O melhor guia para reuniões one-on-one
Reuniões one-on-one formam uma parte central da administração e gestão de uma empresa. Essas sessões simples e rápidas podem ser uma excelente maneira de comunicação dentro da organização.
Reuniões one-on-one dão às equipas uma visão sobre os problemas que atulmam suasprocesso de projetos.. Eles também são uma maneira eficiente de identificar questões e resolvê-las antes de representar uma ameaça ao gerenciamento de projetos.
A maioria dos problemas no local de trabalho surge da falta de comunicação ou erro de comunicação. Reuniões one-on-one, nesse caso, são uma maneira apropriada de trocar informações e discutir os detalhes de um projeto para melhor funcionamento.
Se essas sessões forem conduzidas corretamente, elas podem ajudar a aumentar a produtividade de uma equipe, desempenho geral, engajamento e moral. Além disso, eles também aliviam o risco de culpa ou política de gabinetes, que afetam negativamente o progresso de uma empresa.
Por último, mas não menos importante, reuniões one-on-one construir relacionamento que cria um saudável e positivoambiente de trabalhono escritório.
Neste artigo, vamos guiá-lo sobre como planejar e conduzir reuniões one-on-one para aproveitar ao máximo.
Mas antes de nos passarmos para o guia, por que não dar uma breve vista para o que são reuniões one-on-one?
Quais são as reuniões one-on-one?
Reuniões individuais são sessões exclusivas e leves entre duas pessoas trabalhando em uma organização - normalmente um gerente e seu funcionário. O objetivo de uma reunião tão íntima é discutir questões, resolver problemas e trabalhar em áreas que precisam de melhoria.
O que faz sessões one-on-onediferente de reuniões regularesé privacidade e exclusividade. Os gerentes e seus funcionários conseguem construir um relacionamento confiável e produtivo e também melhorar seu desempenho.
Lembre-se - reuniões one-on-one vão de duas maneiras. Por um lado, eles permitem que os gerentes compartilhem seus comentários, apontem problemas, discutam melhorias, etc. Por outro lado, ajudam os funcionários a receber treinamento em seu desempenho, faça perguntas detalhadas para melhorias, etc.
Eles são uma fonte eficiente de:
Reuniões one-on-one são frequentemente negligenciadas por gerentes e funcionários. Normalmente, o tempo reservado para as reuniões é frequentemente gasto em silêncios desajeitados, gentilezas ou simplesmente alocado para outras coisas "mais importantes".
A maioria das equipes desconhece os benefícios de reuniões individuais e considera-as sem importância em face de reuniões de equipe regulares. Foi notado que ao redor15% dos funcionários estão regularmente envolvidosQuando eles não se encontram com seus gerentes, os números, no entanto, quase triplos no caso de reuniões regulares entre funcionários e gerentes.
As estatísticas também mostram que apenas sobre29% dos millennials estão ativamente envolvidosEm seu trabalho, 55% dos millennials não estão envolvidos, enquanto 16% estão ativamente desativados. Esses números são resultado de uma falta de comunicação, uma vez que 56% dos millenários atendem aos seus gerentes com menos de uma vez por mês.
Grandes equipes, no entanto, reconhecem oimportância dessas reuniõese conduzi-los regularmente para desfrutar de suas vantagens.
Vamos esclarecer alguns dos benefícios mais importantes das reuniões one-on-one nos seguintes ponteiros:
Voltando ao assunto principal deste artigo, como realizar uma sessão perfeita de um em um? O que constitui uma reunião regular one-on-one? Vamos responder a todas as suas perguntas relacionadas a reuniões one-on-one nos seguintes parágrafos.
Como realizar uma reunião adequada de um em um?
Agora que tivemos um vislumbre nos aspectos benéficos de reuniões individuais, examinaremos os fundamentos de como são conduzidas as reuniões one-on-one.
Devemos apontar que uma das principais razões pelas quais as reuniões one-on-one são malsucedidas é por causa domaneiras ignorantes eles são estruturados. É essencial planejar a reunião do caminho certo para utilizar plenamente suas vantagens.
Nós temos você coberto neste aspecto, seguindo os parágrafos dão uma visão sobre os fundamentos dessas reuniões e como você pode otimizar seus benefícios.
Você tem que entender um ponto - reuniões one-on-one não são extras. Eles não desempenham um papel de apoio no desempenho da sua equipe, em oposição, eles desempenham um papel vital no aprimoramento da produtividade de seus funcionários.
O ponto é que você tem que tirar tempo paraAgende estas reuniõesregularmente. Você não pode esperar por tempo extra ou livre porque não terá a menos que você faça tempo para essas reuniões especificamente.
A consistência nessas sessões é uma ótima maneira de se conectar com seus funcionários. Sessões semanais com cada membro da equipe refletem seu compromisso de ajudá-los a melhorar seu desempenho. Faça estas reuniões um hábito para colher a fruta mais tarde.
Noteve-se que a melhor frequência para as sessões é uma vez a cada semana ou duas semanas com todas as sessõesa partir de meia horaa uma hora.
Se você se comunicar com sua equipe todos os dias, então você pode reduzir a frequência das reuniões para uma vez a cada duas semanas, no entanto, se a sua comunicação é intermitente ou inconsistente, então você deve atender pelo menos uma vez por semana.
Ao realizar reuniões regularmente, você fica atualizado sobre o desempenho e o trabalho de cada um de seus funcionários e ganha informações compartilhadas sobre oportunidades de crescimento e melhoria.
Agradecidamente,Gerenciador de tarefas UDN.Torna este feito fácil com o seu recurso de "reuniões recorrentes" pelo qual você pode criar reuniões e repeti-las com base em um intervalo de tempo pré-determinado. Isso economiza a partir do incômodo de agendar as reuniões de novo e de novo. Você também pode sincronizar as reuniões com seu calendário para ficar no caminho certo com a programação da sua reunião.
