Hoe maak je een samenvatting te schrijven, met voorbeelden

Een van de beste dingen overproject managementis dat het een manier om te plannen, te beheren en uit te voeren al het werk van uw team. Vaak is het handig om deze informatie op een oogopslag te hebben. Maar soms, nieuwe leden project of uitvoerende stakeholders wil een vereenvoudigde weergave van uw project. In plaats daarvan moet u een beknopte manier om de belangrijkste punten, zonder het project te delen verliezen van de aandacht van uw lezer.

De beste manier om dat te doen is met een samenvatting. Als je nog nooit een samenvatting geschreven heb, is dit artikel heeft alles wat je moet weten om te plannen, te schrijven, en deel ze met je team.

Wat is een samenvatting?

Een samenvatting is een overzicht van een document. De lengte en omvang van uw samenvatting zal verschillen, afhankelijk van het document dat het samenvatten, maar in het algemeen een samenvatting kan overal van één naar twee pagina's lang zijn. In het document, wil je alle informatie uw lezers en belangrijke stakeholders moet weten te delen.

Stel je het op deze manier: als uw stakeholders op hoog niveau waren alleen lees uw samenvatting, zouden ze alle informatie die ze nodig hebben om te slagen? Als dat zo is, heeft uw samenvatting zijn werk gedaan.

Je zult vaak samenvattingen van:

Zakelijke aangelegenheden

projectvoorstellen

onderzoek documenten

Milieustudies

marktonderzoeken

projectplannen

In het algemeen zijn er vier delen aan een samenvatting:

Begin met het probleem of nodig het document wordt het oplossen.

Een overzicht van de aanbevolen oplossing.

Leg de waarde van de oplossing.

Wikkel met een conclusie over het belang van het werk.

Wat is een samenvatting in project management?

In project management, een samenvatting is een manier om inzicht krijgen in cross-functionele medewerkers, team leiderschap enProject stakeholders. Denk aan het als een project “lifthoogte”Voor teamleden die hebben niet de tijd of de noodzaak om een duik in alle details van het project.

Het belangrijkste verschil tussen een samenvatting in project management en een meer traditionele samenvatting in een business plan is dat de eerste moeten worden gecreëerd aan het begin van uw project-terwijl de laatstgenoemde moet worden gemaakt nadat u uw business plan hebt geschreven. Bijvoorbeeld, om een samenvatting van een milieustudie te schrijven, zou u een rapport over de resultaten en bevindingen opstellen zodra je studie voorbij was. Maar voor een samenvatting in project management, je wilt dekken wat het project is gericht op het bereiken en waarom die doelen toe.

Dezelfde vier delen van toepassing op een samenvatting in projectmanagement:

Begin met het probleem of noodzaak van het project is het oplossen.Waarom is dit project gebeurt? Welk inzicht, feedback van klanten, product plan, of andere noodzaak ervoor zorgde dat het leven te komen?

Een overzicht van de aanbevolen oplossing, of de doelstellingen van het project.Hoe gaat het project omhet probleem oplossenu gevestigd in het eerste deel? Wat zijn de doelstellingen van het project en de doelstellingen?

Leg de waarde van de oplossing.Zodra u uw project klaar bent, wat zal er gebeuren? Hoe zal dit verbeteren en het probleem dat je in het eerste deel vastgesteld op te lossen?

Wikkel met een conclusie over het belang van het werk.Dit is een andere mogelijkheid om te herhalen waarom het probleem is belangrijk, en waarom het project zaken. Het kan ook nuttig zijn om uw doelgroep en hoe uw oplossing zal oplossen van hun probleem verwijzen. Tenslotte omvatten alle relevante volgende stappen.

Als u een samenvatting nooit eerder heb geschreven, zou je benieuwd waar het past in andere project management elementen. Hier is hoe samenvattingen stapelen:

Samenvatting vs. projectplan

EENproject Planis een blauwdruk van de belangrijkste elementen van uw project om uw project doelen en doelstellingen hit te bereiken. Project plannen zullen ook uw doelen, succes metrics, belanghebbenden en rollen, budget, mijlpalen en deliverables, tijdslijn en schema, encommunicatie plan .

Een samenvatting is een samenvatting van de belangrijkste informatie in uw projectplan. Denk aan de absoluut cruciale dingen die uw managementteam moet weten wanneer ze in uw project landen, voordat ze zelfs een kans hebben om naar het projectplan te kijken - dat is uw samenvatting.

Samenvatting Vs. Project Overzicht

Projectoverzichten en uitvoerende samenvattingen hebben vaak soortgelijke elementen - ze bevatten allebei een samenvatting van belangrijke projectinformatie. Uw projectoverzicht moet echter rechtstreeks aan uw project worden gehecht. Er moet een directe zichtlijn zijn tussen uw project en uw projectoverzicht.

