اجتماعی اجلاسوں کا انتظام کرنے کے لئے ایک گائیڈ

آپ کو اجلاسوں کے بارے میں شکایات سننے کے لئے بہت مشکل نہیں سننا ہے. اوسط کارکن خرچ کرتا ہےان کا 21٪ان sitdowns میں. اور، یہاں تک کہ بدتر، وہ محسوس کرتے ہیں کہ اس وقت 25٪ ضائع ہو چکا ہے. اس کے علاوہ، ملاقاتیں ان کے وقت، جگہ، اور فوائد ہیں، خاص طور پر جب یہ اجتماعی اجلاسوں میں آتا ہے. حقیقت میں، ملاقاتیںاگلی طریقہ کارترقیاتی عمل کا بنیادی حصہ ہے.

جب وہ اچھی طرح سے کئے جاتے ہیں، اقوام متحدہ کے اجلاسوں کو بیکار نہیں ہوتا. اس کے بجائے، وہ مدد کرتے ہیںآگیلی ٹیمیںان کی کارکردگی اور تاثیر کو بہتر بنائیں. چلو ان اجلاسوں کے بارے میں بات کرتے ہیں، کیوں کہ وہ کیوں اہم ہیں، اور آپ ان کو کیسے صحیح کر سکتے ہیں.

اجنبی اجلاس کیا ہیں؟

آگ اور اڑانے کے اجلاسوں کے اندر اور باہر کو سمجھنے کے لئے، آپ کو سب سے پہلے یہ سمجھنے کی ضرورت ہے کہ کیا فرائض ہے.

اگرچہپھرتیلیبہتر سافٹ ویئر کی ترقی کے لئے ایک نقطہ نظر کے طور پر شروع ہوا، اس کے بعد سے کئی مختلف ٹیموں اور صنعتوں میں مقبولیت حاصل کی گئی ہے.

یہ ایک مخصوص عمل یا فریم ورک کے طور پر اکثر غلط سمجھا جاتا ہے. لیکن، یہ مکمل طور پر درست نہیں ہے. اس کے بجائے، اگلی نظریات اور اصولوں کا ایک انتظامی سیٹ ہے جو اس میں قائم ہیںآگئی منشور .

منشور میں اصولوں کی مکمل فہرست پڑھنے کے قابل ہے، لیکن یہاں رگڑ ہے: آگ میں کم وقت کے فریموں میں کام کرنا شامل ہے، جو باقاعدگی سے وقفے پیش کرتا ہے، ایڈجسٹ، ایڈجسٹ، اور زیادہ مؤثر بن جاتا ہے. یہ سب سے زیادہ ترقی کے بارے میں ہے، بلکہ ایک سوئنگ میں کسی چیز سے نمٹنے اور بہت دیر ہو چکی ہے کہ آپ غلط ٹریک پر ہیں.

جبکہپھرتیلیخود ایک فریم ورک نہیں ہے، وہاں بہت سے مختلف فریم ورک ہیں جو فرشتوں چھتری کے تحت گر جاتے ہیں. دو سب سے زیادہ مقبول ہیں:

سکرمانکارکام کے مقررہ وقفے کا استعمال کرتا ہے ("سپرنٹس" کہا جاتا ہے) جہاں ٹیم ایک مخصوص وقت کے لئے کام کرتے ہیں اور پھر ہر سائیکل کے اختتام پر ان کی پیداوار اور عمل کا اندازہ کریں.

کنانانکارکام کے بہاؤ کو بہتر بنانے اور ٹیم کے کام کو دیکھنے کے بارے میں توجہ مرکوز کرتا ہے (یہ کہاں ہےکنبان بورڈمسلسل سے آتا ہے)

اس مضمون میں، ہم اس پر توجہ مرکوز کرنے جا رہے ہیںسکرم فریم ورکجیسا کہ یہ فریم ورک ہے جس میں کئی مختلف قسم کے متحرک طریقہ کار کے اجلاسوں کے ارد گرد بنایا گیا ہے (جس میں ہم تھوڑا سا بعد میں کھڑے ہو جائیں گے).

