, τις μετρήσεις επιτυχίας, τα ενδιαφερόμενα μέρη και τους ρόλους, τον προϋπολογισμό, τα ορόσημα και τα παραδοτέα, το χρονοδιάγραμμα και το χρονοδιάγραμμα, καισχέδιο επικοινωνίας .

Μια περίληψη Executive είναι μια περίληψη των πιο σημαντικών πληροφοριών στο σχέδιο του έργου σας. Σκεφτείτε τα απολύτως κρίσιμα πράγματα που η διοίκησή σας πρέπει να ξέρει πότε προσγειώνεται στο σχέδιό σας, πριν ακόμη έχουν την ευκαιρία να εξετάσουν το σχέδιο του έργου - αυτή είναι η συνοπτική σας περίληψη.

Συνοπτική παρουσίαση έναντι της επισκόπησης έργου

Οι επισκοπήσεις του έργου και οι περιλήψεις των εκτελεστικών συχνά έχουν παρόμοια στοιχεία - και οι δύο περιέχουν περίληψη σημαντικών πληροφοριών έργου. Ωστόσο, η επισκόπηση του έργου σας θα πρέπει να συνδεθεί απευθείας στο έργο σας. Θα πρέπει να υπάρχει μια άμεση οπτική επαφή μεταξύ του έργου σας και της επισκόπησης του έργου σας.

Ενώ μπορείτε να συμπεριλάβετε την περίληψη Executive στο έργο σας ανάλογα με το είδος του τύπουΕργαλείο διαχείρισης έργουΧρησιμοποιείτε, μπορεί επίσης να είναι ένα αυτόνομο έγγραφο.

Συνοπτική παρουσίαση εναντίον στόχων του έργου

Η περίληψη της εκτελεστικής σας πρέπει να περιέχει και να επεκταθεί επάνω σε σαςστόχοι του έργουΣτο δεύτερο μέρος ( ). Εκτός από τους στόχους του έργου σας, η περίληψη της Executive θα πρέπει επίσης να συμπεριλάβει γιατί η επίτευξη των στόχων του έργου σας θα προσθέσει αξία, καθώς και να παρέχει λεπτομέρειες σχετικά με το πώς θα πάρετε εκεί.

Τα οφέλη μιας συνοπτικής περίληψης

Μπορεί να ρωτήσετε: Γιατί πρέπει να γράψω μια εκτελεστική περίληψη για το έργο μου; Δεν είναι αρκετά το σχέδιο του έργου;

Λοιπόν, όπως αναφέραμε νωρίτερα, δεν έχουν ο καθένας που έχει το χρόνο ή χρειάζεται να βουτήξει στο έργο σας και να δούμε, από μια ματιά, τι είναι οι στόχοι και γιατί έχουν σημασία.Εργαλεία διαχείρισης εργασίαςσανUDN Task ManagerΒοηθήστε να καταγράψετε πολλές κρίσιμες πληροφορίες σχετικά με ένα έργο, έτσι ώστε εσείς και η ομάδα σας να έχετε σαφήνεια για το ποιος κάνει τι όταν. Η περίληψη της Executive σας έχει σχεδιαστεί λιγότερο για τα μέλη της ομάδας που εργάζονται ενεργά για το έργο και πολλά άλλα για τα ενδιαφερόμενα μέρη έξω από το έργο που θέλουν γρήγορη διορατικότητα και απαντήσεις σχετικά με το γιατί τα θέματα του έργου σας.

Μια αποτελεσματική συνοπτική σύνοψη δίνει στους ενδιαφερόμενους μια μεγάλη εικόνα με μεγάλη εικόνα ολόκληρου του έργου και των σημαντικών σημείων του - χωρίς να τους απαιτήσει να βουτήξουν σε όλες τις λεπτομέρειες. Στη συνέχεια, αν θέλουν περισσότερες πληροφορίες, μπορούν να έχουν πρόσβαση στο σχέδιο του έργου ή να περιηγηθούν σε εργασίες στο εργαλείο διαχείρισης εργασίας σας.