Terwijl u uw uitvoerend samenvatting in uw project kunt opnemen, afhankelijk van het typeProject Management ToolU gebruikt, het kan ook een stand-alone document zijn.

Samenvatting Vs. Project Doelstellingen

Uw Samenvatting zou moeten bevatten en uitbreiden op uwprojectdoelenIn het tweede deel ( ). Naast het opnemen van uw projectdoelstellingen, moet uw uitvoerend samenvatting ook omvatten waarom het bereiken van uw projectdoelstellingen de waarde toevoegen, evenals informatie geven over hoe u er gaat komen.

De voordelen van een uitvoerend samenvatting

Misschien vraagt ​​u: waarom zou ik een uitvoerend samenvatting voor mijn project schrijven? Is het projectplan niet genoeg?

Nou, zoals die eerder vermeldde, niet iedereen heeft de tijd of moet je in je project duiken en vanuit een oogopslag zien wat de doelen zijn en waarom ze er toe doen.WerkbeheershulpmiddelenLeuk vindenUdn taakmanagerHelp je veel cruciale informatie over een project te vangen, dus jij en je team hebben duidelijkheid over wie het doet waar bij wanneer. Uw Samenvatting is minder ontworpen voor teamleden die actief aan het project en meer werken voor stakeholders buiten het project die snel inzicht en antwoorden willen over waarom uw project is.

Een effectieve samenvatting geeft stakeholders een grootbeeldweergave van het volledige project en de belangrijke punten - zonder dat ze alle details moeten duiken. Als ze dan meer informatie willen, hebben ze toegang tot het projectplan of navigeren ze door taken in uw werkmanagementtool.

Hoe een geweldige samenvatting te schrijven, met voorbeelden

Elke samenvatting heeft vier delen. Om een ​​geweldig samenvatting te schrijven, volgt u deze sjabloon. Nadat u uw Samenvatting hebt geschreven, lees dan opnieuw om er zeker van te zijn dat het alle belangrijke informatie bevat die uw stakeholders moeten weten.

1. Begin met het probleem of heb het project opgelost

Begin aan het begin van uw samenvatting door uit te leggen waarom dit document (en het project het vertegenwoordigt) materie. Neem wat tijd om te schetsen wat het probleem is, inclusief onderzoek of klantFeedback die je hebt gekregen. Verduidelijk hoe dit probleem belangrijk en relevant is voor uw klanten, en waarom het oplost het aan.

Laten we bijvoorbeeld voorstellen dat je werkt voor een horlogemaatschappij. Uw project is om een ​​eenvoudiger, goedkoper horloge te bedenken dat nog steeds aanspreekt aan luxe kopers, terwijl ook een nieuwe beugel van klanten gericht is.

In recente feedbacksessies van klanten heeft 52% van de klanten een behoefte aan een eenvoudiger en goedkopere versie van ons product uitgesproken. In enquêtes van klanten die de horloges van de concurrent hebben gekozen, wordt de prijs 87% van de tijd genoemd. Om onze bestaande klanten het beste te bedienen en om in nieuwe markten te vestigen, moeten we een reeks horloges ontwikkelen die we kunnen verkopen aan een passend prijs voor deze markt.

2. Geef een overzicht van de aanbevolen oplossing of de doelstellingen van het project

Nu u het probleem hebt geschetst, legt u uit wat uw oplossing is. In tegenstelling tot een abstract of een omtrek, zou je moeten zijn In uw oplossing - dat wil zeggen, moet u werken om uw lezers te overtuigen dat uw oplossing de juiste is. Dit is minder van een brainstormgedeelte en meer een plaats om uw aanbevolen oplossing te ondersteunen.

Omdat u uw uitvoerend samenvatting aan het begin van uw project maakt, is het goed als u niet al uw deliverables en mijlpalen hebt in kaart gebracht. Maar dit is jouw kans om te beschrijven, in brede slagen, wat er tijdens het project zal gebeuren. Als u hulp nodig heeft met het formuleren van een overzicht op hoog niveau van de belangrijkste deliverables en tijdlijn van uw project, overweeg dan om een Project Roadmapvoordat u in uw samenvatting in uw samenvatting gaat.

Onze nieuwe horlogebestuur begint bij 20% goedkoper dan onze huidige goedkoopste optie, met het potentieel voor 40% + goedkopere opties, afhankelijk van materiaal en beweging. Om deze prijzen aan te bieden, zullen we het volgende doen:

Bieden horloges in nieuwe materialen, waaronder potentieel siliconen of hout

Gebruik kwartsbeweging van hoge kwaliteit in plaats van automatische beweging in het huis

Introduceer aanpasbare bandopties, met een focus op keuze en flexibiliteit over traditionele luxe

Merk op dat elk horloge nog steeds rigoureus kwaliteit wordt gecontroleerd om dezelfde snelheid en nauwkeurigheid van wereldklasse te handhaven van ons huidige aanbod.