تو اب، بڑے سوال پر:ایک اجتماعی اجلاس کیا ہے؟

ایک روایتی اجلاس کے برعکس جہاں آپ ایک درجن مختلف موضوعات پر تبادلہ خیال کرسکتے ہیں یا کوشش کریں گےمجازی میٹنگ آئس بریکر، اجتماعی اجلاس انتہائی توجہ مرکوز ہیں اور اس کا مطلب یہ ہے کہ ممکنہ طور پر ممکنہ طور پر ٹنگین یا بیرونی بات چیت کے بغیر موثر ہو. ہر اجلاس میں ایک واضح مقصد ہے جس کو حاصل کیا جانا چاہئے - جیسے پچھلے سپرنٹ کا اندازہ یامنصوبہ بندیاگلے ایک کے لئے.

کیا اجتماعی اجلاسوں کو دور دور کام کر سکتا ہے؟

جی ہاں، اجتماعی اجلاسوں کو دور دراز کیا جا سکتا ہے. تاہم، وہ کچھ رکاوٹوں کو پیش کرتے ہیں. جیسا کہ.McKinsey اور کمپنی کی وضاحت، دور دراز اجتماعی اجلاسوں کی کچھ چیلنجیں شامل ہیں:

ریموٹ ایرییل میٹنگ کی قیادت کرتے وقت، آپ کو لچکدار ہونے کی ضرورت ہوگی اور آپ کو اپنی ٹیم کے لئے بہترین کام کیا کام کرنے کی ضرورت ہوگی. شاید آپ کو باہمی مباحثے کے بارے میں بات چیت کے لئے چھوٹے گروپوں میں بریک آؤٹ کرنے کی ضرورت ہے. یا شاید آپ کو آپ کے شیڈول میں ایک اور قسم کا اجلاس شامل کرنے کی ضرورت ہے (لہذا، مثال کے طور پر، آپسپرنٹ کی منصوبہ بندیسیشن مسئلہ حل کرنے کے سیشن میں تبدیل نہیں ہوتے ہیں).

کون اجنبی اجلاسوں میں شرکت کرتا ہے؟

اس بات کا یقین کرنے کا بہترین طریقہ آپ کو مؤثر اور موثر میٹنگ کے لئے قائم ہے آپ کی حاضری کی فہرست کا اندازہ کرنا ہے. اس طرح، سب کو جو وہاں رہنے کی ضرورت ہے - لیکن آپ دوسرے لوگوں کے کیلنڈروں کو ضائع نہیں کر رہے ہیں اگر ان کی بات چیت میں شراکت میں کوئی تعلق نہیں ہے.

عام طور پر مندرجہ ذیل لوگوں کو ملوث ہیں:

فکر مت کرو - ذیل میں، ہم نے اس بات کو واضح کیا ہے کہ ان مختلف کھلاڑیوں کو ان مختلف کھلاڑیوں میں شرکت کرنا چاہئے.

چار قسم کے اجتماعی اجلاس کیا ہیں؟

کئی قسم کے اجتماعی اجلاسوں (مثال کے طور پر،3 Amigos اجلاس میں اجلاس) لیکن یہاں چار سب سے زیادہ عام ہیں. آپ کو "مراحل" یا "سکرم واقعات" کے طور پر کہا جاتا ہے ایلییلی میٹنگ بھی سنیں گے. جیسا کہ سکرم الائنس کی وضاحت کرتا ہے، اس میں چار مخصوص اقسام کے واقعات میں موجود ہیں.

1. سپرنٹ پلاننگ میٹنگ

یہ کیا ہے:سپرنٹ پلاننگ سیشن یہ ہے جب سکرم ٹیم نے اس بات پر تبادلہ خیال کیا کہ وہ اگلے سپرنٹ میں کیا کام کرنا چاہتے ہیں اور پھر اس کے مطابق کام کرتے ہیں.

مقاصد کا اجلاس:

کون شرکت کرنا چاہئے:

یہ کب تک رہتا ہے:یہ سفارش کی جاتی ہے کہ آپ اپنے سپرنٹ کے ہر ہفتے کے لئے دو گھنٹے کے اجلاس کا وقت شیڈول کریں. لہذا، اگر آپ کی ٹیم دو ہفتے کے سپرنٹس میں کام کرتی ہے، تو آپسپرنٹ پلاننگ میٹنگچار گھنٹے ہونا چاہئے. آٹھ گھنٹوں میں کیپ کے اجلاسوں، اگرچہ. اس سے کہیں زیادہ کچھ بھی بہت پیچیدہ ہے.

