En digital Decluttering Guide för att skapa en produktiv arbetsyta

Udn Webber

Författare

Decluttering din digitala arbetsyta kan vara ett spel förändrande upplevelse ... när man har rätt verktyg och vanor för att organisera målmedvetet. Om du har skjutit upp organisera hundratals eller tusentals filer-du inte ensam!

Uppgiften att bygga ett hållbart Pinterest-värdig arkiveringssystem kändes som en börda för mig. Detta ändrades efter att jag åstadkommit några enkla decluttering projekt. Nu känner jag inspirerad av min arbetsplats, och det är vad jag vill ha för dig!

Du kan ha fastnat undrar var man ska börja och frågar: ”Hur rena är ren?" Jag ska gå igenom åtta hanterbara digital decluttering projekt och hur UDN Task Manager kan hjälpa dig att bygga omedelbara organisatoriska vanor. 🌱

Vägen till en digital Declutter Mindset

Det är vårt ansvar att regelbundet steg bort från tekniken att granska vårt välbefinnande. Sanningen är att denna ”spara den eller ångra det” tänkesätt är vad uppmuntrar våra digitala hamstring tendenser, vilket är skurken i vår resa mot arbetsplatsen produktivitet.

Att få våra översållad enheter under kontroll, först måste vi veta vad som bidrar till högen.

Computer Desktop

Arbets Applications

Mobil / tablett

Den goda nyheten är, när du börjar bygga organisatoriska vanor, mängden decluttering du ska göra kommer att minska med tiden! ✨

Nu då, vad ska du förväntar dig att känna när du börjar processen för att declutter dina enheter? Först överväldigad:

Följt av några småskrattar ner memory lane:

Slutligen, en enorm vikt utanför ditt sinne när projektet är klart.

Innan vi börjar, är det viktigt att notera att du inte behöver följa denna guide till en ’T’ för den perfekta declutter arbetsflöde. Känn dig fri att organisera hur vanligt, men jag uppmuntrar dig att experimentera lite! 🧠💡

Här finns åtta digitala decluttering projekt som du kan göra för att komma igång i din digitala decluttering resa.

8 digitala Decluttering Projects

1️⃣ Töm överför Folder

Slumpmässiga PDF nedladdningar och dubbla skärm, de måste gå ! Börja med att arrangera den här mappen i en lista och sortera dem efter filtyp för att enkelt ta bort dem i grupp. Detta hjälper mig att snabbt hitta och ta bort alla PNG, zip-arkiv, GIF, och HTML mappar från mina tidigare projekt jag vet att jag inte behöver längre. Efter denna inledande svep är klar gå igenom resten som kräver extra uppmärksamhet. 🔎

Tips: Om du är på en Mac, välja en fil (eller en grupp av filer) och tryck på mellanslagstangenten för att förhandsgranska filen. Sedan tryck på mellanslagstangenten igen för att stänga filen. Du ska flytta genom röran snabbare i stället för att öppna och stänga enskilda filer!

2️⃣ organisera din Google Drive

Google Drive liknar mappen Nedladdningar eftersom det snabbt kan fylla med Kopia av Kopia av kopia av half-assed dokument. Ordna dina filer i nätet eller listan visa och ta bort allt som inte tjänar ett syfte. 🗑

Tips 1: Ta din Google Drive organisation ett steg längre genom att ändra standard hemsida från My Drive till Prioritet . Detta kommer att hjälpa dig att känna mindre överväldigade genom att titta på vad som är viktigt i stället för hela biblioteket när du öppnar Google Drive.

Över toppen av Prioritet sidan är en snabb tillgång karusell av enskilda filer som har öppnats ofta. Längst ner på sidan är där den verkliga magin händer! Du kan skapa arbetsytor att få tillgång till de mest väsentliga eller aktiva filer utan att flytta dem från sin ursprungliga plats. 📍

Tips 2: Om du knappast använder Föreslagna panel högst upp på Google Drive, kan du stänga av denna funktion genom att klicka på ikonen & gt redskap; inställningar & gt; avmarkera Förslag .

