คำแนะนำในการจัดการการประชุมว่องไว

คุณไม่ต้องฟังยากเกินกว่าที่จะได้ยินการร้องเรียนเกี่ยวกับการประชุม คนงานเฉลี่ยใช้จ่าย 21% ของเวลา ใน Sitdowns เหล่านี้ และยิ่งแย่ไปกว่านั้นพวกเขารู้สึกว่า 25% ของเวลานั้นสูญเปล่า การร้องทุกข์นอกจากนี้การประชุมมีเวลาสถานที่และผลประโยชน์โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงการประชุมว่องไว ในความเป็นจริงการประชุมใน ระเบียบวิธีว่องไว เป็นชิ้นส่วนหลักของกระบวนการพัฒนา

เมื่อพวกเขาทำได้ดีการประชุมว่องไวไม่ได้ถูกมองว่าเป็นเวลาที่ไม่ก่อผล แต่พวกเขาช่วย ทีมว่องไว ปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลของพวกเขา มาพูดถึงสิ่งที่การประชุมเหล่านี้เป็นเหตุผลว่าทำไมพวกเขาถึงสำคัญและวิธีที่คุณสามารถทำได้อย่างถูกต้อง

การประชุมว่องไวคืออะไร?

เพื่อทำความเข้าใจถึงการประชุมที่คล่องแคล่วคุณต้องเข้าใจว่าสิ่งที่คล่องแคล่วคืออะไร

แม้ว่า ว่องไว เริ่มเป็นวิธีการพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ดีขึ้นนับตั้งแต่ได้รับความนิยมในทีมและอุตสาหกรรมที่แตกต่างกันจำนวนมาก

มันมักจะเข้าใจผิดเป็นกระบวนการหรือกรอบเฉพาะ แต่นั่นไม่ถูกต้องทั้งหมด แต่ความคล่องตัวเป็นชุดของอุดมคติและหลักการปกครองที่กำหนดไว้ใน manifesto เปรียว .

รายการหลักการทั้งหมดใน Manifesto นั้นคุ้มค่าที่จะอ่าน แต่นี่คือถู: ว่องไวเกี่ยวข้องกับการทำงานในกรอบเวลาที่สั้นลงซึ่งให้ช่วงเวลาปกติในการสะท้อนปรับและมีประสิทธิภาพมากขึ้น มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการพัฒนาแบบวนซ้ำแทนที่จะจัดการอะไรบางอย่างในการแกว่งครั้งเดียวและตระหนักถึงสายเกินไปที่คุณกำลังติดตามผิด

ในขณะที่ ว่องไว ตัวเองไม่ใช่กรอบงานมีกรอบงานที่แตกต่างกันจำนวนหนึ่งที่อยู่ภายใต้ร่มว่องไว สองที่นิยมมากที่สุดคือ:

การต่อสู้ : ใช้ช่วงเวลาของการทำงาน (เรียกว่า "Sprints") ที่ทีมทำงานเป็นจำนวนเงินที่เฉพาะเจาะจงและประเมินผลงานและกระบวนการของพวกเขาในตอนท้ายของแต่ละรอบ

ภาษาคณาตา : มุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และการแสดงผลงานของทีม (นี่คือที่ Kanban Board มาจาก) อย่างต่อเนื่อง

ในบทความนี้เราจะมุ่งเน้นไปที่ กรอบการต่อสู้ เช่นเดียวกับที่เป็นกรอบที่สร้างขึ้นรอบ ๆ การประชุมวิธีการว่องไวหลายประเภท (ซึ่งเราจะขุดในภายหลัง)

ดังนั้นตอนนี้ไปที่คำถามใหญ่: การประชุมว่องไวคืออะไร?

ซึ่งแตกต่างจากการประชุมแบบดั้งเดิมที่คุณอาจพูดถึงหัวข้อที่แตกต่างกันโหลหรือลอง เบรกเกอร์น้ำแข็งการประชุมเสมือนจริง การประชุมว่องไวมีความมุ่งมั่นสูงและมีประสิทธิภาพมากที่สุดโดยไม่มีการสัมผัสแทนหรือการสนทนาที่ไม่เกี่ยวข้อง การประชุมทุกครั้งมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนว่าควรประสบความสำเร็จ - เช่นการประเมิน Sprint ก่อนหน้าหรือ การวางแผน สำหรับหนึ่งต่อไป

การประชุมที่คล่องแคล่วสามารถทำงานจากระยะไกลได้หรือไม่

ใช่การประชุมว่องไวสามารถทำได้จากระยะไกล อย่างไรก็ตามพวกเขานำเสนออุปสรรคบางอย่าง เนื่องจาก McKinsey และ บริษัท อธิบาย ความท้าทายบางอย่างของการประชุมว่องไวระยะไกลรวมถึง:

เมื่อมีการประชุมที่มีความว่องไวระยะไกลคุณจะต้องมีความยืดหยุ่นและค้นหาสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับทีมของคุณ บางทีคุณอาจต้องฝ่าวงล้อมเป็นกลุ่มที่เล็กกว่าสำหรับการสนทนาที่ทำงานร่วมกัน หรือบางทีคุณอาจต้องเพิ่มการประชุมประเภทอื่นให้กับตารางเวลาของคุณ (เช่นของคุณ การวางแผนการวิ่ง เซสชันไม่เปลี่ยนเป็นเซสชันการแก้ปัญหา)

ใครบ้างที่เข้าร่วมการประชุมว่องไว

หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้จัดตั้งการประชุมที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพคือการประเมินรายชื่อผู้เข้าร่วมของคุณ ด้วยวิธีนี้ทุกคนที่ต้องการมีอยู่ - แต่คุณไม่ได้อุดตันปฏิทินของคนอื่นหากพวกเขาไม่มีอะไรจะมีส่วนร่วมในการสนทนา

ในการประชุม Scrum Agile โดยทั่วไปคนต่อไปนี้มีส่วนร่วม:

ไม่ต้องกังวล - ด้านล่างเราจะสะกดคำว่าการประชุมเฉพาะผู้เล่นที่แตกต่างกันเหล่านี้ควรเข้าร่วม

การประชุมว่องไวสี่ประเภทคืออะไร?

มีการประชุมว่องไวหลายประเภท (เช่น 3 Amigos Meeting ในว่องไว ) แต่นี่คือสี่ที่พบบ่อยที่สุด นอกจากนี้คุณยังจะได้ยินการประชุมอย่างคล่องแคล่วที่เรียกว่า "พิธี" หรือ "เหตุการณ์การต่อสู้" ขณะที่ Scrum Alliance อธิบายมีสี่ประเภทของเหตุการณ์ที่เฉพาะเจาะจงใน Scrum

1. การประชุมการวางแผนการวิ่ง

มันคืออะไร: เซสชั่นการวางแผน Sprint คือเมื่อทีม Scrum กล่าวถึงสิ่งที่พวกเขาต้องการจัดการใน Sprint ถัดไปจากนั้นจัดลำดับความสำคัญของการทำงานตามนั้น

เป้าหมายการประชุม:

ใครควรเข้าร่วม:

ใช้เวลานานแค่ไหน: ขอแนะนำให้คุณกำหนดเวลาการประชุมสองชั่วโมงทุกสัปดาห์ของการวิ่งของคุณ ดังนั้นหากทีมงานของคุณทำงานในการวิ่งสองสัปดาห์ของคุณ การประชุมการวางแผนการวิ่ง ควรเป็นสี่ชั่วโมง การประชุม CAP ในเวลาแปดชั่วโมง อะไรนานกว่าที่ยุ่งยากเกินไป

2. การประชุมวันหยุดประจำวัน

มันคืออะไร: ว่องไวนี้ การประชุม StandUp เกิดขึ้นทุกวันของการวิ่ง เป็นการเช็คอินอย่างรวดเร็วในสิ่งที่สมาชิกในทีมแต่ละคนกำลังทำงานอยู่วิธีการที่กระบวนการจะเกิดขึ้นและสิ่งที่โดดเด่นในการเดินทาง เนื่องจาก Scrum Alliance อธิบาย สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่านี่ไม่ใช่การอัปเดตสถานะที่น่าสงสาร - เป็นโอกาสที่จะปรับปรุงกระบวนการ (และท้ายที่สุดผลิตภัณฑ์สุดท้าย) ทุกวันก่อนที่จะมีการลงทุนมากเกินไป

เป้าหมายการประชุม:

ใครควรเข้าร่วม:

ใช้เวลานานแค่ไหน: ไม่เกิน 15 นาที

3. Sprint รีวิวการประชุม

มันคืออะไร: Sprint Reviews มีความสับสนได้อย่างง่ายดายด้วย Sprint Retrospives แต่ทั้งสองมีความแตกต่างกัน ในระหว่างการตรวจสอบ Sprint ทีมพัฒนานำเสนองานที่ทำในระหว่างการวิ่ง (มักจะมีการสาธิต) โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อรวบรวมข้อเสนอแนะให้มากที่สุด

เป้าหมายการประชุม:

ใครควรเข้าร่วม:

ใช้เวลานานแค่ไหน: ขอแนะนำให้จัดสรรหนึ่งชั่วโมงทุกสัปดาห์ของการวิ่ง ดังนั้นหากการวิ่งของคุณเป็นสองสัปดาห์การตรวจสอบการวิ่งของคุณควรจะเป็นเวลาสองชั่วโมง การตรวจสอบ Sprint ของคุณไม่ควรไปสี่ชั่วโมง