2. روزانہ اسٹینڈ اپ میٹنگ

یہ کیا ہے:یہ آگموصول ہونے والی میٹنگسپرنٹ کے ہر دن ہوتا ہے. یہ ایک فوری چیک ہے جس پر ہر ٹیم کے رکن کام کررہا ہے، اس کے لئے عمل کس طرح جا رہا ہے، اور ان کے راستے میں کیا کھڑا ہے. جیسا کہسکرم الائنس کی وضاحتیہ نوٹ کرنا ضروری ہے کہ یہ ایک شاندار حیثیت کی اپ ڈیٹ نہیں ہے - یہ روزانہ بہت زیادہ کام کرنے سے پہلے عمل (اور بالآخر، آخر میں مصنوعات) کو بہتر بنانے کا ایک موقع ہے.

مقاصد کا اجلاس:

کون شرکت کرنا چاہئے:

یہ کب تک رہتا ہے:15 منٹ سے زیادہ نہیں.

3. سپرنٹ کا جائزہ لینے کے اجلاس

یہ کیا ہے:سپرنٹ جائزے آسانی سے الجھن کے ساتھ ہیںسپرنٹ ریٹروپیکٹسلیکن دو مختلف ہیں. سپرنٹ کا جائزہ لینے کے دوران، ترقیاتی ٹیم اس کام کو پیش کرتا ہے جو سپرنٹ (اکثر مظاہرے کے ساتھ) کے دوران کیا گیا تھا، ممکنہ طور پر زیادہ سے زیادہ رائے جمع کرنے کا مقصد.

مقاصد کا اجلاس:

کون شرکت کرنا چاہئے:

یہ کب تک رہتا ہے:سپرنٹ کے ہر ہفتے کے لئے ایک گھنٹے مختص کرنے کی سفارش کی جاتی ہے. لہذا، اگر آپ کے سپرنٹ دو ہفتوں میں تھا تو، آپ کے سپرنٹ کا جائزہ دو گھنٹے ہونا چاہئے. آپ کے سپرنٹ کا جائزہ لینے کے چار گھنٹے سے زیادہ نہیں ہونا چاہئے.

4. سپرنٹ ریٹروویسی اجلاس

یہ کیا ہے:A کے دورانسپرنٹ ریٹروپیسی، سکرم ٹیم خاص طور پر ان کے کام پر توجہ مرکوز کرتا ہے - اور ضروری طور پر مصنوعات یا پیداوار نہیں. کیا اچھا تھا؟ کیا ٹھیک نہیں تھا؟ اگلے سپرنٹ میں وہ مختلف طریقے سے کیا کرنا چاہئے؟ ہر سپرنٹ ریٹروپیسی کارروائیوں کے ساتھ ختم ہونا چاہئے، ٹیم ان کی تعاون کو بہتر بنانے کے لئے لاگو کرے گی.

مقاصد کا اجلاس:

کون شرکت کرنا چاہئے:

یہ کب تک رہتا ہے:یہ سفارش کی جاتی ہے کہ آپ اپنے سپرنٹ کے ہر ہفتے کے لئے 45 منٹ کی اجازت دیتے ہیں. ہمارے دو ہفتوں کے سپرنٹ مثال کے ساتھ چپکنے والی، آپ کے سپرنٹ ریٹروپیسی ایک گھنٹہ اور نصف ہو گی. سپرنٹ ریٹروپائٹس تین گھنٹوں سے زائد عرصہ تک نہیں جانا چاہئے.

اجتماعی اجلاسوں کو منظم کرنے کے لئے اوپر کی تجاویز

ہم نے اس بات کا احاطہ کیا ہے کہ کیا اجتماعی اجلاسوں میں، مختلف اقسام کی میٹنگ موجود ہیں، اور کون ہر ایک میں شرکت کرنا چاہئے. لیکن، آپ کو مؤثر متحرک اجلاسوں کی میزبانی کرنے کے بارے میں اور کیا کرنے کی ضرورت ہے؟ یہاں چند مددگار تجاویز ہیں.

