Jak napsat výkonný shrnutí s příklady

Jeden z nejlepších věcíprojektový managementJe to, že poskytuje způsob, jak plánovat, spravovat a provést všechny práce vašeho týmu. Často je užitečné mít tyto informace dostupné na-A-pohled. Někdy však nové členové projektu nebo exekutivních zúčastněných stran chtějí zjednodušený pohled na váš projekt. Místo toho potřebujete stručný způsob, jak sdílet hlavní body projektu - aniž by ztratil pozornost čtenáře.

Nejlepší způsob, jak to udělat, je s výkonným shrnutím. Pokud jste nikdy napsali výkonný shrnutí, tento článek má vše, co potřebujete vědět, že plánujete, psát a sdílet je se svým týmem.

Co je to shrnutí?

Přehled dokumentu je přehled dokumentu. Délka a rozsah vašeho výkonného shrnutí se bude lišit v závislosti na dokumentu, který je shrnut, ale obecně může být výkonný shrnutí kdekoli od jedné do dvou stran. V dokumentu budete chtít sdílet všechny informace, které vaši čtenáři a důležité zúčastněné strany potřebují vědět.

Představte si to tímto způsobem: Pokud vaše zúčastněné strany na vysoké úrovni mělo přečíst pouze své shrnutí, měli by mít všechny informace, které potřebují k úspěchu? Pokud ano, vaše shrnutí provedl svou práci.

Často najdete výkonné shrnutí:

Obchodní případy

Projektové návrhy

Výzkumné dokumenty

Studia životního prostředí

Tržní průzkumy

Projektové plány

Obecně existují čtyři části na jakýkoli souhrnný souhrn:

Začněte s problémem nebo potřebujete dokument vyřešit.

Načrtněte doporučené řešení.

Vysvětlit hodnotu řešení.

Zabalte s uzavřením o důležitosti práce.

Co je výkonným shrnutím v oblasti projektového řízení?

V projektovém řízení je výkonný shrnutí způsob, jak přinést jasnost k cross-funkčním spolupracovníkům, vedením týmu aZúčastněné strany projektu. Přemýšlejte o tom jako projekt "výtahová hřiště"Pro členy týmu, kteří nemají čas nebo potřebu ponořit se do všech detailů projektu.

Hlavním rozdílem mezi výkonným shrnutím projektového řízení a tradičnějším výkonným shrnutím podnikatelského plánu je to, že bývalý by měl být vytvořen na začátku vašeho projektu, zatímco druhý by měl být vytvořen po napsání svého podnikatelského plánu. Například napsat výkonný shrnutí environmentální studie, sestavili byste zprávu o výsledcích a zjištění, jakmile bude vaše studium u konce. Ale pro výkonný souhrn v řízení projektů, chcete pokrýt to, co projekt zaměřuje na dosažení a proč tyto cíle záleží.

Stejné čtyři části platí pro výkonné shrnutí v oblasti řízení projektů:

Začněte s problémem nebo potřebujete projekt.Proč se tento projekt děje? Jaký je vhled, zpětná vazba zákazníků, plán výrobku nebo jiná potřeba, aby přišli k životu?

Načrtněte doporučené řešení nebo cíle projektu.Jak bude projektvyřešit problémZaložil jste se v první části? Jaké jsou cíle projektu a cíle?

Vysvětlit hodnotu řešení.Jakmile dokončíte projekt, co se stane? Jak to bude zlepšit a vyřešit problém, který jste vytvořili v první části?

Zabalte s uzavřením o důležitosti práce.To je další příležitost opakovat, proč je problém důležitý, a proč se projekt záleží. Může být také užitečné odkazovat na vaše publikum a jak vaše řešení vyřeší svůj problém. Nakonec, zahrnovat všechny relevantní další kroky.

Pokud jste nikdy napsali výkonný přehled dříve, můžete být zvědaví, kde se vejde do jiných prvků pro správu projektů. Zde je, jak výkonné shrnutí stohují:

Executive souhrn vs. projektový plán

A plán projektuJe plán klíčových prvků, které váš projekt splní, aby zasáhl své projektové cíle a cíle. Projektové plány budou zahrnovat vaše cíle, úspěch metriky, zúčastněné strany a role, rozpočet, milníky a výstupy, časová osa a harmonogram, aKomunikační plán .

Výkonný shrnutí je souhrnem nejdůležitějších informací ve vašem plánu projektu. Přemýšlejte o absolutně klíčových věcech, kterou váš manažerský tým potřebuje vědět, když přistanou ve vašem projektu, než budou mít dokonce šanci podívat se na plán projektu - to je váš výkonný shrnutí.

SHRNUTÍ SOUHRN vs. Přehled projektu

Přehled projektu a výkonné shrnutí často mají podobné prvky - oba obsahují souhrn důležitých informací o projektu. Přehled projektu by však měl být přímo připojen k vašemu projektu. Mezi vaším projektem a přehledem projektu by měla být přímá řada dohledu.