4. Sprint การประชุมย้อนหลัง

มันคืออะไร: ระหว่าง วิ่งย้อนหลัง ทีม Scrum มุ่งเน้นไปที่การทำงานร่วมกันโดยเฉพาะ - และไม่จำเป็นต้องเป็นผลิตภัณฑ์หรือเอาต์พุต เกิดอะไรขึ้นดี? อะไรที่ไม่ดี? พวกเขาควรทำอะไรแตกต่างกันในการวิ่งต่อไป? แต่ละ Sprint Retrospective ควรสรุปด้วยรายการการกระทำที่ทีมจะดำเนินการเพื่อปรับปรุงความร่วมมือของพวกเขา

เป้าหมายการประชุม:

ใครควรเข้าร่วม:

ใช้เวลานานแค่ไหน: ขอแนะนำให้คุณใช้เวลา 45 นาทีในแต่ละสัปดาห์ของการวิ่งของคุณ การเกาะติดกับตัวอย่าง Sprint สองสัปดาห์ของเรา Sprint ย้อนหลังจะเป็นชั่วโมงครึ่ง Sprint Retrospectives ไม่ควรไปนานกว่าสามชั่วโมง

เคล็ดลับยอดนิยมสำหรับการจัดประชุมว่องไว

เราครอบคลุมสิ่งที่การประชุมว่องไวคือการประชุมประเภทต่าง ๆ ที่มีอยู่และใครควรเข้าร่วมแต่ละคน แต่คุณต้องรู้อะไรอีกที่จะเป็นเจ้าภาพในการจัดการประชุมว่องไวที่มีประสิทธิภาพ? นี่คือเคล็ดลับที่เป็นประโยชน์เล็กน้อย

1. จดจ่อกับเป้าหมายของคุณ

จำไว้ว่าสิ่งที่ทำให้การประชุมว่องไวนอกเหนือจากการประชุมอื่น ๆ ก็คือพวกเขามุ่งเน้นอย่างมาก ดังนั้นคุณต้องอยู่ในเขตการปกครองอย่างแปลกประหลาดในจุดประสงค์ของการประชุมนั้นและ จำกัด การสนทนาที่ไม่เกี่ยวข้องดังนั้นเส้นจะไม่เบลอ ตัวอย่างเช่นสแตนเลสประจำวันของคุณไม่ควรเปลี่ยนเป็นการประชุมการวางแผนการวิ่ง

2. เชิญการทำงานร่วมกัน

บานพับการประชุมที่ประสบความสำเร็จในการทำงานร่วมกัน ทีมจำเป็นต้องสื่อสารและทำงานร่วมกันเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและท้ายที่สุดผลลัพธ์ของพวกเขา ซึ่งหมายความว่าไม่ควรมีคนคนหนึ่งที่นำการประชุมแต่ละครั้งในแบบที่กำหนด

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมของคุณแต่ละคนมีโอกาสพูดคุยและเข้าร่วม ทุกคนควรพูดและแบ่งปันในวันหยุดประจำวันของคุณเป็นเพียงตัวอย่างเดียว

การทำงานร่วมกันนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับ การประชุมระยะไกล เมื่อไร 36% ของคนงาน สมมติว่าพวกเขามีส่วนร่วมน้อยลงเมื่อเข้าร่วมการประชุมจากระยะไกล

3. ใช้เครื่องมือที่มีให้สำหรับคุณ

เมื่อพูดถึงการประชุมว่องไวคุณไม่จำเป็นต้องไปคนเดียว มีเครื่องมือและเทมเพลตจำนวนมากที่สามารถช่วยคุณและทีมของคุณได้

ตัวอย่างเช่นการใช้ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ หรือเครื่องมือการทำงานร่วมกันจะช่วยให้คุณมีข้อมูลและคุณสมบัติที่มีค่ามากมาย - เช่นการเข้าถึง การวัดประสิทธิภาพ ความสามารถในการกำหนดรายการการกระทำและการมีอยู่ของแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียว

นอกจากนี้ยังมีเทมเพลตวิธีการและเทคนิคมากมายที่สามารถรองรับการประชุมว่องไวของคุณ ต่อไปนี้เป็นคนทั่วไปบางอย่างสำหรับการมองย้อนหลังที่คล่องตัวโดยเฉพาะ:

ไม่ใช่การประชุมเฉลี่ยของคุณ: การประชุมว่องไวเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล

เมื่อทำถูกต้องการประชุมว่องไวไม่ควรเป็นชนิดของ Sitdowns ที่สร้างแรงบันดาลใจให้กับ Groans และ Eye Rolls

ในทางตรงกันข้ามบทสนทนาที่เน้นที่มุ่งเน้นเหล่านี้ช่วยให้ทีมที่คล่องตัวปรับปรุงการทำงานร่วมกันและผลิตงานที่ดีขึ้น หากคุณถามเรานั่นคือสิ่งที่การประชุมควรจะทำ

ต้องการเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับงานของทีมงานของคุณกำหนดงานและการสื่อสารจากศูนย์กลาง? เริ่มทดลองใช้ฟรีของคุณ ผู้จัดการงาน UDN วันนี้ .