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Reuniões one-on-one devem ser agendadas com todas as pessoas em uma equipe. Você não pode ser tendencioso a este respeito. Você deveAgende uma sessãocom todos os funcionários.
Se você realizar uma sessão com apenas um ou dois de seus funcionários, o resto de sua equipe se sentirá desmotivado e não terá a confiança de compartilhar suas ideias com você. Sua proatividade neste aspecto irá envolvê-los no progresso do trabalho e aumentará sua moral.
Como mencionamos anteriormente, as reuniões one-on-one são uma excelente maneira de se conectar com seus funcionários, a realização dessas sessões no lugar certo também é importante.
A melhor maneira de se encontrar para a discussão será suaConferência ou sala de reunião. Estes quartos são relativamente quietos e lhe darão a privacidade que você precisa se comunicar abertamente. Você também pode levar essas reuniões fora de suas muralhas para baixar o nervosismo e hesitação dos funcionários e dar-lhes um ambiente relaxante.
Equipes remotas, no entanto, também podem realizar sessões individuais usando Gerenciador de tarefas UDN.Gerenciamento de reunião módulo.Gerenciador de tarefas UDN.Permite que você se comunique com seu funcionário em tempo real sobre as chamadas de vídeo. As características detalhadas deGerenciador de tarefas UDN.O módulo de gerenciamento de reunião estão apenas no topo do bolo para equipes remotos. Você pode facilmente agendar reuniões a qualquer momento, em qualquer lugar que você quiser e tenha uma sessão perfeitamente organizada - a maneira como você gosta.
Gerentes e funcionários geralmente acham difícil comunicar na presença de outras pessoas ou no escritório. Em tais circunstâncias, mudando suas reuniões para uma plataforma online, comoGerenciador de tarefas UDN., será uma opção melhor.
Plataformas on-line fornecem um espaço privado onde funcionários e gerentes podem discutir abertamente os pontos sem se sentir nervoso.
Tomar notas durante uma reunião é importante, uma vez que é altamente provável que você esqueça os pontos de discussão. Notas ajudam você a manter as informações necessárias e também é útil para recoler os pontos importantes que você não pode se lembrar mais tarde.
Quando você faz anotações durante uma sessão, seu gesto é um indicador de seu interesse na agenda da reunião e do trabalho de seu funcionário. Ele reflete sua vontade de ouvir o empregado e ajudá-los no entanto você pode.
Um dos núcleos Benefícios de tomar notasé que você pode resumir os pontos e compartilhá-los com seus colegas para uma discussão adicional. Também ajuda a reduzir o risco de mal-entendidos entre as duas partes.
Você podeUse nota de notacomo uma coisa pessoal, para manter uma conta das coisas que você quer lembrar e se concentrar.
Você pode anotar os pontos usando um papel e caneta ou usarGerenciador de tarefas UDN.para anotar os pontos de discussão. Os ponteiros observados durante a sessão ajudarão você a acompanhar os detalhes das reuniões e dos pontos focais da sessão.
Os pontos de discussão também ajudarão você a decidir as ações de acompanhamento necessárias para impulsionar o desempenho dos funcionários etomar decisões importantesnecessário para a melhoria da capacidade de trabalho do seu funcionário.
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Reuniões individuais não devem ser tomadas levemente, prepare-se para a sessão. No entanto, você não precisa seguir um conjunto rígido de diretrizes durante a reunião. Você pode anotar os pontos que deseja focar e discutir durante a reunião.
Suas preparações ajudarão você a ficar no caminho certo, você não irá digress e será capaz de discutir os pontos principais eficientemente. Tanto o participante pode ativamentePrepare-se para a reuniãoIsso diminuirá o tempo desperdiçado na pequena conversa e manterá sua reunião mais focada e produtiva.
Se você estiver tendo problemas para agendar uma sessão individual com os membros da sua equipe, então você pode assumir a ajuda de uma ferramenta eficiente de gerenciamento de reuniões - como Gerenciador de tarefas UDN. .
As características oferecidas pela ferramenta incluem:
Uma boa ferramenta de gerenciamento de reunião, comoGerenciador de tarefas UDN.tornará mais fácil para você conduzir a reunião e também ajudar nas ações de acompanhamento. Assim,Inscreva-se paraGerenciador de tarefas UDN. Agora, se você quiser fazer reuniões individuais mais simples e mais fáceis.
Não importa se você é um gerente ou um funcionário, você deve ser proativo em sessões individuais. Essas reuniões estão programadas para ajudá-lo a aumentar sua produtividade. Isso, no entanto, é impossível se você não fizer proativamente perguntas e buscar respostas.
Os gerentes devemperguntePara entender a capacidade de trabalho do empregado, seus pontos fortes e fracos, e as questões que ele enfrenta. O sofamento suave de um gerente pode ajudar o funcionário a abrir mais e, em última instância, ajudar a abordar os pontos que precisam ser resolvidos.
Os funcionários, por outro lado, podem buscar orientação fazendo perguntas. Sua disposição para melhorar seu desempenho será refletida através de suas ações. Então, eles devem fazer as perguntas certas para melhorar seu desempenho e desenvolver suas habilidades para o futuro.
Conclusão
Se você estiver configurando reuniões usandoGerenciador de tarefas UDN.Então todas essas coisas serão cuidadas comGerenciador de tarefas UDN.É melhor dos melhores recursos de gerenciamento de reuniões. E se você ainda não mudou paraGerenciador de tarefas UDN.Então é que você faz agora.
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