3️⃣ Konsolidera bokmärken och tillägg

Bokmärken och tillägg skall Hjälp oss att få ut det mesta av vår online-upplevelse. Om detta område i ditt digitala utrymme är överfulla, är det några förslag att förenkla:

Tips: Ingen överdrift, UDN Task Manager Chrome Extension är en spelväxlare. När jag undersöker för mitt nästa projekt, bokmärke jag mellan, OH, 8-12 webbplatser varje session. Det är en sammanställning av textkällor, YouTube-videor och inspiration. Istället för att ställa in och glömma dem i en krommapp, bokmärker jag dem genom UDN Task Manager Chrome Extension! Det synkroniserar till min UDN Task Manager Konto med resten av mitt arbete tillsammans med en snabb anteckning jag gav till framtida mig av sitt syfte. Om du bara tar en sak bort från den här guiden, låt det vara det här: Ladda ner UDN Task Manager Chrome Extension ! 🆓

4️⃣ Tomma e-postinboxar

Det är säkert att anta att varje person har mellan tre till fem e-postkonton:

1. AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com eller Yahoo! Post från ungdomar

2. Gmail (eftersom det inte var AOL Mail, Hotmail, Lycos, Mail.com eller Yahoo! Mail från ungdomar)

3. Ett arbetskonto

4 & amp; 5. Konton med olika versioner av vårt namn

Tacka ett e-postkonto först-ditt personliga eller arbetskonto genom att arkivera, radera eller arkivera meddelanden. Om du är osäker på var du ska börja, är det några alternativ:

Dricks: Om du använder Gmail, gå till Sökfältet och klicka på Show Sök alternativ ikon. Hitta alla e-postmeddelanden större än 5 MB eller 10 MB och radera eller Arkivera.

När du har tagit bort röran är det dags att organisera! Med några tekniker kan du börja bygga e-post och tidshanteringsförmåga och lägga mer tid på din dag. Här är hur:

1. Undvik att använda en multilevel-mappstruktur till filemail. Så småningom börjar du lägga till fler undermappar nerför vägen som kommer att skapa mer rot. Du kommer att sakna tiden som tweaking ditt system varannan månad för att tillgodose nya uppgifter, projekt och korrespondens som kommer in. Använd istället kategorier och etiketter för e-postmeddelanden och flytta dem ut ur din inkorg. När du behöver söka efter ett visst e-postmeddelande, sök bara efter tagg eller kategorinamn.

2. Bygg en mailrutin. Innan UDN Task Manager , en "normal" arbetsdag för mig kom till inkorg noll. Varje par timmar skulle jag gå till möten men då var det tillbaka till min inkorg. Nära till slutet av dagen runt 3 pm, skulle jag börja mina aktuella uppgifter, men då var min hjärna stekt från att churning via e-post hela dagen. Det här är inte möjligt för alla, men om du tränar dig själv för att kontrollera e-post ett par gånger om dagen, kan du bygga block av tid i din dag för att få saker gjort.

3. Använd din e-postleverantörs funktioner för att optimera din produktivitet. Genvägar, kategorier, taggar, regler, etiketter, allt! Dessa funktioner är värda ansträngningarna att lära och implementera eftersom det sparar dig hjärnkraft och tid - två viktiga resurser du behöver varje dag.

Om du är intresserad av Outlook eller Gmail-produktivitetstips, låt oss veta i kommentarerna nedan!

5️⃣ Ladda upp foton och skärmdumpar till molnet

Spara utrymme på din enhet genom att flytta foton till molnbaserat lagring som iCloud eller Google-bilder. För foton du vill fortsätta på din telefon, gå igenom ditt bibliotek och rensa eventuella dubbletter, bilder av roliga memes och de oavsiktliga larmskärmarna.

Dricks: Google Bilder har en funktion som kategoriserar stora bilder och videoklipp, suddiga foton, skärmdumpar och andra appar för att snabbt granska och radera dessa filer. Om du har en Apple-enhet kan du filtrera via medietyp.

6️⃣ Rengör sociala flöden

Anger dina sociala medier värde för ditt liv? Utbildar det, inspirerar eller får dig att känna dig kopplad till positiva människor? Detta kan vara det viktigaste avklassiga projektet på den här listan eftersom alla kan göra det här. Det finns en hel social mediafri värld som väntar på att du spenderar tid för dig själv eller med andra människor.