3. Verklaar de waarde van de oplossing

Op dit punt begin je in meer details over hoe je oplossing zal beïnvloeden en verbeteren wat je in het begin hebt geschetst. Wat, indien aanwezig, resultaten verwacht u? Dit is de sectie om relevante financiële informatie, projectrisico's of potentiële voordelen op te nemen. U moet dit project ook relateren naar uw bedrijfsdoelen ofOkrs. Hoe kaartkaart naar uw bedrijfsdoelstellingen?

Met nieuwe aanbiedingen die tussen 20% en 40% goedkoper zijn dan onze huidige goedkoopste optie, verwachten we in staat te zijn om in de casual horlogemarkt te breken, terwijl we nog steeds ons luxe merk ondersteunen. Dat zal ons helpen om de doelstelling 3 van FY22 te raken: het merk uitbreiden. Deze nieuwe aanbiedingen hebben het potentieel om jaarlijks drie miljoen dollar in winst in te brengen, wat ons zal helpen bij het raken van de doelstelling van FY22 1: 7 miljoen dollar in de jaarlijkse winst.

Vroege feedbacksessies van de klant geven aan dat goedkopere opties de waarde of het prestige van het luxe merk niet beïnvloeden, hoewel dit een risico is dat in het ontwerp moet worden meegewerkt. Om dat risico te verzachten, begint het productmarketingteam zes maanden vóór de lancering aan hun go-to-market-strategie te werken.

4. Wikkel een conclusie over het belang van het werk

Nu u al deze belangrijke informatie met uitvoerende stakeholders hebt gedeeld, is deze laatste sectie uw kans om hun begrip van de impact en het belang van dit werk aan de organisatie te begeleiden. Wat, als iets, moeten ze wegnemen van je samenvatting?

Goedkoper en gevarieerd aanbod stelt ons niet alleen in staat om in een nieuwe markt te breken - het zal ons merk ook op een positieve manier uitbreiden. Met de aandacht van deze nieuwe aanbiedingen, plus de verwachte vraag naar goedkopere horloges, verwachten we het marktaandeel met 2% per jaar te verhogen. Lees onze informatie voor meer informatieGo-to-market strategie en Customer Feedback-documentatie .

Voorbeeld van een samenvatting

Wanneer u het allemaal bij elkaar legt, is dit wat uw samenvatting eruit ziet:

Gemeenschappelijke fouten Mensen maken bij het schrijven van uitvoerende samenvattingen

Je gaat 's nachts niet een samenvatting van het schrijven pro worden, en dat is OK. Terwijl u aan de slag gaat, gebruikt u de vierdelige sjabloon in dit artikel als een gids. Dan, terwijl u doorgaat met het aanraken van uw uitvoerende samenvattende schrijfvaardigheden, hier zijn hier een paar gewone valkuilen om te vermijden:

Vermijd het gebruik van jargon

Uw Samenvatting is een document dat iedereen, van projectbijdragen aan uitvoerende belanghebbenden, in staat zou moeten zijn om te lezen en te begrijpen. Vergeet niet dat je veel dichter bij het dagelijkse werk en individuele taken bent dan je stakeholders zullen zijn, lees dus je uitvoerend samenvatting eens om ervoor te zorgen dat er geen onnodige jargon is. Waar je kunt, leg het jargon uit of sla het allemaal samen.

Onthoud: dit is geen volledig rapport

Uw Samenvatting is precies dat - een samenvatting. Als u merkt dat u in de details komt van specifieke taken, duale data en bijlagen, probeert u een stap terug te nemen en uzelf te vragen of die informatie echt in uw samenvatting behoort. Sommige details zijn belangrijk, u wilt dat uw samenvatting bruikbaar en boeiend is. Maar houd er rekening mee dat de rijkdom aan informatie in uw project in uw wordt vastgelegdWerkbeheersingstool, niet uw samenvatting.

Zorg ervoor dat de samenvatting alleen kan staan

U kent dit project binnen en buiten, maar uw stakeholders zullen dat niet doen. Zodra u uw Samenvatting hebt geschreven, neem dan een tweede uitstraling om ervoor te zorgen dat de samenvatting op zichzelf kan staan. Is er een context die uw belanghebbenden nodig hebben om de samenvatting te begrijpen? Als dit het geval is, weef het dan in uw samenvatting of overweeg het als aanvullende informatie aan het koppelen.

Altijd proeflezen

Uw Samenvatting is een levend document en als u een typfo mist, kunt u altijd teruggaan en het repareren. Maar het doet nooit pijn tot het proeflezen of sturen naar een collega voor een frisse set van ogen.

Samenvatting: een samenvatting is een must-have

Samenvattingen zijn een geweldige manier om iedereen up-to-date en op dezelfde pagina over uw project te krijgen. Als u veel projectbelanghebbenden heeft die een snel inzicht nodig hebben in wat het project oplost en waarom het aangeleert, is een samenvatting de perfecte manier om ze de informatie te geven die ze nodig hebben.