I když můžete zahrnout své shrnutí ve svém projektu v závislosti na tom, jaký typNástroj pro správu projektůPoužíváte, může to být také samostatný dokument.

SHRNUTÍ SOUHRN VS. PROJEKTOVÉ CÍLE

Vaše shrnutí by mělo obsahovat a expandovat na vašecíle projektuve druhé části ( ). Kromě cílů projektu by mělo být vaše souhrnné shrnutí také zahrnovat, proč dosáhnout cílů projektu přidá hodnotu, stejně jako poskytnout podrobnosti o tom, jak se tam dostanete.

Výhody výkonného shrnutí

Můžete se ptát: Proč bych měl napsat výkonný souhrn pro můj projekt? Není plán projektu dost?

No, stejně jako jsme zmínili dříve, ne každý má čas nebo se musí ponořit do vašeho projektu a vidět, z pohledu, jaké cíle jsou a proč záleží.Nástroje pro správu prácejakoSprávce úloh UDNPomůže vám zachytit spoustu klíčových informací o projektu, takže vy a váš tým mají jasnost, kdo dělá to, co. Vaše shrnutí Executive je navržen méně pro členy týmu, kteří aktivně pracují na projektu a více pro zúčastněné strany mimo projekt, kteří chtějí rychlý vhled a odpovědi na tom, proč vaše projektové záležitosti.

Účinný souhrnný souhrn poskytuje zúčastněnými stranami velkým pohledem na celý projekt a její důležité body, aniž by je vyžadoval, aby se ponořili do všech detailů. Pokud chtějí více informací, mohou přistupovat k plánu projektu nebo procházet úkoly ve vašem nástroji pro správu práce.

Jak napsat skvělé shrnutí, s příklady

Každý výkonný shrnutí má čtyři části. Chcete-li napsat skvělé shrnutí, postupujte podle této šablony. Poté, jakmile napsáte svůj souhrnný přehled, přečtěte si znovu, abyste se ujistili, že obsahuje všechny klíčové informace, které potřebují vaše zúčastněné strany.

1. Začněte s problémem nebo potřebujete projektu Řešení

Na začátku svého shrnutí začněte tím, že vysvětluje, proč tento dokument (a projekt představuje) záležitost. Určete si nějaký čas na obrys, jaký je problém, včetně výzkumu nebo zákazníkaZpětná vazba, kterou jste dostali. Vyjasněte, jak je tento problém důležitý a relevantní pro vaše zákazníky, a proč to vyřeší záležitosti.

Představme si například, že pracujete pro zpracovatelskou firmu. Váš projekt je navrhnout jednodušší, levnější hodinky, které stále apeluje na luxusní kupce a zároveň se zaměřují na nový závorku zákazníků.

V nedávných relacích zpětné vazby zákazníků bylo 52% zákazníků vyjádřeno potřebu jednodušší a levnější verze našeho produktu. V průzkumech zákazníků, kteří si vybrali konkurenční hodinky, cena je zmíněna 87% času. Chcete-li nejlépe sloužit našim stávajícím zákazníkům a pobočku na nové trhy, musíme rozvíjet sérii hodinek, které můžeme prodat za vhodného cenového bodu pro tento trh.

2. Načrtněte doporučené řešení nebo cíle projektu

Nyní, když jste problém vyčistili, vysvětlete, co je vaše řešení. Na rozdíl od abstraktního nebo obrysu byste měli být Ve vašem řešení - to znamená, že byste měli pracovat přesvědčit své čtenáře, že vaše řešení je správné. To je menší část brainstormingu a více místa na podporu doporučeného řešení.

Protože vytváříte své výkonné shrnutí na začátku svého projektu, je to v pořádku, pokud nemáte všechny své výstupy a milníky mapované. Ale to je vaše šance popsat, v širokých tahech, co se stane během projektu. Pokud potřebujete pomoc při formulování přehledu na vysoké úrovni hlavních výstupů projektu a časové ose, zvažte vytvoření a Project Roadmap.Před potápění do svého výkonného shrnutí.

Naše nová řada hodinek začne na 20% levnější než naše aktuální nejlevnější možnost, s možností pro 40% + levnější možnosti v závislosti na materiálu a pohybu. Za účelem nabídnutí těchto cen budeme dělat následující:

Nabídka hodinek v nových materiálech, včetně potenciálně silikonu nebo dřeva

Použijte vysoce kvalitní křemenný pohyb namísto in-house automatického pohybu

Zavést přizpůsobitelné možnosti pásma se zaměřením na výběr a flexibilitu nad tradiční luxusem

Všimněte si, že každé hodinky budou stále přísně kvalitní kontrolovány za účelem udržení stejné světové třídy a přesnost našich současných nabídek.