Om rengöring till dig betyder att deaktiverar dina konton i några veckor eller månader, är det helt upp till dig! Men om det känns extremt, kommer en enkel deklaration varje månad eller så att börja gynna din mentala hälsa:

7️⃣ Ordna hemskärmar

Ta bort eventuella meningslösa anteckningar och applikationer, sedan organisera vad som är kvar. Beroende på hur du föredrar att dina applikationer är organiserade, här är strukturförslag:

1. Organisera med mapptyp . Gruppansökningar baserade på deras syfte (produktivitet, sociala medier, arbete, fotografi, resor)

2. Överväga Hur du håller din telefon eller surfplatta . Håll apparna du behöver snabb åtkomst till genom att placera dem runt kanterna på skärmen

3. Markera din mest använda eller viktiga appar . Begränsa vad som ses på dina hemsida-sidor utan att behöva söka

8️⃣ Optimera ditt projekthanteringsverktyg

Om du använder ett projekthanteringsverktyg för skolan eller arbetet, är chansen att du har en skattkörning av information och anteckningar som är utspridda till alla hörn av programvaran. Det är okej! Vi upplever alla denna disorganization eftersom vi ständigt flyttar till vad som är nytt och nästa. Vi berättar för oss, " Meh, jag gör det senare. "🤷♀️

Börja den avklädda processen genom att rensa din instrumentpanel och arkivera tidigare arbete:

1. CLOSEOUT LINGERING-uppgifter

2. Arkivkorrespondens

3. Fil Viktiga dokument (fakturor, projektbrev)

4. Radera föråldrade rapporter

Dricks: Nyckeln till framgångsrika (och stressfria) projekt följs ett skalbart system som är pålitligt. Om du har ett välutrustat projekthanteringsverktyg trycker du på i de tillgängliga funktionerna och organiserar ditt arbete.

Där har du det åtta projekt för att uppnå Clutter Freedom!

Klar för Next-Level Dircuttering och Organization? Träffa UDN Task Manager , en anpassningsbar, allt-i-ett-arbetsytan för att förenkla jobbet och få mer gjort. 👋

Hur man använder en gratis UDN Task Manager Konto för att bygga omedelbara organisatoriska vanor

Det är aldrig för tidigt att börja organisera dina filer för bättre produktivitet! Snarare än att vänta på att röran ska stapla upp, ge dig själv dedikerad tid varje månad för att avkoda dina enheter. Det är här UDN Task Manager ger allt tillsammans:

1. Sätta en månad återkommande uppgift att städa ut dina digitala arbetsytor. Begå ett digitalt rengöringsschema en gång i månaden med checklistor så när tiden kommer, vet du exakt vad du ska göra

2. Spara utrymme på dina enheter med hjälp av UDN Task Manager påminnelser och uppdrag . Flytta projektrelaterade skärmdumpar, anteckningar och filer i din UDN Task Manager Arbetsyta så ingenting faller genom sprickorna

3. Åtkomstnyckel UDN Task Manager Funktioner från utsidan av plattformen på vilken enhet som helst. Ta bort bördan att byta genom flera Apps-system för att vara organiserad och få arbete gjort

4. Använd UDN Task Manager Chrome Extension medan du surfar på Internet . Allvarligt är det en spelväxlare!

Om du är ny på UDN Task Manager , kolla in den här enkla kurslektionen från UDN Task Manager universitet För att konfidentiellt skapa din digitala declutteringsuppgift! ⬇️

En avskedande tanke

Vad kan du göra med extra tid på din dag? Lär dig en ny färdighet? Var med de människor du älskar? Tupplur?

Oavsett ditt svar kan vi alla komma överens om en viss säkerhet: Att skapa positiva, hållbara vanor gör det möjligt för oss att bli inspirerade, produktiva och övertygade. Vi behöver inte de mest avancerade systemen eller den perfekta setup-estetiken som tillfälligt motiverar oss för att få saker gjort.

Du kan utföra varje deklarationsprojekt i den här artikeln utan dem. Ta det långsamt och kom ihåg att genom att göra detta arbete nu blir du mindre överväldigad över tiden. 😌 🖥 📱

Registrera dig för vårt månatliga nyhetsbrev För att få ännu fler tips och trender om att bygga dina bästa arbetsflöden direkt till din inkorg.