1. اپنے مقصد پر توجہ مرکوز کریں

یاد رکھیں، دیگر اجلاسوں کے علاوہ فرشتوں کے اجلاسوں کو کیا تعین کرتا ہے کہ وہ انتہائی توجہ مرکوز کر رہے ہیں. لہذا، آپ کو اس میٹنگ کے مقصد پر سنگین طور پر زون میں رہنے کی ضرورت ہے اور بیرونی بات چیت کو محدود کرنے کی ضرورت ہے لہذا لائنوں کو دھندلا نہیں ملتی ہے. مثال کے طور پر، آپ کا روزانہ اسٹینڈ اپ سپرنٹ کی منصوبہ بندی کے اجلاس میں تبدیل نہیں ہونا چاہئے.

2. تعاون کو مدعو کریں

کامیاب اجنبی اجلاسوں کو تعاون پر. ٹیم کو کارکردگی کو بہتر بنانے اور بالآخر ان کی پیداوار کو بہتر بنانے کے لئے مل کر کام کرنے اور کام کرنے کی ضرورت ہے. اس کا مطلب یہ ہے کہ ایک شخص نہیں ہونا چاہئے کہ ہر ایک میٹنگ میں ایک بہت ہی وضاحتی راستے میں.

اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے ٹیم کے ارکان میں سے ہر ایک کو چونا اور حصہ لینے کا موقع ملے گا. ہر ایک شخص کو آپ کے روزانہ اسٹینڈ اپ میں صرف ایک مثال کے طور پر بولنے اور اشتراک کرنا چاہئے.

یہ تعاون خاص طور پر اہم ہےدور دراز اجلاس کب 36٪ کارکنوںکہنے لگے کہ وہ ایک میٹنگ میں شامل ہونے پر کم مصروف ہیں.

3. آپ کے لئے دستیاب آلات کا استعمال کریں

جب یہ اجتماعی اجلاسوں میں آتا ہے، تو آپ کو یہ اکیلے جانے کی ضرورت نہیں ہے. بہت سے مختلف ٹولز اور ٹیمپلیٹس ہیں جو آپ اور آپ کی ٹیم کی مدد کرسکتے ہیں.

مثال کے طور پر، استعمال کرتے ہوئےپراجیکٹ مینجمنٹ سافٹ ویئریا تعاون کا آلہ آپ کو بہت قیمتی معلومات اور خصوصیات کے ساتھ لیس کرے گا - جیسے تک رسائیکارکردگی میٹرکس، کارروائی کی اشیاء کو تفویض کرنے کی صلاحیت، اور حقیقت کے واحد ذریعہ کا وجود.

اس کے علاوہ، بہت سارے سانچوں، طریقوں، اور تراکیب ہیں جو آپ کے اجتماعی اجلاسوں کی حمایت کرسکتے ہیں. خاص طور پر اجنبی ریٹروپیکٹس کے لئے کچھ عام لوگ ہیں:

آپ کی اوسط میٹنگ نہیں ہے: آگ کے اجلاسوں کو کارکردگی اور تاثیر کو فروغ دینا

جب صحیح ہو تو، اجنبی اجلاسوں کو sitdowns کی قسم نہیں ہونا چاہئے جو برے اور آنکھوں کے رولوں کو متاثر کرتی ہے.

اس کے برعکس، یہ باقاعدگی سے، توجہ مرکوز بات چیت میں مدد کرنے والے ٹیموں کو ان کی تعاون کو بہتر بنانے اور بہتر کام پیدا کرنے میں مدد ملتی ہے. اگر آپ ہمیں پوچھیں تو یہ بالکل وہی ہے جو میٹنگ کرنا ہے.

آپ کی ٹیم کے کام کے بارے میں ڈیٹا تک رسائی حاصل کرنا چاہتے ہیں، کاموں کو تفویض کریں اور مواصلات کو برقرار رکھیں؟آپ کے مفت آزمائشی شروع کریںUDN ٹاسک مینیجر آج .