En guide till hantering av smidiga möten

Du behöver inte lyssna för hårt för att höra klagomålen om möten. Den genomsnittliga arbetstagaren spenderar21% av sin tidi dessa sitdowns. Och ännu värre känner de att 25% av den tiden är bortkastad. Klagomål åt sidan, möten har sin tid, plats och fördelar, särskilt när det gäller smidiga möten. Faktum är att möten iAgile metodikär en kärna av utvecklingsprocessen.

När de är färdiga, är smidiga möten inte betraktade som oproduktiv tid suger. Istället hjälper deAgile Teamsförbättra effektiviteten och effektiviteten. Låt oss prata om vad dessa möten är, varför de är viktiga, och hur du kan göra dem rätt.

Vad är smidiga möten?

För att förstå insatserna och outsen av smidiga möten behöver du först förstå vad smidig är.

FastänVigBörjade som ett tillvägagångssätt för bättre mjukvaruutveckling, det har sedan haft popularitet över ett antal olika lag och industrier.

Det är ofta missförstått som en specifik process eller ram. Men det är inte helt korrekt. Istället är Agile en styrande uppsättning idealer och principer som anges iAgile Manifesto .

Den fullständiga listan över principer i manifestet är värt en läsning, men här är gnidningen: Agile innebär att arbeta i kortare tidsramar, som erbjuder regelbundna intervaller för att reflektera, justera och bli effektivare. Det handlar om iterativ utveckling, snarare än att ta itu med något i en swing och realisera alltför sent att du är på fel spår.

MedanVigsjälv är inte en ram, det finns ett antal olika ramar som faller under det smidiga paraplyet. De två mest populära är:

Klunga : Använder uppsättning av arbetsintervaller (kallas "sprints") där lag arbetar för en viss tid och sedan utvärdera deras utgång och processer i slutet av varje cykel.

Kanban : Fokuserar på att förbättra arbetsflöden och visualisera ett lags arbete (det är där aKanban Boardkommer från) kontinuerligt.

I den här artikeln kommer vi att fokusera påScrum Framework, som det är ramverket som byggs kring flera olika typer av smidiga metodmöten (som vi kommer att gräva i lite senare).

Så nu, till den stora frågan:Vad är ett smidigt möte?

Till skillnad från ett traditionellt möte där du kanske diskuterar ett dussin olika ämnen eller försökVirtual Meeting Ice Breakers, Smidiga möten är mycket fokuserade och menade att vara så effektiva som möjligt utan tangenter eller externa konversationer. Varje möte har ett tydligt mål som bör uppnås - till exempel att utvärdera den tidigare sprinten ellerplaneraför nästa.

Kan smidiga möten arbeta på distans?

Ja, smidiga möten kan göras på distans. Men de presenterar några hinder. SomMcKinsey och företag förklararNågra utmaningar av avlägsna smidiga möten inkluderar:

När du leder fjärrmöten måste du vara flexibel och ta reda på vad som fungerar bäst för ditt lag. Kanske behöver du bryta in i mindre grupper för samarbetsdiskussioner. Eller kanske du behöver lägga till en annan typ av möte till ditt schema (så, till exempel dinsprintplaneringsessioner blir inte problemlösande sessioner).

Vem deltar på smidiga möten?

Ett av de bästa sätten att säkerställa att du är inrättad för ett effektivt och effektivt möte är att utvärdera din deltagarlista. På det sättet är alla som behöver vara närvarande - men du är inte clogging upp andras kalendrar om de inte har något att bidra till konversationen.

I Agile Scrum-möten är i allmänhet följande personer inblandade:

Oroa dig inte - nedan, vi har stavat på vilka specifika möten dessa olika spelare ska delta.

Vilka är de fyra typerna av smidiga möten?

Det finns flera typer av smidiga möten (till exempel,3 Amigos möte i Agile) Men här är de fyra vanligaste. Du hör också smidiga möten som kallas "ceremonier" eller "scrum evenemang". Som Scrum Alliance förklarar finns det fyra specifika typer av händelser i Scrum.

1. Sprint Planeringsmöte

Vad det är:Sprint planeringssessionen är när Scrum-teamet diskuterar vilket arbete de vill ta itu med i nästa sprint och sedan prioriterar det som fungerar i enlighet med detta.

Mötesmål:

Vem ska delta:

Hur länge det varar:Det rekommenderas att du planerar två timmars möte tid för varje vecka av din sprint. Så, om ditt lag fungerar i två veckors sprints, dinSprint planeringsmötebör vara fyra timmar. CAP-möten vid åtta timmar. Något längre än det är för besvärligt.