Πώς να γράψετε μια μεγάλη συνοπτική παρουσίαση, με παραδείγματα

Κάθε περίληψη Executive έχει τέσσερα μέρη. Για να γράψετε μια μεγάλη συνοπτική παρουσίαση, ακολουθήστε αυτό το πρότυπο. Στη συνέχεια, μόλις γράψετε την περίληψη Executive, διαβάστε ξανά για να βεβαιωθείτε ότι περιλαμβάνει όλες τις βασικές πληροφορίες που πρέπει να γνωρίζουν οι ενδιαφερόμενοι.

1. Ξεκινήστε με το πρόβλημα ή χρειάζεστε το έργο επίλυσης

Στην αρχή της περίληψης της Executive, ξεκινήστε εξηγώντας γιατί το παρόν έγγραφο (και το έργο που αντιπροσωπεύει) έχει σημασία. Πάρτε λίγο χρόνο για να περιγράψετε ποιο είναι το πρόβλημα, συμπεριλαμβανομένης οποιασδήποτε έρευνας ή πελάτηΑνατροφοδότηση που έχετε πάρει. Διευκρινίστε τον τρόπο με τον οποίο το πρόβλημα αυτό είναι σημαντικό και σχετικό με τους πελάτες σας και γιατί η επίλυση του έχει σημασία.

Για παράδειγμα, ας φανταστούμε ότι εργάζεστε για μια εταιρεία παραγωγής ρολογιών. Το σχέδιό σας είναι να σχεδιάσετε ένα απλούστερο, φθηνότερο ρολόι που εξακολουθεί να απευθύνεται σε πολλούς αγοραστές πολυτελείας, ενώ στοχεύει επίσης ένα νέο βραχίονα των πελατών.

Σε πρόσφατες συνεδρίες ανατροφοδότησης πελατών, το 52% των πελατών εξέφρασε την ανάγκη για μια απλούστερη και φθηνότερη έκδοση του προϊόντος μας. Σε έρευνες πελατών που έχουν επιλέξει ρολόγια ανταγωνιστή, η τιμή αναφέρεται το 87% του χρόνου. Για να εξυπηρετήσουμε καλύτερα τους υπάρχοντες πελάτες μας και να υποκαταστήσετε σε νέες αγορές, πρέπει να αναπτύξουμε μια σειρά ρολογιών που μπορούμε να πουλήσουμε σε ένα κατάλληλο σημείο τιμής για αυτήν την αγορά.

2. Περιγράψτε τη συνιστώμενη λύση ή τους στόχους του έργου

Τώρα που έχετε περιγράψει το πρόβλημα, εξηγήστε τι είναι η λύση σας. Σε αντίθεση με μια αφηρημένη ή περίγραμμα, θα πρέπει να είστε Στη λύση σας - δηλαδή, θα πρέπει να εργαστείτε για να πείσετε τους αναγνώστες σας ότι η λύση σας είναι η σωστή. Αυτό είναι λιγότερο ένα τμήμα προβληματισμού και πολλά άλλα για να υποστηρίξει τη συνιστώμενη λύση σας.

Επειδή δημιουργείτε την περίληψη της εκτελεστικής σας κατά την έναρξη του έργου σας, είναι εντάξει αν δεν έχετε όλα τα παραδοτέα και τα ορόσημα σας αποσυνδεδεμένα. Αλλά αυτή είναι η ευκαιρία σας να περιγράψετε, σε ευρεία εγκεφαλικά επεισόδια, τι θα συμβεί κατά τη διάρκεια του έργου. Εάν χρειάζεστε βοήθεια για τη διαμόρφωση μιας επισκόπησης υψηλού επιπέδου των κύριων παραδοτέων και του χρονοδιαγράμματος του έργου σας, σκεφτείτε να δημιουργήσετε ένα Εργαλείο οδούπριν καταδύσεις στην περίληψη του Executive.