3. Vysvětlete hodnotu řešení

V tomto okamžiku začnete se dostat do více podrobností o tom, jak bude vaše řešení ovlivnit a zlepšit na problém, který jste nastíněli na začátku. Co, pokud nějaké výsledky očekáváte? To je sekce, která zahrnuje jakékoli příslušné finanční informace, projektová rizika nebo potenciální přínosy. Měli byste také vztahovat tento projekt zpět na vaše firemní cíle neboOkrs.. Jak tato práce mapuje cíle vaší společnosti?

S novými nabídkami, které jsou mezi 20% a 40% levnější než naší aktuální nejlevnější volbou, očekáváme, že budete moci rozbít do ležérního trhu sledovat, a zároveň podporovat naši luxusní značku. To nám pomůže hit FY22 Cíl 3: Rozšíření značky. Tyto nové nabídky mají potenciál přinést až tři miliony dolarů v zisku ročně, což nám pomůže hit FY22 Cíl 1: 7 milionů dolarů v ročním zisku.

Časné relace zpětné vazby zákazníků naznačují, že levnější možnosti nebudou mít vliv na hodnotu nebo prestiž luxusní značky, i když je to riziko, které by mělo být v průběhu návrhu faktorováno. Za účelem zmírnění tohoto rizika, produktový marketingový tým začne pracovat na jejich strategii na trhu šest měsíců před zahájením.

4. Zabalit se závěrem o důležitosti práce

Teď, když jste sdíleli všechny tyto důležité informace s exekutivním zainteresovaným stranám, tato poslední sekce je vaší šanci vést jejich chápání dopadu a význam této práce na organizaci. Co, pokud něco, měli by odebírat od vašeho výkonného shrnutí?

Levnější a pestré nabídky, které nám nejen umožňují proniknout na nový trh - také rozšířit naši značku pozitivním způsobem. S pozorností z těchto nových nabídek plus předpokládaná poptávka po levnějších hodinkách očekáváme zvýšení podílu na trhu o 2% ročně. Pro více informací přečtěte si našeStrategie Go-to-Market a Dokumentace zpětné vazby zákazníků .

Příklad výkonného shrnutí

Když to všechno dohromady, to je to, co může váš výkonný shrnutí vypadat jako:

Časté chyby lidé dělají při psaní výkonných shrnutí

Nebudeš stát se výkonným shrnutím-psaní pro přes noc, a to je v pořádku. Jak již začnete, použijte čtyřdílnou šablonu uvedenou v tomto článku jako průvodce. Pak, jak budete i nadále zdokonalovat své výkonné souhrnné dovednosti psaní, zde je několik společných úskalí, aby se zabránilo:

Nepoužívejte Jargon.

Shrnutí vašeho výkonu je dokument, který by někdo, od přispěvatelů projektu k výkonným stranám, by měl být schopen číst a pochopit. Nezapomeňte, že jste mnohem blíže k každodenní práci a individuální úkoly, než budou vaše zainteresované strany, takže si přečtěte své shrnutí, abyste se ujistili, že neexistuje žádný zbytečný žargon. Kde můžete, vysvětlit žargon, nebo přeskočit vše dohromady.

Nezapomeňte: Toto není úplná zpráva

Vaše shrnutí Executive je právě to-souhrn. Pokud se ocitnete v úvahu detaily specifických úkolů, datů řádků a příloh, zkuste vzít krok zpět a ptát se, zda tyto informace skutečně patří do vašeho souhrnu. Některé podrobnosti jsou důležité - chcete, aby byl váš souhrn, který má být akční a zapojení. Ale mějte na paměti, že bohatství informací ve vašem projektu bude zachyceno ve vašemnástroj pro správu práce, ne váš výkonný shrnutí.

Ujistěte se, že souhrn může stát sám

Znáte tento projekt uvnitř a ven, ale vaši zúčastněné strany nebudou. Jakmile napsal svůj souhrnný souhrn, proveďte druhý pohled, abyste se ujistili, že souhrn může stát samostatně. Existuje nějaký kontext, vaše zúčastněné strany potřebují k pochopení souhrnu? Pokud ano, proveďte ji do svého výkonného shrnutí nebo zvažte propojení k ní jako další informace.

Vždy korektura

Vaše shrnutí je životní dokument, a pokud vám chybí překlep, můžete se vždy vrátit a opravit. Nikdy však neublíží korekturu nebo poslat kolegovi pro čerstvý sadu očí.

Souhrn: Shrnutí výkonného souhrnu je nutností

Výkonné shrnutí jsou skvělým způsobem, jak získat všechny aktuální a na stejné stránce o vašem projektu. Máte-li spoustu zúčastněných stran projektu, kteří potřebují rychlý pohled na to, co projektu řeší a proč záleží, výkonný shrnutí je dokonalým způsobem, jak jim poskytnout informace, které potřebují.