Hur man använder problem som ramar för att lösa team ineffektivitet

Sammanfattning

Problemramning är en tänkande metod som används för att förstå, definiera och prioritera svåra affärshinder och problem. I den här artikeln täcker vi hur problem som ramar kan hjälpa till att hålla ditt lag i kunskapen och lösa ineffektivitet.

I dagens komplexa arbetsmiljö kan det vara svårt att komma ihop som ett team för att lösa problem. Lycklig för dig, det har aldrig varit en bättre tid att upptäcka problem som ramar.

Precis som namnet antyder, hjälper problem som ramar lag att förstå, artikulera och rama komplexa affärsproblem över avdelningar. Resultatet? Problem Framing hjälper ditt team att lära dig hur man bättre förstår och löser problem genom lagarbete.

Vi går över vad det är i detalj och hjälper dig att förstå de fyra stegen som utgör problemramning närHantera flera projekt .

Vad är problem som ramar?

Problemramning är en tänkande metod som används för att definiera, ochprioriteraSvåra affärshinder och problem. I lekmans villkor är det ett sätt att bättre förstå specifika problem så att du vet hur man löser dem i realtid.

När det gäller projekt och processer är det vanligt att hinder uppstår. Från nya intressenter som går med i sista minuten förändringar kan de olösta hinderna bli större problem på vägen. Det är därför som att bygga upp ditt lags problemlösningsförmåga är ett sådant viktigt första steg.

När du ska använda problemformningsmetoden

Problemramning är användbart när som helst hinder förekommer under ett projekt eller process. Denna metod att tänka hjälper dig att lösa problem i realtid så att du kan få ditt lag tillbaka på rätt spår.

Här är ett par scenarier som du kan använda problem som ramar för att lösa.

Scenario 1:Under ett sprintplaneringsmöte ger en teammedlems oro över att inte ha tillräckligt med hjälp för att möta sin tidsfrist. För att underlätta stressen, reframe du som laget tänker på problemet och erbjuder ett annat perspektiv. Det är istället för att betona över brist på resurser, räkna ut hur man omorganiserar teamprioriteringar för att säkerställa att tidsfristerna är uppfyllda.

Scenario 2:Efter ett nytt projektlansering får du reda på att omvandlingar är lägre än förväntat. Istället för att ringa projektet ett misslyckande, reframe du hur du tittar på problemet genom att sätta dig i kundens skor. Du inser efter att ha analyserat webbplatsen att samtalet till handling lätt kan missas. Du bestämmer dig för att experimentera med lösningar genom att testa ett nytt samtal till handling.

Medan dessa scenarier är olika, visar var och en behovet av att reframe hur du tänker på ett problem för att hitta nya lösningar.

Hur man ramar ett problem uttalande

Ett problemförklaring är hur ett problem kommuniceras med lagmedlemmar. Ett effektivt problem uttalande är inramat på ett sätt som ger sammanhang och relevans så det är lätt att förstå. Detta är det första steget i problemets ramprocess. Syftet är att introducera frågan till lagmedlemmar för att påbörja viloläge potentiella lösningar.

Det finns inte alltid enkla lösningar på komplexa affärsproblem. I dessa fall kan det hjälpa till att reframe hur du tittar på problemet för att komma med en innovativ lösning. Det är där problemet inramning kommer in. Det första steget i problemets inramning av livscykeln är att veta hur man kommunicerar ett problem.

När muntligt kommunicerar ett problem under ett lagmöte, inkludera alltid:

Sammanhang:Företagets sammanhang av problemet innehåller bakgrundsinformation om när problemet inträffade och i vilket system eller process som det inträffade. Till exempel samlas inkonsekventa data under planeringsstadiet i processen.

Problem:Problemet är vad problemet är och varför det är ett problem i första hand. Till exempel skapar denna inkonsekventa data en avvikelse undergenomförandefas .

Relevans:Relevansen av problemet detaljer hur det är relaterat till ett visst system och varför det är viktigt att lösas. Till exempel kräver skillnaden att laget går tillbaka och fastställer där frågan började, vilket orsakade deadline-förseningar.

Mål:Målet anger tidslinjen eller prioriteringen när lösningen måste genomföras och målet med lösningen. Till exempel måste laget lösa problemet före slutet av kvartalet med tanke på det är en hög prioriterad fråga.

Inklusive dessa fyra komponenter i ditt problem uttalande säkerställer att varje intressent förstår de grundläggande detaljerna i problemet och den allmänna handlingsplanen. När alla är på samma sida kan du utföra arbete och uppnå resultat snabbare och mer effektivt.

De 4 stegen i problemets inramningsprocess

När det gäller problemets inramningsprocess finns det fyra viktiga steg att följa när problemet på problemet introduceras. Dessa kan hjälpa dig att bättre förstå och visualisera problemet när det gäller större affärsbehov.