Η νέα σειρά ρολογιών μας θα ξεκινήσει στο 20% φθηνότερα από την τρέχουσα φθηνότερη επιλογή μας, με το δυναμικό για 40% + φθηνότερες επιλογές ανάλογα με το υλικό και την κίνηση. Για να προσφέρετε αυτές τις τιμές, θα κάνουμε τα εξής:

Προσφέρετε ρολόγια σε νέα υλικά, συμπεριλαμβανομένης της δυνητικά σιλικόνης ή ξύλου

Χρησιμοποιήστε κίνηση χαλαζία υψηλής ποιότητας αντί για αυτόματη κίνηση στο σπίτι

Εισάγετε προσαρμόσιμες επιλογές ζώνης, με εστίαση στην επιλογή και την ευελιξία πάνω από την παραδοσιακή πολυτέλεια

Σημειώστε ότι κάθε ρολόι θα εξακολουθεί να ελέγχεται αυστηρά ποιότητα, προκειμένου να διατηρηθεί η ίδια ταχύτητα και ακρίβεια της παγκόσμιας κλάσης των σημερινών προσφορών μας.

3. Εξηγήστε την αξία της λύσης

Σε αυτό το σημείο, αρχίζετε να αναλάβετε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο η λύση σας θα επηρεάσει και θα βελτιωθεί το πρόβλημα που περιγράφετε στην αρχή. Τι, αν υπάρχουν, τα αποτελέσματα που περιμένετε; Αυτό είναι το τμήμα που περιλαμβάνει τυχόν σχετικές οικονομικές πληροφορίες, κινδύνους έργων ή δυνητικά οφέλη. Θα πρέπει επίσης να αναφέρετε αυτό το έργο πίσω στους στόχους της εταιρείας σας ήOkrs. Πώς αυτός ο χάρτης εργασίας στους στόχους της εταιρείας σας;

Με νέες προσφορές που είναι μεταξύ 20% και 40% φθηνότερες από την τρέχουσα φθηνότερη επιλογή μας, αναμένουμε να μπορέσουμε να σπάσουμε στην Casual Watch Market, διατηρώντας παράλληλα τη μάρκα πολυτελείας μας. Αυτό θα μας βοηθήσει να χτυπήσουμε τον στόχο 3 του FY22: επεκτείνοντας το εμπορικό σήμα. Αυτές οι νέες προσφορές έχουν τη δυνατότητα να φέρουν πάνω από τρία εκατομμύρια δολάρια σε κέρδη ετησίως, γεγονός που θα μας βοηθήσει να χτυπήσουμε το στόχο του FY22 1: 7 εκατομμύρια δολάρια σε ετήσιο κέρδος.

Οι πρώιμες συνεδρίες ανατροφοδότησης πελατών δείχνουν ότι οι φθηνότερες επιλογές δεν θα επηρεάσουν την αξία ή το κύρος της μάρκας πολυτελείας, αν και αυτός είναι ο κίνδυνος που πρέπει να αναφέρεται κατά τη διάρκεια του σχεδιασμού. Προκειμένου να μετριάσει αυτόν τον κίνδυνο, η ομάδα μάρκετινγκ προϊόντων θα αρχίσει να εργάζεται για τη στρατηγική Go-to-Market έξι μήνες πριν από την έναρξη.

4. Τυλίξτε με ένα συμπέρασμα σχετικά με τη σημασία της εργασίας

Τώρα που έχετε μοιραστεί όλες αυτές τις σημαντικές πληροφορίες με τους εκτελεστικούς φορείς, αυτό το τελικό τμήμα είναι η ευκαιρία σας να καθοδηγήσετε την κατανόησή τους για τον αντίκτυπο και τη σημασία αυτής της εργασίας στην οργάνωση. Τι, αν κάτι, θα πρέπει να απομακρυνθούν από την περίληψη της εκτελεστικής σας;

Φθηνότερες και ποικίλες προσφορές όχι μόνο μας επιτρέπουν να σπάσουμε σε μια νέα αγορά - θα επεκτείνει επίσης το εμπορικό σήμα μας με θετικό τρόπο. Με την προσοχή από αυτές τις νέες προσφορές, καθώς και την αναμενόμενη ζήτηση για φθηνότερα ρολόγια, αναμένουμε να αυξήσουμε το μερίδιο αγοράς κατά 2% ετησίως. Για περισσότερες πληροφορίες, διαβάστε μαςστρατηγική για την αγοράκαιΤεκμηρίωση ανατροφοδότησης πελατών .