2. Dagligt ställe möte

Vad det är:Denna smidigastående mötehänder varje dag av sprinten. Det är en snabb incheckning på vad varje lagmedlem arbetar på, hur processen går för dem, och vad står i sin väg. SomScrum Alliance förklararDet är viktigt att notera att detta inte är en förhärligad statusuppdatering - det är en chans att förbättra processen (och slutligen, slutprodukten) dagligen, innan för mycket mer arbete investeras.

Mötesmål:

Vem ska delta:

Hur länge det varar:Inte mer än 15 minuter.

3. Sprint Review Meeting

Vad det är:Sprint recensioner är lätt förvirrade medSprint Retrospectives, men de två är olika. Under Sprint-granskningen presenterar utvecklingsgruppen det arbete som gjordes under sprinten (ofta med en demonstration), i syfte att samla så mycket feedback som möjligt.

Mötesmål:

Vem ska delta:

Hur länge det varar:Det rekommenderas att fördela en timme för varje vecka av sprinten. Så, om din sprint var två veckor, bör din sprintrecension vara två timmar. Din sprintrecension ska inte gå över fyra timmar.

4. Sprint retrospektiv möte

Vad det är:Under ensprint retrospektivScrum-teamet fokuserar specifikt på sitt arbete tillsammans - och inte nödvändigtvis produkten eller utgången. Vad gick bra? Vad gick inte bra? Vad ska de göra annorlunda i nästa sprint? Varje sprint retrospektiv bör dra slutsatsen med åtgärdsposter som laget kommer att genomföra för att förbättra sitt samarbete.

Mötesmål:

Vem ska delta:

Hur länge det varar:Det rekommenderas att du tillåter 45 minuter för varje vecka av din sprint. Stickning med vårt tvåveckors Sprint Exempel, din sprint retrospective skulle vara en och en halv timme. Sprint retrospektiv bör inte gå längre än tre timmar.

Topptips för att organisera smidiga möten

Vi har täckt vilka smidiga möten, vilka olika typer av möten existerar, och vem ska delta i var och en. Men vad behöver du mer för att vara värd för effektiva smidiga möten? Här är några användbara tips.

1. Håll fokuserad på ditt mål

Kom ihåg, vilka uppsättningar smidiga möten förutom andra möten är att de är mycket fokuserade. Så måste du hålla dig singulärt zonat in på det mötesändamålet och begränsa främmande konversationer så att linjerna inte blir suddiga. För exempel bör din dagliga uppställning inte bli ett Sprint-planeringsmöte.

2. Bjud in samarbete

Framgångsrika smidiga möten gångjärn på samarbete. Teamet behöver kommunicera och arbeta tillsammans för att förbättra effektiviteten och i slutändan deras produktion. Det innebär att det inte borde finnas en person som leder varje möte på ett mycket föreskrivande sätt.

Se till att var och en av dina lagmedlemmar har möjlighet att chime in och delta. Varje enskild person ska tala upp och dela i din dagliga uppställning, som bara ett exempel.

Samarbetet är särskilt viktigt förfjärrmötennär36% av arbetarnaSäg att de är mindre engagerade när du går med ett möte på distans.

3. Använd de verktyg som är tillgängliga för dig

När det gäller smidiga möten behöver du inte gå ensam. Det finns ett antal olika verktyg och mallar som kan hjälpa dig och ditt lag.

Till exempel, medProjektledningsprogramvaraeller ett samarbetsverktyg kommer att utrusta dig med mycket värdefull information och funktioner - som tillgång tillprestandamätningar, förmågan att tilldela åtgärdsposter och förekomsten av en enda sanningskälla.

Dessutom finns det gott om mallar, metoder och tekniker som kan stödja dina smidiga möten. Här är några vanliga för smidiga retrospektiva i synnerhet:

Inte ditt genomsnittliga möte: Agile möten ökar effektiviteten och effektiviteten

När det är gjort rätt bör smidiga möten inte vara den typ av sitdowns som inspirerar groans och ögonrullar.

Tvärtom hjälper dessa regelbundna, fokuserade konversationer smidiga lag förbättra sitt samarbete och producera bättre arbete. Om du frågar oss, det är precis vad ett möte ska göra.

Vill du få tillgång till data om ditt lags arbete, tilldela uppgifter och håll kommunikation centraliserad?Starta din kostnadsfria rättegång avUDN Task Manageri dag .