Att använda ett visuellt hjälpmedel för att titta på ett problem kan ge ditt lag en större bildvy av det problem du försöker lösa. Genom att kontakta, prioritera och förstå detaljerna på en djupare nivå kan ditt team utveckla en annan synvinkel när du granskar problemet med intressenter.

Från att definiera problemet för att godkänna lösningen, låt oss dyka in i de fyra stegen i problemets inramningsprocess.

1. Definiera problemet

Analysera ditt problem i kontext med det system eller process det presenterar sig i. Ställ frågor som "Var bor det här problemet i systemet?" Och, "Vad är grunden till problemet?"

Att definiera kontextuella frågor hjälper till att placera problemet inom dina befintliga processer och ange vad som kan orsaka problemet.

Om du till exempel arbetar med att lansera ett nytt marknadsföringsinitiativ och du har ett problem med utveckling, kan du definiera problemet som brist på utvecklingsresurser.

2. Prioritera problemet

Därefter prioritera smärtpunkterna baserat på andra problem ochProjektmål. Frågor som, "Förhindrar detta problem att målen är uppfyllda?" Och "kommer det här problemet att avbryta nödvändiga resurser?" är bra att komma igång.

Dessa frågor hjälper till att rangordna dina problem med betydelse så att du kan visualisera det potentiella resultatet av att lösa problemet vs och vänta tills en senare tidpunkt.

3. Förstå problemet

För att förstå problemet, samla in information från olika intressenter och avdelnings ledare. Detta kommer att se till att du har ett brett utbud av data.

Ställ frågor och samla in detaljer från så många olika lagmedlemmar som möjligt för att hjälpa till att diversifiera ditt perspektiv på problemet. I sin tur leder detta till mer innovativa lösningar som tjänar majoriteten av lagmedlemmarna.

Till exempel, för att helt förstå varför det inte finns tillräckligt med utvecklingsresurser, skulle det vara till hjälp att fråga utvecklingschefen för att hjälpa till att reprioritera nödvändiga resurser.

4. Godkänn lösningen

Slutligen är det dags att få din lösning godkänd. Kvalitet Försäkra din lösning genom att testa i ett eller flera interna scenarier. På så sätt kan du vara säker på att det fungerar innan du introducerar det till externa kunder.

Du kan också behöva få det godkänt av ledarskap innan det går, men det kommer att bero på din unika situation. En gång godkänd, analysera framgången för din lösning och fortsätta att testa nya idéer tills du når önskat resultat.

Problem Inramningsteknik och tips

Eftersom problemramning är ett sätt att flytta ditt perspektiv för att se olika resultat, kan det hjälpa arbetsplatser trivs. Genom att motivera ditt team för att använda den här tekniken, kan du bygga allasproblemlösningsförmågasom helhet.

Här är några sätt att använda problem på att hitta innovativa lösningar på arbetsplatsen:

Ramproblem med hjälp av organiserade uttalanden:Medan metoden för problem som ramar kan användas i nästan vilken situation som helst, finns det ett rätt och fel sätt när det gäller att reframing problem. Ett problem uttalande kan skilja sig från situation till situation, men var och en bör följa de grundläggande komponenterna som beskrivs ovan. Detta inkluderar sammanhang, utfärdande, relevans och mål. Alla som hjälper intressenterna att förstå hur problemet är tillbaka till projektet till hands.

Bly effektiva brainstorming sessioner:Problemramning kan användas under brainstorming sessioner för att uppmuntra olika perspektiv och nya insikter. Du kan använda det härBrainstorming TechniqueGenom att fråga intressenterna ramar sina idéer med hjälp av en whiteboard eller klibbiga anteckningar. På så sätt stöds alla idéer av data.

Ramma problemet med slutet i åtanke: Tekniken avbörjar med slutet i åtankeinnebär att arbeta bakåt. På så sätt kan du flytta ditt teams tankegång och uppmuntra målorienterat tänkande. För att inte tala om att denna teknik kan hjälpa dina lagmedlemmar att lära sig att prioritera personlig utveckling och strategiskt tänkande.

Genom att använda problem som ramar initiativ på arbetsplatsen kan du se till att alla problem ärkommuniceras effektivtoch lösningar kommer från en plats för forskning. Vilka båda leder till effektivare problemlösning.

Använda Team Collaboration för att lösa problem

Att lösa problem är inte ett solo jobb. Ju fler lagmedlemmar som är inblandade, desto mer kreativa dina lösningar kommer att vara. I en värld av komplicerat beslutsfattande och ständigt utvecklande projekt kan man använda problem som inramning vara ett bra sätt att hålla alla på samma sida när det gäller problem som är värda att lösa.

För att ditt lag är anslutet varje steg på vägen, försök Team Collaboration Software. Från anpassade mål till ökad produktivitet,UDN Task Managerkan hjälpa.