Παράδειγμα εκτελεστικής περίληψης

Όταν το βάζετε μαζί, αυτό είναι που μπορεί να μοιάζει η συνοπτική σας περίληψη:

Κοινά λάθη Οι άνθρωποι κάνουν όταν γράφουν εκτελεστικές περιλήψεις

Δεν πρόκειται να γίνετε εκτελεστικό συνοπτικό-γράψιμο pro διανυκτέρευση και αυτό είναι εντάξει. Καθώς ξεκινάτε, χρησιμοποιήστε το πρότυπο τεσσάρων μερών που παρέχεται σε αυτό το άρθρο ως οδηγός. Στη συνέχεια, καθώς συνεχίζετε να ακονίζετε τις εκτελεστικές σας συνοπτικές δεξιότητες γραφής, εδώ είναι μερικές κοινές παγίδες για να αποφύγετε:

Αποφύγετε τη χρήση του Jargon

Η συνοπτική σας περίληψη είναι ένα έγγραφο που ο καθένας, από τους συνεισφέροντες έργου στους εκτελεστικούς φορείς, θα πρέπει να είναι σε θέση να διαβάσει και να καταλάβει. Θυμηθείτε ότι είστε πολύ πιο κοντά στην καθημερινή εργασία και τα μεμονωμένα καθήκοντα από ό, τι οι ενδιαφερόμενοι θα είναι, οπότε διαβάστε την περίληψη της εκτελεστικής σας κάποτε για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχει περιττό jargon. Όπου μπορείτε, να εξηγήσετε το jargon, ή να το παραλείψετε όλα μαζί.

Θυμηθείτε: αυτό δεν είναι μια πλήρη αναφορά

Η περίληψη Executive είναι ακριβώς αυτή - μια περίληψη. Εάν βρεθείτε να εισάγετε τις λεπτομέρειες συγκεκριμένων εργασιών, ημερομηνιών και συνημμένων, δοκιμάστε να κάνετε ένα βήμα πίσω και να ρωτήσετε τον εαυτό σας εάν οι πληροφορίες αυτές ανήκουν πραγματικά στην περίληψη σας. Ορισμένες λεπτομέρειες είναι σημαντικές - θέλετε η περίληψη σας να είναι ενεργά και να ασχολείται. Αλλά να έχετε κατά νου ότι ο πλούτος των πληροφοριών στο έργο σας θα καταγραφεί στο δικό σαςΕργαλείο διαχείρισης εργασίας, όχι η συνοπτική σας περίληψη.

Βεβαιωθείτε ότι η περίληψη μπορεί να παραμείνει μόνη της

Ξέρετε αυτό το έργο μέσα και έξω, αλλά οι ενδιαφερόμενοι δεν θα το κάνουν. Μόλις γράψετε την συνοπτική σας περίληψη, ακολουθήστε μια δεύτερη ματιά για να βεβαιωθείτε ότι η περίληψη μπορεί να σταθεί μόνη της. Υπάρχει κάποιο περιβάλλον ότι οι ενδιαφερόμενοι πρέπει να κατανοήσουν τη σύνοψη; Εάν ναι, θα το υστερώστε στην περίληψη σας, ή σκεφτείτε να το συνδέσετε ως πρόσθετες πληροφορίες.

Πάντα διόρθωση

Η περίληψη Executive είναι ένα ζωντανό έγγραφο και αν χάσετε ένα τυπογραφικό λάθος, μπορείτε πάντα να επιστρέψετε και να το διορθώσετε. Αλλά ποτέ δεν πονάει να διογκωθεί ή να στείλει σε έναν συνάδελφο για ένα φρέσκο ​​σύνολο ματιών.

Συνοπτικά: Μια συνοπτική περίληψη είναι απαραίτητη

Οι εκτελεστικές περιλήψεις είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ενημερώσετε όλους και στην ίδια σελίδα σχετικά με το έργο σας. Εάν έχετε πολλούς ενδιαφερόμενους φορείς έργων που χρειάζονται γρήγορη εικόνα για το τι είναι το έργο επίλυσης και γιατί έχει σημασία, μια εκτελεστική περίληψη είναι ο τέλειος τρόπος για να τους δώσετε τις πληροφορίες που χρειάζονται.